Справочник от Автор24
Все самое важное в приложении

Оформление и составление служебных писем в соответствии с правилами и требованиями

Составление и оформление служебных писем

Определение 1

Письмо – это общее название разных по своему содержанию документов, выступающих в качестве средства связи различных структур и организаций в процессе их деятельности.

Составляя и оформляя служебные письма, необходимо соблюдать ряд следующих требований:

  • оформление письма на бланке письма формата А4 или А5, подпись руководителя организации или его заместителя в соответствии с имеющейся у них компетенцией;
  • грамотно составленный текст письма, аккуратный и без исправлений и помарок;
  • вне зависимости от содержания, письмо должно быть написано в официально-деловом стиле, с описанием объективных сведений о событиях, содержать достаточную аргументацию, при необходимости – разъясняющие и дополняющие материалы.
Новый сервис Kampus!
Решим твою учебную задачу всего за 30 минут
Попробовать прямо сейчас

Бланк официального письма – это лист бумаги с воспроизведением типографским способом постоянных элементов. Служебное письмо включает «раму» письма и основной текст, а также содержит кроме основного текста информацию об адресате: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факс и телетайп, номер письма или телеграммы, которые стали началом переписки и многое другое.

Бланк служебного письма может содержать изображение герба или эмблемы организации.

Эмблема не воспроизводится, если на бланке размещают герб РФ, субъекта РФ или муниципального образования. Эмблему размещают в верхнем поле документа.

Наименование организации указывают на бланке письма в полном соответствии с учредительными документами организации. Над наименованием организации указывают сокращенное, а если его нет – полное наименование вышестоящей организации.

Регистрационный номер исходящего документа –это номер письма с его условным обозначением, обычно состоящий из нескольких частей. Сначала записывают индекс структурного подразделения, индекс в соответствии с номенклатурой дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а затем порядковый номер исходящего письма.

Полезно для написания работы по теме «Оформление и составление служебных писем в соответствии с правилами и требованиями » 👇
Готовые работы
Курсовые, дипломные, другие работы, написанные учащимися.
Подробнее
Консультация эксперта
80% учащихся, обратившихся за помощью, улучшили успеваемость.
Подробнее
Помощь в написании работы
Трудности с написанием? Мы поможем! Подберем список литературы, разберем ошибки.
Подробнее

Адресат – наименование и адрес получателя письма – указывают на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. Адресат – название организации получателя – пишут в именительном падеже.

Заголовок текста должен содержать основной запрос, затрагиваемый в письме, а также быть емким, сформулированным в одной короткой фразе. Заголовок размещают перед текстом письма.

Отметку о наличии приложения делают, если к письму прикладывают какие-то документы.

Подпись размещают слева под текстом письма сразу от края поля. Состав подписи включает наименование должности лица, которое подписывает письмо, а также личную подпись с ее расшифровкой.

Печатью заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами и пр. Проставление печати на документе регламентировано нормативными актами.

Классификация деловых писем

Известно несколько разных классификаций деловых писем. Их разделяют на две большие группы:

  • письма, которые требуют ответа – письма-просьбы, запросы, напоминания, претензии и пр.;
  • письма, которые не требуют ответа – письма-извещения, подтверждения и пр.

На основании содержания и назначения принято различать следующие типы служебных писем:

  • гарантийные письма – документы, которыми обеспечивается исполнение изложенных в них обязательств. Например, адресату гарантируется оплата или предоставление чего-либо. У данной категории писем отмечена повышенная правовая функция, поэтому излагать текст необходимо максимально четко и ясно. Обычно на них ставят две подписи – бухгалтера и руководителя, и печать;
  • информационные письма – сообщают адресатам о каком-либо факте или мероприятии. Информационными письмами пропагандируется деятельность отдельных организаций, выпускаемая продукция, издаваемая литература;
  • сопроводительные письма – информируют адресатов о направлении к нему документов, прилагаемых к письму. Составлять сопроводительное письмо можно только при необходимости что-то разъяснить или дополнить к прилагаемым документам: уточнить сроки исполнения, объяснить причины задержки и пр.;
  • письма-извещения – близки по стилю к письмам-приглашениям и информационным письмам. Их составляют для конкретных адресатов и чаще всего они представляют ответ на запрос;
  • письма-приглашения – предлагают адресату поучаствовать в каком-то мероприятии. Могут быть адресованы как конкретному лицу, так и всему учреждению. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, с указанием сроков проведения и условий участия в нем;
  • письма-подтверждения – сообщают адресату и получении какого-то отправления, о том, что составленный ранее документ остается в силе, подтверждает какой-либо факт, действие или телефонные переговоры;
  • рекламные письма – направлены конкретному адресату и включают подробное описание рекламируемого товара или услуги. Цель – подтолкнуть адресата к использованию рекламируемого товара или услуги. Текст письма – конкретный, четкий, с полной информацией о товаре.
  • иные виды писем.

Телеграммы – обобщенное название разных по своему содержанию документов, которые выделяются в единую категорию на основании особого способа передачи текста: с использованием телефона или телетайпа.

Телеграммы также подразделяются на несколько категорий и видов. Телеграммы могут быть следующих категорий:

  1. По России:

    • простые или обычные – максимальный срок доставки из одного пункта в другой, имеющий телеграфную связь – 10 часов;
    • телеграмма-письмо – срок доставки не превышает 24 часа;
    • срочная – не превышает 5 часов на доставку;
    • правительственная;
    • международная.
  2. По СНГ:

    • простая, или обыкновенная;
    • срочная.

Виды телеграмм:

  1. По России:

    • с доставкой на художественных бланках – имеют отметки «ЛЮКС», «ЛЮКС/М», музыкальные;
    • с доставкой в срок, который указал отправитель – содержат отметку «вручить» и дату;
    • с доставкой в населенный пункт, где нет телефонной связи – имеет отметку «почтой заказное»;
    • с уведомлением телеграфом;
    • срочная с уведомлением телеграфом;
    • с доставкой на художественных бланках по случаю траура – имеют отметку «делюкс».
  2. По СНГ:

    • с доставкой на художественных бланках, имеющих отметку «люкс»;
    • заверенные;
    • с доставкой в сроки, которые указал отправитель;
    • с доставкой на художественных бланках по случаю траура;
    • с доставкой в населенные пункты, не имеющие телеграфной связи – имеют отметку «почтой заказное».

Телефонограммы – это документы, содержащие оперативную информацию, которая передается устно или посредством использования каналов телефонной связи. Она может быть застенографированной или записанной с помощью аппаратуры звукозаписи, а далее она расшифровывается и отпечатывается.

Не нашел нужную статью?
Воспользуйся новым поиском!
Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу
Поиск по теме
Дата последнего обновления статьи: 22.11.2022
Трудности с учебой
Трудности с написанием работы?

Эксперты на Автор24 помогут сделать любую учебную работу!

Попробуй бесплатный инструмент для оформления работы по ГОСТу «ДокСтандарт»

Загрузи учебную работу и получи отформатированную версию всего через 30 секунд

Попробовать
Все самое важное и интересное в Telegram

Все сервисы Справочника в твоем телефоне! Просто напиши Боту, что ты ищешь и он быстро найдет нужную статью, лекцию или пособие для тебя!

Перейти в Telegram Bot