Оформление и составление служебных писем в соответствии с правилами и требованиями

Составление и оформление служебных писем

Составляя и оформляя служебные письма, необходимо соблюдать ряд следующих требований:

• оформление письма на бланке письма формата А4 или А5, подпись руководителя организации или его заместителя в соответствии с имеющейся у них компетенцией;
• грамотно составленный текст письма, аккуратный и без исправлений и помарок;
• вне зависимости от содержания, письмо должно быть написано в официально-деловом стиле, с описанием объективных сведений о событиях, содержать достаточную аргументацию, при необходимости – разъясняющие и дополняющие материалы.

Бланк официального письма – это лист бумаги с воспроизведением типографским способом постоянных элементов. Служебное письмо включает «раму» письма и основной текст, а также содержит кроме основного текста информацию об адресате: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факс и телетайп, номер письма или телеграммы, которые стали началом переписки и многое другое.

Бланк служебного письма может содержать изображение герба или эмблемы организации.

Эмблема не воспроизводится, если на бланке размещают герб РФ, субъекта РФ или муниципального образования. Эмблему размещают в верхнем поле документа.

Наименование организации указывают на бланке письма в полном соответствии с учредительными документами организации. Над наименованием организации указывают сокращенное, а если его нет – полное наименование вышестоящей организации.

Регистрационный номер исходящего документа –это номер письма с его условным обозначением, обычно состоящий из нескольких частей. Сначала записывают индекс структурного подразделения, индекс в соответствии с номенклатурой дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а затем порядковый номер исходящего письма.

Адресат – наименование и адрес получателя письма – указывают на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. Адресат – название организации получателя – пишут в именительном падеже.

Заголовок текста должен содержать основной запрос, затрагиваемый в письме, а также быть емким, сформулированным в одной короткой фразе. Заголовок размещают перед текстом письма.

Отметку о наличии приложения делают, если к письму прикладывают какие-то документы.

Подпись размещают слева под текстом письма сразу от края поля. Состав подписи включает наименование должности лица, которое подписывает письмо, а также личную подпись с ее расшифровкой.

Печатью заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами и пр. Проставление печати на документе регламентировано нормативными актами.

Классификация деловых писем

Известно несколько разных классификаций деловых писем. Их разделяют на две большие группы:

• письма, которые требуют ответа – письма-просьбы, запросы, напоминания, претензии и пр.;
• письма, которые не требуют ответа – письма-извещения, подтверждения и пр.

На основании содержания и назначения принято различать следующие типы служебных писем:

• гарантийные письма – документы, которыми обеспечивается исполнение изложенных в них обязательств. Например, адресату гарантируется оплата или предоставление чего-либо. У данной категории писем отмечена повышенная правовая функция, поэтому излагать текст необходимо максимально четко и ясно. Обычно на них ставят две подписи – бухгалтера и руководителя, и печать;
• информационные письма – сообщают адресатам о каком-либо факте или мероприятии. Информационными письмами пропагандируется деятельность отдельных организаций, выпускаемая продукция, издаваемая литература;
• сопроводительные письма – информируют адресатов о направлении к нему документов, прилагаемых к письму. Составлять сопроводительное письмо можно только при необходимости что-то разъяснить или дополнить к прилагаемым документам: уточнить сроки исполнения, объяснить причины задержки и пр.;
• письма-извещения – близки по стилю к письмам-приглашениям и информационным письмам. Их составляют для конкретных адресатов и чаще всего они представляют ответ на запрос;
• письма-приглашения – предлагают адресату поучаствовать в каком-то мероприятии. Могут быть адресованы как конкретному лицу, так и всему учреждению. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, с указанием сроков проведения и условий участия в нем;
• письма-подтверждения – сообщают адресату и получении какого-то отправления, о том, что составленный ранее документ остается в силе, подтверждает какой-либо факт, действие или телефонные переговоры;
• рекламные письма – направлены конкретному адресату и включают подробное описание рекламируемого товара или услуги. Цель – подтолкнуть адресата к использованию рекламируемого товара или услуги. Текст письма – конкретный, четкий, с полной информацией о товаре.
• иные виды писем.

Телеграммы – обобщенное название разных по своему содержанию документов, которые выделяются в единую категорию на основании особого способа передачи текста: с использованием телефона или телетайпа.

Телеграммы также подразделяются на несколько категорий и видов. Телеграммы могут быть следующих категорий:

1. По России:

   • простые или обычные – максимальный срок доставки из одного пункта в другой, имеющий телеграфную связь – 10 часов;
   • телеграмма-письмо – срок доставки не превышает 24 часа;
   • срочная – не превышает 5 часов на доставку;
   • правительственная;
   • международная.

2. По СНГ:

   • простая, или обыкновенная;
   • срочная.

Виды телеграмм:

1. По России:

   • с доставкой на художественных бланках – имеют отметки «ЛЮКС», «ЛЮКС/М», музыкальные;
   • с доставкой в срок, который указал отправитель – содержат отметку «вручить» и дату;
   • с доставкой в населенный пункт, где нет телефонной связи – имеет отметку «почтой заказное»;
   • с уведомлением телеграфом;
   • срочная с уведомлением телеграфом;
   • с доставкой на художественных бланках по случаю траура – имеют отметку «делюкс».

2. По СНГ:

   • с доставкой на художественных бланках, имеющих отметку «люкс»;
   • заверенные;
   • с доставкой в сроки, которые указал отправитель;
   • с доставкой на художественных бланках по случаю траура;
   • с доставкой в населенные пункты, не имеющие телеграфной связи – имеют отметку «почтой заказное».

Телефонограммы – это документы, содержащие оперативную информацию, которая передается устно или посредством использования каналов телефонной связи. Она может быть застенографированной или записанной с помощью аппаратуры звукозаписи, а далее она расшифровывается и отпечатывается.