Страхование архивных документов
Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации имеет целью обеспечить их сохранность, а также возместить ущерб, если они были украдены, утрачены, повреждены или им был причинен любой другой возможный ущерб.
Страхование архивных документов, которые предназначены для экспонирования, осуществляется в обязательном порядке, если организуется зарубежная выставка. При этом страхованию подлежат как сами документы, так и их экспонируемые копии, подлежащие возвращению. Если есть возможность, архивные документы рекомендуют страховать и при выставках внутри государства.
Уникальные документы страхуют в обязательном порядке не зависимо от государства их экспонирования.
Страхование архивных документов осуществляют на основании законодательства РФ. Архивами проводится страховая оценка архивных документов самостоятельно на основании рекомендаций уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Сумму страховой оценки документов для Архивных фондов РФ устанавливают на основании специально разработанных методических рекомендаций. Результаты страховой оценки документов Архивного фонда РФ рассматривает комиссия государственного архива и оформляет в акте страховой оценки архивных документов, который предоставляют в соответствующие уполномоченные органы исполнительной власти в сфере архивного дела.
Совокупность страховых копий
Комплекс страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда РФ создают с целью сохранить документную информацию, если будут утрачены или повреждены оригиналы этих документов.
Страховой фонд – неприкосновенный, он располагается территориально обособленно от хранилищ оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специализированных архивохранилищах.
Очередность страхового копирования определяют, учитывая физическое состояние уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередное копирование среди них отводится наиболее интенсивно используемым документам, если есть повреждения материального носителя и документной информации.
Подготовка уникальных документов и особо ценной документации к страховому копированию осуществляется на основании порядка выдачи архивных документов из архивохранилищ.
Страховое копирование проводят при соблюдении систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которые копируют перед копиями единиц хранения. Страховое копирование проводится для всех входящих в единицу хранения архивных документов.
В ситуации страхового копирования дела не подлежат расшивке. Расшивку производят только в исключительных случаях, согласовывая это с руководством архива, если отсутствует возможность копирования переплетенного дела. По окончании работы дело переплетает лаборатория или организация-изготовитель страховых копий.
Страховое копирование уникальных или особо ценных документов осуществляют на основании технологических регламентов и прочих действующих нормативно-технических документов.
Виды страховых копий:
- страховая копия архивного документа на бумажной основе – негативная микроформа 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа оптическим фотографированием документов;
- страховая копия кинодокумента – первая совмещенная копия оригинала, изготавливаемая на пленке соответствующего типа методом контактной печати;
- страховая копия фотодокумента – первая копия оригинала, изготавливаемая на фотопленке соответствующего типа через репродуцирование или контактную печать;
- страховая копия фонодокумента – первая копия оригинала, изготавливаемая современной системой записи;
- страховая копия видеодокумента – первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.
Сохранность документов и возмещение ущерба
Страхованию подлежат:
- документы архивного фонда РФ, а также те, которые подлежат возвращению их копии, вывозимые за рубеж с целью экспонирования, реставрации и пр.;
- уникальные документы, которые предоставляются для экспонирования на выставки внутри государства.
В исключительных ситуациях, обязательство о возмещении ущерба при утрате или повреждении уникальных документов может распространяться на организаторов выставки в Российской Федерации, и тогда документы могут не страховаться.
Страховую оценка документов Архивного фонда РФ проводят в архивах комиссионно.
Категории ценности документов Архивного фонда РФ и степень их страховой оценки устанавливают на основании специализированной методической разработки. Результаты страховой оценки документов Архивного фонда РФ оформляют и закрепляют в акте страховой оценки архивных документов, предоставляемом в соответствующие уполномоченные органы исполнительной власти в области архивного дела.
В соответствии с международными нормами страховые фонды документов должны быть территориально обособлены от хранилищ оригинальных документальных фондов, чем обеспечивается изготовление копий особо ценных документов и хранение их в специальных условиях и режимах хранения внутри хранилищ страхового фонда. Чтобы выполнять поставленные задачи, страховые документальные фонды располагают комплексом специального, эффективно действующего оборудования, защищенным хранилищем и режимным оснащением. На сегодняшний день, параллельно с процессами сканирования и записями компакт дисков, проводят разработку и пополнение баз данных, которые нужны, чтобы обеспечивать навигацию по архивным материалам, существующим в цифровом формате.
