Учет уникальных документов
Уникальные документы должны учитываться особым способом в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, ответственность за ведение которого возложена на Федеральную архивную службу РФ.
На обнаруженные уникальные документы составляют лист учета и описание уникального документа, алгоритм составления и представления таких листов определяют инструктивно-методические документы по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ.
Листы учета и описания уникальных документов хранят в архивах в едином комплексе в папках с клапанами, в порядке номеров фондов и описей. На них должна быть составлена внутренняя опись.
Учет производят через присвоение архивным документам уникального номера, являющегося одной из составных частей архивного шифра.
Архивный шифр – это обозначение, которое наносят на каждую единицу хранения, чтобы обеспечить ее учет, идентификацию и быстрый поиск. Шифр включает следующие элементы:
- сокращенное название архива, то есть официальная аббревиатура;
- номер архивного фонда;
- номер описи дел, документов и единиц хранения.
На особом учете должны быть дела, в оформлении которых использованы драгоценные металлы и камни. Такие документы считают особо ценными или уникальными.
Учетом указанной категории дел занимается материально ответственное лицо, с которым руководителем архива заключен договор на основании материальной ответственности за сохранение и учет дел, в оформлении которых или в приложении к которым содержатся драгоценные металлы и (или) камнм.
Казенные дела передают материально-ответственному лицу на хранение в сейфах, о чем делают соответствующий тип отметки в описи дела, документа, а также включают в специализированную инвентарную книгу учета дел, с драгоценными металлами или камнями в оформлении или приложении. Такую инвентарную книгу необходимо составлять и вести в трех экземплярах. Первый хранят в подразделении, которое осуществляет централизованный учет документации, второй хранит материально-ответственное лицо, третий – бухгалтерия архива.
К инвентарной книге составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывают количество дел, внесенных в книгу, дату составления итоговой записи, должность и фамилию материально-ответственного лица.
Листы инвентарной книги до того, как ее начнут заполнять, нумеруют, прошнуровывают и скрепляют печатью архива. На обороте последнего листа книги делают запись о количестве листов в книге, которую заверяют подписи руководителя архива, главного хранителя фондов и скрепляет печать архива.
Каждый год специальная комиссия, создаваемая по приказу руководителя архива, проводит инвентаризацию дел, имеющих в оформлении или в приложении драгоценные металлы и камни.
Также инвентаризацию проводят при смене материально-ответственного лица, руководителя архива, главного хранителя фондов. Результаты инвентаризации оформляют в акте, который составляется в трех экземплярах, один из которых направляют в соответствующие уполномоченные органы исполнительной власти в сфере архивного дела.
Опись особо ценных дел и документов
Учет особо ценных документов ведут на основании:
- списка фондов, которые содержат особо ценные документы;
- описей особо ценных дел, документов или перечней номеров особо ценных дел и документов.
В описи особо ценных дел и документов за ними сохраняют их прежние учетные номера.
Описи особо ценных дел и документов включают документы из одной или нескольких описей рассматриваемого фонда, что обусловлено количеством особо ценных единиц хранения и учета в рассматриваемых описях, в требуемом архиву количестве экземпляров. К описи обязательно составляют титульный лист.
Если большинство документов в соответствии с описью – ценные, отдельную опись для особо ценных дел на составляют, а копируют уже имеющуюся опись. В такой ситуации к ней составляют номерник, представляющий собой переводную таблицу от номера единицы хранения и учета документа к номеру единицы хранения страхового фонда.
Информацию о копировании особо ценных документов, с целью создать страховой фонд, вносят в соответствующую опись или номерник постепенно, с проведением их страхового копирования.
В итоговой записи указывают общее количество особо ценных единиц хранения, учета, которые включены в опись или номерник. Когда копирование всех единиц хранения завершается в соответствии с рассматриваемой описью, указывают, что все единицы учета скопированы, ставят дату, должность и подпись ответственного лица.
Опись особо ценных аудиовизуальных документов составляют в соответствии с формами, которые были установлены отраслевыми методическими документами. Описи особо ценных дел и номерники учитываю в реестрах описей особо ценных цел.
Если документ отнесен к категории особо ценных, в описи в графе «Примечания» напротив заголовка соответствующей единицы хранения и учета проставляют отметку «ОЦ».
В других видах учетных документов отметку «ОЦ» проставляют к номеру архивного фонда, номеру описи дел и документов. Данная отметка – служебная, не включенная в архивный шифр единиц хранения и учета документации.
Архив организации на основании согласования и под непосредственным руководством Архивного Фонда РФ занимается выявлением особо ценных документов. Выявление осуществляют в следующей последовательности:
- выявить фонды и части фондов;
- выявить дела на основании описей;
- непосредственно отсмотреть отобранные дела.
Иными словами, к сохранению и учету особо ценных дел и документов необходимо подходить ответственно, так как данная категория документации особенно тщательно контролируется со стороны государства. При выявлении нарушений или пропаже особо ценного документа, материально ответственное лицо понесет наказание в виде крупного штрафа – 30 тыс. рублей за каждый лист дела.
