Формирование документального фонда акционерного общества
Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти определено, что документальный фонд организации представлен документами, созданными и полученными ею в результате взаимодействия с органами управления, а также организациями и гражданами.
Документальный фонд формирует служба делопроизводства через составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, обеспечение их сохранности, учет и передача дел в архив предприятия. Документальный фонд формируют после окончания работы с документами в делопроизводстве. Документы на протяжении определенного времени хранят в структурных подразделениях, в службах делопроизводства и используют в справочных целях. После того, как заканчивается срок текущего хранения часть документов передают в архив предприятия. Наиболее значимые документы, которые нужно хранить постоянно, передают далее на хранение в государственный архив.
Иными словами, формирование документального фонда предполагает:
- во-первых, организацию текущего хранения документов внутри подразделений, в которых с ними велась работа;
- во-вторых, подготовку документов к передаче их на хранение в архив предприятия.
Каждый этап характеризуется определенным набором действий. Текущим хранением документов предполагается процесс формирования дел с документами, оконченными делопроизводством, составления номенклатуры дел общества и организации хранения дел.
Сроки хранения документов зависят от информации, которая в них содержится. В зависимости от этого, документы могут храниться постоянно или временно. Временно документы хранятся более 10 лет или до 10 лет. Завершенные дела временного хранения находятся в структурном подразделении, в котором их сформировали. Далее документы подлежат уничтожению.
В соответствии с Положением о хранении документов, все документы, которые образованы в процессе деятельности общества, должны быть сформированы в документальные дела, представляющие собой совокупность документов, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности, которые помещаются в общую обложку. Это дает возможность не только быстро найти нужные документы для работы, но и помогает сохранять наиболее важные из них.
Формирование дел – это не только группирование исполненных документов в соответствующее дело, а также систематизация документов внутри дела. Иными словами, формирование дел предполагает определенный тип систематизации документов, то есть как документы разложены внутри дел.
В небольших организация, в которых за делопроизводство отвечает один работник, например, секретарь руководителя, дела централизованно формируют в секретариате. В крупных организациях с внутренней структурой, дела формируют в структурных подразделениях в местах создания или исполнения документов.
Оформление папок
В первую очередь, в начале календарного года заводят папки, в которые на протяжении года помещают документы, оконченные делопроизводством. Количество папок должно соответствовать количеству дел, которое включено в номенклатуру.
Полное оформление должно применяться ко всем делам постоянного и временного хранения, а также по личному составу, то есть, дел, которые по истечении определенного срока передаются на хранение в архив организации. Частичным оформлением предполагается, что на обложку выносят только информацию, которая при формировании дел дает возможность сразу определять, в какую папку будет помещен тот или иной документ. Помимо этого, когда дело уже сформировано, данные на обложке нужно проверить, чтобы точно и однозначно указывали на состав документации, которая находится внутри папки, что позволит быстро находить нужные документы.
Обложка должна быть составлена и оформлена по типовой форме. Она включает полный состав реквизитов, которые необходимы для подготовки дела к передаче на постоянное или длительное хранение в архивы, расположенные в определенной последовательности.
При частичном оформлении обложки входит полное или сокращенное название организации. Нельзя забывать, что сокращенное название можно поместить на обложку только в том случае, если оно официально зарегистрировано.
Работа по формированию дел
Дело считают заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа. Чтобы можно было быстро найти требуемый документ, обеспечить сохранность документов, необходимо сформировать дела в определенном порядке, закрепленном в Основных правилах. Эти правила – типовые, поэтому внутренние правила конкретных предприятий обязательно должны состоять из разделов по формированию дел и хранению документации, которые разрабатывают, учитывая специфику состава документов обществ. В любом случае работа по формированию дел состоит из следующих действий:
- распределить и разложить исполненные документы по папкам, то есть делам;
- расположить документы внутри дел в определенной последовательности.
Стоит отметить, что соблюдение определенных правил оформления дел дает возможность осуществления оперативного поиска необходимых документов. Помимо того, благодаря грамотному формированию и оформлению дел, значительно облегчается экспертиза ценности документов обществ и их подготовка к дальнейшему хранению уже в архиве организации.
