Основные задачи и функции государственного архива и архива организации

Основные задачи архива

Для приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета и сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документации на постоянное хранение в организации должен быть создан архив. В зависимости от объема документов архив создают или в качестве самостоятельного структурного подразделения организации, либо в качестве подразделения в составе службы документационного обеспечения управления. Архивы организации создают решением руководителя.

Вопросы деятельности архивов регламентированы «Основными правилами работы архивов организаций», которые одобрены решением Коллегии Росархива от 6. 02. 2002 года, а также соответствующим набором положений и приказов. Должностные лица организации должны нести ответственность за нарушение норм, которые устанавливают данные Правила. Чтобы обеспечить эффективную деятельность архива, организации обязательно нужно предоставлять необходимое оборудованное помещение и кадры.

Архив организации должен быть размещен в специально построенных и приспособленных для хранения документации зданиях или отдельных помещениях здания. Если же нет возможности выделить специальное помещение, то архив допустимо размещать в приспособленном помещении в административном здании организации. В таком случае проводят экспертизу помещения в установленном порядке. Экспертизу проводят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и прочих профильных служб. Решение о возможности использования помещения под архив организации оформляется актом. Допускается многофункциональность некоторых помещений с выделением с помощью перегородок основных и вспомогательных участков.

К основным задачам архива относят:

• комплектовать документы, учитывать, обеспечивать сохранность, создавать научно-справочный аппарат, использовать документы, которые хранятся в архивах;
• осуществлять контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

Функции архива

Архивы составляют годовые разделы описей дел постоянного хранения по личному составу, учитывают принятые на хранение дела и гарантируют их полную сохранность.

Также архивы создают, пополняют и совершенствуют научно-справочный аппарат хранящихся в архиве дел и документов, обеспечивают его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.

Помимо вышеперечисленных, в перечень направлений деятельности архивов входят следующие функции:

1. Информирование руководства и работников учреждения о составе и содержании архивных документов. Выдает дела, документы и их копии в установленном порядке, с целью служебного и научного использования для работы в архивном помещении.
2. Исполнение запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и прочим вопросам социально-правового характера, выдача в установленном порядке копий документов и архивных справок.
3. Ведение учета использования документации, хранящейся в архиве.
4. Проведение экспертизы ценности документации, хранящейся в архиве, с участием в работе экспертной комиссии учреждения.
5. Оказание методической помощи делопроизводственной службе при составлении номенклатуры дел учреждения, контроль правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовка дел к передаче в архив учреждения.

Чтобы выполнить основные задачи и функции архива организация имеет право:

• требовать от структурных подразделений своевременно передавать в архив документы в упорядоченном состоянии;
• осуществлять контроль соблюдения правил работы с документацией в структурных подразделениях и организациях, являющихся источниками комплектования архива;
• запрашивать от структурных подразделений необходимых для работы архивов сведений.

Если не соблюдаются условия обеспечения сохранности документа, утрачиваются или несанкционированно уничтожаются документы, необоснованно отказывают в приеме на хранение документов подведомственных организаций, нарушают правила использования документации, доступа пользователей к документации и пр. Архив совместно с руководителем организации несет ответственности, включая административную, гражданско-правовую и уголовную.

К основным задачам в области комплектования архивов документальными материалами относят:

• исправлять отдельные случаи неточностей в распределении фондов между архивами;
• выявлять и принимать на государственное хранение, как подлинники, так и микрофотокопии, представляющие научную ценность документации личного происхождения, которые находятся все еще в частных руках, в том числе за рубежом;
• разыскивать материалы ГАФ СССР, похищенные во время Великой Отечественной войны немецко-фашистскими захватчиками.

В наши дни комплектование архивов производят непрерывно и планомерно, преимущественно за счет текущих процессов делопроизводства в учреждениях и организациях. Более сложно в этом случае выявлять и собирать материалы личного происхождения, которые зачастую уничтожают в связи с тем, что современники не всегда могут представить себе их значение в качестве источников изучения истории общества. Архивными органами и государственными архивами в этом плане ведется большая разъяснительная и информационная работа, дающая ряд ощутимых результатов.