Организация рабочего места секретаря
Приемная офиса – центр работы компании, без хорошо организованной работы приемной, руководителю будет тяжелее справляться с работой. Секретарь – главное лицо приемной. Часто эта должность объединена с такой должностью как офис-менеджер.
Качество работы приемной непосредственно взаимосвязано с грамотно организованным внутрифирменным пространством в целом и пространством приемной, в частности. От расположения приемной, ее оснащения, дизайна интерьера зависит скорость решения проблем, а также общее впечатление от фирмы у ее клиентов, партнеров по бизнесу и заказчиков.
Современный офис должен соответствовать требованиям экономичности, что имеет особенное значение в ситуации высоких цен на офисные площади, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с позиции защиты информации и личной безопасности сотрудников компании. В связи с этим вопросы организации пространства офиса интересуют сегодня всех руководителей.
Рабочее место секретаря – это зона его трудовой деятельности, которая оснащена необходимым объемом средств для выполнения должностных обязанностей.
Общая площадь приемной должна быть не менее 12 кв. м. Выбирая помещение для приемной, нужно учесть ряд факторов:
- количество используемых мебели и оборудования;
- возможность установить дополнительное оборудование.
Организация рабочего места – это система мероприятий, направленных на оснащение рабочего места средствами и предметами руда, а также их функциональное размещение. Так как секретарь является лицом учреждения, его рабочее место должно быть образцом правильной организации и высокой культуры труда. Планировка рабочего места секретаря должна соответствовать следующим принципам:
- рабочее место секретаря в приемной следует располагать рядом с кабинетом руководителя, недалеко от двери, чтобы было хорошо видно всех входящих;
- в помещении приемной должны быть расположены только те предметы, которые могут потребоваться секретарю и другим сотрудникам в непосредственном процессе работы;
- мебель для посетителей следует располагать в хорошо просматриваемой секретарем зоне.
Зонирование и оснащение рабочего места секретаря
Рабочее место секретаря обычно состоит из трех зон:
- основной зоны с непосредственным рабочим местом секретаря – стол с приставками и необходимой оргтехникой;
- зоны обслуживания посетителей;
- вспомогательной зоны со шкафами, копировальным аппаратом, факсом и прочим техническим оборудованием.
В связи с насыщенностью трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправдана П-образная форма рабочего места.
Рекомендованная высота рабочего стола – 68-73 см, столешница должна быть твердая и гладкая, желательно из дерева. Покрытие стола должно быть матовым без отблесков и легко очищаемым. Углы и передняя верхняя грань столешницы должны быть закругленными. Высота пространства под столом для ног – 60 см. Все, что может потребоваться секретарю во время работы, необходимо располагать в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять все необходимое не вставая с места.
Важный элемент рабочего стола – внутренние отделения рабочего стола, организация которых зависит от конструкции, вместимости и характера обрабатываемой документации.
В рабочем столе все должно быть в строгом порядке. В большом ящике – организовано вертикальное хранение документов, а остальных ящиках должны использоваться специальные приспособления для карточек, мелкой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик под хранение личных вещей. Все ящики должны легко выдвигаться, даже если в них хранится много вещей.
С учетом многообразия функций секретаря, автоматизация и механизация его рабочего места – важный момент в организации эффективной работы. Это дает возможность существенно сокращать трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня автоматизации и механизации поддаются практически все формально-логические и технические процедуры создания и работы с документами.
Принято выделять следующие классы средств труда:
- средства составления документации: пишущая машинка, компьютер, диктофон, приборы копирования и размножения документов, ручка, карандаш;
- средства обработки и оформления документации: оборудование для резания, скрепления и склеивания, а также материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;
- средства хранения и группировки документации: средства скрепления, картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужной, устаревшей документации;
- средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины и ПЭВМ;
- средства, обеспечивающие оперативную связь: телефон, директорский коммутатор, автоответчик и пр.;
- специальная служебная мебель.
Иными словами, создание рациональной планировки рабочего места секретаря в компании играет огромную роль в облегчении его труда и положительно влияет на производительность труда всей организации.
