Организация использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ

Осуществление этой деятельности регламентируется специальными документами Российской Федерации.

Пропуск в читальный зал

Для того чтобы пользоваться материалами в архивах, то есть получать сведения из них, необходим специальный пропуск в читальный зал.

У пользователя, пришедшего в архив за сведениями, должно быть соответствующее заявление с места его работы. Оно может быть выполнено как в печатном виде, так и в простой письменной форме. В нем должны быть указаны ФИО пользователя, место работы или учебы и должность, ученое звание или степень (если она есть), тема, цель и временные рамки работы.

После этого пользователь заполняет специальную анкету, по которой и оформляется пропуск. В ней он указывает те же данные, что и в заявлении, с добавлением даты рождения, гражданства, основания для ознакомления с документами, адреса регистрации и адреса реального проживания, номера телефона или электронной почты, паспортных данных, ФИО сопровождающего лица (в случае, если пользователь не достиг совершеннолетнего возраста или у него имеются ограниченные возможности здоровья).

Сопровождающее лицо обязано заполнить такую же анкету. Допуск ему и пользователю в читальный зал действителен один год с момента выдачи пропуска.

К каким документам открывается доступ

После получения пропуска пользователь имеет право на доступ к документам, делам, справочникам и печатным и периодическим изданиям. Если доступ к материалам ограничен какой-либо тайной, охраняемой законами РФ, лицо получает доступ к ознакомлению с ними в случае согласия с соответствующими требованиями и ограничениями.

Если на документах есть отметка «Для служебного пользования», у лица также должно быть основание для пользования ими.

Отдельным аспектом являются документы, которые содержат информацию о частной или семейной тайне лица и его личной жизни (при этом срок их хранения не превысил 75 лет). Пользователь имеет право ознакомиться с ними в нескольких случаях:

• его имя прямо или косвенно упоминается в документах; в этом случае лицо обязано предоставить соответствующее заявление и удостоверение личности:
• он наследует документ по закону; в этом случае лицо предоставляет те же самые документы с добавлением документов, подтверждающих родство;
• он наследует документ по завещанию; в этом случае предоставляются те же самые документы с добавлением материалов, подтверждающих права наследника;
• он не имеет никакого отношения к документам, но их субъекты согласны на ознакомление пользователя с данными; в таком случае необходимо соответствующее согласие этих субъектов.

После получения пропуска лицо имеет доступ к оригиналам документов, однако и здесь есть исключения. Если лицо запросило документы, которые сейчас находятся на использовании у сотрудников архива, он не сможет получить их, пока работниками ведется их исследование. Максимальный срок невыдачи документов пользователю – 120 дней с момента подачи им заказа на их использование. Есть и другой вариант. Лицо запросило документы, которые сейчас находятся у другого пользователя. В таком случае он может не получить свой заказ в период до 40 дней, пока другое лицо пользуется ими.

Права и обязанности пользователей

Пользователи читального зала архива имеют право:

• посещать читальный зал архива и работать с его документами (в том числе с подлинниками);
• единовременно заказывать документы или получать их не позднее, чем в срок двух рабочих дней (для документов на иностранных языках – десяти дней) в размере до двадцати дел с общим объемом ниже полутора тысяч листов, до полусотни листов материалов личного происхождения и до десятка электронных и аудиовизуальных документов;
• изучать архивные дела в срок до двадцати рабочих дней, особо ценные подлинники – до десяти рабочих дней;
• проверять при получении материалов их целостность и сохранность;
• использовать оборудование читального зала для изучения документов;
• заказывать или делать копии архивных материалов (на платной основе) – не более сотни листов за один рабочий день;
• обращаться к руководителям архива при наличии предложений или жалоб.

Пользователи обязаны:

• при входе в читальный зал сдавать верхнюю одежду, зонты, пакеты и сумки размером более 20x30 см:
• регистрироваться при каждом посещении читального зала в журнале учета его посещений;
• сохранять документы в том виде, в котором они были выданы;
• сообщать сотруднику читального зала информацию о повреждении документов, неправильной нумерации листов или их отсутствии;
• заполнять листы пользования полученными делами;
• после каждого рабочего дня сдавать работнику читального зала все архивные материалы;
• выполнять требования охранной службы архива.

Пользователям запрещено:

• проносить с собой еду и напитки;
• оставлять какие-либо письменные пометки и делать подчеркивания на материалах;
• загибать листы в делах и менять их порядок;
• вкладывать в дела посторонние предметы и оставлять закладки;
• оставлять дела открытыми в свое отсутствие на рабочем месте;
• использовать клей, скотч, маркеры, ножницы и корректирующий штрих при работе с документами;
• отдавать дела другими пользователям и брать документы у них;
• делать пометки на полях карточек каталогов и менять их порядок;
• выносить из читального зала любые архивные материалы;
• заходить в служебные помещения архива и использовать служебные картотеки и телефоны;
• выгружать информацию с электронных материалов на носители или в Интернет с помощью электронного оборудования в читальном зале;
• отдавать пропуск в читальный зал иным лицам (за исключением сопровождающего);
• самостоятельно и скрытно копировать материалы.