Организация архивного хранения документов в охранном предприятии

Централизованное хранение

С целью централизованного хранения и использования документации, отнесенной к Архивному фонду РФ, а также иных архивных документов длительного хранения, включая документы по личному составу учреждения, создают архив учреждения.

Любые предприятия, включая охранные, в соответствии со статьей 15 ФЗ от 22.10.04 №125 «Об архивном деле в Российской Федерации», обязаны обеспечить финансовые, материально-технические и прочие условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставить для создаваемого архива отдельное помещение, соответствующее требованиям к хранению архивных документов и условиям труда работников архива.

Для обеспечения сохранности архива охранного предприятия, в первую очередь, должен быть осуществлен комплекс мероприятий, направленных на создание оптимальных условий, соблюдение нормативных режимов и надлежащую организацию хранения документов, которая исключает их утрату и обеспечивает их поддержание к хорошем физическом состоянии.

Архив должен располагаться в специально выстроенном или приспособленном здании, либо отдельном изолированном помещении. Нельзя размещать архив в ветхом, сыром, неотапливаемом помещении, не соответствующим санитарно-гигиеническим требованиям, а также в помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевым складом и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Предприятие, на основании существующих нормативных актов по организации работы архива, должно иметь следующие помещения:

• для хранения документов;
• для приема, временного хранения и акклиматизации документов;
• читальный зал;
• комнаты для работников архива, изолированные от архивохранилищ.

Требования к хранилищу документов

Хранилище документов должно соответствовать следующим требованиям:

• должно быть безопасным в пожарном отношении, от затопления и иметь запасной выход;
• в нем не должны проходить газопровод, водопровод, канализация и прочие магистральные трубопроводы, либо они должны быть изолированы специальными защитными приспособлениями;
• электропроводка должна быть скрыта, а штепсельные розетки – герметичны.

Помимо того, в таких помещениях запрещено использовать огонь, нагревательные приборы, хранить пищевые продукты, курить, размещать посторонние предметы и объекты.

Хранилища необходимо оборудовать стационарными или передвижными металлическими стеллажами, при этом должны быть соблюдены следующие требования:

• главный проход между стеллажами – 120 см;
• проход между стеллажами – 75 см;
• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – 75 см;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа – 45 см;
• расстояние от пола до нижней полки стеллажа – не менее 15 см.

Документы должны размещаться на стеллажах в коробках или связках. Нельзя хранить документы на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.

Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющими элементы обогрева, так, чтобы между окнами и источниками тепла было не менее 50 см. Средства хранения документов не должны размещаться вплотную к наружным стенам здания, а также к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива должны использоваться сейфы или металлические шкафы.

Требуемый режим хранения документов обеспечивается благодаря созданию условий, которыми исключается утрата, повреждение документов и вредное воздействие на них окружающей среды. Освещение может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные шторы и жалюзи, которыми исключается попадание прямых солнечных лучей на документацию.

При искусственном освещении используются лампы накаливания в закрытых плафонах. Возможно использовать люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовых участком спектра. Оптимальный температурно-влажностный режим хранения документации рассчитывается на основании типа их носителя:

1. Документы на бумажной основе – температура 17-19 °С при относительной влажности воздуха 50-55 %.

2. Документы на пленочных носителях:

   • черно-белые – температура 15°С, влажность не более 40-55%;
   • цветные – температура – 2-5°С, влажность не более 40-55%.
   • документы на магнитных лентах или дисковых носителях – температура 15-20°С и влажность 50-65%.

В хранилищах должны поддерживаться стабильные, соответствующие нормам температура и влажность воздуха.

Нельзя допускать резкие колебания параметров окружающей среды, в связи с тем, что повышение или понижение температуры и влажности воздуха оказывают негативное воздействие на физическое состояние документов, приводя к их порче и утрате информации, которая в них содержится. В помещениях хранилищ, в которых климат не регулируется, рекомендуется проветривать, устанавливать дополнительные источники осушения воздуха и пр.

Температурно-влажностный режим хранения документации должен контролироваться через изменение параметров воздуха контрольно-измерительными приборами, а их показания фиксируются с специальных книгах учета.

Чтобы обеспыливать коробки и связки дел, стеллажи и все помещение архива, могут использоваться бытовые электропылесосы.

Также нужно периодически проводить выборочное обследование документов на предмет выявления насекомых и плесневых грибов. Если обнаружены биологические вредители, то принимается ряд мер по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологическими или карантинными службами.

В архивных помещениях должен свободно циркулировать воздух. Чтобы в помещение не попадали насекомые и мелкие грызуны, окна, которые открывают в теплое время года, и вентиляционные отверстия нужно защищать сетками с диаметром ячеек не превышающим 0,5 мм.