Требования к оформлению личных карточек работников
Необходимость заводить личные карточки сотрудников определена следующими документами:
- «О трудовых книжках» - в этом постановлении прямо указано, что работодателю обязательно нужно внести сведения из трудовой книжки работника в его личную карточку. То есть, все изменения, произошедшие с работником, необходимо прописывать и в трудовой книжке, и в личной карточке;
- «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» - в данном постановлении описано содержание личных карточек и даны отдельные рекомендации по их заполнению;
- «Об утверждении положения о воинском учете» - это П=постановление, в котором регламентирован второй раздел карточки, посвященный учету военнообязанных граждан. Осуществление такого учета – обязанность работодателя.
Личная карточка - это один из основных учетных документов. У нее есть типовая межотраслевая форма, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5. 01. 2004 года, и обязательная для применения во всех организациях, учреждениях и предприятиях, вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой формы, осуществляющих свою деятельность на территории РФ. Но с 2020 года организации имеют право по собственному выбору:
- использовать унифицированные формы личной карточки № Т-2, если это утвердит руководитель организации;
- применять самостоятельно разработанную форму, которую утвердил руководитель.
Личную карточку заполняют на работников всех категорий, который приняты на работу на основании трудового договора. Исключение составляют только государственные служащие – для них разработана форма Т-2ГС. Помимо этого, для научно-педагогических работников дополнительно к форме Т-2, оформляют форму Т-4. Бланки отличаются только тем, что для государственного служащего отдельно указывают стаж работы на госслужбе, дающий право на надбавки за выслугу лет и на доплаты к пенсии.
В личной карточке сотрудника должны быть отражены все события, которые связаны с его трудовой деятельностью: приемы на работу, переводы, отпуска, установки надбавок, повышение квалификации, награждения.
Также в личную карточку заносят персональные данные сотрудников: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и пр. Также карточка Т-2 содержит раздел, который посвящен воинскому учету, заполняемый в отношении лиц, несущих воинскую обязанность.
Большая часть документооборота сегодня переведена с бумажной формы в электронную, чем снижается вероятность ошибок, разгружаются ответственные за это работники и сокращается число ошибок. Однако не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровой формат. Личная карточка, кроме внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривается обязательная виза работника при внесении изменений в трудовую книжку или издании приказов для переименования, дисциплинарного взыскания, ухода в отпуск, внутренних переводов, увольнений.
Любая новая запись в трудовой или изданный приказ, касающийся сотрудника, должны быть отражены в личной карточке. Сотрудник должен быть ознакомлен с внесенными изменениями, что подтверждает его роспись.
Данная запись должна находиться:
- на второй странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанной информации;
- на третьей странице – подтверждение приема на работу и перевода;
- на четвертой странице – фиксация информации об увольнении.
Документы, необходимые для заполнения личной карточки сотрудника
Исходными для заполнения карточки являются документы из пакета, предоставленного при трудоустройстве работника. Некоторые документы с нужной для Т-2 информацией могут оформить непосредственно на предприятии. Заполняющий личную карточку, должен иметь доступ к следующим документам, относящимся к сотруднику:
- трудовой договор – основной документ, отражаемый в карточке, являющийся основанием для оформления;
- приказ о приеме на работу;
- паспорт работника;
- СНИЛС;
- ИНН – не обязательно предъявлять при приеме на работу, при первом трудоустройстве, документ будет оформлен работодателем;
- диплом, аттестат и другие документы об образовании;
- военный билет при наличии;
- анкета с информацией о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении;
- трудовая книжка;
- справка о стаже с основного места работы, если трудоустройство идет по совместительству.
Обязанность заводить, вносить записи и хранить личные карточки возложена на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела. Бланки Т-2 – документы строгой отчетности и должны храниться на протяжении 75 лет. При хранении они отделяются от личных дел.
Любое использование материалов возможно только при наличии гиперссылки. Чтобы не допустить ошибок при оформлении и ведении личных карточек, необходимо соблюдать ряд правил, которые утверждают соответствующие нормативные акты. Форму необходимо заполнять от руки ручкой с синими или черными чернилами, либо печатать на компьютере. 2 раздел личной карточки заполняют только от руки. Помарки, исправления и неразборчивый почерк недопустимы. Сверка военных комиссариатов с документами воинского учета предполагает отметки простым карандашом. Карточки удобнее вести на картоне, а не на тонкой бумаге, чтобы они дольше служили.
Закрытую личную карточку сотрудника подписывает увольняющийся работник с полной расшифровкой оставляемой должности, а также роспись ставит и лицо, заполняющее карточку.
Личные карточки сохраняют в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу. Карточки хранят так, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать. Личные карточки Т-2 действующих и уволенных сотрудников хранят отдельно друг от друга. Иные требования к хранению не устанавливаются.
