Сущность понятия «электронный документ»
Электронный документ – это документированная информация, которая представлена в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия людьми с использованием электронной вычислительной машины, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Бумажные и электронные документы являются юридически равнозначными, если иное не устанавливает закон или договор. Исключения затрагивают только отдельные виды документов, к которым предъявлены повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.
Электронные документы должны соответствовать следующим требованиям:
- общие требования к оформлению и содержанию, идентичные требованиям к аналогичного типа бумажной документации;
- требования, делающие электронный документ значимым с юридической точки зрения, к которым относятся и требования, затрагивающие электронную подпись;
- ряд индивидуальных требований, перечисленных в инструкциях по работе с тем или иным типом документа.
Классификация электронных документов
Кукарниковой Т. Э. разработана следующая классификация электронных документов:
- по форме существования: виртуальные и материальные. Материальные – объекты, фиксированные на электронном носителе, несущие информацию, имеющую смысловое содержание и существующую только в электронной среде. Виртуальный документ – совокупность информационных объектов, которые образованы как результат взаимодействия пользователя и информационной системы;
- по источнику существования: электронные документы, которые создал сам пользователь, и документы, которые создала компьютерная система, то есть сама электронная среда;
- по содержанию: файлы с текстовой информацией, с графикой, с анимацией, с фото- и видеорядом, а также с информацией, записанной в формате специальных машинных кодов и обозначений;
- по степени защиты: открытый и закрытый электронный документ;
- по виду материального носителя: документы, существующие на физических носителях компьютерной информации – магнитных и лазерных дисках, магнитно-оптических дисках, магнитных лентах, флешках и пр.; существующие в оперативном запоминающем устройстве (ОЗУ) ЭВМ; существующие в ОЗУ периферийного устройства; существующие в ОЗУ компьютерного устройства связи и сетевого устройства.
Шаповаловой Г.М. была предложена фасетная классификация электронных документов. По типу носителя информации ею было выделено три фасета:
- по типу носителя информации;
- по способу документирования;
- по возможности отделить носитель от компьютера.
По стадиям изготовления все электронные документы подразделяются на оригиналы, дубликаты, выписки и копии.
По внешней форме электронные документы подразделяются на рукописные и изготовленные посредством использования технических средств. Рукописный способ ввода информации в компьютер появился относительно недавно, вместе с появлением сенсорных панелей и планшетов.
Перфоносители – это документы, изготовленные путем пробивки отверстий в определенных кодовых комбинациях на перфоленте или перфокарте посредством перфоратора.
Магнитные документы изготавливают путем создания магнитных записей на намагничивающихся поверхностях. Магнитная запись – один из наиболее распространенных способов фиксирования информации на банковских, проездных или телефонных картах.
Также электронные документы классифицируются на основании способа ввода информации на носитель на:
- факсимильные (сканерные);
- мануально-динамические (клавиатурные, джойстиковые);
- полученные через преобразователи голоса и пр.
На основании способа воспроизведения (представления) информации выделяют следующие виды электронных документов:
- визуализированные «мониторные»;
- печатные «текстовые»;
- звуковые;
- комбинированные.
Один из самых сложных способов классификации – на основании метаданных, то есть характеристик технологических процессов, которые необходимы для визуализации. Для такой классификации обычно предлагают ранжировать электронные документы на основании комбинации метаданных:
- одноранговые документы – состоящие из идентичных друг другу по типу электронных данных, которые объединяются в единую структуру и записываются в единый файл с заранее определенным форматом: wav, Gif;
- двухранговые – включают несколько типов данных, которые объединяются в единую структуру и записываются в отдельный файл с заранее определенным форматом;
- трехранговые – включают о несколько типов данных, объединенных несколькими структурами и записываемых в один файл;
- четырехранговые – включают несколько типов данных, объединенных в несколько структур, записанных в некоторое количестве структур заранее известного общего формата;
- пятиранговые – документы, включают несколько типов данных, которые объединяются в определенное количество структур, которые записываются в качестве файлов различного формата, например, гипертекст.
Относительно внутренних характеристик содержания, то есть информации в файлах, электронные документы могут представлять собой объекты судебной компьютерно-технической экспертизы.
В электронном документообороте есть возможность использования различных видов электронных документов. В подавляющем большинстве случаев требования к ним точно такие же, как и к аналогичного типа документам, хранящимся на бумажном носителе.
Выбор формата файла электронного документа, обычно остается на усмотрении пользователя. При необходимости могут применятся даже форматы, разработанные непосредственно пользователем. Если же говорить исключительно о формализованных документах, то их форматы утверждает ФНС.
