Информатизация – это улучшение качества использования информации с помощью новых информационных технологий.
Информатизация является одним из главных факторов развития постиндустриального общества. Именно она позволяет с пользой применять информацию во всех возможных ее формах и проявлениях.
Однако «информатизация архивного дела» является более узким термином.
Информатизация архивного дела – это улучшение работы архивов в сфере информации посредством внедрения методик информатики, а также использования компьютерных технологий и программных обеспечений.
Объекты информатизации в архивах
Объекты – это то, на что направлена деятельность. В информатизации архивного дела ими являются: формирование архивов, оценка значимости документов, создание архивных справочников, учет архивных материалов и контроль над их использованием. Все эти деятельности не только имеют возможность внедрения информатизации, но и нуждаются в ней.
Задачи архивной информатизации
Информатизация в архивах необходима для того, чтобы избавить сотрудников от рутинной работы, упростить процесс выдачи архивных материалов и обеспечить полноценную сохранность документов (в том числе и с помощью электронного копирования).
Принципы информатизации в архивах
Принципы – это те основания, на которых строится вся дальнейшая теория и практика в любом деле. В архивном деле и его информатизации ими являются:
- преемственность новых компьютерных технологий,
- унификация методик по работе с электронными документами,
- тесная связь с информационными организациями и их потребителями.
Электронные базы данных
Электронные базы данных – это один из самых распространенных методов внедрения информатизации.
Электронные базы данных предназначены для замены ими бумажных архивных справочников, каталогов и картотек. Они помогают совершенствовать информационный поиск в архивах.
Электронные базы данных – это система структурированных сведений, которые хранятся в электронном виде.
Зачастую в организации присутствуют несколько баз данных, поэтому общее управление ими осуществляется с помощью СУБД.
СУБД – это система управления базами данных.
Простейшая база данных состоит из указателей, обзоров, каталогов, описей и поисковой системы. Причем поисковая система обычно имеет две подсистемы: поиск по критериями и поиск по полному тексту. Первая позволяет найти определенные виды документов по их реквизитам, вторая – документы всего перечня. С помощью такой базы данных можно не только найти необходимый документ, но и обеспечить его экспорт в Excel, открыть запись документа, а также распечатать его данные.
Внедрение базы данных – довольно непростое дело. Для их защиты необходима установка специальных программ, разработка систем доступа и паролей, а также структуры, разделяющей всех пользователей на разные группы с разным уровнем доступности материалов – «гость», «сотрудник», «администратор» и т.п.
Кроме того, необходимо изучить весь тот информационный массив, который будет загружен в базу данных, структурировать его, выбрать программу и проверить ее разработчика, заключить с ним договор, сертифицировать и зарегистрировать новый программный продукт и многое-многое другое. Ну и, конечно, необходимо поддерживать его нормальное функционирование на протяжении его дальнейшей деятельности.
Электронные архивы
Электронные архивы – это облачные хранилища, вмещающие в себя электронные продукты делопроизводства в компании.
У электронных архивов существуют некоторые принципы, регулирующие их деятельность. Таковыми являются: стандартизация электронных документов, возможность вторичного применения информации, упрощение архивного дела, а также создание новых информационных проектов.
Электронные архивы, как и базы данных, - сложные системы, нуждающиеся во внутреннем разделении. Так, в электронных архивах зачастую присутствует разделение на сам архивный фонд, виртуальный читательский зал, номенклатурную систему поиска и многие другие. Сам архивный фонд имеет систему защиты, как и база данных, однако некоторые его документы находятся в свободном доступе. Читальный зал позволяет пользователям оставить заявку на доступ к определенному документу, как и в обычном архиве. Поисковая система позволяет сориентировать пользователей в массиве документов электронного архива.
Существование электронного архива и пополнение его новыми материалами возможно только при соблюдении этих трех условий:
- обеспечение физической сохранности носителей электронных документов.
- наличие устройств для воспроизведения электронных материалов.
- создание системы защиты электронного архива.
Также для корректной работы электронного архива необходимо применение следующих технологий: сохранение предыдущих версий документа при его изменении (причем старая версия не уничтожается, а лишь исключается из базы данных), протоколирование доступа к архивным материалам, хранение электронных документов со всеми необходимыми реквизитами – печатями, подписями и т.п., описание документов в базе данных архива, универсализация форм представления документов.
Для того, чтобы электронные документы не были утрачены, необходимо хранить их копии на нескольких носителях электронной информации – жестких дисках, специализированных серверах или RAID-массивах.
Перед загрузкой документов в электронный архив выполняется их экспертиза. Чаще всего предпочтительнее загрузка тех документов, которые не имеют бумажного оригинала. Кроме того, важна их читабельность, полнота сопроводительных материалов и качество используемых кодов. Важно понимать, что разные документы загружаются в архив в разных форматах – их существует несколько для текстовых, графических, видео-, аудио- и прочих документов.
Доступ к материалам в электронных архивах осуществляется на разделении его на три уровня: пользовательский, административный и каталожный. Первый позволяет получить описание материала и возможность вторичного использования документа, второй – управление документами и отношениями с пользователями, третий – обеспечивает корректный поиск информации в электронном массиве данных.
