Сущность понятия «гарантийное письмо»
Гарантийное письмо – это документ, согласно которому одна организация обязывается выполнить требования другой организации в рамках договора, то есть гарантирует ей это.
Гарантийное письмо - это своеобразное подтверждение того, что организация выполнит свои обещания. Оно составляется в случае, если одна из сторон договора не вполне уверена в другой.
Гарантийное письмо является формальным документом, однако это не наделяет его юридической силой и не дает его обладателю соответствующих преференций. Однако в некоторых случаях гарантийное письмо может выполнять функции юридического документа. Например, при отсутствии оплаты по договору гарантийное письмо может служить доказательством обязательства этой оплаты. Также, во время заключения сделки такой документ может выступать в роли оферты, если в нем прописаны условия этой сделки.
Оферта – это документ, предлагающий заключить договор, с прописанными в нем условиями сделки.
Договор – это документ, подтверждающий соглашение двух физических или юридических лиц, возникающее в момент появления или прекращения правоотношений.
Сделка – это сам процесс соглашения сторон.
Виды гарантийных писем
Из-за того, что в различных случаях гарантийное письмо выполняет разные цели, существует негласное разделение этих писем на несколько групп:
- письмо-договор
- письмо-акцепт
- письмо об оплате задолженности
- письмо о выполнении работы
- гарантийный талон
Давайте рассмотрим эти виды более подробно.
Письмо-договор
Иначе называется письмом-офертой. В нем прописываются условия заключения сделки, обязанности сторон, сроки выполнения и т.п. Ситуациями, при которых может возникнуть необходимость составления гарантийного письма-договора, являются оказание услуг или осуществление работы, а также доставка изделия.
Письмо-акцепт
Обозначает согласие второй стороны на условия оферты/договора. Однако одного согласия для составления акцепта недостаточно. В нем также должны содержаться порядок действий сделки и ее сроки.
Акцепт является очень важным актом в совершении сделки. При его отсутствии считается, что вторая сторона не согласна на условия сделки, а значит, она признается недействительной.
Письмо об оплате задолженности
Посредством такого письма одна из сторон признает, что сейчас она выступает в роли должника. Документ составляется в случае отсутствия средств для погашения долга в срок. Гарантийное письмо об оплате долга также является весомой бумагой, ведь она позволяет одной стороне взять отсрочку, а другой – быть уверенной в возвращении долга.
Смежным видом такого письма является письмо об оплате аренды. Оно также составляется в том случае, если арендатор не имеет возможности оплатить аренду в настоящий момент, однако гарантирует исправить эту ситуацию в ближайшее время.
Письмо о выполнении работ
Является гарантом того, что работы будут выполнены исполнителем в срок и в надлежащем объеме. Такое письмо также считается показателем серьезности намерений исполнителя.
Гарантийный талон
Является подтверждением качества товара. Его эквивалентом может считаться письмо на купленный товар.
Гарантийный талон – это документ, подтверждающий качество товара и возможность использовать его в течение установленного производителем срока.
В гарантийном талоне указываются полные названия товара и его производителя, а также модель и серийный номер. Затем указывается дата покупки и гарантийный срок товара, то есть тот период, во время которого он должен исправно работать. Далее записываются условия гарантийного ремонта и права покупателя в случае, если товар показал себя некачественным в течение срока гарантии.
Правильное составление разных видов гарантийных писем
В каждом гарантийном письме должны быть указаны следующие реквизиты:
- получатель письма и его контактные данные,
- разновидность документа,
- отправитель и его данные,
- подпись составителя и ее расшифровка.
Если письмо составляется юридическим лицом, то также необходимо указать:
- адрес организации,
- контактные данные компании,
- подпись главного бухгалтера,
- печать учреждения.
Гарантийное письмо от юридического лица должно быть напечатано на оригинальном бланке компании.
Ниже представлены примеры составления гарантийных писем некоторых видов.
Письмо об оплате задолженности.
«ООО «…» гарантирует оплатить задолженность за полученный товар – (наименование товара) в количестве … штук на сумму … рублей (словесная пропись числа) в срок до … г. в соответствии с условиями основного договора №… на расчетный счет (данные счета).
В случае нарушения обязательств об оплате указанной суммы в назначенный срок, ООО «…» будет обязано выплатить пени в размере …% от суммы»
Письмо на поставку товаров.
«Настоящим ООО «…» в лице … (должность руководителя и его ФИО) гарантирует ОАО «…» произвести поставку товаров по договору №… от … г. в соответствии с высланной спецификацией от … г. в срок до … г.»
Письмо о выполнении работы.
«Настоящим ЗАО «…» в лице … (должность руководителя и его ФИО) гарантирует сдачу объекта, находящегося по адресу … в срок до … г.»
Некоторые ошибки при составлении гарантийного письма
Первой и наиболее распространенной ошибкой является отсутствие конкретики: сроков гарантии, суммы, особенностей выполнения и лица, несущего прямую ответственность за предоставление гарантии.
Зачастую составители забывают указать контактную информацию, а ведь она также нужна для успешного протекания сделки.
Кроме того, иногда возникает необходимость приложить дополнительные документы к гарантийному письму, которые подтвердили бы или усилили значение гарантии. Важно помнить об этом при составлении письма.
Также важным условием является ссылка на договор, который стал источником возникших правоотношений. Необходимо указать его номер и дату составления.
Способы доставки гарантийного письма
Гарантийное письмо должно быть отпечатано в двух экземплярах – по штуке на каждую сторону договора. В идеале будет вручить гарантийное письмо лично, чтобы удостовериться в его получении адресатом и его согласии с условиями документа. Однако при отсутствии такой возможности можно воспользоваться курьерской доставкой или отправить документ по почте с уведомлением о прочтении. Возможен вариант отправки электронной версии документа, однако это нежелательно, ведь более весомым является именно бумажный оригинал.
