Документы по личному составу – это материалы, показывающие правоотношения сторон трудового договора.
Такие документы фиксируют все, что происходит на карьерном пути сотрудника: прием его на работу, увольнение или перевод, предоставление отпуска или выплата зарплаты. С каждым из этих документов сотрудник ознакомляется под подпись, а также может потребовать у работодателя копию документа, и тот обязан выполнить его просьбу.
Виды документов в контексте этапов трудовой деятельности
Документы по личному составу – довольно большая категория дел, которую можно условно поделить на три группы. Каждая из групп документов отражает определенный этап трудовой деятельности.
Первый из них – это этап приема на работу. К документам этого этапа относятся резюме и (или) опросный лист, заявление или приказ о приеме на работу, трудовой договор и личная карточка сотрудника.
Следующий этап – сама трудовая деятельность. В ее процессе происходит создание огромного количества новых документов. В их числе:
- приказы,
- заявления или предложения о переводе на другую должность,
- графики отпусков,
- заявления на отпуск,
- приказы о командировании,
- трудовая книжка,
- приказы об изменении оклада,
- штатное расписание,
- больничные,
- личные документы об образовании,
- приказы о поощрении,
- акты об отсутствии на работе или нарушении должностных обязанностей,
- объяснительные записки и многие другие.
И, наконец, третий этап – прекращение трудовой деятельности. К документам этого этапа относятся заявление об увольнении, приказ о расторжении трудового договора или извещение о сокращении.
Обязательные документы по личному составу
Трудовой договор.
Естественно, что трудовой договор - один из самых важных документов в трудовых правоотношениях. Взаимные права и обязанности сотрудника и работодателя строятся именно на основе трудового договора. Его наличие обязательно при приеме на работу в соответствии со статьями 16, 56, 57 и 67 Трудового кодекса РФ.
Трудовая книжка.
Компания обязана вести трудовые книжки своих сотрудников. Для них эта работа должна быть основной, и проработать на ней необходимо больше пяти дней – это условия для начала ведения трудовых книжек (согласно 3 части 66 статьи Трудового кодекса РФ). В документе указывается ФИО работника, дата его рождения и паспортные данные, а также его образование и профессия, данные о его работе и переводе на другую или увольнении.
В соответствии с пунктом 2 постановления Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 работодатели обязаны вести личные карточки сотрудников. В них указываются:
- общие сведения о сотруднике (ФИО, дата и место рождения, гражданство и образование),
- профессия,
- стаж работы,
- данные о семье (состояние в браке и члены семьи),
- сведения о паспорте,
- сведения о месте жительства,
- ИНН,
- характер и вид работы.
Личная карточка нужна для корректного учета сотрудников организации и данных об их трудовой деятельности.
Табель учета рабочего времени.
Этот документ фиксирует, сколько фактически часов было отработано каждым сотрудником, и также является обязательным документом по личному составу согласно статье 91 Трудового кодекса РФ.
Отпускные документы.
К ним относятся следующие документы: график отпусков, приказ и записка-расчет о предоставлении отпуска. Эти материалы являются обязательными документами по личному составу согласно 123 статье Трудового кодекса РФ.
К этой же группе относятся документы, сопровождающие учебные отпуска. Данные о них прописаны в 26 главе Трудового кодекса РФ.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Данный документ является обязательным, так как в некоторых пунктах Трудового договора могут быть ссылки на него, уточняющие или определяющие режим работы, время на отдых, права и обязанности сторон, а также меры положительных и негативных санкций в отношении работников.
Положение о работе с персональной информацией сотрудников.
Этот документ определяет процедуру принятия, обработки и хранения персональных данных работников в компании. Является обязательным документом в соответствии со статьей 87 Трудового кодекса РФ.
Документы о воинском учете.
Являются обязательными документами согласно Положению, утвержденному Правительством от 27.11.2006 г. № 719 и Методическим рекомендациям от Минобороны России от 11.07.2017 г.
Это «документ о документах», отражающий данные о материалах в организации, их количестве, сроках хранения и ответственных за их обработку. Является обязательным документом по личному составу согласно пунктам 4.14-4.17 Правил от Минкультуры от 31.03.2015 г. № 526.
Документы об уничтожении архивных материалов.
Такие документы регулируют сроки хранения архивных материалов в организации и способы их уничтожения по истечению срока хранения. Документы являются обязательными документами по личному составу согласно пунктам 4.3-4.13 Правил от Минкультуры от 31.03.2015 г. № 526.
Документы об увольнении.
Ими являются расчетный листок, заявление об увольнении, приказ об увольнении или иной документ, подтверждающий прекращение действия трудового договора (например, извещение о сокращении). Данные документы обязательны для предоставления сотруднику при увольнении по главе 13 Трудового кодекса РФ.
Документы о дисциплинарном взыскании.
Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, такие документы обязательны для оформления при дисциплинарном взыскании с сотрудника. Таким взыскание могут быть замечание, выговор или даже увольнение.
Ученические договоры.
Если компания предоставляет сотрудникам обучение взамен на определенное количество отработанных у него часов, то для этого также существует документ по личному составу, обязательный для составления – ученический договор (согласно статье 198 Трудового кодекса РФ).
Положение об аттестации.
Если в компании была проведена аттестация сотрудников, проверяющая уровень их знаний и умений в рамках занимаемых ими должностями, то об этом также должен быть составлен документ – Положение об аттестации сотрудников. Его особенности прописаны во 2 части 81 статьи Трудового кодекса РФ.
