Коллегиальный орган – это орган, деятельность которого основана на принципе коллегиальности.
Коллегиальность – это способ управления исполнительным органом, при котором принятие решений происходит с помощью совещаний и голосований должностных лиц.
Совещание - это встреча сотрудников и руководителей организации, на которой обсуждаются актуальные вопросы управления ею, а также принимаются решения по ним.
Чаще всего такие органы так и называются – Советы. Например, Совет директоров, Совет министров, Муниципальный совет и тому подобные. Примерами всем известных коллегиальных органов являются Совет Федерации (его заседания, в частности), законодательные собрания региональных палат РФ, администрации субъектов РФ, собрания депутатов муниципального района и многие другие.
У каждого коллегиального органа есть свои организационные документы — это положение о нем, положение о его руководителях и регламент работы органа. Существуют и плановые документы — это квартальный и годовой планы работы органа. Далее следуют учетные документы — журналы регистрации протоколов, списки членов коллегиального органа и списки приглашенных в него. И, наконец, распорядительные документы. Они возникают непосредственно в процессе деятельности органа, а именно, совещаний и собраний, проходящих в нем. Такими документами являются повестки дня, протоколы совещаний и поручения.
Ниже будут рассмотрены их особенности и основные правила составления.
Повестка дня
Повестка дня – это список вопросов, которые подлежат обсуждению на собрании.
Повестка дня помогает и сотрудникам, и руководителям разобраться в ключевых задачах, которые требуют решения. Она является своеобразным компасом при проведении совещания, указывает на его важнейшие аспекты. Иначе ее называют приглашением на совещание.
Для составления повестки дня необходимо выделить ключевые вопросы, требующие обсуждения. Желательно спросить подчиненных о том, чтобы хотели обсудить они. Однако, в то же время, вопросов не должно быть слишком много, иначе внимания на действительно важных деталях будет расфокусировано. Необходимо составить 4-5 важнейших вопроса. Кроме того, нужно приблизительно определить время обсуждения каждого из вопросов, чтобы совещание не затянулось – этого не любит никто. Идеальное время совещания – 30-40 минут.
Затем необходимо составить текст повестки совещания, который будет разослан сотрудникам. В заголовке должна содержаться информация о дате проведения совещания и его ключевой цели.
Пример оформления заголовка:
«Повестка дня февральского совещания: предложения по новому проекту»
«Повестка дня. Изменение сроков договора, сентябрь 2021»
При необходимости можно написать короткое введение (2-3 предложения), в котором раскрываются особенности совещания. Затем следует список основных задач, которые необходимо обсудить. Желательно оформить их не в виде тезисов, а в виде вопросов: так они действительно заставят подчиненных задуматься. Возле некоторых вопросов можно указать ответственных за них.
В конце документа нужно указать дату, время и место проведения собрания. Рассылать повестку стоит минимум за 3 дня до проведения совещания.
Протокол совещания
Протокол совещания – это документ, в котором описываются основные события совещания.
Протокол является обязательным документом на любом совещании. Он помогает зафиксировать самые важные идеи и предложения, прозвучавшие на собрании, а также результаты голосований на нем.
Тот протокол, который оформляется непосредственно на совещании, называется черновым. Затем он редактируется и оформляется в конечный вариант не позднее 3-5 дней после окончания совещания.
В протоколе должны быть указаны название и контактные данные компании, дата и место проведения совещания и подписи должностных лиц. Иногда добавляются ФИО и должность председателя собрания и способ, которым было проведено голосование.
Пример оформления заголовка протокола:
«Закрытое акционерное общество «Заря»
Протокол совещания от 10. 10. 2021 г. № 7
г. Коломна
Совещание проектной группы по вопросу …»
Далее указываются ФИО председателя и секретаря собраний, а также список всех присутствующих на совещании. Если список присутствующих превышает 15 персон, то в списке указывается их количество.
Пример оформления списка присутствующих:
«На собрании присутствовали:
Председатель – Баранов А. М.
Секретарь – Ковальков М. Б.
25 сотрудников (пофамильный список находится в Приложении к Протоколу)»
Затем оформляется повестка дня с указанием основных вопросов и фамилиями тех сотрудников, которые выступали с докладами по данным темам. После каждой темы следуют три графы: «Выступили», «Слушали» и «Постановили».
После этого указываются голосования, их вид и результаты. В самом конце — подписи председателя и секретаря.
Поручение
Поручение — это документ, содержащий просьбу выполнить что-либо.
В поручении содержится просьба выполнить то, что было постановлено на совещании. Чаще всего эта просьба копируется из раздела «Постановили» протокола собрания. В поручении указывается, кому и от кого направляется этот документ, само содержание поручения, срок его выполнения, а также основание для него. В основании указываются реквизиты того протокола, который стал первоисточником создания поручения, например: «Протокол от 16. 05. 21 г. № 11»
Особенности хранения документации коллегиальных органов
Протоколы совещаний различных уровней, как правило, являются документами с постоянным сроком хранения. Сроки хранения остальных документов выбирает сама компания. Для поручений это чаще всего срок в 5 лет.
Если организация не является крупной и не имеет собственного архива, то документы могут комплектоваться в дела по сроку их создания. Однако если у организации имеется свой архив, то дела в нем образуются по принципу вида документов. Так, в одном деле могут быть собраны все материалы, отражающие организационную деятельность, в другом - плановые, в третьем - протоколы и так далее.
