Система межведомственного электронного документооборота (СЭД)
СЭД – это автоматизированная система документооборота и делопроизводства, которая состоит из прикладного программного и системного обеспечения. Посредством ее применения осуществляется передача внутренних и внешних электронных документов в государственных организациях. Под взаимодействием с помощью СЭД подразумевается передача уведомлений, файлов, документов и их реквизитов.
СЭД создана с целью:
- автоматизирования процессов автоматизации процессов регистрации, хранения и обмена документов;
- выдачи и контроля исполнения поручения по решениям, связанным с системой;
- создания электронного архива документации.
Использование системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)
Система МЭДО – это единая система межведомственного электронного документооборота, осуществляющая взаимодействие государственных органов.
Межведомственный электронный документооборот используют:
- администрация Президента РФ;
- федеральные органы исполнительной власти;
- органы исполнительной власти субъектов РФ;
- прочие государственные органы и организации.
Цель создания и использования МЭДО – повысить эффективность управления в органах государственной власти посредством сокращения времени прохождения документов между ведомствами и организациями, минимизировать затраты на обработку и отправку документов, мониторить ход рассмотрения и исполнения документов.
Организатор МЭДО – Федеральная служба охраны РФ (ФСО России). В этом качестве ФСО России занимается реализацией:
- организационного и методического обеспечения МЭДО;
- введением адресных справочников МЭДО;
- созданием и эксплуатацией технико-технологической инфраструктуры и обеспечением информационного безопасности МЭДО.
Основная цель МЭДО – увеличить качественные показатели управления в госорганах, которое достигается через снижение временных затрат на обмен, обработку и контроль документооборота среди госструктур, отделов и организаций.
Главенствующая роль в реализации, внедрении и использовании МСЭД в России отведена Федеральной службе охраны РФ. Базисные задачи по организации, внедрению и обеспечению работы МЭД:
- формировать и применять все технические и технологические базы;
- защищать хранимую и передаваемую информацию;
- вести адресные информационные базы данных;
- оказывать координационную и организационную поддержку;
- оказывать методическую помощь пользователям.
Взаимодействие между СЭД государственных органов происходит через специализированные шлюзы, благодаря которым участники межведомственного электронного документооборота передают информацию между государственными органами. Каждой СЭД характерно наличие своего адаптера, приводящего отправленные сведения к единому формату.
Основным принципом МЭДО выступает связка СЭД-аккаунта и почты, чтобы обмениваться информацией. Все аккаунты МЭДО обладают персонифицированными комплексами СЭД, входящими в состав общей сети. Они:
- принимают и меняют формат МЭДО на формат СЭД;
- обрабатывают формат СЭД до формата МЭДО.
Технические и организационные возможности МЭДО
Основной функциональный базис МЭДО – информационная поддержка и взаимодействие, которыми обеспечивается непрерывный электронный документооборот, защищенный усиленной индивидуальной цифровой подписью. Официальный формат обмена – PDF.
На практике осуществление документооборот через МЭДО осуществляется следующим образом:
- отдельной системой электронного документооборота федерального органа формируется информационный пакет, который заверяет одна или большее число электронных подписей;
- рассматриваемый пакет, имеющий собственные регистрационные данные, направляют адресату в формате сообщения для МЭДО;
- полученный информационный пакет проверяют на соответствие электронной подписи и документа установленным требованиям, после чего его регистрируют в собственной СЭД.
Из-за роста популярности электронного документооборота, многие организации начинают производить документооборот между ведомствами посредством интернета. МЭДО – федеральная информационная система, разработанная специально с целью обмениваться документами между разными госструктурами и их подразделениями – участниками СЭД.
Для подключения к МЭДО, нужно оцифровать и интегрировать в общую систему документооборота предприятия. Все оцифрованные документы СЭД необходимо подтвердить квалифицированной или усиленной цифровой подписью (ЭЦП). На первом этапе должен быть выполнен достаточно значительный объем работ, но при дальнейшем применении электронного документооборота, это существенно снизит трудоемкость.
К преимуществам использования МЭДО относят полную автоматизацию взаимодействия по единым государственным правилам, возможность проведения работы с СЭД удаленно, с использованием интернета, а также возможность сохранять документацию в архивах в формате электронных документов.
Чтобы успешно отправить документ через систему электронного документооборота, необходимо соблюсти несколько правил, обязательных к исполнению:
- согласование документа – все отдельные правки собирают в один файл;
- не использовать в названии кириллицу и специализированные символы – разрешено использование латинских букв, цифр и нижнего подчеркивания;
- конвертация файла в формат PDF;
- нанесение регистрационного штампа и отметки ЭП.
После подписания и утверждения документа руководителем, он должен быть зарегистрирован. Для этого специальным мастером нанесения штампов на файл наносится отметка о подписи и файл регистрируется в системе. По этому номеру должно быть легко идентифицировать документ в базе.
