Анализ организации документационного обеспечения деятельности коммерческой структуры и его совершенствование

Понятие документационного обеспечения коммерческой организации

Документационное обеспечение является обязательным, важным аспектом работы, деятельности любой организации – в каждой компании составляют и принимают необходимые документы, фиксирующие итоги деятельности, финансовое состояние организации в определенный отрезок времени, взаимодействие с персоналом, материально-техническое обеспечение и пр. То есть, документы отражают все аспекты работы организации в письменном формате, а также в виде конкретных документов.

На документы возложена важная функция – обеспечить управленческие функции в рамках одного предприятия. Работа с документами – важная составляющая управленческой деятельности. Любая операция с документами влияет на эффективность целостного управления предприятием.

На современных предприятиях работа с документами базируется на информационных и компьютерных технологиях. Функции службы документационного обеспечения предприятий – это не только организация документооборота в учреждении, но и контроль и учет их исполнения. Службе ДОУ непосредственно ставятся задачи внедрения автоматизированных информационных систем по работе с документами, обеспечения режима доступа к информации и ее защите, а также совершенствования работы с документами.

Службой ДОУ в рамках своих полномочий решаются следующие задачи:

• обеспечить документационное управление деятельности организации;
• организовать работу с документами внутри организации;
• учет и совершенствование процедур работы с документами.

Задачами ДОУ определяются также функции документационного обеспечения учреждения.

Функции ДОУ

ДОУ выполняет несколько функций:

• разрабатывать и проектировать бланки, обеспечивать их изготовление;
• обеспечивать контроль качества подготовки и оформления документов;
• соблюдать установленную процедуру согласования и удостоверения документов.

Работу с документами на крупных предприятиях осуществляет целый отдел ДОУ. Но в большинстве организаций часть документационной работы перекладывается на рядовых сотрудников, чем заметно сокращается время на выполнение работниками своих основных трудовых обязанностей. Сейчас работа с документами занимает до 80 % от рабочего времени рядового сотрудника, что обуславливает необходимость непрерывно совершенствовать процедуру ведения документации. В современных условиях организации могут изыскивать пути упрощения документационного обеспечения организации.

Проблемы документационного обеспечения и пути их решения

В наши дни необходимо решить следующие проблемы документационного обеспечения управления на предприятии:

• несовершенные управленческие системы как для документации, так и для информационных ресурсов;
• использование на предприятиях устаревших методик обработки и хранения информации, чтобы формировать документацию;
• несовершенная система архивного хранения документов и недостаточный объем внимания, уделяемого кадровому обеспечению управления документацией в организации.

На сегодняшний день методы совершенствования документационного обеспечения на предприятиях делятся на два вида:

• методы, направленные на совершенствование технологии документооборота;
• методы, цель которых – сократить объем документации в организации.

При использовании методов первого типа предприятия часто берутся за оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочение документационной нагрузки. Большая роль отводится автоматизации документооборота и внедрению автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. Внедрение автоматизированных систем предполагает своевременное проведение диагностики и выявление недостатков функционирования систем, чтобы рационализировать документооборот.

При использовании группы методов по сокращению документооборота принято использовать модели упорядочения процессов документирования и унификации ряда отдельных видов документов, установление стандартов и регламентов по работе с документацией. Это дает возможность упорядочения образования документов и снижения объема документооборота в организации.

Наиболее часто к причинам усложнения документооборота на предприятии относят некачественное построение работы с документами, чем диктуется необходимость постоянно контролировать исполнение. Необходимо, чтобы в организациях разработали и применяли формы контроля, вели картотеки, что помогает снижать число излишне созданных документов, что сократит время работы с лишними документами.

Автоматизированные системы сами по себе не решит вопросы по совершенствованию документооборота. Для автоматизации документационного обеспечения нужна разработка компьютерных сетей, связывающих компьютеры разных отделов организации.

Благодаря компьютерным сетям легко отследить любое взаимодействия с документами, хранить, передавать и вносить изменения во всю сеть автоматизированной системы документационного обеспечения. Такие системы помогают в отслеживании документооборота, упрощении организации передачи документов и пр. Контроль за исполнением документов выполняют с использованием специальных программ контроля.