Налоговую отчетность необходимо обязательно сдавать через Интернет, если численность сотрудников превышает сто человек. Бухгалтерскую отчетность можно сдавать как на бумаге, так и в электронном виде. Численность организации при этом значения не имеет.
Если среднесписочная численность сотрудников превышает двадцать пять человек, то в ФСС и ПФР России отчетность необходимо сдавать только в электронном виде.
С 1 квартала 2014 года отчетность по НДС можно сдать только в электронном виде.
Получение электронно-цифровой подписи
Обязательным элементом для сдачи отчетности посредством электронных каналов связи является электронно-цифровая подпись - ЭЦП. Любая сдача отчетности через сеть интернет разрешается, только если сдаваемые документы заверены ЭЦП.
Вариантов получения ЭЦП несколько:
- через удостоверяющий центр;
- в организации, оказывающей услуги по сдаче отчетности;
- в комплекте с программным обеспечением.
Сфера использования электронной подписи может быть разной. Подпись может использоваться, только для подписания отправляемой электронной отчетности через интернет. Также ЭЦП может носить универсальный характер и ею можно заверять различные виды документов, используемые в электронном документообороте.
Системы формирования отчетности
На сегодняшний день существует больше десяти лицензированных систем, позволяющих формировать и отправлять отчетность. Все они принципиально не отличаются друг от друга.
По принципу работы все системы делятся на две категории:
- офлайн-системы или «толстый клиент»,
- онлайн-системы или «тонкий клиент».
При использовании офлайн-системы программное обеспечение устанавливается на компьютер налогоплательщика. Таким образом, отчетность формируется на жестком диске компьютера организации. После формирования отчетности, она подписывается своим закрытым ключом, т.е. электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Затем отчет шифруется, и файл с помощью открытого ключа ЭЦП инспекции отправляется. Подключение к интернету требуется только в момент перед отправкой отчета.
Отчет, в виде зашифрованного файла пересылается по электронной почте на сервер оператора связи. Специальный оператор по электронной почте пересылает налогоплательщику файл-подтверждение подписанный ЭЦП спецоператора. Отчет же спецоператор высылает на сервер инспекции. Аналогичным образом, только в обратном направлении, движутся документы, высылаемые инспекцией налогоплательщику. К ним относятся:
- квитанция, подтверждающая доставку отчетности до сервера инспекции,
- квитанция о приеме декларации или отказе в приеме, с указанием причин отказа.
Наибольшей популярностью среди систем такого типа являются «Такском-Спринтер», «Астрал Отчет», «Контур-Экстерн Лайт», «СБиС++». Плюсом таких систем является то, что при использовании для доступа в интернет dial-up соединения, слабого канала доступа офлайн-системы удобнее онлайн-систем.
Минусом систем этого типа является необходимость самостоятельно устанавливать обновления, новые формы налоговых деклараций. Если, по каким-то причинам не установлены обновления, то отчетность инспекцией принята не будет.
При использовании офлайн-систем появляется необходимость хранить архивы на отдельных носителях. В офлайн-системах архивы всех отправленных отчетов хранится на жестком диске компьютера налогоплательщика. Соответственно, поломка компьютера может привести к потере отчетности. В связи с этим, отправленные декларации и расчеты необходимо копировать на иные носители.
Еще один значительный минус данных систем - привязка к конкретному компьютеру, на котором установлена система для отправки отчетности. При использовании офлайн-систем существует меньшая определенность фиксации времени отправки. Это связано с тем, что датой отправки считается время подтверждения от спецоператора связи. Существует опасность задержки почтой отчета и налогоплательщик с опозданием получит подтверждение, датированное более поздним числом, чем требуется.
Он-лайн система подразумевает работу в интернет-браузере. Установка специальных программ для формирования отчетности на определенный компьютер не требуется. Используя сертификат своей электронной подписи, налогоплательщик работает на сервере спецоператора. В некоторых онлайн-системах данные можно вводить как вручную, так и прикрепить готовый файл, предварительно сформированный в бухгалтерской программе.
Формирование, подписание и шифрование отчета в системах данного типа производится непосредственно на рабочем месте налогоплательщика. Принципиальное отличие от офлайн-систем заключается в том, что все процессы проходят не на жестком диске, а с помощью временных интернет-файлов. Данная особенность онлайн-технологий позволяет избавиться от необходимости отслеживать обновления и загружать их на свой компьютер.
Соединение с сервером требуется только после подписания и шифрования отчета для его отправки. После запуска команды «Отправить отчет» данные отправляются не по почте, а моментально сохраняются на сервере спецоператора. Уже через несколько секунд приходит с сервера подтверждение спецоператора, которое считается временем отправки отчета. Затем отчет с сервера отправляется в инспекцию.
На следующем этапе инспекция налогоплательщику высылает документы о приеме отчетности. В зашифрованном виде они поступают на сервер спецоператора и там сохраняются. При помощи сертификата ЭЦП клиент заходит на сервер и просматривает квитанции, протоколы.
Плюсы и минусы онлайн системы
Оналйн-система обладает множеством преимуществ, пользоваться ей просто и достаточно удобно. Но создание и поддержание такой системы огромная работа.
Системы такого типа обладают только одним минусом - при использовании соединения dial-up, т.е. слабого канала доступа, работа с онлайн-системой может быть не совсем комфортной.
При этом система обладает множеством плюсов. Не надо задумываться об установке обновлений. Последние утвержденные формы расчетов и деклараций выкладываются производителем системы. Бухгалтер всегда сможет отправить декларацию в актуальном формате.
Не надо хранить на съемных носителях отправленные отчеты. Все отправленные отчеты хранятся на сервере спецоператора в зашифрованном виде. При помощи сертификата своей электронной подписи можно получить к ним доступ с любого рабочего места. Но есть важная особенность, для того чтобы получить доступ к отправленным декларациям, необходимо хранить даже ключи с истекшим сроком действия.
Бухгалтер, в случае использования онлайн-системы, не зависит от конкретного компьютера. Для работы с другого компьютера требуется только носитель с сертификатами ключей и программа «Крипто Про» для шифрования.
Моментальное присвоение даты представления отчетности позволяет в любых ситуациях сдать отчетность своевременно. Часто приобретая онлайн-систему, клиент получает одновременно в комплекте и офлайн-систему.
Алгоритм сдачи электронной отчетности
Кратко алгоритм сдачи электронной отчетности выглядит следующим образом:
- заключение договора с контролирующими органами, в которые будет сдаваться отчетность, об электронном документообороте;
- получение электронного ключа (ЭЦП) для подписи отчетов;
- приобретение программного обеспечения;
- подготовка отчета при помощи программы;
- заверка отчета электронной подписью и передача документа в контролирующий орган через сеть Интернет;
- прохождение первичного контроля на наличие технических ошибок и незаполненных полей;
- получение подтверждения о приеме отчета контролирующим органом.
