Классическое представление о бухгалтерском учете – монотонный труд с постоянными одинаковыми, повторяющимися изо дня в день операциями, недаром к кандидатам на должность бухгалтера в требованиях часто указывают такие качества, как усидчивость, аккуратность и внимательность. При обработке больших объемов бумажной документации велика вероятность совершения ошибки в учете, автоматизация бухгалтерского учета позволит уменьшить количество ошибок в разы.
Что дает автоматизация бухгалтерского учета
- Данные бухгалтерского учета будут систематизированы
- Оперативное реагирование на изменение законодательства
- Экономия времени и человеческих ресурсов
- Уменьшение количества ошибок, арифметические - исключаются
Как выбрать программу
В нынешних условиях функционирования бизнеса, руководители предприятий постоянно анализирует финансовые показатели компании, поэтому к критериям выбора программного обеспечения автоматизации бухгалтерского учета уделяется внимание не только руководителями финансовых и бухгалтерских служб. Необходимо обратить внимание на следующие моменты.
- Своевременное обновление баз под изменения законодательства
- Простота в использовании – бухгалтера, обычно, и так очень заняты, чтобы тратить время на изучение и понимание сложных алгоритмов системы
- Количество и качество формируемых отчетов – идентичность цифр, при формировании отчетов по одинаковым критериям из разных модулей
- Гарантия постоянной технической поддержки
- Ценовая составляющая – дешевые программы не смогут обеспечить качественными финансовыми отчетами
Внедрение программ по бухгалтерскому учету
После того, как сделан выбор в приобретении той или иной автоматизированной системы бухгалтерского учета, предстоит более важный этап – внедрение программы на предприятии. Далее представлены основные этапы внедрения.
Определение масштабов внедрения, оно будет зависеть от:
- поставленных целей – только ли национальные стандарты бухгалтерского учета должны быть внедрены или дополнительно необходимы связки с МСФО, это разные принципы учетов, книги, алгоритмы, последовательности, срок
- других отделов предприятия, которые будут пользоваться или же, наоборот, предоставлять информацию для бухгалтерских книг
- геолокации сотрудников бухгалтерского отдела: все ли они вместе находятся в одном здании, на одном этаже, или она работают в разных офисах в одном городе, или же внедрение будет происходить на территории одной или нескольких стран
- от масштабов предстоящего внедрения будет зависеть количество человеческих и временных ресурсов. И вновь разброс слишком велик: это могут быть 2-3 специалиста поддержки информационных технологий, которые справятся с задачей за несколько недель, а могут быть международные команды профессионалов, которые будут работать над проектом больше года
Следующий шаг - обучение и тестирование. Обучающие материалы предоставляются бухгалтерам, но на практике, их мало кто читает, смотрит, изучает, люди заняты своей работой. Другое дело, если сотрудников направили на семинары, в командировки по обучению новой программе. Что касается тестирования, то чаще всего руководство выделяет по своему усмотрению, принимая во внимание желания сотрудников, отдельные группы работников с разных участков учета, которые тестируют новые возможности всей автоматизированной системы. Иногда и этот процесс может занять несколько месяцев, когда люди фактически дублируют свою работу, проводя проводки и в старой привычной программе, и во вновь установленной в тестовом режиме.
И завершающий этап внедрения – запуск рабочей базы, по-английски говорят «go live» проекта, что означает «идти жить». Если все предшествующие шаги были выполнены качественно с устранением возникающих проблем, то установленная автоматизированная система бухгалтерского учета облегчит трудовую жизнь бухгалтерии и принесет прибыль и пользу всему предприятию.
