Формирование оптимальной системы контроля в библиотеке

Библиотечный контроль: сущность и функции в современных условиях

Внедрение в практику управления библиотечными процессами стратегий менеджмента привело к необходимости организации системы контроля. В ее основе лежит оценка результативности работы по ряду критериев, которые предполагают количественную и качественную оценку.

Функции контроля в системе управления библиотечной работы многообразны, в их числе:

• проверка результатов реализации стратегий и планов деятельности библиотеки,
• оценка эффективности работы на основе сопоставления полученных выгод и затраченных ресурсов,
• выявление слабых зон и трудностей в управлении, а также реализации библиотечных процессов,
• корректировка текущих и перспективных планов развития библиотеки с учетом анализа ее деятельности,
• определение приоритетных направлений развития и планов работы.

Современный контроль в библиотеке отличается от тех видов контроля, который осуществлялся при реализации директивной модели управления. Ранее контроль выполнял в основном надзорную и проверяющую функции, жестко регламентируя деятельность системы. Сегодняшние модели контроля носят гибкий характер, позволяя использовать контроль как инструмент развития библиотечной системы.

На современном этапе контроль в библиотеке представляет собой часть стратегического управления процессами библиотечной работы, направленными на анализ результативности работы и выявление трудностей, с которыми столкнулся коллектив в ходе реализации деятельности.

Формирование оптимальной системы контроля в библиотеке

В современной библиотеке используются разные виды контроля:

1. По участвующим в нем субъектам выделяют внешний и внутренний. Первый вид осуществляется органами государственной власти и ведомственными организациями, правоохранительными и ревизионными органами. Внутренний контроль организуется административно-управленческим аппаратом самой библиотеки.
2. По объему вычленяют полный, частичный и выборочный виды контроля. Полный контроль направлен на всестороннюю проверку деятельности библиотеки. Частичный и выборочный контроль связаны с сужением объема сведений и областей деятельности, подлежащих проверке.
3. По отношению к процессу реализации библиотечной работы контроль может быть предварительным, текущим и заключительным. В ходе первого вида контроля происходит оценка имеющихся в библиотеке ресурсов для осуществления того или иного проекта. Текущий контроль нацелен на оценку хода реализации проекта, а заключительный позволяет проанализировать результаты работы в целом.

Формирование эффективной системы контроля в библиотеке носит процессуальный характер и базируется на ряде этапов:

1. Постановка целей и задач контроля, определение его места в системе управления библиотечной деятельностью.
2. Выбор объектов или направлений работы, которые будут подвергать анализу, оценке и проверке.
3. Выработка критериев (показателей), в соответствии с которыми будет происходить оценка и анализ деятельности. Критерии должны отличаться многообразием, отражая все стоны деятельности организации, и включать разные параметры оценки: количественные и качественные.
4. Выработка и оценка методики осуществления контроля, включая определение форм и методов контроля, инструментов обработки данных и способов их оценки.
5. Рефлексия, связанная с анализом эффективности проведенных контролирующих мероприятий и прогнозом их значения для развития библиотеки.

Важной составляющей контроля в библиотеке является разработка информационной среды, которая обеспечивает оперативный доступ к процессам, происходящим в организации, а также организует обратную связь между контролирующим субъектом и сотрудниками.

Оптимальный характер системы контроля обеспечивается следующими характеристиками:

1. Соотнесение со стратегическими целями планирования деятельности библиотеки, нацеленность на выявление тех аспектов работы, которые способствуют или, наоборот, препятствуют осуществлению деятельности библиотеки.
2. Ориентация на достижение планируемого результата.
3. Своевременный характер контроля, его созвучность тем процессам работы, которые требует корректировки ил оценки.
4. Гибкость и вариативность инструментов контроля, умение сочетать разные формы и приемы проверки.
5. Экономичность затрат (материальных, кадровых, временных) при осуществлении контрольных мероприятий.

Эффективный контроль в библиотеке предполагает не только осуществление контролирующей функции «сверху», но и развитых форм контроля деятельности «на местах». Для этого необходимо развивать навыки самоконтроля в профессиональной деятельности, налаживать обратную связь между сотрудниками и повышать уровень ответственности коллектива за эффективность и результативность совместного труда.