Способы создания баз данных
Способы создания различных баз данных (БД) различаются. Например, в базах данных класса NoSQL (Redis, MongoDB) вообще нет понятия "создания". В них сразу можно вводить данные, а за их структуру будут отвечать специальным образом организованные "ключи", по которым и производятся выборки.
В реляционных, т.е. состоящих из взаимосвязанных таблиц, базах для создания компонентов БД следует выполнять команды на специальном языке SQL. Это требует от пользователей специальной подготовки (изучения этого языка).
Наиболее удобны с точки зрения быстрого создания реляционных БД офисные пакеты, такие как Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice и др. В них создание баз данных и наполнение их таблицами, формами, отчетами и другими объектами производится в визуальном режиме: с помощью меню, мыши и других комфортных средств. Лидером среди офисных баз данных является Microsoft Access. Рассмотрим особенности создания баз данных в этом приложении.
В этой статье рассматривается пример для Access из пакета Office-365. Для более ранних версий процесс аналогичен, но может различаться в деталях.
Варианты создания баз данных в Microsoft Access
Пустую базу данных можно создать в проводнике Windows, щелкнув правой кнопкой на пустом пространстве и выбрав "Создать... Базу данных Microsoft Access". Появится пустой файл (ему сразу же можно присвоить подходящее имя), который следует открыть двойным щелчком. Однако в современных версиях программы предусмотрены более эффективные способы выполнения этого действия.
Работа с шаблонами
Можно создать новую БД:
- из стандартного шаблона: несколько готовых шаблонов поставляются вместе с программой;
- из шаблона с сайта Office.com: там имеется обширная коллекция заготовок для баз данных различного назначения; их можно загружать по сети с помощью меню (вкладка "Создать").
Рисунок 1. Варианты создания новой базы данных в MS Access. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Шаблоны представляют собой предподготовленные незаполненные базы данных для различных нужд: ведения учета материальных ценностей, списков сотрудников, клиентов, финансов и т.п. В шаблонах имеются необходимые таблицы с уже установленными связями, формы, отчеты и т.д.
Шаблоны, как и пустые базы данных, можно редактировать: добавлять и изменять таблицы, формы и другие объекты.
С сайта Office.com можно загружать не только целые шаблоны, но и так называемые "части приложения" - связанные между собой компоненты, например, таблица и построенная на ее основе форма.
Выбрав на вкладке "Создать" подходящий шаблон, следует указать имя файла. По окончании процесса можно сразу начинать вводить данные.
Создание пустой базы данных
Для создания пустой БД следует на вкладке "Файл" выбрать пункт "Создать" и вариант "Пустая база данных", затем указать имя файла. Access создаст БД с незаполненной таблицей "Таблица1". Она сразу же будет открыта в режиме таблицы. Для добавления данных нужно просто вводить их, отложив оптимизацию структуры колонок. Процесс ввода данных похож на работу с листом Excel.
Файл Blank.accdb в папке [диск установки]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049\Access. используется как шаблон для всех новых локальных пустых баз данных. Все новые базы данных наследуют содержимое этого файла. Это отличный способ распространения содержимого по умолчанию.
Создание таблиц и других объектов БД
Открыв в режиме конструктора вновь созданную таблицу, можно построчно добавлять поля, давать им названия, присваивать типы и прочие свойства. Названия полей должны соответствовать предметной области. Например, если БД используется для учета книг, то в основной таблице следует предусмотреть такие поля, как "Название", "Автор", "Год издания" и т.п. Сами таблицы по окончании их создания тоже следует называть адекватными именами: "Книги", "Авторы", "Издательства" и т.п.
В конструкторе таблиц предусмотрены следующие характеристики полей:
- размер: для текста это максимально допустимое количество сохраняемых в поле знаков; для числовых полей - варианты "Длинное целое", "Двойное с плавающей точкой" и др.;
- формат поля - способ отображения данных (текст, число, дата);
- маска ввода позволяет обеспечить корректность вводимых данных;
- значение по умолчанию будет отображаться в поле при добавлении новой строки в таблицу;
- обязательное поле - свойство, указывающее, обязательно ли вводить значение; невозможно будет добавить запись, если в обязательное поле не введено значение.
По окончании конструирования нескольких таблиц, следует продумать их связи между собой. Для этого удобно использовать схему данных.
Рисунок 2. Схема данных, показывающая связи по ключевым полям между таблицами. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Импортирование данных из других источников
Можно скопировать и вставить в таблицу Access данные из других офисных таблиц (Word, Excel). Для этого используется буфер обмена. При этом целесообразно проектировать таблицы БД так, чтобы типы данных в них соответствовали вставляемым. Другой эффективный способ - перенос данных их внешних файлов (текстовых, html, внешних источников) с помощью визардов импорта, которые позволяют контролировать процесс переноса: разбивает текст на колонки, пытается определить типы хранящихся в них данных и заголовки полей и т.п.
Рисунок 3. Импорт данных из внешнего файла. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Создание запросов, форм, отчетов
При создании баз данных следует основное внимание уделить проектированию таблиц и связям между ними. По мере того, как они будут заполняться всё большим количеством данных, менять их структуру будет всё сложнее, поскольку это может затронуть смежные таблицы (и даже связанные внешние базы данных). Поэтому к созданию форм и отчетов следует приступать только после того, как работа над структурой основных таблиц закончена. К счастью, MS Access предоставляет мощные визарды и шаблоны для этого, трудоемкость конструирования форм и отчетов не велика и менее ответственна по сравнению с созданием и заполнением таблиц.
