Справочник "Сотрудники" применяется для хранения всех необходимых данных о сотрудниках организации. Это необходимо для ведения бухгалтерского учета, учета налогообложения физических лиц и для начисления заработной платы.
Назначение справочника сотрудников
Справочник сотрудников имеет широкий спектр применения и используется для ведения аналитического учета по следующим счетам:
- социальное страхование,
- пенсионное обеспечение,
- медицинское страхование,
- расчеты по оплате труда,
- возмещение ущерба,
- расчеты с подотчетными лицами в рублях или в валюте и прочие операции.
Справочник состоит из трехуровневой иерархической структуры. Это свидетельствует о том, что его элементы могут классифицироваться по группам и подгруппам.
Как правило, в группах находится информация о расчетах заработной платы сотрудников, а подгруппы составляют папки по направлениям деятельности.
К примеру, в том случае, если организация ведет четыре вида деятельности: оптовая торговля, розничная торговля, сервисное обслуживание и транспортные перевозки, а заработная плата начисляется при помощи двух расчетчиков: “Расчетчик 1” и “Расчетчик 2”, то необходимо сформировать две группы “Расчетчик 1” и “Расчетчик 2”.
В группе “Расчетчик 1” следует создать несколько подгрупп: “Розничная торговля” и “Транспортные перевозки”, а внутри второй группы - “Оптовая торговля” и “Сервисные услуги”. Данные о сотрудниках организации будут выведены в подгруппы в зависимости от направления их деятельности.
Ввод данных
Для открытия справочника сотрудников следует открыть диалоговое окно “Справочники” при помощи клавиши вверху экрана. В открывшемся меню нужно нажать на кнопку “Сотрудники” для отображения элементов справочника в виде списка. Изначально данный список будет пуст. Для его заполнения необходимо нажать на клавишу “Иллюстрированный самоучитель по 1С. Заполнение справочников”, следующим шагом будет выбор справочника. В данном случае подходит пункт “Сотрудники”, который расположен на командной панели, используемой для ввода информации о элементах.
Если организация использует несколько расчетчиков, то необходимо ввести столько групп, сколько и расчетчиков.
Каждая введенная группа будет отмечена квадратом желтого цвета со знаком “+” с левой стороны.
Для того чтобы войти в группу расчетчика, необходимо нажать мышью на желтый квадрат, находящийся по левую сторону от необходимой группы. После этого вы окажетесь внутри группы и вместо исходного значка появится символ, напоминающий открытую книгу. Затем необходимо ввести информацию о всех папках направлений деятельности при помощи кнопки “Иллюстрированный самоучитель по 1С”. По окончанию ввода данных о папках расчетчиков организации можно начинать процесс введения самих элементов справочника. Для этого нужно выбрать расчетчика и папку с необходимым направлением деятельности, с которой будет начат ввод данных о сотрудниках.
Для того чтобы открыть окно ввода элементов справочника, следует щелкнуть мышью по строке “Новый”. Если учет заработной платы ведется в другой программе, то необходимо установить константу “Учет заработной платы” во внешней программе, выбрав параметр “да”. После данного действия перед вами будет открыто диалоговое окно, содержащее две кнопки-закладки вверху экрана под названием “Общие сведения” и “Прочее”.
В случае если значения константы “Учет заработной платы во внешней программы” находятся с параметром “Нет”, то перед вами появится диалоговое окно, содержащее пять кнопок-закладок: “Общие сведения”, “Начисление заработной платы”, “Налоги и отчисления”, “Изначальные данные” и “Прочее”.
Реквизиты всех вкладок справочника “Сотрудники”
Для того чтобы произвести ввод реквизитов, нужно нажать на закладку “Общие сведения”. Необходимо ввести следующую информацию:
- индивидуальный номер налогоплательщика;
- фамилию, имя и отчество сотрудника;
- должность, которую занимает работник;
- подразделение, в котором работает сотрудник.
Стоит помнить о том, что реквизиты периодические и необходимо установить при помощи клавиши внизу справа дату начала действия введенного значения. То есть указать именно ту дату, начиная с которой работник числится в определенном подразделении.
Рисунок 1. Сведения о сотруднике. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Справочник “Физические лица”, предназначенный для ввода и редактирования информации, может быть открыт лишь при помощи выбора команды перехода от пункта “Физические лица” к другой группе.
