Выдаваться денежные средства подотчетным лицам могут наличным или безналичным способом. Выдачу наличных денег можно оформить с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Этот документ вы можете найти в меню «Касса». Выдачу безналичных денег – с помощью документа «Списание с расчетного счета», который расположен в меню «Банк» и находится в журнале «Банковские выписки».
Выдача наличных
Для выдачи денег из кассы подотчетному лицу, используйте вид операции документа «Выдача подотчетному лицу». Для корректной выдачи денежных средств, укажите подотчетную сумму, которую нужно вводить вручную, и подотчетное лицо, которое нужно выбрать из справочника «Физические лица». На вкладке «Печать» создается печатная форма документа. Все поля будут заполняться автоматически, кроме полей «Основание» и «Приложение», которые необходимо заполнить вручную.
После того как документ будет проведен, остаток денег в кассе уменьшится, а задолженность перед физическим лицом, который получил подотчетную сумму, возрастет.
Выдача безналичных
Для выдачи безналичных денег подотчетному лицу, используйте вид операции документа «Перечисление подотчетному лицу». Чтобы перечисление денежных средств прошло корректно, нужно правильно заполнить обязательные реквизиты:
- сумму,
- подотчетное лицо,
- получателя,
- счет получателя,
- назначение платежа.
После того как документ будет проведен, остаток денег на расчетном счете уменьшится, а задолженность подотчетного лица возрастет.
Задолженность подотчетных лиц.
После получения подотчетным лицом денег, для него возникает задолженность. Данные о задолженности всегда можно отследить с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71».
Оформление авансового отчета
Авансовый отчет нужен для закрытия задолженности сотрудника, т. е. для отражения расходов денежных средств, которые были выданы на нужды предприятия. Документ «Авансовый отчет» можно найти в меню «Касса». Чтобы данный документ провелся корректно, нужно правильно заполнить документ. Физическое лицо нужно выбрать из справочника «Физические лица». В табличной части «Авансы» выберете документ, по которому был получен аванс. В табличных частях «Товары», «Оплата» и «Прочее» оформляются расходы подотчетного лица. Сотрудник, он же подотчетное лицо, тратит выданные ему деньги для приобретения товарно-материальных ценностей, оплаты услуг сторонних организаций и т. д. После заполнения данного документа его нужно провести. После проведения уменьшится задолженность сотрудника.
Оформление перерасхода и остатка денежных средств
Иногда бывают ситуации, когда сотруднику не хватает выданных ему денег для оплаты покупок. При возникновении такой ситуации сотруднику приходится использовать собственные деньги, которые предприятие потом ему возвращает. Перерасход отражается в оборотно-сальдовой ведомости. Предприятие возвращает денежные средства, которые потратил сотрудник из своего «кармана», через документ «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета».
Также бывают ситуации, когда выданные деньги расходуются не полностью. Тогда у сотрудника на руках остаются подотчетные деньги, которые сотрудник должен вернуть предприятию. Задолженность сотрудника также отображается в оборотно-сальдовой ведомости. Возврат оставшихся денежных средств отражается в документе «Приходный кассовый ордер», который доступен в меню «Касса». В документе следует указать вид операции «Возврат от подотчетного лица». Чтобы документ был проведен корректно, правильно заполняйте реквизиты: сумму остатка и подотчетное лицо. На вкладке «Печать» формируется печатная форма документа. После проведения документа задолженность сотрудника уменьшится, а остаток на кассе увеличится. Задолженность сотрудника отображается в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71».
