Общая характеристика официально-деловой коммуникации
Становление письменной официально-деловой коммуникации обусловлено развитием государственно-управленческого аппарата, нуждающегося в документальном оформлении правовых отношений, возникающих в этой сфере жизни общества.
Официально-деловая речь, формирующаяся на базе одного из функциональных стилей языка, представляет собой разновидность общения в административно-управленческой, юридической, хозяйственной сферах деятельности. Языковым субстратом данной формы общения является письменный текст (документ), в котором фиксируется информация, имеющая официально-правовой статус.
Документ – основная единица официально-деловой коммуникации. Он представляет собой материальный объект на любом носителе (бумажном, электронном), в котором фиксируется значимая с точки зрения делового общения информация. Деловые документы носят официальный характер и предназначены для общественного использования, а также закрепляют правовые отношения субъектов деятельности, приобретая юридическую силу.
Официальность и статус юридически значимого объекта официально-деловому документу придают реквизиты – совокупность элементов, относящихся к обязательным компонентам его структуры. Перечень реквизитов для каждого документа различен и определяется его назначением и структурными особенностями. Однако в любом документе есть стандартный набор компонентов, к которым относят сведения об организации-исполнителе документа, дату его создания, заголовок, номенклатурный номер, тело документа, содержащее основную информацию, а также подпись, печать и проч.
Совокупность обязательных элементов документа, расположенных в определенном порядке, образуют формуляр деловой бумаги, который определяется стандартами делопроизводства, принятыми в данном государстве.
Интернациональные свойства русской официально-деловой письменной речи
Наблюдения за процессом делопроизводства и документооборота в разных странах позволяет сделать вывод, что деловая корреспонденция, несмотря на национальную специфику, имеет и ряд сходных черт в оформлении и содержании. К содержанию таких документов предъявляются следующие требования:
- Точность и недвусмысленность формулировок, проявляющиеся в том, что все слова употребляется в одном, свойственном им значении, отсутствуют смысловые и речевые ошибки, затрудняющие понимание.
- Логичность и последовательность изложения, отсутствие алогизмов и других ошибок, связанных с правильной формулировкой мыслей.
- Стандартная структура, повторяющаяся из документа в документ.
- Тенденция к унификации содержания, приведение его к единообразию.
Интернациональные характеристики официально-деловой коммуникации формировались под влиянием развития деловых отношений и зависят от особенностей этого вида общения. Поскольку участники официальной коммуникации выступают как субъекты правовых отношений, содержание документа имеет юридическую силу, что отражается и на его речевом оформлении, общие принципы которого неизменны для каждого государства:
- Изложение информации в официально-деловых документах основывается на формально-логическом принципе, что предполагает официальный, а не межличностный характер коммуникации.
- Участники официального общения выступают не как частные лица, а как субъекты определенных общественных отношений, поэтому обмен информацией носит неличный характер. Коммуниканты в таком общении – коллективный автор и коллективный адресат как носители определенных социальных ролей (например, органы государственной власти – граждане, администрация учреждения – коллектив учреждения).
- Стандартная структура имеет характер общего требования для любых документов официально-деловой коммуникации. Это обусловлено типовыми ситуациями, в которых они используются. Например, обращение сотрудника к руководителю (заявление), распоряжения администрации (приказ), трудоустройство (трудовой договор). Стандартная форма позволяет упростить делопроизводство и унифицировать его структуру, приведя ее к определенным стандартам. Это не только экономит время, но и облегчает восприятие информации, передаваемой в документе, а также помогает избегать различных ошибок и неточностей в передаче содержания.
- Повышенные требования к соблюдениям правил и норм коммуникации, принятых в деловом общении. Деловой этикет сопровождает и делопроизводство, что выражается в использовании принятых в данной сфере общения речевых формул вежливости (например, обращения к адресату сообщения, оформления делового письма, составления благодарственного послания и так далее). В официально-деловой коммуникации неприемлемы фамильярность, грубость, различные формы речевой агрессии. Этих требований придерживаются все участники деловой коммуникации независимо от национальной принадлежности.
- Этический компонент официальной коммуникации связан с правилами поведения участников делового общения. Например, стандартными требованиями интернационального характера являются оперативность при ответе на обращение или жалобу, подчеркнуто вежливое отношение к собеседнику или адресату, пунктуальность и точность, безукоризненная честность и безоценочное отношение к адресату независимо от его национальности, пола, возраста, религиозных и политических убеждений.
Таким образом, специфика делового общения, проявляющаяся в его официальности, правовом статусе, надличностном характере, типовой структуре, определяют и интернациональные черты данного типа коммуникации, которые проявляются в стандартных ситуациях создания официально-деловых документов.
