Управление улучшениями - это разновидность управленческой деятельности в организации, воздействие которой направлено на внедрение изменений, приводящих к положительным результатам.
Сущность процесса «Управление улучшениями»
Неотъемлемой частью деятельности организации по достижению целей в области качества является управление улучшениями. Речь идет про мероприятия, действия, операции, выполнение которых должно приводить к повышению значений показателей, характеризующих эффективность и результативность деятельности организации.
Необходимость улучшений в организации обусловлена условиями изменяющейся среды. Изменяются запросы потребителей, изменяются характеристики конкурентов, изменяются требования законодательства и т. д. Для того чтобы соответствовать новым требованиям, которые обычно выше предыдущих, организация вынуждена совершенствоваться в тех или иных аспектах своей деятельности.
Процесс управления улучшениями в организации в большинстве случаев состоит из действий по созданию атмосферы безотлагательной работы, формированию влиятельной команды реформаторов, поиску перспектив, определению стратегии, созданию условий для широкого участия работников в преобразованиях, планированию, достижению и закреплению ближайших результатов и др.
Моделирование процесса «Управление улучшениями»
Процесс управления улучшениями, как правило, заключается в работе с достаточно большим объемом информации об объекте улучшения, которая нуждается в обработке, обобщении и формализации. В связи с этим в менеджменте качества возникла практика построения моделей данного процесса.
Модель представляет собой совокупность объектов и отношений между ними, которая адекватно описывает существенные с точки зрения решаемой задачи свойства моделируемой системы. Характерные черты любой модели заключаются в следующем:
- построение модели сопровождается сознательными упрощениями, которые представлены уменьшенным масштабом (размером) модели и ее сложности в сравнении с оригиналом;
- модель сохраняет ключевые соотношения между разными частями;
- модель работоспособна, т.е. она в принципе может работать как оригинал (во всяком случае, похожим образом);
- модель адекватна действительным свойствам оригинала.
Моделирование процесса «Управление улучшениями» позволит организациям получить ряд преимуществ. Так, информационные модели могут объединить в себе специальные управленческие регистры, благодаря чему становится возможным точное выявление и объективное оценивание системы управления организацией.
С помощью моделей рассматриваемого процесса организации могут создавать и поддерживать в рабочем состоянии документированные процедуры (регламенты), которыми установлен порядок выполнения функций. Более того, этот порядок можно подготавливать к внедрению организационных изменений в формате требуемых стандартов качества.
Как показывает практика, технологии моделирования дают организациям возможность быстро провести улучшения, в частности, внести соответствующие изменения в регламенты деятельности, что обеспечит протекание организационных изменений в контролируемых условиях. Еще модель позволит наглядно описать начальное, желаемое и конечное состояния организации, а также задать план или программу улучшений.
Качество моделирования текущего состояния и правильность построенной модели будущего состояния являются значительными факторами успешности внедрения улучшений в деятельность организаций. В связи с этим важно точность знать последовательность этапов моделирования процесса «Управление улучшениями» и сущность каждого из них:
- Подготовительный этап - планируются улучшения (определяется цель проекта улучшений, формируется система оценочных показателей, определяется структура проекта, составляется график его выполнения, устанавливаются имеющиеся инструменты управления улучшениями).
- Этап моделирования текущего состояния объекта исследования - улучшения диагностируются (анализируются организационная структура, выполняемые функции, бизнес-процессы, выбираются критерии оценки, идентифицируются и оцениваются узкие места) и планируются (определяется потенциал для совершенствования и уточняются дальнейшие этапы).
- Этап моделирования нового состояния объекта исследования - планируются улучшения (описываются новые организационная структура и функции, проектируются новые бизнес-процессы, создаются новые должностные инструкции, определяются и оцениваются альтернативные сценарии, планируются потребности в ресурсах).
- Этап подготовки к внедрению разработанного проекта улучшений - улучшения планируются (разрабатываются системы организационного взаимодействия персонала, проектируется информационная система), мотивируются (определяются источники сопротивления, разрабатываются системы мотивации и тренинг-курсы) и организуются (распределяются роли и ответственность, создается структура улучшений, разрабатываются показатели уровня квалификации персонала и графики внедрения).
- Внедрение улучшений - улучшения организуются (внедряется новая организационная структура, персонал переобучается), контролируются (анализируются причины отклонений от плана), регулируются (вносятся коррективы для ликвидации отклонений), координируются (обеспечивается слаженная работа служб), оцениваются (оценивается эффективность внедрения улучшений).
Таким образом, каждый этап моделирования непосредственно связан с конкретной функцией управления улучшениями в организации. Благодаря этому можно получить комплексную модель, которая будет включать в себя функциональную, структурную, организационную, процессную и ролевую модели.
