Судебное делопроизводство

Сущность судебного делопроизводства

Судебное делопроизводство – это вид деятельности, который проникает во все сферы деятельности суда.

Судебное делопроизводство направлено на систематизацию обращений граждан в суд. Любые процессуальные действия в судебном производстве нужно оформлять и фиксировать документально, значительная часть доказательств представлена в виде документов, которые нужно правильно оформить и систематизировать, чтобы с ними работать.

Развитие отечественного судебного делопроизводства

Судебное делопроизводство в ходе своего развития выполняло несколько функций:

• выступало основным инструментом организации процесса исполнения решений и приговоров включительно, а также определений судьи;
• являлось средством фиксации происходящего во время судебного процесса;
• в силу государственного статуса судебных учреждений любого звена служило делу учета, регистрации и контроля документов, необходимых в судопроизводстве.

Правила документооборота содержались в уставах гражданского и уголовного судопроизводства, положения о канцелярских требованиях вместе с нормами об отчетности содержались в правовых документах Министерства юстиции, чаще всего в циркулярах и формировались в порядке правоприменения.

Оформление используемых в процессе делопроизводства бумаг служило вспомогательным средством при осуществлении правосудия. К потере важной информации может привести:

• невнимание или небрежное отношение к необходимой фиксации полученных сведений в ходе судебных заседаний;
• нерегулярная фиксация исходящих и входящих бумаг, которая сопряжена с их частичным возвратом просителю или отправителю.

Решение «канцелярского» вопроса — вопроса оформления и ведения используемых в процессе делопроизводства документов, способствует оптимизации документооборота, эффективности и быстроте правосудия по делам. В отечественном законодательстве прежде был определен статус мирового судьи и не предполагалось наличия в штатеспециально обученного канцеляриста. Ответственность за правильность ведения и полноту отчетности нес сам мировой судья. Ему же предоставлялось ежегодное государственное довольствие на канцелярские расходы, наем рассыльного и письмоводителя. Этого денежного довольствия было недостаточно для содержания в штате квалифицированного специалиста по делопроизводству. Обхождение без такого специалиста силами самого судьи приводило к сокращению документооборота, обращению к услугам так называемой «дешевой рабочей силы», что приводило к недостаткам и ошибкам в ведении делопроизводства.

При ежедневном большом скоплении дел мировому судье было сложно заниматься еще и письмоводством, ведением всех необходимых бумаг по делу в том объеме, которого требовал установленный делопроизводственный порядок для данной инстанции. Поэтому пришлось увеличить штат мирового суда введением должности письмоводителя и канцелярского служителя в каждом судебном учреждении, которые будут отвечать за качественное выполнение вопросов канцелярского, бюрократического характера и не отвлекать судью от его непосредственных обязанностей.

Нынешнее мировое делопроизводство, опираясь на законодательные инструкции по судебному делопроизводству, соблюдает:

• учет правил ведения документооборота;
• единые основные требования к ведению и оформлению процессуальных и других документов;
• обеспечение оптимального порядка движения и передачи документов, порядка хранения и передачи в архив судебных дел.

Функции мирового судьи в судебном делопроизводстве

На мирового судью возлагается ряд обязанностей:

• обязанности по руководству судебным делопроизводством;
• несение ответственности за состояние документооборота в пределах своего участка;
• своевременность и достоверность предоставления информации по статистике в вышестоящие судебные инстанции;
• ведение контроля за соблюдением стандартов и нормативов ведения статистики;
• ведение контроля за сроками прохождения судебных дел и материалов по судебному участку;
• контроль и ответственность за своевременную сдачу в архив соответствующих документов, уничтожение вышедших из оборота по срокам хранения материалов;
• контроль за правильностью ведения журнала вещественных доказательств.

Судья обязан разрешать и рассматривать поступившие дела и одновременно оформлять процессуальные дела. Состав аппарата мирового суда составляют: секретарь суда и секретарь судебного заседания, помощник судьи.

Согласно инструкции по судебному делопроизводству, поступающие дела регистрируют в журналах учета, на учетно-статистических карточках, алфавитных указателях, которые ведутся в бумажном и электронном видах на каждого ответчика или обвиняемого. На каждого обвиняемого ведется индивидуальная статистическая карточка с содержанием общей информации и сведений предусмотренных разделов.

Введение в судопроизводственную практику новых способов и средств хранения и фиксации данных позволяет при правильном использовании находить нужную информацию в кратчайшие сроки. Сохранение в электронном виде сведений и дел сокращает материальные затраты на бумагу и оптимизирует систему судебного документооборота.

Современные информационные технологии, основы применения которых заложены в законодательной базе, дают возможность судам перейти к более совершенным процедурам. Введение в законодательстве в качестве обязанности закрепления за юридическим лицом или предпринимателем при регистрации его персонального адреса электронной почты предоставит возможность быстрого оповещения надлежащим образом согласно требований законодательства в кратчайшие сроки.