Сущность понятия «документооборот»
Документооборот - это организованное движение документации непосредственно с момента ее формирования или получения до момента ее отправки из организации и (или) направления в архив
В рамках документооборота используются только официальные документы, т. е. оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиям. Понятие «документооборот» в научной литературе, как правило, охватывает движение только отдельных официальных документов, однако, в действительности большую часть документооборота хозяйствующего субъекта или органа государственной власти составляет именно работа с так называемыми проектами документов, которые в дальнейшем используются для документирования того или иного управленческого действия. Несмотря на существующие теоретические расхождения, ничто не препятствует использованию данного термина при описании технологических процессов обработки документации.
В зависимости от масштаба движения документации на сегодняшний день выделяют документооборот определенного лица, отдела или другого структурного подразделения, хозяйствующего субъекта или учреждения и т. д.
Следует отметить, что порядок движения документации по отношению к структуре организации, а также распределению обязанностей сотрудников является вторичным, однако, это напрямую не означает, что система организации документооборота не может в самостоятельном режиме быть отрегулирована и нормирована.
На современном этапе развития документооборот в хозяйствующих субъектах, органах государственной власти состоит из документации, которая циркулирует между пунктами обработки и создания сведений, а также пунктами технической обработки документов. Так, поступающие в организацию документы формируют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя все этапы обработки, условно разбивается на «ручейки» в форме определенных поручений, и в таком виде попадает к сотрудникам для ознакомления и непосредственного исполнения.
Документооборот в судах
Документооборот в судебных органах власти также подчиняется общим законам делопроизводства. Наиболее важным условие четкого движения документов в судебном органе любого уровня является корректное формирование номенклатуры дел. На сегодняшний день все судебные участки функционируют на основании собственной номенклатуры дел, которая наиболее полно отражает особенности судопроизводства согласно положений действующего процессуального законодательства, компетенцию и полномочия, внутренние вопросы организации функционирования суда по обеспечению его нормальной беспрерывной деятельности. Так, от того, насколько грамотно и полно сформирована номенклатура дел, напрямую зависит ее информативность, а также условная жизнеспособность.
Следует отметить, что работа над номенклатурой дел не может иметь какого-либо начального или конечного этапа, так как такая деятельность представляет собой процесс, находящийся в постоянном движении и совершенствовании. А подписание председателями судебных органов власти на ежегодной основе номенклатуры дел на год можно рассматривать исключительно в качестве некоторого промежуточного закрепления достигнутых результатов.
Как правило, остановка деятельности судебных органов власти в данном направлении способна приводить к потере важной информации, а также возникновению нежелательных упущений в сравнительно-аналитической работе.
Согласно принятой номенклатуре все дела формируются непосредственно в судебных органах власти и по своей форме являются журналами и нарядами, а в соответствии с порядком делопроизводства - номенклатурными единицами.
Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, которые находятся в делопроизводстве суда, с обязательным указанием сроков их хранения, которые определяются в соответствии с действующим на текущий момент порядком.
Так называемой типовой номенклатурой дел устанавливается состав дел, которые заводятся в делопроизводстве однотипных организаций, такой вид номенклатуры является нормативным документом. Типовую номенклатуру дел наиболее целесообразно использовать на судебных участках мировых судей, организационное руководство которыми на сегодняшний день реализуется специально организованным органом исполнительной власти субъекта РФ. С помощью типовой номенклатуры возможно наиболее рациональное использование делопроизводства на судебном участке, что в значительной степени позволяет унифицировать его и облегчить взаимодействие между судебными участками.
На современном этапе развития процесс разработки номенклатуры дел в суде можно разбить на три стадии.
Сущность первой стадии такой работы заключается в определении круга вопросов и категорий служебной документации, которые по опыту прошлых периодов, а также в полном соответствии с принятыми в рамках законодательства изменениями возникнуть в грядущем году. Значительную помощь на данном этапе оказывает номенклатура дел текущего года.
Сущность второй стадии такой работы заключается в формулировании заголовков дел. На современном этапе развития требования к заголовкам дел достаточно четко определены: наименование документа должно коротко и ясно отражать содержание документов, формируемых в рамках дела. Чтобы правильно отразить заголовки дел, необходимо учитывать основные признаки для заведения дел в делопроизводстве суда.
Сущность третьей стадии деятельности по составлению номенклатуры дел суда связана с вопросами ее дальнейшей систематизации, т. е. расположения наименований дел в некоторой определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, основой для определения формы номенклатуры дел является ее структура (штатное расписание).
