Делопроизводство в юриспруденции

Сущность понятия « делопроизводство»

Документация — это важная основа деятельности граждан и юридических лиц. Правильное и верное составление документов благотворно влияет на успех переговоров с контрагентами, на возможность выиграть в суде дело. Правильно организованное делопроизводство позволяет максимально эффективно использовать человеческие ресурсы, быстрее доводить информацию до подопечных. Это повышает скорость и качество исполнения документов.

Делопроизводство включает:

• документирование — правильное и своевременное создание документа.
• организацию работы с документами — их получение, регистрацию, обработку, передачу, учет, систематизацию, контроль, хранение, подготовку к сдаче в архив, уничтожение.

Документом считается информация ,зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Документы служат подтверждением события, факта, явления, в переводе с латинского означает «способ доказательства». Нормативная база делопроизводства определена законами Конституции РФ в области делопроизводства, государственными стандартами на документацию и другими правовыми актами.

Основные принципы и процессы делопроизводства

Принципы системы делопроизводства:

• рациональная организация документооборота;
• оптимизация прохождения документа;
• строгое соблюдение сроков исполнения документов;
• недопущение возвратного движения документов;
• сокращение количества инстанций прохождения документов или должностных лиц, которые отвечают за согласование документов.

Основные процессы делопроизводства включают: документирование (запись информации по установленным правилам на любом носителе); документооборот (оборот, то есть движение документов от момента их создания до завершения или отправки); оперативное хранение документов (включает в себя хранение документов в соответствующем подразделении до самого уничтожения или передачи в архив организации); использование документов (их применение в политических или иных целях, для защиты законных интересов и прав граждан).

Делопроизводство в юриспруденции подразумевает, что юрист:

• занимается подготовкой документов — ходатайств, исковых заявлений, отзывов и т.д.;
• ведет документооборот — регистрирует входящие, исходящие и внутренние документы, приходящие из суда, которые он направляет в суды или государственные органы, согласовывает внутри организации;
• организует хранение документов в соответствующей привязке к делам.

В нынешнем делопроизводстве, опираясь на законодательные инструкции по юридическому делопроизводству, необходимо придерживаться: учета правил ведения документооборота; единых основных требований к ведению и оформлению документов; обеспечения оптимального порядка движения и передачи документов, порядка хранения и передачи в архив юридических и судебных дел.

Служба делопроизводства

Целью деятельности службы делопроизводства является осуществление в полной мере всех действий по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, реализацию, координацию.

На службу делопроизводства возлагаются функции по его ведению. За ведение делопроизводства отвечают специальные должностные лица. Служба делопроизводства в различных организациях может называться по-разному: общий отдел, управление делами, секретариат, канцелярия и т.п.

Документы, работа с которыми обязательна для любой организации, в том числе юридической:

1. информационно-инструктивные,
2. директивные,
3. организационно-распорядительные,
4. справочно-информационные,
5. связанные с оформлением трудовых отношений,
6. финансовые.

Документооборот — это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Единое управление по единообразному принципу различными видами документов лежит в основе современного подхода к управлению документами. В процессе подготовки организационно-правовых документов важным этапом становится процедура согласования со всеми руководителями, юридической службой.

Введение в делопроизводственную практику новых способов и средств хранения и фиксации данных позволяет при их правильном использовании находить нужную информацию в кратчайшие сроки. Сохраненные в электронном виде сведения и дела сокращают материальные затраты на бумагу и оптимизируют систему юридического документооборота.

Современные информационные технологии, основы применения которых заложены в законодательной базе, дают возможность судам и другим юридическим организациям перейти к более совершенным процедурам. С активизацией использования электронных документов в делопроизводстве участились требования их представлений в государственные и судебные органы в качестве доказательств, необходимость обеспечения юридической значимости этих электронных документов. Важно сохранить их целостность и аутентичность, то есть доказательство авторства документа, чему способствует соблюдение соответствующих норм существующих действующих стандартов.

Основными методами организации хранения электронных документов выступают:

• метод, предусматривающий хранение документов на съемных носителях;
• метод, предусматривающий хранение документов в электронных архивах или системах электронного документооборота.

С практической и юридической точки зрения важную роль играет нахождение документа в базе данных.

Виды баз данных и документы, которые в них содержаться:

• документы, в которых содержится исходная информация, вводимая впоследствии в базу данных;
• таблицы;
• журналы аудита;
• выходные документы, создаваемые на основе базы данных;
• документация, которая описывает базу данных;
• документация к программному обеспечению.