Архивные документы
Архивы – это совокупность систематических собраний документов, грамот, актов, баз данных, видео- и киноматериалов, фотографий, звуковых записей.
Архивы могут быть государственными, семейными, либо принадлежать организации. Архивы сегодня важны как никогда, особенно в условиях цифровизации. Сегодня появилась возможность копирования, поэтому перемещение документов не означает, что их копии не останутся в другой стране или организации.
ЮНЕСКО устанавливает требования к сохранению и передаче культурных ценностей. Сюда относят ценности, которые затрагивают исторические моменты, в том числе, историю науки и техники, воинских сражений, общественной жизни. Также историческими ценностями считаются труды ученых, артистов, мыслителей. Сюда же стали относить архивы на разных носителях.
Перемещение архивных ценностей так же регулируется законом. Государство организует экспертизу архивных документов, которые будут вывозиться за переделы страны на временное хранение. Есть организации, осуществляющие контроль над временно вывезенными документами, они отслеживают сроки возвращения архивов. Однако, есть документы, которые нельзя вывозить заграницу. Российское законодательство причисляет к таким документам документы, находящиеся в государственной и муниципальной собственности.
Вывоз возможен, если это копии, которые были приобретены на законных основаниях. Отношения стран в этом случае регулируются соответствующими законами.
Архивы представляют собой специальные учреждения или структурные подразделения, занимающиеся сбором, хранением и комплектованием архивных документов. Они стали создаваться еще в древности до того, как человечество стало использовать бумагу. Проблема заключалась в том, что архивы часто горели, поэтому сведений о тех временах сохранилось немного.
Международное перемещение архивных документов
Архивы в своей деятельности обязаны планировать и осуществлять необходимые меры в области защиты своих работников, обеспечивать их подготовку в случае возникновения чрезвычайных ситуаций. Также необходимо создавать системы оповещения о чрезвычайных ситуациях. Должны быть резервные средства и ресурсы для того, чтобы ликвидировать негативные последствия.
Такие же правила распространяются на перемещение архивных ценностей. При их транспортировке соблюдаются меры по охране и защите документов от вредного воздействия среды. Для этого применяется специальная упаковка, которая защищает ценности от влаги, механических повреждений и света.
Перевозка осуществляется при плотной укладке, которая бы исключала перемещение архивных ценностей внутри упаковки. Большая часть архива упаковывается в вертикальные упаковки, которые обертываются во влагонепроницаемую ткань. Перевозка на дальние расстояния предполагает использование крытых транспортных средств. Она осуществляется в соответствии с правилами перевозки ценных грузов.
Кроме того, к архивам предъявляются требования по внутренней организации и условиям хранения документов. Регламентируются и унифицируются правила комплектования, учета, организации хранения в том числе электронных архивов. Законом определяются методы работы с архивными документами для сохранения их целостности.
Международное перемещение архивов требует соблюдения особенностей перевозимых ценностей и должно быть организовано таким образом, чтобы не повредить перевозимый груз.
Современный мир множество раз сталкивался с потерей архивных ценностей вследствие стихийных бедствий, войн, чрезвычайных ситуаций техногенного характера. На пятнадцатом международном конгрессе архивов данный вопрос был одним из самых актуальных.
Правовые аспекты международного перемещения архивных документов
Основным международным документом, регламентирующим работу с архивами и способы их перемещения, является Всеобщая декларация об архивах принятая в рамках ЮНЕСКО. В декларации закреплены основные положения относительно ценности и правдивости архивных документов. Документ обязывает каждое государство вести политику и создавать законы, которые бы способствовали сохранности архивов. Управлению архивов должно уделяться особое внимание, чтобы оно могло осуществляться соответствующими уполномоченными органами. Государству необходимо выделять средства для управления архивами, для обеспечения их сохранности и защищенности от вредных факторов. Архивы должны быть доступны в условиях действующих законов. Их ценности должны использоваться для воспитания ответственных граждан.
В России архивное дело регламентируется федеральными законами. На сегодняшний день Росархив имеет несколько международных соглашений о сотрудничестве в сфере архивов. Это Соглашение с республикой Болгария, с Венгерской республикой о совместной комиссии по сотрудничеству, о сотрудничестве с национальной библиотекой Ирана. Есть соглашения с Македонией, Нидерландами, Словакией. То есть страна подчиняется не только международным соглашениям в области архивного дела, но еще и двусторонним договорам, которые позволяют сотрудничать с другими странами.
Международный совет архивов был создан для того, чтобы поддерживать деятельность архивов по всему миру. Он управляется Генеральной ассамблеей. У Совета есть региональные отделения в каждом уголке мира. Он объединяет архивистов, архивные учреждения, комитеты и рабочие группы. Совет приглашает экспертов к решению различных проблем архивного дела.
По сути это профессиональная организация мирового масштаба. Она способствует сохранению и использованию архивных ценностей. Это неправительственная организация, то есть она не зависит от политических процессов. Международный совет архивов сотрудничает с ЮНЕСКО, с Советом Европы, с неправительственными организациями, которые проводят восстановление и исследование культурных ценностей.
