Управление программами проектов - это централизованное оказание целенаправленного воздействия на взаимосвязанные проекты, которое способствует достижению стратегических целей и получению соответствующих выгод.
Сущность управления программами проектов
Проекты, которые включаются в программу, как правило, управляются скоординировано. Благодаря такому подходу происходит усиление общего эффекта по сравнению с тем, каков бы он был в случае отдельной реализации проектов.
Управление программой заключается в централизованном координированном оказании воздействия на группу взаимосвязанных проектов. Необходимость управления программой предопределяется наличием стратегических выгод, общих ресурсов, взаимозависимости, потребности в скоординированном планировании.
Основной аспект управления программами проявляется в изучении зависимостей, которые имеются между проектами (например, цели, заказчики, технологии, ресурсы и др.). Одним из главных результатов управления программой является оптимальная стратегия ее реализации. Кроме того, управление программой может оказать содействие в оптимизации затрат, расписания работ, распределения человеческих ресурсов.
Субъекты управления программами проектов
Управление программой осуществляется уполномоченными должностными лицами, между которыми соответствующим образом распределены полномочия, обязанности и ответственность. Наиболее часто в рамках управления программой выделяют следующие роли:
- куратор (директор) программы - несет ответственность в части, касающейся стратегии, политики ее реализации, поддержки со стороны внешнего окружения;
- совет управления программой - принимает стратегические решения по поводу содержания, бюджета, расписания программы, а также разрешает проблемы и предотвращает возникновение рисков;
- менеджер программы - отвечает за выполнение работ, связанных с реализацией программы;
- менеджеры проектов - должны по своим проектам своевременно предоставлять отчеты, сразу информировать о выявленных проблемах и рисках, принимать меры по их разрешению.
Субъекты управления программой должны принимать такие меры, которые бы приводили ожидания и требования участников, с одной стороны, и временные и ресурсные ограничения, с другой стороны, в сбалансированное положение.
Процессы управления программами проектов
Управление программой состоит из множества последовательных процессов, которые по большей части содержательно совпадают с процессами управления отдельными проектами. Так, управление программой начинается с осуществления процессов инициации. Они направлены на получение программой и (или) проектами, которые входят в ее состав, авторизации от уполномоченных лиц.
Результатами процессов инициации также являются представления о тех выгодах, которые принесет реализация программы, и соответствующие планы.
Вторая группа процессов управления программой представлена процессами планирования. Они направлены на составление оптимального плана действий, который даст возможность выполнить весь объем работ по программе и получить желаемые выгоды.
Следующим шагом при управлении программой является реализация процессов организации исполнения. Данная группа процессов обеспечивает объединение участников проектов и организацию их совместной работы. Помимо этого, нужно мобилизовать определенный объем требуемых ресурсов. Тем самым, обеспечивается реализация плана программы в целом.
Для того чтобы ожидаемые от реализации программы выгоды были достигнуты, управляющие лица осуществляют процессы мониторинга и контроля. Благодаря этим процессам происходит идентификация отклонений от плана реализации. Если будет выявлена соответствующая необходимость, потребуется выполнение корректирующих действий.
Формальную приемку результатов программы обеспечивают процессы завершения. В ходе выполнения данных процессов полученные результаты и выгоды получают документальное оформление. В частности, ведется подготовка итоговой отчетности по программе в целом.
Стоит отметить, что выполнение процессов управления программой характеризуется наличием определенной специфики. Она состоит в том, что в рамках программы нужно провести согласование отдельных проектов. Кроме того, в качестве способов получения дополнительных выгод для компании рассматриваются управление изменениями и интеграция результатов отдельных проектов.
Условия управления программами проектов
Условием согласованного управления программой является создание в компании соответствующей организационной структуры. Кроме того, нужно разработать и утвердить единую политику, определить и зафиксировать процедуры. Это будет выступать основой для формулирования общих правил управления проектами, которые входят в программу, и управления программой в целом.
В принятой политике находят отражение общие требования к разработке и утверждению документов в рамках программы. Утверждается общий подход, который применяют в отношении управления изменениями, рисками, проблемами, выгодами.
Происходит разработка и утверждение системы показателей, с помощью которых можно оценить успешность реализации как отдельных проектов, так и в целом всей программы. А для обеспечения постоянного соблюдения процедур требуется принятие соответствующих мер контроля.
Таким образом, для того чтобы реализация программы проектов привела к получению желаемых результатов, руководителям компании необходимо осуществлять управление этой программой. По состоянию на сегодняшний день выработана подробная методологическая база, использование которой дает возможность оптимизировать будущие эффекты от программы и образующих ее проектов.
