Необходимость внедрения системы управления проектами с точки зрения менеджмента
Система управления проектами может быть внедрена в организации только при участии и заинтересованности в этом высшего руководства. Если руководитель организации не видит необходимости во внедрении такой системы, то ее внедрение наверняка будет безуспешным и (или) бессмысленным.
Именно руководство компании принимает на себя ответственность за внедрение инноваций или изменений в организационные процессы. Система управления проектами представляет собой способ внесения изменений в процесс проект-менеджмента в организации, которому могут сопротивляться сотрудники. Данное сопротивление связано с необходимостью изучения новых инструментов и методов, соблюдения новых правил деятельности и изменением процесса управления проектами в целом.
Для успешного внедрения системы управления проектами и ее последующего эффективного использования следует в первую очередь убедить менеджмент организации в необходимости внедрения такой системы.
Заинтересованный во внедрении системы менеджмент приложит максимальное количество усилий для облегчения процесса внедрения, а также транслирует ценность новой системы управления проектами сотрудникам, что значительно облегчит процесс перехода на новые инструменты и повысит эффективность их использования.
Инициация проекта
Внедрение системы управления проектами следует рассматривать как отдельный самостоятельный проект, осуществление которого должно происходить в соответствии с правилами проект-менеджмента и управления изменениями.
Инициация данного проекта включает в себя формирование рабочей группы, разработку плана внедрения системы управления проектами и назначение ответственного лица. Процесс внедрения следует разделить на этапы, каждый из которых должен обладать организационными и функциональными рамками.
На этапе инициации процесса внедрения необходимо также определиться с тем, будут ли привлекаться внешние исполнители или консультанты. Иногда привлечение опытного специалисты по внедрению систем управления проектами помогает избежать типичных ошибок и получить быстрые результаты.
Пилотный проект
При внедрении новой системы в организационную практику необходимо получить первые видимые результаты деятельности этой системы достаточно быстро – это способствует мотивации сотрудников, повышает их заинтересованность и, как следствие, скорость внедрения. Кроме того, первые результаты позволяют определить правильность выбранной системы и внести корректировки в случае необходимости, не допуская значительных потерь времени и других ресурсов.
Для достижения быстрых результатов применяются пилотные проекты – «пробное» внедрение системы, которое показывает сотрудникам и руководству компании все преимущества и возможные недостатки внедряемой системы на небольшом участке.
Пилотный проект системы управления проектами чаще всего призван обеспечить всех заинтересованных пользователей доступом к информационной базе путем создания общего автоматизированного реестра проектной документации.
Требования к внедряемой системе
Исходя из перечисленных выше особенностей внедрения системы управления проектами, можно выделить несколько требований к внедряемой системе, соблюдение которых обеспечит легкость процесса внедрения и эффективность работы системы в будущем:
- Возможность поэтапного внедрения (от базового функционала к сложным расширениям);
- Высокая скорость запуска ключевых процессов;
- Легкость с точки зрения обучения сотрудников и ограничения функционала;
- Дружелюбный интерфейс;
- Гибкие функциональные возможности по настройке программного обеспечения для последующего добавления или корректировки организационных процессов.
