Документ по проекту - это составленный и утвержденный в определенном порядке акт, который закрепляет конкретные нормы и правила поведения, а также содержит ряд обязательных реквизитов, что в совокупности придает ему юридическую силу и официальный статус.
Необходимость документов по проекту и правил работы с ними
Неотъемлемой частью работы любой серьезной организации (в том числе, в сфере проектного управления) в настоящее время является комплекс управленческих и технических документов, которые составляются, утверждаются, исполняются, корректируются и отменяются в процессе непосредственного проведения мероприятий, направленных на достижение поставленных целей.
Документ представляет собой форму закрепления конкретных норм и правил поведения, которая составлена из ряда обязательных реквизитов и утверждена уполномоченными лицами организации, что придает ей официальный статус и наличие юридической силы. Документы отличаются друг от друга уровнем принятия, что, в свою очередь, сказывается на степени обязательности его соблюдения и на масштабе его охвата.
Широкое использование документов принципиально положено в основу системы управления проектами. Это означает, что у любого современного проекта можно выделить поток документов. Отсюда следует, что эффективное выполнение проекта требует принятия регламентирующих правил работы с документами.
Как правило, регламентацией правил работ с документами проекта должна заниматься родительская организация. Следовательно, проектная команда наделена минимальными полномочиями в области регламентации правил работы с документами. Она может вводить свои правила только при появлении новых типов документов.
Возникновение новых документов обычно требует внесения изменений в правила работы с ними. Данная обязанность в большинстве случаев возлагается на подразделение, которое отвечает за функционирование корпоративной системы управления проектами.
Правила работы с документами по проекту должны быть унифицированы. Такой подход позволит руководству компании избежать трудностей при организации контроля и накопления знаний. А самым важным при унификации правил является обеспечения экономии управленческого времени. Если же таких правил в принципе нет, то большая часть времени проектной команды будет уходить не на составление документов, а на изобретение их форм.
Основы работы с документами по проекту
Соблюдению правил работы с документами во многом способствуют шаблоны и образцы документов. Шаблоном (формой) называется документ для заполнения, а образцом - форма с примером заполнения.
Родительская организация должна на постоянной основе заниматься накоплением шаблонов и образцов документов. Для этого, в частности, могут привлекать документы реализованных ранее проектов, которые выступят как образец и (или) основание для составления шаблонов.
Сейчас распространено мнение, что база документов родительской организации должна содержать в себе как минимум 100-200 шаблонов и образцов.
Кроме того, на уровне компании должен быть определен список типов документов, которые для нее будут представлять определенную ценность. В данном случае речь идет о, так называемых, обязательных документах, для каждого из которых рекомендуется подготовить форму.
Для многих компаний обязательными являются следующие документы:
- план проекта, включая требования заказчика;
- контрольные списки;
- протоколы совещаний;
- отчеты;
- контракты;
- технические документы;
- внутренние и внешние письма;
- презентации.
Условиями ведения рациональной работы с документами считается определение перечня обязательных атрибутов (реквизитов) и их присвоение документам. В роли этих атрибутов выступают номер, статус, версия, тип документа, адресат, разработчик, утверждающее лицо, даты разработки и утверждения и др. Кроме самого документа, перечисленные атрибуты должны отражаться в системе регистрации.
На уровне компании также строится управление документооборотом, которое, между прочим, должно соответствовать общекорпоративной системе. Управление документооборотом сказывается на ходе протекания таких процессов, как рождение, согласование, утверждение документа, перевод документа из электронный вид в бумажный или наоборот, подписание бумажного экземпляра документа, передача документа на постоянное хранение и др.
Содержание правил работы с документами по проекту
Большая группа правил работы с документами посвящена вопросам их форматирования. Она содержит требования к размерам страницы, параметрам абзаца, типам шрифта, типу колонтитула и др.
Работа с документами в настоящее время требует от их разработчиков ведения журнала регистрации. Журнал ведется в виде таблицы, у которой колонки называются по аналогии с используемыми атрибутами. Реализуемый проект по своим масштабам и значению может быть небольшим, но в любом случае стоит использовать функцию централизованной регистрации документов, когда происходят пересылки между различными контрагентами.
Корпоративная система управления проектами также должна определять порядок передачи документов из архива проекта в общекорпоративный банк знаний. Причем проектный персонал должен быть простимулирован к пополнению банка знаний: это можно сделать через установление связи между выплатой вознаграждения и фактом приема-передачи документов в банк знаний.
Таким образом, разработка и реализация практически любого современного проекта сопровождается работой с документами: их составлением, утверждением, исполнением и др. Поэтому требуется заранее подготовить четкие и полные правила работы с документами, что должно обеспечить для всех участников и заинтересованных лиц более прозрачный и точный характер проектной деятельности.
