Виртуальный офис проекта - это рассредоточенное компьютерно-информационное пространство, которое используется для организации совместной работы членов команды проекта, несмотря на наличие территориальных разграничений.
Основные сведения о виртуальной организации работы
В последние годы все большее значение приобретает идеология виртуального офиса проекта. Причина формирования этой тенденции кроется в том, что большое развитие в мире получила сеть «Интернет», а непосредственно в сфере проектного управления возросло значение программно-информационного и коммуникационного аспекта.
Виртуальный офис проекта является частным случаем виртуальной инфраструктуры. Ее возможности и потенциал в принципе аналогичны тому, чем обладает традиционная организация. Однако виртуальная инфраструктура является принципиально новой концепцией организационной структуры для интеграции деятельности начала XXI в.
Определение «виртуальный» говорит об искусственном образовании, которое не существует в реальном физическом пространстве. За счет вирутализации объекта удается добиться расширения за счет совместных ресурсов.
Создание виртуальной организации является результатом отбора необходимых организационно-технологических ресурсов, которые в последствии подлежат интеграции посредством использования компьютерной сети. Следовательно, образуется гибкая и динамичная организационной системы, которая будет способна успешно решать поставленные задачи в быстроменяющейся среде.
Рассматривая виртуальную организацию с практической точки зрения, ее можно определить как сеть агентов, которые свободно взаимодействуют друг с другом, несмотря на нахождение в различных местах. Эти агенты заняты совместной разработкой проекта (или нескольких взаимосвязанных проектов). Отношения агентов при этом характеризуются партнерством, кооперацией, сотрудничеством, координацией и т. п.
Пространство виртуализации представлено следующими категориями явлений:
- виртуальный рынок - это информационные и коммуникационные услуги, которые предлагаются сетью «интернет» на коммерческой основе;
- виртуальную реальность - это имитация реальных процессов разработок и производства в компьютерном пространстве, которое в то же время выступает и как среда, и как инструмент;
- виртуальные инфраструктуры (организационные формы) - это внутри- и межорганизационные сетевые объединения отдельных сотрудников (членов команды проекта).
Основы организации виртуального офиса проекта
При создании виртуального офиса проекта ресурсы объединяются в условиях территориальной независимости, т.е. наличие региональных границ не сказывается на принятии управленческих решений и разделение труда. Также сохраняется временный характер сотрудничества членов команды проекта.
Применение виртуальных сетей при организации работы членов команды проекта позволяет добиться расширения действующего ресурсного потенциала при сохранении текущего уровня гибкости. Более того, продолжает осуществляться внутренняя координация, чему способствуют информационные технологии и культура взаимного доверия. Еще появляется возможность для параллельного управления самыми различными процессами в ходе реализации проектов.
Главный принцип, который выполняет системообразующую роль, при организации сетевого виртуального офиса проекта, функционирующего на временной основе за границами отдельной компании, заключается в последовательном и эффективном использовании современных информационных и коммуникационных технологий.
Это означает, что в центральном офисе проекта должны располагаться компьютеры, основное оборудование, сервер, базы данных, банки знаний и др. А удаленные рабочие места членов команды проекта должны быть оснащены компьютерами (ноутбуками), принтерами, серверами. Все это соединяется при помощи сети «Интернет» и работы маршрутизаторов.
Инфраструктура виртуального офиса проекта в настоящее время также представлена международными стандартами для обмена данными и стандартами взаимодействия прикладных программ.
В целом виртуальный офис проекта можно охарактеризовать следующим образом:
- формируются автономные рабочие группы, которые пространственно удалены друг от друга;
- имеется возможность для быстрого переструктурирования в нужное время;
- разработка неоднородной компьютерной среды и сетей, использование программных средств различного класса.
Организация коммуникаций внутри виртуального офиса проекта
Организация виртуального офиса проекта осуществляется на основе применения идеологии интегрированной интранет-среды. В данном случае речь идет про технологию управления коммуникациями проекта, что отличает ее от Интернета, являющегося технологией глобальных коммуникаций.
Коммуникации проекта реализуются на трех уровнях. Первые два представлены аппаратным и программным уровнями коммуникации, на которых основное внимание уделяется обеспечению надежного канала соединения, передачи информации без искажений, эффективного доступа к хранимой информации. Для технической реализации аппаратного и программного уровней коммуникации необходимо использовать программное обеспечение, электронную почту, веб-серверы, интернет-навигаторы, телеконференции и др.
Третий уровень - это информационный уровень, сущность которого определяется особенностями конкретного проекта. Именно информационный считается самым важным уровнем коммуникации с точки зрения управления проектом (аппаратный и программный уровни выполняют обеспечивающие функции).
Таким образом, в настоящее время офис проекта может быть организован в виртуальном пространстве, что позволяет наладить совместную работу территориально удаленных членов команды проекта.
