Оценивание - это процесс изучения проекта с точки зрения определения потенциальных и уже достигнутых результатов, расчета уже потраченных и только предстоящих расходов, идентификации и описания рисков и др.
Общее представление об оценивании проекта
Работа над проектом, помимо прочего, предполагает его оценивание. Речь идет про совокупность аналитических мероприятий, которые направлены на соотношение фактического или потенциально возможного состояния проекта с желаемыми или нормативными параметрами.
Существует несколько вариантов оценивания проекта. В большинстве случаев реализуют следующие варианты:
- оценивание проекта на предмет его реализуемости (определение того, как возможно ли получение ожидаемого результата в запланированном виде, в установленные сроки и с утвержденным бюджетом);
- инвестиционное оценивание проекта (определение его способности принести заказчикам и инвесторам положительный финансовый результат);
- оценивание рисков проекта (идентификация присущих проекту рисков, количественное определение вероятности наступления рисков, масштабов последствий их наступления и др.).
Перечисленные варианты оценивания, как правило, имеют место еще до начала непосредственной реализации проекта. Т.е. результаты этих оценок впоследствии учитываются уполномоченными лицами при принятии решении о запуске проекта в его нынешнем виде, о внесении изменений в него или об отказе от него.
Оценивание также происходит по ходу выполнения работ по проекту. В данном случае устанавливают, есть ли отклонения от заранее утвержденного плана (по срокам, по объемам выполненных работ, по потраченным средствам, по значениям целевых показателей и др.). Если указанные отклонения будут выявлены, то руководителям проекта нужно принять соответствующие корректирующие меры.
Для определения того, был ли реализованный проект эффективным, проводят оценивание после окончания всех проектных работ. Оно состоит в выяснении того, были ли достигнуты запланированные значения по целевым показателям, в какой степени реализованы поставленные цели проекта и т.д. Здесь оценивание проводится по большей части внутренними участниками проекта.
Кроме того, проект может быть оценен и внешними сторонами. В частности, речь идет про регулирующие и надзорные органы, которые призваны проверить соблюдение участниками проекта требования действующего законодательства, что направлено на недопущение со стороны проекта нарушений прав и законных интересов граждан, организаций, общества, государства.
Отчет по результатам оценивания проекта
По результатам оценивания проекта необходимо составить соответствующий отчет, который не только подтверждал бы сам факт проведения оценочных мероприятий, но и предназначался для последующего использования в целях подготовки к реализации последующих проектов.
Отчет по результатам оценивания проекта, как и любой другой документ, представляет собой структурированный и логично составленный акт, который состоит из нескольких разделов. Как правило, первый раздел отчета посвящён объектам проведенного анализа. Т.е. нужно указать, что именно оценивалось (это могут быть исполнители, ресурсы, работы и другие параметры).
Помимо объектов в отчете нужно указать и субъектов оценки, чему посвящен второй раздел. В нем раскрывается личность оценщика, указывается его должность, описывается накопленный профессиональный опыт. Эти знания помогут дополнить картину того, почему оценивались именно эти объекты, именно этими способами и почему были получены именно эти результаты.
В третий раздел отчета включают примеры примененных вопросников и анкет. Благодаря этим примерам пользователи отчета могут понять какого типа анализ проводился в отношении проекта, на что он был нацелен и какие результаты он должен был показать.
Далее необходимо привести перечень проанализированных документов. Анализ документов - это обязательная часть практически любой оценочной деятельности. Причем, как правило, именно с анализа документа начинается любая проверка / оценка, т.е. эта процедура предшествует непосредственному выезду на объект. В результате анализа документов уточняется перечень вопросов, которые проверяющие / оценивающие будут изучать уже на месте.
Обычно выделяют две стороны результатов оценивания проектов. С одной стороны, выделяют аспекты передового опыта, которые были выявлены в проекте, описывают использованные в нем позитивные решения. Указанная информация в дальнейшем должна быть распространена среди всех сотрудников организации, чтобы, учитывая ее, они повысили результативность своей работы.
С другой стороны, составляется список процессов, которые нуждаются в совершенствовании. Это связано как с наличием текущих трудностей, так и возможностью возникновения различных проблем в будущем. Причем эти трудности и проблемы нужно не просто перечислить, но и подробно описать. Формирование этих данных создаст основу для разработки мероприятий по дальнейшему развитию организации и по профилактике проблем, которые могут возникнуть при реализации последующих проектов.
В завершении отчета по результатам оценивания проекта обычно приводятся рекомендации проверяющих лиц по поводу того, какие изменения и улучшения и в каком порядке нужно осуществить участникам проекта. Эти рекомендации формулируются специалистами на основе накопленного им профессионального опыта и большого объема теоретических знаний.
Таким образом, составной частью работ над проектом является его оценивание. Оно состоит в изучении различных аспектов проекта, которое призвано выявить интересующую информацию (например, о бюджете, о ресурсном обеспечении, о выполнении работ и т.д.) и составить соответствующие рекомендации для их реализации в будущем.
