Предметно-количественный учет – это система регистрации лекарственных средств путем фиксации любых связанных с их обращением операций, которые меняют их количество и состояние.
Журнал учета наркотических и психотропных средств
Учет ведется в журналах учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для конкретного медицинского применения.
В аптечных организациях предметно-количественному учету подлежат лекарственные препараты, входящие в перечень, установленный приказом РФ № 785 от 14.12. 2005 «О порядке отпуска лекарственных средств». Изменения в данный приказ были внесены 12.02.2007.
Весь перечень наркотических и психотропных веществ учитывается в специальном журнале регистрации операций, которые связаны с оборотом наркотических средств и психотропных лекарственных препаратов. Порядок учета регламентируется Постановлением Правительства РФ № 644.
Журнал регистрации нумеруется, брошюруется, а также заверяется и подписывается руководителем аптеки. Также его необходимо скрепить печатью. Вести записи в журнале регистрации может только лицо, обладающее соответствующими полномочиями и несущее ответственность за ведение и хранение журнала. Записи ведутся чернилами и осуществляются в хронологическом порядке. Запись вносится непосредственно после каждой операции только но основании документов, которые фактически подтверждают совершение этой операции.
В журнале выделятся отдельная графа, которая содержит следующие сведения:
- наименование;
- номер;
- дата документов.
Указанные документы, их копии сшиваются в отдельной папке, которая подлежит хранению вместе с журналом регистрации. В журнале в обязательном порядке указываются наименования наркотических средств и различных психотропных веществ. В скобках фиксируются фирменные названия или синонимы, под которыми они получаются юридическим лицом с дозировкой, единицей измерения, а также формой выпуска.
Наркотические средства – это включенные в специальный Перечень вещества природного или синтетического происхождения, которые представляют опасность для здоровья населения ввиду того, что злоупотреблении ими приводит к заболеванию наркоманией.
Психотропные вещества – это вещества, которые обладают седативным или возбуждающим воздействием на состояние и функционирование центральной нервной системы, вызывая изменения психического состояния личности глубокого и устойчивого характера.
Записи в журнале нумеруются в порядке возрастания на протяжении всего календарного года. Если необходимо завести новый журнал регистрации, то нумерация в нем начинается с номера, который следует за последним номером в заполненном журнале. Те страницы, которые не использованы в текущем календарном году, заполняются в следующем календарном году. При этом нумерация ведется, начиная с цифры 1.
Любая запись в журнале регистрации заверяется подписью лица, которое ответственно за ведение и хранение, и указываются фамилия и инициалы данного лица. Подчистки и незаверенные исправления в журнале регистрации не допускаются.
Проверка записей в журнале осуществляется не реже, чем один раз в месяц. Факт проверки фиксируется соответствующей отметкой и заверяется подписью ответственного лица. Журнал регистрации хранится в металлическом шкафу или сейфе, ключи от которого находятся исключительно у лица, ответственного за ведение и хранение данного журнала.
Полностью заполненный документ сдается в архив и хранится в нем в течение 10 лет после внесения последней записи. По истечении указанного срока журнал регистрации уничтожают в соответствии с актом, который утверждается руководителем того юридического лица, где хранится журнал.
Другие правила ведения предметно-количественного учета
В случае реорганизации или ликвидации аптечного учреждения журнал регистрации сдается на хранение в соответствующий орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации.
Предметно-количественный учет других средств, которые указаны в выше обозначенном нормативно-правовом акте, а также этилового спирта ведется в специализированном «Журнале учета ядовитых, а также других медикаментов и этилового спирта».
Такой журнал также нумеруют, шнуруют, обозначают количество страниц, заверяют подписью руководителя и печатью аптеки.
Также существует следующий ряд правил ведения и хранения данного журнала:
- журнал заводят сроком на один год;
- на первой странице обозначается перечень лекарственных средств, которые будут зафиксированы в данном журнале;
- на каждое наименование, его дозировку и фасовку отводится отдельная страница;
- соблюдается хронологический порядок записи ответственным лицом.
Расход лекарственных средств отражается в журнале ежедневно и общим итогом, а также по конкретному наименованию. При этом указывается отпуск по амбулаторным рецептам, лечебным учреждениям, отделам аптеки.
По итогам за месяц подчитывается расход по каждому виду реализации и общий расход за месяц данного лекарственного средства, выводится остаток, который сопоставляется с фактическим остатком на конец месяца. Учет и ведение журнала производится лицом, уполномоченным руководителем, приказом по аптеке. Остаток и расход анализируются и сравниваются, чтобы произвести своевременный контроль над правомерностью их применения.
Контроль над процессом реализации всех лекарственных препаратов, которые имеют ограниченный срок годности, производится в специализированном журнале или карточек, которые находятся в местах хранения этих групп лекарственных препаратов.
Помимо учета товаров осуществляется учет всех операций с товарами – лекарственными препаратами.
Все вышеописанные требования к качественному и количественному анализу лекарственных препаратов различных групп отражены в современном законодательстве и обязательны к исполнению всеми аптечными учреждениями, пунктами, киосками внутри стационарных медицинских учреждений.
