Закупочная деятельность - это вид логистической деятельности предприятия, суть которой состоит из нескольких взаимосвязанных операций (в том числе, по выбору поставщика), направленных на получение ресурсов, необходимых для организации производства и реализации продукции.
Выбор поставщика
Выбор поставщика представляет собой один из основных этапов закупочной деятельности предприятия. Напомним, что поставщиком является организация, у которой данное предприятие приобретает необходимые ему товары, работы, услуги, информацию.
Непосредственному выбору поставщика предшествует поиск на рынке потенциальных поставщиков. После того, как будет выявлено определенное число потенциальных поставщиков, проводится их сравнительная оценка. Сравнительная оценка потенциальных поставщиков проводится по нескольким признакам, которые можно разделить на две группы: основные признаки и дополнительные признаки.
Основными признаками для оценки поставщиков на данный момент являются:
- цена, по которой поставщик поставляет продукцию;
- качество продукции, которую поставляет поставщик;
- сроки поставок продукции поставщиком.
Группа дополнительных признаков представлена большим количеством параметров, которые характеризуют различные аспекты хозяйственной деятельности поставщика. Так, большое значение придают результатам работы поставщика по исполнению уже заключенных договоров. Речь идет про соблюдение им принятых обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.
Оценивается также гибкость ценовой политики поставщика. Определяется, есть ли у него в наличии специальные прайс-листы для постоянных покупателей, а также действуют ли системы накопительных скидок, предоставляемых в зависимости от объемов закупаемой продукции.
Высоко ценятся поставщики, которые способны обеспечить доставку продукции своими силами. А в современных условиях, когда многие предприятия сталкиваются с проблемой кассовых разрывов, им важно получать товары от поставщиков в рассрочку, без предоплаты либо с отсроченным платежом.
Во время выбора поставщика предприятие обычно обращает внимание на сроки выполнения не только текущих, но и экстренных заказов, на организацию управления качеством продукции. Еще определяется перспективность поставщика: прогнозируют темпы его развития и потенциальное расширение ассортимента.
Для того чтобы оценить поставщиков и сделать выбор между ними, предприятия используют различные методы:
- Балльный метод, согласно которому поставщикам присваиваются баллы по каждому из критериев, взвешенных по значимости; обычно наибольшая предпочтительность поставщика определяется наибольшим количеством набранных баллов.
- Метод «идеальный поставщик», у которого определяется значение показателя, а затем с ним сравниваются все остальные поставщики.
- Метод расстановки приоритетов по результатам работы поставщиков.
- Метод экспертных оценок или анкетного опроса.
- Метод письменных переговоров (деловой переписки).
Оптимизация закупочной деятельности организации
Хорошо известным способом повышения прибыли коммерческих организаций является оптимизация их закупочной деятельности. Это связано, прежде всего, с тем, что расходы на закупки товаров, работ, услуг в некоторых случаях могут доходить до 70 % совокупных затрат предприятия. Соответственно, роль управления закупками и их оптимизации во многом связана с идеей сокращения затрат.
Высшему руководству коммерческой организации стратегически важно обеспечить эффективность закупочной деятельности в долгосрочной перспективе. Это может быть осуществлено путем принятия следующих мер оптимизационного характера:
- разработка и начало использования таких критериев оценки эффективности, которые позволяют отслеживать изменение прибыли организации, вызванное экономией, полученной в результате управления закупками;
- создание на предприятии специального подразделения по управлению закупками (отдел снабжения), который бы соответствовал уровню мировых стандартов;
- признание закупочной деятельности в качестве самостоятельного направления деятельности организации.
Закупочная деятельность будет осуществляться в организации оптимальным образом в случае соблюдения научно обоснованного и практически выведенного алгоритма выполнения закупок. Прежде всего, необходимо, собрав полную информацию о потенциальном спросе (количестве клиентских заказов) на продукцию организации и текущем объеме товарно-материальных запасов, точно определить внутрифирменные потребности и номенклатуру материальных ресурсов.
Важной стадией является подготовительный этап. В его рамках нужно определить и оценить требования, которые будут предъявляться к поставщикам. Кроме того, нужно решить вопрос с типом организации закупок требуемых материальных ресурсов.
Далее проводится анализ рынка поставщиков и на основе его результатов делается выбор наиболее подходящего поставщика. Эта процедура подробно описана выше.
В случае согласования взаимовыгодных условий с поставщиком заключается договор поставки, который начинает выполняться обеими сторонами. При этом должна быть предусмотрена возможность расторжения договора или внесения в него изменений, если рыночная ситуация измениться и прежние условия поставки окажутся менее выгодными, что планировалось изначально.
Таким образом, мировая практика закупочной деятельности выработала оптимальный алгоритм ее осуществления организациями, а также сформулировала несколько рекомендаций по оптимизации данного вида деятельности. Их реализация является условием достижения успеха на рынке современными коммерческими организациями.
