Учет и контроль перевозок грузов - это функции управления грузовыми перевозками, которые выполняются предприятиями в целях наблюдения за доставками товарно-материальных ценностей от источников их возникновения до конечных потребителей и внесения корректив в эти процессы.
Деятельность по управлению перевозками грузов предполагает выполнение со стороны предприятий определенных функций. Одними из основных и трудоемких управленческих функций являются учет и контроль.
Общие сведения об учете перевозок грузов
Учет представляет собой функцию управления, которая заключается в сборе, регистрации и обобщении информации, которая касается осуществления грузовых перевозок. Практика учета способствовала формированию и выделению нескольких самостоятельных разновидностях учета, которые отличаются по типу обрабатываемой информации и по целям работы с ней:
- Бухгалтерский учет - заключается в сборе, регистрации и обобщении выраженной в денежной (стоимостной) форме информации о состоянии и изменении имущества, обязательств и капитала предприятия.
- Статистический учет - заключается в сборе, регистрации и обобщении количественной информации о тех объектах, явлениях и процессах хозяйственной деятельности, которые предъявляют интерес для государственной службы официальной статистики.
- Налоговый учет - заключается в сборе, регистрации и обобщении информации, которая непосредственно относится к сфере налогообложения.
- Управленческий учет - заключается в сборе, регистрации и обобщении количественной и качественной информации, которая будет использовать руководством предприятия при разработке, утверждении и исполнении управленческих решений.
Таким образом, основные цели учета перевозок грузов сводятся к следующему: отслеживание за динамикой экономического состояния предприятия, составление и предоставление статистической отчетности государственным органам, исполнение налоговых обязательств, информационное обеспечение деятельности руководства предприятия.
Еще недавно в целях учета перевозок грузов повсеместно использовали специальные журналы учета и другие бумажные (печатные) документы. В частности, у каждого вышедшего на маршрут водителя транспортного средства была персональная записная книжка, в которой фиксировались основные сведения о процессе перевозки, а также папка, в которую вкладывались сопроводительные документы.
Однако с течением времени и научно-техническим прогрессом все больше предприятий стали использовать электронные системы фиксации информации. Теперь в каждую машину можно установить планшет (портативный компьютер), который при помощи Wi-Fi будет поддерживать связь с диспетчерским центром, другими машинами, иметь доступ в базы данных и т.д. Кроме того, осуществляется удаленный обмен данными с органами государственной власти, с руководством и структурными подразделениями предприятия.
Как показывает практика, учет перевозок грузов производится в основном по следующим показателям:
- количество отправленных / недогруженных маршрутов;
- удельный вес перевозок грузов (по маршрутам и по родам грузов);
- дальность следования маршрутов;
- состав маршрута;
- выполнение задания по перевозкам грузов маршрутами и др.
Описание контроля перевозок грузов
Контроль представляет собой функцию управления, которая заключается в постоянном наблюдении за осуществлением хозяйственной деятельности, в сравнении ее фактических результатов с запланированными и во внесении соответствующих корректирующих мер. Контроль за перевозками грузов на предприятии обычно осуществляется его специальным структурным подразделением - диспетчерской службой.
Диспетчеры занимаются планированием и организацией грузовых перевозок, ими разрабатываются графики и расписания движения. Их исполнение обеспечивается за счет контрольной деятельности.
Контроль перевозок грузов направлен на решение следующих задач:
- поддержание расписания или графиков движения подвижного состава в пределах допустимых отклонений, ликвидация возникающих нарушений;
- изменение режимов движения подвижного состава на маршрутах при изменениях условий относительно заложенных в плановых документах;
- оперативное руководство работой водителей и персонала диспетчерской службы;
- проведение анализа выполнения операций процесса по перевозке груза.
Контроль во многом базируется на результатах учета. Собранная информация подвергается анализу на темы выполнения планов, сравнения с отчетными данными и результатами конкурентов и всей отрасли. В случае обнаруженных отклонений предпринимаются попытки выявить их причины. В результате этой работы принимаются решения о внесении корректив в текущий перевозочный процесс.
В настоящее время активно используются автоматизированные системы контроля. Она позволяет диспетчерам контролировать выполнение расписания рейса, т.е. автоматически отслеживать состояние транспортных средств и получать сообщения о нарушениях графика движения. Только такой контроль позволит своевременно обратить внимание на проблемы, которые возникают в процессе перевозки грузов.
Подобные системы могут блокировать недобросовестность водителя транспортного средства, с помощью которого перевозят груз. При этом объективная информация о времени и местоположении подвижного состава выступает в качестве доказательства при взыскании штрафов за простой техники у клиента.
Главным препятствием в осуществлении высокоэффективного контроля грузовых перевозок является запаздывание и потеря части информации. Информация, которая не поступила вовремя, теряет всякую полезность. В этой связи важная задача контроля связана со своевременным информационным обеспечением лиц, принимающих решения.
