Тендер - это конкурентная форма отбора наиболее выгодных предложений, поступивших от нескольких поставщиков (подрядчиков) в ответ на выдачу заявки на поставку товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Сущность тендеров и конкурсных торгов
В современной экономике одним из популярных методов размещения хозяйствующими субъектами заказов на поставку товаров является проведение тендеров и конкурсных торгов. Тендеры и конкурсные торги представляет собой особые формы выбора исполнителей работ, необходимые для клиентов.
Этот выбор осуществляется между несколькими предложениями, которые были сделаны рядом компаний в ответ на публикацию заказа на выполнение работ или на прямое приглашение участие в тендере или конкурсных торгах. В большинстве случаев победителем тендеров (конкурсных торгов) объявляется то предприятие, которое в своем предложении запрашивает наименьшую цену для оплаты своих услуг. Однако возможны ситуации, когда у заказчика в приоритете стоят другие (качественные) параметры предложения (например, гарантии надежности, опыт работы, время на выполнение работ и т.д.).
В настоящее время тендеры получили широкое распространение в связи с поиском и отбором контрагентов для заключения сделок на поставку машин и оборудования, крупных партий сырья, военной техники, проведения изыскательских работ, строительства объектов «под ключ». Особое значение тендеры имеют при закупке товаров, работ, услуг для удовлетворения государственных и муниципальных нужд, но и частный сектор тоже активно пользуется данным инструментом.
При помощи тендеров и конкурсных торгов предприятия могут определить стратегических и потенциальных партнеров, сильно расширить круг возможных поставщиков, сократив при этом сроки работ и время поставки материала.
Основы проведения тендеров и конкурсных торгов
Процесс проведения тендеров и конкурсных торгов, как правило, начинается с принятия заказчиком соответствующего решения. Основанием для этого является потребность предприятия в использовании не имеющегося в данный момент у него определенного вида ресурса или продукта.
Организацией проведения тендеров и конкурсных торгов обычно занимается отдел снабжения (отдел закупок) заказчика. Его специалистами проводится составление конкурсной документации, в которой должны содержаться требования к качеству, безопасности, техническим и функциональным характеристикам, размерам, упаковке, отгрузке и иным показателям продукции, чью закупку планирует осуществить заказчик.
За этим следует направление заказчиком потенциальным поставщикам приглашения к участию в тендере (брифа) для его рассмотрения и ответа на него согласием или отказом. Стандартное приглашение включает в свой состав следующие разделы:
- Описание предприятия-заказчика (история предприятия, численность персонала, масштабы производства, сектор экономики, вид бизнеса, специфические особенности);
- Постановка проблемы и описание желаемого для заказчика результата (техническая часть - описание и общая информация об объекте торгов, инструкция для поставщиков, информационные карты с указанием порядка подготовки и подачи конкурсных заявок и др.; коммерческая часть - цена, условия, графики платежей, источники финансирования контракта);
- Требования к участникам тендера (наличие опыта проведения аналогичных проектов, предъявление отзывов предыдущих клиентов и информации о сроке работы на рынке);
- Описание формы подачи заявки (точнее говоря - разделов, которые должны присутствовать в заявке (предложении) участника тендера);
- Критерии оценки претендентов (например, цена, время проекта, отсутствие соисполнителей);
- Сроки проведения тендера (срок объявления тендера, срок начала и окончания приема заявок, ориентировочный срок рассмотрения заявок).
После подачи первоначальной заявки на участие в тендере предприятия имеют право обратиться к заказчику за дополнительной информацией для уточнения видения проблемы заказчиком и путей ее решения. Это, в частности, позволяет компания корректно составить окончательную заявку на участие в тендере.
До очного этапа тендера обычно допускают те компании, заявки которых соответствуют основным формальным критериям. Затем происходит презентация предложений, в ходе которой участники тендера выгодно преподносят свой материал и пытаются заинтересовать заказчика, убедить его в том, что их предложение является лучшим. Для этого нужно профессионально. доступно и наглядно подготовить презентацию, включить в нее графическую информацию, результаты сопоставления с работами других компаний, отзывы бывших клиентов.
После того, как презентация предложений будет проведена и объявлена завершенной, уполномоченные менеджеры компании-заказчика коллегиальным образом на основе указанных в приглашении к участию критериев оценки принимают решение о выборе того или иного поставщика и его признании победителем тендера. Как правило, в процессе обсуждения поступивших предложений уточняются мнения внутренних специалистов и структурных подразделений, создается рейтинговая таблица, где через применение метода средневзвешенного коэффициента каждому участнику тендера присваивается итоговый балл.
На общем собрании или через средства массовой информации (при проведении открытого тендера), либо в персональном порядке (при проведении закрытого тендера), участники тендера оповещаются о завершении конкурсных процедур и выборе победителя. В течение отведенного срока участники тендера могут оспорить решение заказчика (в том числе, в судебном порядке), однако в большинстве случаев принятое решение остается в силе. Его исполнение осуществляется путем заключения договора между заказчиком и поставщиком-победителем и их перехода к организации непосредственной реализации закупки продукции.
