Документальное оформление - это деятельность по составлению документов, которыми инициируется, сопровождается и подтверждается выполнение отдельных хозяйственных операций.
Общие сведения о документальном оформлении автобусных перевозок
Управление автобусными перевозками заключается в выполнении представителями руководства автотранспортного предприятия различных действий. В частности, одно из направлений управленческой деятельности в данной сфере заключается в документальном оформлении автобусных перевозок.
Документальное оформление автобусных перевозок представляет собой деятельность уполномоченных сотрудников автотранспортного предприятия по составлению и утверждению документов, посредством которых инициируется, сопровождается, завершается, подтверждается выполнение отдельных операций перевозочного процесса. С помощью документов находят свое подтверждения последующие, реализуемые и уже свершившиеся факты хозяйственной жизни. Следовательно, документальное оформление является обязательным условием осуществления учета в организации (прежде всего, бухгалтерского и управленческого).
Как правило, документы в зависимости от того, какую основную функцию они выполняют, классифицируют по трем группам. Первая группа представлена организационными документами (например, регламентами, инструкциями, положениями и др.). Вторая группа представлена распорядительными документами (например, приказы, распоряжения, решения и др.). Третья группа представлена информационно-справочными документами (например, договоры, акты, отзывы и др.).
Документы из каждой обозначенной группы принимаются во всех действующих организациях. В том числе речь идет про транспортные предприятия, которые оказывают услуги по организации перевозок пассажиров и их багажа при помощи автобусов. Далее рассмотрим перечень конкретных документов, которые необходимы для оформления автобусных перевозок.
Порядок документального оформления автобусных перевозок
В настоящее время вся совокупность документов, оформлением которых сопровождается выполнения автобусных перевозок, может быть представлена в виде следующих трех крупных групп документов:
- Документы водителя (водительское удостоверение на право управления автобусом, страховой полис обязательного страхования автогражданской ответственности, лицензия на осуществление пассажирской перевозки, график движения автобуса, схема маршрута с указанием опасных участков, выдаваемое управлением государственного автодорожного надзора уведомление о начале предпринимательской деятельности в сфере оказания услуг по автомобильной перевозке пассажиров и багажа).
- Документы на автобус (свидетельство о регистрации транспортного средства в государственной инспекции по безопасности дорожного движения, талон о прохождении автобусом технического осмотра, выписка из лицензии об автотранспортных средствах, путевой лист, договор фрахтования или его копия, заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багаж).
- Проездные документы пассажира (полученный от кондуктора или водителя отрывной билет на разовую поездку, документ-подтверждение права пассажира на проезд по льготным условиям, проездная транспортная карта, багажная квитанция, квитанция на ручную кладь).
Перечисленные выше документы необходимы участникам перевозочного процесса в том случае, если он имеет характер внутренней транспортировки. В случае организации международной перевозки пассажиров дополнительно необходимо оформление тех документов, которые востребованы на международном уровне.
В частности, кроме национального водительского удостоверения водитель должен обладать международным водительским удостоверением, соответствующим Венской конвенции о дорожном движении 1968 года. И водители, и пассажиры должны иметь при себе общегражданский заграничный паспорт, в котором указаны действительные сроки въездных и выездных виз стран, включенных в маршрут перевозки.
Перед началом поездки перевозчику необходимо подать заявление в Ассоциацию международных автомобильных перевозчиков, на основании которого оформляется международный страховой сертификат гражданской ответственности. Кроме того, в случаях пересечения границы некоторых государств т водителя могут потребовать предъявления специальной карточки доступа.
Пассажирам (которые в большинстве случаев в международной поездке выступают в качестве туристов) следует при себе иметь медицинскую страховку, а в случае перевозки животных, птиц и растения - ветеринарный и фитосанитарный сертификат на них.
Как правило, туристскую группу автобусного тура возглавляет руководитель (гид). Это должностное лицо должно иметь при себе следующие документы:
- служебное удостоверение;
- план-задание к наряду с указанием реквизитов группы;
- копии калькуляции принимающей туристической фирмы и расчета стоимости путевки;
- бланк списка туристов и доверенность на обслуживание туристов, которая обычно выписывается на имя гида в принимающую туристическую фирму;
- бланк отчета и бланк отзыва туристов о маршруте;
- путевая информация и памятка руководителя группы;
- адресная книжка с реквизитами принимающих организаций.
Таким образом, документальное оформление является неотъемлемой составной частью современных автобусных перевозок, которые на профессиональной основе организуют специализированные транспортные предприятия. Составление документов и исполнение прописанных в них положений является залогом защиты прав и законных интересов всех участников перевозочного процесса, обеспечения их равноправного, честного и продуктивного сотрудничества друг с другом.
