Логика выполнения задач

Построение процесса выполнения задач

Невозможно представить работу организации, в которой руководители не дают поручения сотрудникам. Любой компании важно выстроить эффективные бизнес-процессы, связанные с постановкой и исполнением задач и поручений.

Существуют разные подходы к постановке задач и контролю их выполнения. От того, как организованы бизнес-процессы, зависят результаты деятельности. Важны все этапы, начиная с собственно постановки задачи. Если задача ставится по телефону или в переписке (мессенджеры, e-mail), возникают неоправданные затраты времени и риски. Телефонный разговор не подразумевает письменную фиксацию информации, поэтому впоследствии бывает трудно доказать, что все было сделано в соответствии с инструкцией. Отдельные сообщения в переписке теряются, исполнители забывают про задачи, особенно если одновременно в работе находится большое количество поручений. В небольших компаниях такая неформализованная постановка задач может работать, но по мере развития она приводит к возникновению большого количества проблем.

Крупные компании сталкиваются с другой трудностью. Из-за сложной иерархии распоряжения, отданные генеральным директором, для того, чтобы попасть к конечному исполнителю, проходят через цепочку начальников разных уровней. Вертикальная коммуникация имеет низкую скорость: если сотруднику потребуется что-либо уточнить, ему приходится передавать вопросы назад по той же цепочке. Это занимает много времени.

Усложнение ситуации вызывается привлечением нескольких исполнителей. Обычно в такой ситуации назначают одного ответственного, но ему тоже бывает непросто организовать сотрудников из других отделов, не подчиненных ему напрямую. Если ответственному не удается воспользоваться механизмом личных договоренностей, решение задачи растягивается на длительный срок.

Наконец, бюрократия приводит к тому, что руководители на промежуточных уровнях мало на что реально влияют. Их функция сводится к передаче задач сверху вниз и вопросов и отчетов снизу вверх.

Итак, основные проблемы, связанные с бизнес-процессом выполнения задач:

• неоптимальные методы постановки задач,
• сложность контроля,
• задержки при выполнении задач.

Оптимизация управления задачами

Первое, что следует сделать в рамках оптимизации выполнения задач – упорядочить логику их постановки. Для этого должны использоваться способы, позволяющие фиксировать всю информацию так, чтобы ничего не было забыто или потеряно. Хорошим решением становятся BPM-системы:

• руководитель создает поручение, описывает задачи, устанавливает сроки и сразу указывает ответственного;
• при принятии задачи исполнителем она добавляется в его список активных задач. Там она остается до момента завершения или отмены руководителем;
• система отправляет напоминания о приближении срока выполнения конкретной задачи, поэтому не приходится все помнить;
• задачи могут быть переназначены (например, если ответственный сотрудник заболеет или потребуется участие другого работника).

Использование подобных систем снимает множество проблем, связанных с человеческим фактором и плохой организацией работы. Также устраняются задержки, связанные с вовлечением в процесс множества согласующих. Если исполнителю что-то непонятно, он может задать вопрос в личном кабинете и ждать дополнительных инструкций, которые гарантированно не потеряются по дороге.

Еще одним плюсом использования систем автоматизации является возможность получения статистических данных. Руководитель может оценить, сколько задач назначено каждому работнику, кто сильно загружен, а кто свободен. Благодаря этому поручения распределяются более сбалансированно, управление трудовыми ресурсами строится более эффективно.

Контроль выполнения задач

Задачи, поставленные руководителями своим подчиненным, – это шаги, которыми компания идет к своей цели. И важным моментом, без которого эти шаги не могут быть успешными, является контроль выполнения задач.

Для упрощения и систематизации работы с задачами служат специальные программы:

• системы управления проектами,
• планировщики.

Автоматизированные системы обеспечивают возможность контроля выполнения задач в текущем режиме с минимальными трудозатратами. Гибкие настройки позволяют адаптировать интерфейс под специфику бизнес-процессов компании, а специальные метки – провести ранжирование задач по приоритетам.

Будучи зафиксированы в одной системе, задачи не теряются. К ним можно прикреплять нужные документы и файлы. Ответственные за задачу понимают, что и в какие сроки нужно сделать. Руководитель отслеживает, сколько задач назначено на каждого подчиненного, и оценивает, целесообразно ли поручать ему еще что-то.

Имеется возможность:

• отслеживания статусов заданий, их перемещений по доскам;
• чтения комментариев, оставленных сотрудниками;
• анализа трудозатрат;
• фильтрации задач по статусам и выявления просроченных.

Подобные системы помогают проводить систематический мониторинг, оценивая этапы выполнения задач и загруженность подчиненных. Организации получают инструмент удаленного управления персоналом.

Важным условием в работе с задачами является их контроль, который может осуществляться по этапам:

• предварительный этап, когда руководитель назначает ответственного и убеждается в наличии необходимых для решения задачи ресурсов;
• входящий контроль, нацеленный на проверку, понята ли задача подчиненным, знает ли он, как нужно выполнять эту задачу, а также как расставлены приоритеты;
• текущий контроль, когда производится оценка уже сделанного по задаче, возникших трудностей, выполнимости к сроку. При необходимости вносятся корректировки;
• заключительный контроль. На этом этапе проверяется выполнение задачи и фиксируются ошибки (чтобы в будущем они не повторялись).