Введение в делопроизводство

1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 1. Документ в системе управления. 2. Основные понятия делопроизводства и документооборота. 3. История развития делопроизводства в России. 4. Нормативная база делопроизводства 1.1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого в самом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативнометодической базе — комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов. В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (ст. 5) документирование (то есть создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами. Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росар-хив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты. 2 1.2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА. Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются. На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу. Вышестоящие органы законы, указания нормы отчеты Администрация акты, протоколы, заключения решения Службы управления Службы делопроизводства Службы контроля служебные записки, отчетность приказы, задания Исполнители Рис. 1. Информационные процессы предприятия Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство. Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации. Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними. Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления. Основные задачи делопроизводства:  создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;  передача документов для их последующего исполнения или принятия решений; 3  регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;  систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности. Формы организации делопроизводства: Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений. Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования. Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:  простые средства (ручки, карандаши)  механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)  автоматизированные средства (компьютерная техника). Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись). Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. 4 Продвижение документа происходит: 1. В пространстве: внутри предприятия и за его пределами. 2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение. Организация документооборота на предприятии (см. слайд) Различают внешний и внутренний контуры документооборота. Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов. Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа. 1.4. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ До Х века документировались в основном правовые отношения между гражданами. Уже в это время существовала культура составления и оформления документов, таких как подорожные грамоты, письменные завещания и др., а также в специальной школе готовили писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати) для князей и крупны феодалов, однако единой системы государственного делопроизводства не было. 1 этап. Зарождение системы делопроизводства (XI – XV в.). Период Древнерусского государства – это период постепенного складывания традиций системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки. Характерные черты периода: 1. Появились профессиональные делопроизводители: церковные псаломщики и дьяки (в XIV веке дьяками называли всех людей, ведущих делопроизводство). 2. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству - формулярники, в которых обозначились стадии подготовки документов - чернопись, редакция, беловик. 3. Возникла необходимость в сохранении секретности важной информации, в результате появились различные скрепы (подписи), печати, мосты (подписи на склейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. К этому же времени относятся и первые случаи подделки документов. 4. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Материалы извлекались из специального хранилища «ларником» (хранителем ларя с до5 кументами) и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело. 5. Были выделены места для безопасного хранения документов и ведения документации: гостиные дворы и монастыри. Практически до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма служил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах «хартией», а в простонародье - просто «телятиной». Самой древней формой документа была грамота – отдельный лист пергамента шириной чуть более 15 см (3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, а из знаков препинания использовалась только точка в конце предложения. 2 этап. Приказное делопроизводство (XV – XVII в.). Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом, по названию первых государственных учреждений – приказов. В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Характерные черты периода: 1. Делопроизводство велось в приказных избах, которые представляли собой одновременно и место приема посетителей (присутствие), и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении, а в XVII в. к описям документов составлялись азбуки – специальные указатели для наведения справок о документах. 2. Документы изготовлялись на бумаге и имели специфическую форму – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. 3. Юридическую силу документу придавала так называемая «припись» думного дьяка – подпись дьяка, поставленная по слогам на обратной стороне документа таким образом, чтобы ее буквы захватывали оба конца склеенных листов. 6 (Ни царь, ни бояре не подписывали документы, за исключением договорных документов с иностранными государствами). Такой способ подписания документов обеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию. 4.Складываются различные виды документов, фиксирующих управленческую деятельность государственных учреждений: от верховной власти подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры, из местных учреждений в приказы посылали отписки, формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. 5. Большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст, но уже существовали сложившиеся обороты для каждого вида документа. 6. Велась регистрация каждого документа: при поступлении на документе проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела. 3 этап. Коллежское делопроизводство (XVIII в.). Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Период коллежского делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую современную работу с документами. Петра I по праву можно назвать «отцом русской бюрократии». Характерные черты периода: 1. Издан законодательный акт «Генеральный регламент», в котором подробно проработаны вопросы документирования (правила регистрации документов, контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения) и движения дел (документооборот). Регламент даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях продолжался 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье. 2. Введена подпись руководителя и членов коллегии на документе. 3. Установлен порядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. 4. Столбцовые формы документов заменены тетрадями – 4 листов бумаги, сложенными вдвое и прошитыми нитками. Несколько переплетенных тетрадей составляли книгу. 5.В документах появились новые реквизиты: регистрационные входящие и исходящие номера, адресат, подпись, дата составления, вид документа и пр., применяющиеся и в современном делопроизводстве. 6. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги. 7. Стали развиваться различные системы документации:  финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кредит», «баланс»;  военная - рапорты, донесения, предписания, диспозиции; 7 договорная международная - ноты, меморандумы, депеши;  судебная - допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры;  статистическая - подушные переписи, называемые ревизиями, губернские сводки.  4 этап. Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ в.). Возникла действующая ныне система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством. В сфере управления появились министерства, а на смену коллегиальности пришло единоначалие министров. Характерные черты периода: 1. Были установлены единые принципы ведения делопроизводства министерств России – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждениями и императором в зависимости от сложившейся в то время иерархии. 2. Введена многоступенчатая система регистрации и учета документов. Все входящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация. 3. Возникла система контроля за исполнением документов. Ежемесячно проводилась ревизия дел в структурных подразделениях, в специальных ведомостях велись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству. 4. Изменились формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка входили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступивший документ. С конца 20-х годов прошлого столетия бланки стали изготовлять типографским способом. 5. Появились новые виды документов: телеграммы и телефонограммы. 6. Издавались сборники образцов документов – письмовники. 5 этап. Советский период государственного делопроизводства (1917 – 1990 гг.). Характерные черты периода: 1. 1917 – 1920 гг. Снижение уровня документационного обеспечения управления (на работу во вновь образованные советские учреждения шли рабочие, солдаты, крестьяне, не имеющие специального образования). 2. 1925-1926 гг. Были образованы две крупные организации: Институт техники управления (ИТУ) и Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой). ИТУ занимался теоретическими исследованиями в области управления, а Оргстрой реализовывал их на практике, способствуя внедрению нового канцелярского оборудования и средств оргтехники. При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который занимался разработкой общесоюзных стандартов документации (письма, телеграммы, телефонограммы, протоколы) и средств канцелярского труда (чернила, ленты для пишущих машинок). 8 3. В 1932 г. ИТУ был ликвидирован и прекратилось централизованное методическое совершенствование вопросов документооборота. С этого момента в истории делопроизводства начался длительный период «самостоятельности»: каждое ведомство по-своему регулировало работу с официальными документами. 4. В 1963 г. утверждены «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР». Этот документ до сих пор служит руководством по делопроизводству. 5. В 1973 г. разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). ЕГСД – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив. 6. В 1970-1980 гг. сложился блок ГОСТов на управленческие документы. 7. В 1980-е гг. разработаны унифицированные системы документации (УСД) с целью автоматизации обработки данных, содержащихся в формах документов. Развитие советского делопроизводства в 1970-1980 гг. заложило основу делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время. 1.4. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Нормативная база делопроизводства – это совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности организации. Нормативная база делопроизводства включает следующие компоненты:  Законодательные и правовые акты РФ;  ГОСТы;  Нормативные документы;  Классификаторы;  Государственная система документационного обеспечения управления. Законодательные и правовые акты в сфере информатизации и документации:  Законы РФ: Гражданский кодекс РФ, закон РФ «О стандартизации», закон РФ «Об Архивном фонде и архивах»  Указы и распоряжения Президента: «Об основах государственной политики в сфере информатизации», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ» 9  Постановления и распоряжения правительства: «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг», «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ»  Федеральные законы РФ: «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене», «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»  Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства. Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию Оформление служебных документов строго регламентировано стандартами. Стандарт – типовой вид, образец, которому должен удовлетворять объект по своим признакам, свойствам, качествам. Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик. Области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления. Наименование Содержание ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. ГОСТ Р 51141-98 ГОСТ 6.10.1-88 ГОСТ 6.01.1-87 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения Единая система классификации и кодирования техникоэкономической информации. Основные положения ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации (УСД). Требования к построению формуляра - образца ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации (УСД). Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения ГОСТ 6.10.3-83 Унифицированные системы документации (УСД). Запись информации в коммуникативном формате Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа. 10 Нормативные документы 1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны ЦБНТ (Центральное бюро нормативов по труду) Минтруда РФ в 1995 г и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, в учреждениях и общественных организациях. Они содержат  Нормы затрат времени по документационному обеспечению управления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения документов, ведение картотек и т.д.)  Нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, создание справочного аппарата к архивам и т.д.) 2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработан во ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательских институт документоведения и архивного дела) в 1992 г. и содержит нормативы времени для составления планов, договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность. 3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 г. и предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:  Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации и т.д.)  Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску и т.д.) Классификаторы Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документа должны быть присвоены специальные коды. Классификатор – документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов и их кодов. По содержанию классификаторы делятся на 3 типа: 1. Классификаторы информации об управленческих документах: ОКУД. 2. Классификаторы информации об организационных структурах: ОКПО. 3. Классификаторы информации о населении и кадрах: ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 11 ГСДОУ появилась в 1990 г. и устанавливает единые требования к организации работы с документами. К основным целям ГСДОУ относятся:  Совершенствование работы аппарата управления;  Упорядочение документооборота и повышение качества документов;  Сокращение количества документов;  Построение информационно-поисковых систем;  Создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства. В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 12 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 1. Классификация документов. 2. Правила составления документов. 3. Язык документов. 2.1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Документы можно классифицировать по различным признакам. Наиболее употребительными из них являются: 1. По характеру информационных связей предприятия:  внешние – нормативные документы вышестоящих органов (налоговой службы, органов соцзащиты), а также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций;  внутренние – документы, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия. 2. По назначению в процессе управления:  организационные – устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников;  распорядительные – приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю», «Обязываю», «Решил»);  документы по личному составу – документы устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. К ним относятся приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате;  информационно-справочные – письма, справки, факсы, докладные записки, телефонограммы и т.д. 3. По направленности документопотока:  входящие – поступившие от других организаций;  исходящие – документы, которые отправляются другим организациям;  внутренние – имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию для решения внутрипроизводственных задач. 4. По содержанию:  первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные;  сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов. 5. По типу носителя:  бумажные;  электронные – документы, выполненные с использованием прикладной программы и хранящиеся на машинном носителе. 13 6. По форме:  индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки);  трафаретные – часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;  типовые – созданные для группы однородных предприятий. 7. По срокам исполнения:  срочные – требующие исполнения в определенный срок,  несрочные – для которых срок исполнения не установлен; 8. По виду оформления:  подлинники – подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз;  копии – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.  выписки – документы, содержащие сведения из того или иного раздела подлинника. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.  дубликаты – документы, выдаваемые в случае утери подлинного документа и имеющие одинаковую юридическую силу с подлинником. 9. По сложности:  простые – посвящены одному вопросу;  сложные – охватывают несколько вопросов. 10. По происхождению:  служебные – затрагивают интересы предприятия;  личные – касаются конкретного лица и являются именными. 2.2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. Все документы оформляются на бумаге формата А4 и А5, допускается также использование форматов А3 и А6 (см. слайд). Каждый документ, оформленный на бланке, должен иметь поля (см. слайд). На практике левое поле устанавливают 35 мм для удобства переплета. Большая часть документов оформляется на бланках организаций. Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной информации. Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на ПК. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаге. В действующем ГОСТе указан перечень из 29 реквизитов. 14 Наименование реквизита Код реквизита 1 2 Государственный герб РФ Герб субъекта РФ Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Код организации по ОКПО Код формы документа по ОКУД Наименование организации Справочные данные об организации Наименование вида документа Дата документа (ограничительная отметка) Регистрационный номер документа (ограничительная отметка) Ссылка на регистрационный номер и дату документа (ограничительная отметка) Место составления или издания документа Гриф ограничения доступа к документу Адресат (ограничительная отметка) Гриф утверждения документа Резолюция Заголовок к тексту (ограничительная отметка) Отметка о контроле (ограничительная отметка) Текст документа Отметка о наличии приложения Подпись Гриф согласования документа Визы согласования документа Печать Отметка о заверении копии Отметка об исполнителе Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка о поступлении документа в организацию Отметка для автоматического поиска документа 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Каждый реквизит имеет три части:  заголовочную (содержит реквизиты, расположенные до текста), которая в свою очередь делится на левую и правую половины;  основную (содержательную), содержит информацию по сути документа;  оформляющую (содержит реквизиты, расположенные после текста) Реквизиты бланка. В зависимости от типа и назначения документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают его юридическую силу. В эту группу входят следующие реквизиты: (см. слайд) 15 Наименование организации должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования. Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, и справочные данные об организации Слайд Сведения об организации. ГОСТ не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации, в их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о банковских реквизитах, о государственной регистрации, ИНН, адрес электронной почты и др. Наименование вида документа указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.) Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается. Дата документа обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является:  дата подписания (для приказов, писем, факсов);  дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);  дата события, которое зафиксировано на документе. Дат на документе может быть несколько, основной считается дата подписания. Дата оформляется арабскими цифрами, на нее отводится 10 знаков, восемь цифр и разграничительные точки. Слайд. Регистрационный номер документа – это условное цифровое или буквенноцифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов – это обычно порядковый номер, считая от начала года (календарного или учебного). Каждый вид документов имеет свою индексацию, которая разрабатывается на предприятии. Реквизиты дата и регистрационный номер оформляются в одной строке документа и выравниваются по левому краю. Слайд. При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа, которые располагаются строкой ниже. Реквизит используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение и т.д.). Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа в правом верхнем углу. Слайд. Указом Президента установлены три степени секретности: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Использование этих грифов на документах, не содержащих государственной тайны, не допускается. 16 Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Президента от 06.03.1997 г. Конкретное наименование грифов в нем не оговорено. Практически используются грифы «Для служебного пользования» (ДСП), «конфиденциально», «строго конфиденциально» и пометки типа «лично», «только адресату» и т.д. Адресат располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Слайд. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресации документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Слайд. Этот порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя предприятия или руководителей структурных подразделений. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, имя указывают обобщенно. Слайд. При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4-х адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Если более 4-х адресатов, то составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат. В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:  наименование адресата (название организации или ФИО);  название улицы, номер дома, номер квартиры;  название населенного пункта;  название области, края, автономного округа;  страна (для международных почтовых отправлений)  почтовый индекс. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция содержит распоряжение руководителя относительно решения вопроса, изложенного в документе. Если в резолюции указаны несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания (без пометки «ответственный»). Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 17 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?» или «чего (кого)?». На него отводится 10 см в левой половине заголовочной части и он должен занимать не более 2 строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Слайд. Короткие документы на формате А5 создаются без заголовка Отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», проставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту». Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения выполнения установленных сроков. Существует два вида срока исполнения документа:  типовой – срок исполнения документа, установленный нормативноправовым актом;  индивидуальный – срок исполнения, установленный распорядительным документом вышестоящей организации или указанный в резолюции руководителя. Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с междустрочным полуторным интервалом (для формата А5 можно одинарный интервал). Отступ в 1 строке рекомендуется 1,25 см Отметка о наличии приложения Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров. Приложения при этом нумеруются Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень на 10 л. в 2 экз. Слово «Приложение» вне зависимости от количества документов употребляется в единственном числе. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. Приложение: 1. Акт сдачи-приемки работ на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень объектов для внедрения на 10 л. в 2 экз. Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме, например: 18 Приложение: письмо ОАО «Стройсервис» от 26.07.2004 № 168/07-12 и приложение к нему, всего на 3 л. Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение №», при необходимости его номер, наименование, дату и индекс основного документа, например: Приложение 1 к письму ОАО «Стройсервис» от 26.12.2003 № 168/07-12 Подпись – обязательный реквизит для каждого документа. В его состав входит: наименование должности, личная (рукописная подпись), расшифровка. Слайд Согласно ГОСТу инициалы пишутся перед фамилией. Если документ оформляется на бланке предприятия, то в указание должности не входит наименование учреждение. В противном случае под названием должности указывается наименование предприятия.Слайд. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне 19 ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ. При составлении документов необходимо соблюдать следующие требования к управленческой информации: Слайд 2.  полнота;  доступность;  оперативность;  достоверность. Составление управленческих документов имеет две особенности: Слайд 3.  ограниченная тематика документов;  однотипные повторяющиеся управленческие ситуации, в которых составляются документы. Поэтому при составлении управленческих документов используются распространенные языковые формулы и официально-деловой стиль оформления. Языковые формулы – это готовые сочетания (шаблонные, стандартные фразы), часто повторяющиеся в документах. Слайд 4 Примеры языковых формул: Слайд 4 Многие языковые формулы выступают как важные с юридической точки зрения части текста. Слайд 5. Официально-деловой характеризуется: Слайд 6  краткостью;  ясностью;  точностью;  отсутствием эмоциональной окраски. Краткость достигается исключением речевой избыточности. Слайд 7. Ясность определяется четкими и продуманными формулировками и отсутствием логических ошибок. Слайд 8. Точность (четкость) изложения предполагает однозначность (адекватность) понимания текста. Слайд 9. Нейтральный тон не допускает субъективных (личных) моментов в деловой переписке. Слайд 10. Общие требования к тексту документов: Построение предложений. 1. При составлении деловых документов принято использовать простые распространенные предложения без подлежащего. Они строятся по схеме «Обоснование»  «Действие»  «Объект». Слайд 11 2. Двусоставные предложения могут строиться по одной из двух схем: «Обоснование»  «Субъект действия»  «Действие» или «Субъект действия»  «Обоснование»  «Действие». Слайд 12. 3. Для выражения действия часто вместо глагола используется конструкция из глагола и отглагольного существительного. Слайд 13. 4. Употребление глаголов в форме первого и второго лица ограничено. Глаголы в форме первого лица единственного числа используются только в распоряди20 тельных документах, подписываемых директором («приказываю», «разрешаю»), и в личных документах – заявления, расписках и т.д. Слайд 14. 5. В переписке от третьего лица местоимения заменяются существительными. Слайд 15. 21 3. ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Организационно-распорядительные документы 3.2. Порядок утверждения и согласования документов. 3. Документы оперативной информации 3.1 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Слайд 2 В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:  наименование организации (министерства, ведомства) – автора документа;  дата;  гриф утверждения;  текст;  подпись. Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. Слайд 3. Положение – это организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Слайд 4 В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты:  наименование организации (ведомства, структурного подразделения) – автора документа;  гриф утверждения;  дата;  заголовок к тексту  текст;  подпись;  гриф согласования;  визы согласования. Пример положения. Слайд 5. Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, устанавливающий для работников организации (подразделении) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Слайд 6. Разработка должностной инструкции вменяется в обязанности руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсультантом и затем утверждается руководителем организации. Пример. Слайд 7 22 Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач. Слайд 8 Различают: Слайд 8  приказы по основной деятельности  приказы по личному составу Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока. Слайд 8 Приказы по основной деятельности формируются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: Слайд 9  наименование предприятия;  наименование вида документа;  код организации (ОКПО);  дата;  индекс;  заголовок к тексту;  отметка о контроле;  текст;  подпись;  визы;  отметка об исполнении документа;  отметка о переносе данных на машинный носитель. Текст приказа состоит из двух частей: Слайд 10  констатирующей, в которой отражаются цели и задач предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.  распорядительной, в которой содержатся предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с указания конкретного действия, выражаемого глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом. Пример. Слайд 11. В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. Слайд 12 23 В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии. Пример. Слайд 13. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Текст решения также состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая (вводная) часть решения оформляется по форме: В связи (на основании) /причины издания документа/ /название распорядительного органа/ РЕШИЛ (а, о): Распорядительная часть содержит текст решения, который оформляется в виде пунктов. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями. Распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого лица должностных лиц Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу реквизитов в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием срока исполнителя и срока исполнения. В случаях, когда констатирующая часть распоряжения присутствует, текст распорядительной части начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». 3.2 ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Гриф утверждения Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лиц утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Рога и копыта» ___________О.И. Бендер 18.12.2005 При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) 24 (без кавычек), названия утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН приказом директора предприятия 20.03.2006 № 264/18 УТВЕРЖДЕНЫ протоколом общего собрания акционеров от 17.03.2006 № 14 Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДЕНО приказом директора предприятия 20.12.2003 № 264/18 Утверждению подлежат:  акты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций );  договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности);  задания (на проектирование объектов, на кап. строительство, на проведение НИР, ОКР и технологических работ);  инструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудового распорядка, документационному обеспечению управления);  нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);  отчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.);  перечни (должностей работников с ненормируемым рабочим днем; типовых документов с указанием сроков хранения и т.д.)  планы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектноизыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);  программы (командировок, проведения работ и мероприятий);  положения (о структурном подразделении, премировании, о персонале организации);  расценки на производство работ;  структура и штатная численность;  тарифные ставки;  штатные расписания и изменения к ним;  смета расходов средств организации;  смета расходов на содержание специалистов организации. Гриф согласования Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), 25 личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Главный бухгалтер ЗАО «Компания АБВ» __________О.М.Кузнецов 24.07.2005 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей, форме например: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании «АБВ» от 21.09.2005 № 12 Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:  с организациями, интересы которых затрагивает документ;  с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;  с общественными организациями (при необходимости);  с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);  с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов. Виза согласования Используется для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визирования не допускается. Виза согласования включает:  личную подпись визирующего;  ее расшифровку (инициалы и фамилию);  дату;  при необходимости - должность визирующего, например: Начальник отдела международных связей 18.02.2006 К.И.Смехов 26 При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности: Последовательность согласования документа  составитель документа;  руководитель структурного подразделения, где составлен документ;  заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;  общественные организации (при необходимости);  руководитель финансовой или бухгалтерской службы;  заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;  руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия. Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату. Печать Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050. В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций. Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных 27 целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и т.д. Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати дожжен хорошо читаться. Перечень документов, на которых ставится печать: Акты, доверенности, договоры, задания на проектирование и технические, заявки, исполнительные листы, заявления (на аккредитив и т.д.), заключения и отзывы, нормы расхода драгоценных металлов, гарантийные письма, платежные поручения, протоколы согласования планов поставок, реестры чеков, сметы расходов, штатные расписания и изменения к ним, спецификации продукции, образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения хозяйственных операций, Устав организации, справки о начисленной зарплате. 28