Внешние и внутренние поглотители времени.Совершенствование использования рабочего времени

Внешние и внутренние поглотители времени / Совершенствование использования рабочего времени ВНЕШНИЕ И ВНУТРЕННИЕ ПОГЛОТИТЕЛИ ВРЕМЕНИ Общая информация В рамках этой лекции кратко разберем тему «Поглотители времени». Вы уже сталкивались с хронофагами в практическом задании №1, поэтому материал покажется не сложным. Как ясно из названия лекции поглотители бывают двух основных видов – внешние и внутренние. Помимо данного деления, существуют и иные различные классификации, к примеру – материальные и не материальные. О видах поглотителей более подробно заберем чуть позже. Поглотители времени также называются «хронофаги» Хронофаги (от др.-греч. χρόνος — время и φάγομαι — буду есть; также поглотители времени, пожиратели времени) — один из терминов управления временем, обозначающий любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности (работы и других запланированных дел). Одним из основных способов выявления хронофагов является хронометраж — изучение затрат времени путём фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Целевое использование времени означает его трату на достижение каких-то важных и нужный целей. Нецелевое использование – это расход драгоценных часов и минут на занятия, которые не приносят никакой пользы. Хронофаги заставляют вас заниматься совершенно бесполезными вещами. Кроме того, есть и другие пожиратели времени, которые неподконтрольны человеку, поэтому избавиться от них невозможно. Рассмотрим разновидности хронофагов более подробно. Классификация поглотителей времени. Поглотителей можно разделить на две категории – внешние и внутренние. Внешние поглотители - это слишком часто проводящиеся совещания, слишком назойливые и беспечные коллеги, неудобная организация офисного пространства (когда одни постоянно говорят по телефону, а другие из-за этого не могут сосредоточиться на тексте). К внешним поглотителям может относиться и беспорядок на рабочем столе, хотя это скорее следствие внутренней неорганизованности человека. Внутренние поглотители времени связаны с психологией сотрудника. Один из самых распространенных – прокрастинация, то есть привычка откладывать дело (звонок партнеру, оформление отчета и т.д.) вместо того, чтобы сразу сесть и сделать. К внутренним поглотителям также относятся привычка отвлекаться на посторонние мысли, привычка слишком много анализировать вместо того, чтобы действовать. Хронофаги могут быть одушевленными (например, коллеги с досужими разговорами, друзья с пустыми звонками, заказчики, любящие поболтать и т. д.) или неодушевленными (интернет, компьютерные игры, телевизор, радио и др.). Чем живые хронофаги опаснее неодушевленных? Они бывают незаметны, даже сложно определяемые. Одушевленные хронофаги – это всё время, которое мы тратим на бесполезное общение с нашим окружением. Под данным термином подразумеваются: - праздные беседы с коллегами; - вежливые консультации клиентов без конечного результата; - рабочие «планерки» без конкретных задач и итогов заседания; - «пустые» разговоры c друзьями и родственниками по телефону. Еще один вариант классификации: Контролируемые. Это поглотители времени, которыми можно управлять. Сюда, например, относятся утренние сборы на работу. Если вы тратите на них целый час, то в ваших силах сократить это время. Прогнозируемые. Многие хронофаги можно спрогнозировать заранее, поэтому они не станут для вас неожиданностью. Например, вы знаете, сколько времени займет у вас дорога от дома до работы, ожидание в приемной врача частной клиники, к которому вы записались на определенное время и т. д. Прогнозируемые поглотители времени хороши тем, что вы точно знаете, сколько минут или часов вы потратите на них и можете заранее придумать себе какое-нибудь занятие. Предсказуемые и контролируемые «пожирателями времени» это: - утренние приготовления; - чтение литературы; - прослушивание песен; - знакомство с различной информацией (в т.ч. сёрфинг в интернете); - встречи с друзьями и родственниками. При желании каждый пункт можно заранее распланировать и оптимизировать, получив в итоге максимум пользы при минимальных временных затратах. Потратив, например, несколько минут на подготовку ингредиентов для завтрака и выбор подходящего гардероба вечером, вы освободите свое утро от спешки и суеты. Непрогнозируемые. Это факторы, возникающие внезапно, поэтому предугадать их невозможно. Сюда можно отнести поломку машины прямо на дороге, ожидание делового партнера, который должен был прилететь на самолете, но его рейс задержали на неопределенное время, и другие подобные ситуации. Поэтому вы всегда должны заранее предусмотреть, чем займетесь в случае форс-мажора. Неконтролируемые. Эти пожиратели времени не зависят от воли человека. Сюда относится время, затрачиваемое на то, чтобы добраться на работу и с работы, стояние в очередях в магазине, больнице, государственных учреждениях. На эти факторы вы никак не повлияете, однако можете провести время ожидания с пользой. Неконтролируемые хронофаги это: -пробки и аварии на дорогах, ожидание транспорта; - очереди в общественных местах; - опоздания и задержки окружающих (друзья, коллеги). Мы никак не можем изменить подобные ситуации. Но почти всегда у нас есть возможность устранить пожирающие ценное время хронофаги, заполнив внезапно освободившееся время полезными занятиями. Утомительное ожидание можно успешно совместить с увлекательными и полезными делами, более подробный список мы приведем чуть ниже. Предсказуемые и спонтанные, контролируемые и неконтролируемые хронофаги различаются тем, можем мы влиять на их появление или нет. От вида хронофага зависит как мы должны реагировать и действовать. Если это неконтролируемый или спонтанный хронофаг – нужно принять, не отождествляться и ни расстраиваться. Индивидуальные. Это пожиратели времени, которые человек создает себе сам. Связаны они с индивидуальными особенностями характера, темперамента, привычками. Одни люди не могут сразу приступить к работе и долго раскачиваются, другие любят устраивать частые перекуры и чаепития во время работы, третьи постоянно отвлекаются на переписку в соцсетях. Кажется, что ничего страшного в этом нет, но за день набегает несколько впустую потерянных часов. А за неделю? Месяц? Год? Неявные хронофаги Хронофаги – это не только дела или события, это еще и некоторые организационные моменты. Сюда относят: - Непонимание приоритетных и неважных дел - Нечеткие цели или их отсутствие - Многозадачность без четкой структуры - Отсутствие планирования - Неорганизованность - Недостаточность информации - Низкая мотивация - Нетерпение, суета, спешка - Плохое самочувствие и переутомление Можно рассмотреть еще одну классификацию хронофагов. Она отличается меньшей степенью научности, но имеет место быть: Бытовые. Невероятно много времени уходит на разнообразные дела, связанные с повседневным бытом. Это и приготовление пищи с последующим мытьем посуды, уборка, поиск необходимых вещей. Если вовремя не мыть посуду, ее количество быстро увеличивается. Например, если вдруг потребуется чистая чашка, а в раковине накопилась гора грязной посуды – не нужно протягивать руку и брать чистую чашку, а следует вымыть грязную и пить чай из нее. После чаепития необходимо сразу вымыть ее и поставить к чистой посуде. Если так сделает каждый член семьи – можно получить все чистые чашки, а если каждый возьмет чашку из «чистого шкафчика» — то гора немытого просто удвоится и станет неизбежно хронофагом. IT- хронофаги. 1.                 Компьютерные игры. Поглотитель времени страшной силы. Вплоть до медицинских проблем, когда без помощи врача от игровой зависимости избавиться невозможно. Если вы любитель игр, лимитируйте ваше игровое время, попытайтесь взять под контроль этот злобный хронофаг. 2.                 Социальные сети. Миллионы людей проводят по несколько часов в сутки, общаясь в социальных сетях. Также возможны медицинские проблемы. Способы борьбы – лимитирование времени, полный отказ от сети с удалением аккаунта. Если нахождение в социальной сети не связано с вашей работой, то выберите последний вариант. 3.                 Форумы. Хронофаг, подобный социальным сетям. В очередной раз, открывая страничку форума, спросите себя – зачем мне это? Какую проблему я хочу решить на этом форуме? Какую пользу я получу от общения на форуме? Что плохого случится со мной, если я сейчас не зайду на форум? Какую пользу я получу, если я не буду заходить на форум? И представьте, какое количество высвобожденного времени вы сможете потратить на то, что действительно важно. 4.                 Веб-серфинг. Бесцельное брожение по ненужным сайтам. Тоже своего рода психологическая зависимость. Как только заметите, что в очередной раз тратите время на это занятие, задайте себе вопросы из предыдущего пункта, обязательно в той же последовательности. Сократите и ликвидируйте этот хронофаг беспощадно. 5.                 Электронная почта. Может стать хронофагом, если не будет должным образом организована работа с ней. Если просмотр почты и ответы на письма не являются вашими основными функциональными обязанностями, то установите время для работы с почтой. Самый оптимальный вариант – утром, в начале рабочего дня, лимит — 15 минут. За это время вы успеете принять к сведению всю важную информацию, ответить на письма, требующие срочного ответа. «Длинные письма» и ответы оставьте на время с 16 до 17. 6. Телефон. Если не ждете срочных звонков, смело отключайте телефон. Это самый эффективный способ борьбы с телефонными поглотителями времени. Разделяйте рабочие и личные звонки. Просите родных и друзей звонить вам в нерабочее время. Хобби. Может ли хобби стать хронофагом? Однозначно на этот вопрос дать ответ невозможно, т.к. хобби бывают разные. Но понять, являются ли они хронофагами, можно. Для этого необходимо проанализировать каждый конкретный случай и возможно, выяснится, что вы систематически опаздываете на работу из-за того, что являетесь страстным меломаном. Или постоянно не укладываетесь в сроки по проектам из-за непомерного увлечения вязанием и.т.д. Здесь очень важно не лукавить и не искать оправданий для самого себя и своего хобби. Даже если полностью избавиться от него не удастся (это все-таки хобби), то очень желательно ограничить время, уделяемое тому или иному занятию. Возможно, для более эффективного результата, придётся даже штрафовать себя за непомерное увлечение.