Управление закупками

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ В процессе реализации социокультурного проекта могут потребоваться различные ресурсы, без которых он не может быть осуществлен. Эти ресурсы могут быть закуплены за границами проекта. Управление закупками – представляет собой совокупность действий по определению, выбору и приобретению необходимых для проекта продуктов и/или услуг. Главными средствами управления закупками являются заключение контракта и контроль за его исполнением. Под контрактом понимается договор, который обязывает продавца (поставщика) предоставить продукту или услуги, а покупателя (заказчика) заплатить за них деньги согласно договору. Управление закупками включает в себя следующие процессы (схема 1): Схема 1. Процессы управления закупками 1. Планирование закупок связано с каждым этапом работ. Выполнение работ в каждый период требует определенных ресурсов. Следует заранее определить, будут ли эти ресурсы созданы командой проекта или же закуплены за границами такового. При принятии решений о закупках следует принять решение о требованиях к продукту или услуге и сроках их поставки. В этот же период определяется примерный перечень возможных поставщиков, и определяются критерии их отбора. При планировании закупок следует соотносить сами закупками с этапами работ. План закупок должен содержать определенные компоненты: • сроки поставок в соответствии с планом социокультурного проекта; • перечень контрактов с указанием их типов; • анализ рисков, возникающих в результате закупок; • возможные гарантии выполнения обязательств поставщиками; • оценку надежности поставщиков; • мониторинг выполнения контрактов поставщиками. 2. На следующем этапе происходит окончательный выбор поставщиков, согласно утвержденным критериям, и заключение контрактов с ними. Существуют несколько видов контракта (схема 2). Схема 2. Виды контрактов В контрактах с фиксированной ценой цена за поставляемый продукт четко определена. Возможны варианты, когда к определенной сумме обещается единовременное вознаграждение или периодические премии за проделанную работу или достигнутое качество (контракты с фиксированной ценой плюс поощрительное вознаграждением и контракты с фиксированной ценой плюс периодические премии). Контракты с фиксированной ценой плюс поощрительные премии предлагаются, если заказчик хочет мотивировать поставщика, но не хочет повышать окончательную сумму. Контракты с корректированной фиксированной ценой предусматривают возможность трансформации цены поставляемого продукта в случае резкого изменения экономической ситуации либо возникновения непредвиденных обстоятельств. Контракты с возмещением затрат предполагают компенсацию поставщику затрат на изготовление продукта и выплату поощрения за поставку оговоренного продукта (с фиксированным вознаграждением) либо за выполнение особых условий контракта (возможно поощрительное вознаграждение или периодические премии). В случае, если заказчик компенсирует расходы подрядчика, а прибыль подрядчика последнего определяется как определенный процент от затрат, речь может идти о контракте с возмещением затрат плюс процент от затрат. В случае, если подрядчик не получает фиксированного вознаграждения, а ему лишь компенсируют часть затрат, говорят о контракте с разделением затрат. В контрактах, именуемых «время и материалы» подрядчик компенсирует заказчику потраченное время по фиксированной ставке и понесенные расходы на создание продукта. 3. Администрирование закупок предполагает: • детальное описание необходимого продукта (техническое обоснование); • контроль качества работ; • внесение изменений в стоимость; • контроль за осуществление платежей поставщикам; • контроль действий поставщиков условиям контракта; • внесение по необходимости изменений в контракт. 4. Закрытие закупок предполагает ряд действий со стороны менеджера проекта: • контроль работ, выполненных подрядчиком; • проверку расходов, выставляемых подрядчиком; • оценку изменений стоимости работ (если они вносились).