Управление проектами: базовый курс

Управление проектами: базовый курс Нусратуллин Ильмир Вилович, к.э.н., доц. [email protected] Присоединяйтесь в соцсетях: https://vk.com/nusratullin_iv https://www.facebook.com/nus.iv https://www.instagram.com/ilmir_nusratullin/ Лекция 7. Выполнение проекта Вопрос 7.1 Основы выполнения проекта Залог успеха выполнения проекта:  грамотно начать проект. Необходимо, чтобы каждый член вашей команды четко понимал свою роль и то, какие задачи он будет решать в рамках проекта;  ежедневно проверять, все ли идет по плану;  решать любые проблемы, препятствующие реализации проекта;  отслеживать, что может мешать реализации проекта, и вовремя принимать меры;  регулярно пересматривать цели проекта, проверяя, остались ли прежними планы заказчика (если они изменились, необходимо оперативно внести эти изменения в проект). Измерение и отслеживание статусаГлавная задача менеджера проекта — управление работами, т.е. он должен обеспечить достижение ре зультата в установленные сроки и не выходя за рамки бюджета. Управляя проектом, вы гарантируете, что работа всех членов команды идет в соответствии с планом и отвечает требованиям заказчика. Измерение и отслеживание статуса Есть два способа контролировать выполнение ра бот и расход средств: • по расчетной позиции в плане; • по текущему тренду. Риск - это вероятное событие, которое может Проблема – это уже возникшая негативная Проблемы и риски проекта произойти и помешать реализации проекта. ситуация, которая мешает реализации проекта в запланированных параметрах. Процедура решения проблем: 1. Удостоверьтесь, что проблема выявлена и характер ее понятен. 2. Найдите адекватные меры решения проблемы. 3. Назначьте ответственного за исполнение. 4. Установите срок, к которому должна быть решена проблема. Стратегия управления рисками:  проигнорировать риск;  вести мониторинг риска;  снизить вероятность;  уменьшить серьезность последствий;  составить резервный план. Внесение изменений в проект. Возможно? Да, это возможно. Вы как менеджер проекта должны: • контролировать введение изменений; • оценивать все изменения с точки зрения их влияния на проект (например, увеличатся ли сроки, бюджет или уровень риска); • соглашаться на введение изменений только с одобрения заказчика, убедившись, что он понимает последствия данного изменения. Неэффективное управление изменениями часто приводит к провалу проекта. Вопрос 7.2 Выполнение проекта шаг за шагом 1 Начните проект Перед началом проекта необходимо провести итоговую встречу с заказчиком и:  утвердить описание проекта и убедиться, что заказчик не хочет внести в него никаких изменений;  еще раз обсудить план проекта, удостоверившись, что заказчика устраивают стоимость и сроки выполнения проекта (включая резерв) и он согласен с ними;  подтвердить доступ к необходимым ресурсам и ваше право начать их использование. 1 Начните проект Перед началом стоит еще раз проверить, что каждый член вашей команды знает:  свою роль в проекте, порученные ему задачи и их последовательность;  сроки выполнения работ по этим задачам;  ресурсы, предоставляемые ему для выполнения работы;  порядок информирования менеджера о ходе выполнения работ. 2 Планируйте свой день Случиться может все что угодно, поэтому начинайте каждый день с анализа текущего положения дел. Продумайте:  что в данный момент вызывает наибольшие сложности (обычно это касается хода выполнения проекта и проблем);  что, вероятнее всего, вызовет сложности в будущем (обычно речь идет о рисках и изменениях);  какие действия следует предпринять;  какие вопросы необходимо решить в первую очередь. 3. Собирайте информацию, составляйте отчеты Раз в неделю необходимо проводить небольшие рабочие совещания с членами команды, во время которых необходимо остановиться на следующих вопросах:  Что члены команды сделали за истекшую неделю, как идет выполнение плана?  Что члены команды намерены делать на следующей неделе и насколько это отвечает утвержденному плану?  Появились ли какие-либо новые проблемы или риски, нужно ли вносить изменения в план?  Чего добились исполнители, ответственные за решение существующих проблем, снижение рисков или проведение изменений? • Общий статус проекта — соблюдается ли график 3. Собирайте информацию, составляйте отчеты По итогам совещания обычно составляют отчет для заказчика, в котором должно быть отражено следующее: работ? • Если есть какой-то сбой, что вы предпринимаете, чтобы его устранить? • Ваш текущий прогноз по поводу сроков выполнения проекта. • Резюме сделанного за истекшую неделю и планы на следующую. • Решения, которые должен принять заказчик (например, утверждение изменений). 4. Отслеживайте ход работ Вам необходимо прояснить для себя следующее:  Соблюдается ли календарный план? Нет ли каких-либо тенденций, которые могут внушать беспокойство?  Если есть отставание по срокам, насколько оно серьезно?  Входят ли задачи, по которым возникло опоздание, в критический путь или нет?  Насколько велико отставание? Сколько времени нужно наверстать, чтобы войти в график? Есть ли вероятность превышения резерва?  Какие есть возможности наверстать упущенное время?  Какая из этих возможностей оптимальна? 4. Отслеживайте ход работ Что же можно предпринять, если выявилось отставание от плана?  заставить команду выполнять последующие задачи быстрее;  смириться с опозданием и использовать резерв;  выделить больше ресурсов;  поискать альтернативные способы решения ваших задач;  внести в проект изменение;  ничего не делать 5. Выявляйте и устраняйте проблемы Выявив проблему необходимо занесите ее в реестр со следующими сведениями:  описание проблемы;  дата выявления;  влияние на проект;  исполнитель, ответственный за ее устранение;  действия по решению проблемы;  срок, к которому ее необходимо решить;  дата следующего отчета о ходе решения проблемы;  является она открытой (О) и по-прежнему тормозит выполнение проекта или закрытой (З), т.е. была решена. Реестр проблем 6. Выявляйте риски и управляйте ими Выявив риск необходимо занесите ее в реестр со следующими сведениями:  описание риска;  вероятность его наступления;  серьезность последствий;  общая приоритетность;  ответственный за управление риском;  меры по устранению/снижению риска;  сроки завершения необходимых операций;  текущий статус данного риска. Реестр рисков  влияние на проект — изменится ли продолжительность или 7. Управляйте изменениями Выявив изменения необходимо занесите их в реестр со следующими сведениями:  описание предлагаемого изменения;  причину изменения;  сроки принятия изменения, позволяющие осуществить его; стоимость проекта, качество или риск;  рекомендуемые действия в сложившейся ситуации;  текущий статус изменения: рассматривается, принято (т.е. согласовано и включено в план) или отклонено (т.е. проект  продолжится без изменений);  согласие заказчика на внесение изменения. Форма регистрации изменений Реестр изменений 8. Старайтесь обеспечить успех проекту Вы менеджер проекта и этим все сказано! Типичные проблемы Типичные проблемы 9. Держите заказчика в курсе проблем Хороший менеджер отличается от плохого, в частности, тем, что умеет вовремя увидеть возможность наступления того или иного риска (для этого и нужен реестр рисков) и вовремя отреагировать на него. 10. Обновите план или бюджет проекта Изменения следует вносить в следующих случаях:  если вы нашли лучший способ завершить проект. Такое тоже случается, и этим, естественно, надо воспользоваться;  при проведении согласованных изменений. Если заказчик принимает изменение, которое сказывается на продолжительности или бюджете проекта, оно должно быть отражено в плане или бюджете;  если проблему(-ы) невозможно решить в изначально установленные сроки или с имеющимся бюджетом, то приходится нарушать сроки или запрашивать дополнительные средства. Изменений плана и бюджета нужно избегать, но порой они необходимы. Главное  Отставание от плана на две недели не возникает внезапно, это результат опозданий, накопившихся за десять рабочих дней.  Чтобы оценить, как выполняется проект, определите, насколько далеко вы продвинулись по плану, и проанализируйте тенденцию.  Расходуйте резерв пропорционально ходу выполнения.  При выявлении рисков и проблем поручайте их устранение членам команды. Этими действиями нужно управлять так же, как и задачами проекта, устанавливая сроки и контролируя выполнение плана  Не допускайте неконтролируемых изменений в проекте.  Управление проектом построено на преодолении всех обстоятельств, мешающих его выполнению.  Постоянно информируйте заказчика о ходе работ.  Шансы на успех зависят не только от продуманного процесса управления и компетенции менеджера проекта, но и от конструктивного применения этих знаний. Контрольные вопросы: 1. Что нужно сделать перед тем как непосредственно начать реализовывать проект? 2. Что такое измерение и отслеживание статуса?3. Чем отличаются проблемы и риски проекта?4. Как управлять рисками проекта? 5. Как управлять проблемами проекта? Контрольные вопросы: 6. Возможно ли вносить изменения в проект в стадии реализации? 7. Какова процедура внесения изменений в проект? 8. Опишите алгоритм реализации проекта. 9. Как вести реестр рисков и проблем проекта? 10. Как вести реестр изменений проекта? Управление проектами: базовый курс Нусратуллин Ильмир Вилович, к.э.н., доц. [email protected] Присоединяйтесь в соцсетях: https://vk.com/nusratullin_iv https://www.facebook.com/nus.iv https://www.instagram.com/ilmir_nusratullin/