Управление документами.Организация службы документационного обеспечения управления

НВУЗ АНО «Региональный финансово-экономический институт» УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ (Вторая лекция) ________________________________ http://elearning.rfei.ru 1 Содержание РАЗДЕЛ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ........................................................................ 3 Глава 1.1. Общие требования........................................................................... 3 Глава 1.2. Организационные формы работы с документами........................4 Глава 1.3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства...............................................................................................6 Глава 1.4. Задачи и функции службы ДОУ......................................................8 Глава 1.5. Функции структурных подразделений службы ДОУ.................10 Глава 1.6. Должностной и численный состав службы ДОУ........................15 Глава 1.7. Нормативная регламентация службы ДОУ..................................17 Глава 1.8. Положение о службе ДОУ............................................................. 19 Глава 1.9. Должностная инструкция работника службы ДОУ....................22 Глава 1.10. Инструкция по документационному обеспечению управления....................................................................................................... 25 Глава 1.11. Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям............................................................................ 28 Глава 1.12. Условия труда работников службы ДОУ....................................30 РАЗДЕЛ 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА....................................33 Глава 2.1. Понятие «документооборот»........................................................33 Глава 2.2. Основные правила организации документооборота в учреждении................................................................................................... 36 Глава 2.3. График документооборота.............................................................43 Глава 2.4. Технология обработки учетной документации...........................45 Глава 2.5. Прием, обработка и распределение поступающих документов 48 2.5.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов...48 2.5.2. Передача документов........................................................................52 2.5.3. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами............................................................................................. 52 Глава 2.6. Правила обработки исходящих документов................................ 57 Глава 2.7. Работа со служебными документами, содержащими коммерческую тайну....................................................................................... 58 2 РАЗДЕЛ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Глава 1.1. Общие требования В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников – секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов. Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи. Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создава емых в организации документов. Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание усло3 вий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы. Среди организационных проблем обычно выделяют следующие: • выбор оптимальной организационной формы работы с документами; • разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства; • определение должностного и численного состава службы делопроизводства; • регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций; • выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация; • рациональная организация рабочих мест и условий труда; • повышение квалификации сотрудников службы. Глава 1.2. Организационные формы работы с документами Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную. Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, 4 систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений). Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их 5 исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других – децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования – если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т.д. Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях. В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы – один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. Глава 1.3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов 6 управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия. Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения. Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления. Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений: • секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро); • инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра; • канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив. Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы. Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и 7 регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив. Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях. Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры. Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива. Глава 1.4. Задачи и функции службы ДОУ Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач: • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; • обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых си8 стем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами; • сокращение документооборота; • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства. Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий: 1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений. 2. Разработка и проектирование бланков документов. 3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов. 4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам. 5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов. 6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству. 7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок. 8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения. 9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. 9 10.Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан. 11.Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях. 12.Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины. 13.Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации. 14.Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива. 15.Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства. 16.Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства. Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности – от секретаря до управления делами. Глава 1.5. Функции структурных подразделений службы ДОУ 1. Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарьреферент, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции: • предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; 10 • подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; • организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений); • бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.). 2. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции: • подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями; • анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним; • организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности; • прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов. 3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции: • разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; 11 • разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.); • разработка сборников типовых (трафаретных) текстов; • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.); • организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления. 4. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет: • прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям; • доставку документов в структурные подразделения; • обработку, упаковку и отправку отправляемых документов; • количественный учет поступающих и отправляемых документов. 5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет: • регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов; • формирование и ведение справочно-информационного массива; • контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.). 6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет: • контроль за сроками исполнения документов; • контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя; 12 • анализ исполнительской дисциплины; • информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений. 7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет: • прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан; • подготовку обращений к рассмотрению руководством; • контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях; • извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений; • формирование и хранение дел с документами по обращениям; • анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения; • организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации. 8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет: • перепечатку документов с черновиков; • считку и правку текстов документов; • учет выполняемой работы. 9. Копировально-множительное бюро выполняет: • копирование текстов; • тиражирование текстов документов; • подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п. 10.Архив осуществляет: • прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи; • учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов; 13 • контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; • подготовку дел к передаче на государственное хранение. Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции. По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе – внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция «совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых 14 задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы. Глава 1.6. Должностной и численный состав службы ДОУ Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом «Единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих». Наряду с этой номенклатурой наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народного хозяйства. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам, по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители. Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала. 15 Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор. Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро. Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства. Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства. Численность = 0,00016 x Д0,98 x Р 0,1, где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИ труда опытным путем); Д – объем документооборота; Р – численность работников аппарата управления. 16 Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет численности проводится по формуле: Численность =(Тн+Тн.н )/Фп.в , где Тн — трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.); Тн.н — трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч); Фп.в — годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч. Согласно одной из разработок НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств – 12-15%, для промышленных предприятий – 0,5% общего числа работающих. Глава 1.7. Нормативная регламентация службы ДОУ В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов – положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей. К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, отно17 сятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами. В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документооборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей организации способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота. Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содер18 жание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений. Глава 1.8. Положение о службе ДОУ Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения о других структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в сфере документационного обеспечения аппарата управления тесно связаны с общими задачами организации (учреждения). Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта: «Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору» и «Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчиняется его начальнику». В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором – ее вспомогательное значение. Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы – начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы. Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем – внутренние организационные и распорядительные. Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении дается ее описание, условия ее хранения и использования. Второй раздел Положения формулирует общую цель и основные задачи 19 службы делопроизводства. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя. Третий раздел Положения основной. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции». Их описание должно иметь четкие формулировки и включать все функции, выполняемые службой делопроизводства. При наличии в службе структурных подразделений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их названиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы. При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в Положение. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме. Четвертый раздел Положения - «Права» - содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права службы делопроизводства включают право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д. Значительное влияние на состояние работы с документами может оказать наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.). Для того чтобы установить разграничение прав службы и ее руководителя, в разделе устанавливают персональные права руководителя службы делопроизводства. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, под20 писывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д. Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел «Руководство», где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы. Раздел «Ответственность» выделяется в самостоятельный или включается в раздел «Руководство» и содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и т.д. Иногда в Положении раздел «Руководство» делится на три подраздела: руководитель службы делопроизводства обязан (перечисление обязанностей), руководитель службы делопроизводства имеет право (перечисление прав), руководитель службы делопроизводства несет ответственность (персональная ответственность). Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариа21 том коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба делопроизводства проводит по согласованию с другими подразделениями. Правовая значимость Положения как организационного документа повышается при включении в него разделов, устанавливающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделения, порядка стимулирования и мер ответственности работников за выполнение возложенных функций, а также сроки действия Положения и порядок его пересмотра. Эти разделы не относятся к числу обязательных, но значительно повышают роль Положения как организационного документа. Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями. Глава 1.9. Должностная инструкция работника службы ДОУ Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей – должностная инструкция. Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в 22 структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция – действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия. Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ. Второй источник при составлении должностных инструкций – типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции – взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из задач и функций всей службы в целом. К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечет23 кое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. и при этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «совместно с...», «организует визирование», «обеспечивает выполнение». В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника – регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационноконтрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования опреде24 ленных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел. В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации. Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют установить критерии оценки труда. Глава 1.10. Инструкция по документационному обеспечению управления Инструкция по документационному обеспечению управления – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, центральные организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы. Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения. В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «... на административные документы», «...кроме конфиденциальных документов» и др.), ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами 25 в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативнометодическую базу. Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются: • вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию; • виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности; • общие правила подготовки и оформления документов; • правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания; • порядок изготовления и размножения документов; • правила оформления и заверения копий и приложений; • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов; • порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Некоторые организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформления документов. Раздел «Организация документооборота» включает: • порядок приема, обработки, распределения входящих документов; • организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое; • основные инстанции движения документов; • порядок подготовки и отправки исходящих документов; • порядок учета объема документооборота. 26 Раздел «Регистрация документов» устанавливает организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов. В разделе «Организация справочной работы» устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описания справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технология информационнопоисковой работы. Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах. Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел. В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В Инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.). 27 Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция – регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления. Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе. Глава 1.11. Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям В числе организационных документов делопроизводства с начала 1980-х годов применяется и такой нормативный документ, как табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки табеля создана Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Она включает: 28 • предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие государственные законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (устав, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации (учреждении); • определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируют либо по степени важности, либо по алфавиту наименований; • выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Например, табель может иметь такие графы: • код формы документа; • наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа; • наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку, периодичность составления; • согласование (внутреннее и внешнее) – указываются организации, или структурные подразделения, или должностные лица, участвующие в этом процессе, подпись (должность лица, которое подписывает документ), утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ), печать (необходимость удостоверения документа 29 печатью), адресат – организация (структурное подразделение, в которое предоставляется документ). Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника и др. Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании – внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования. Применение табеля позволяет: • исключить возможность неоправданного создания новых форм; • установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами; • учесть количество видов и форм документов. Глава 1.12. Условия труда работников службы ДОУ Условия труда работников службы делопроизводства – это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда. Трудовые факторы – регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нерв30 но-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обстановку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец рабочего дня, перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда. Работоспособность человека в течение дня не остается одинаковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работоспособности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утомление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных службах – пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером – электромагнитное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы. К санитарно-гигиеническим факторам относят световой режим, который включает освещенность помещения и освещенность рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает технические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помещений с целью отделить рабочие комнаты от приемных помещений, исключить разговоры в служебных помещениях, ограничить селекторную связь). На производительность труда воздействует оформление интерьера. Благоприятным фактором является озеленение помещений, так как растения не только улучшают состав воздуха, но и выполняют декоративную функцию. Температурный режим, влажность воздуха, его со31 став – также важнейшие факторы, влияющие на работоспособность человека. Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и оргтехнику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом выполнения возложенных на работника функций и возможности помещения (его размеров, площади и конфигурации). В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания. Размещение службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости. 32 РАЗДЕЛ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Глава 2.1. Понятие «документооборот» Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства – информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подго33 товки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем – к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом. Термин «документооборот» появился в литературе в 1920е годы. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзелье, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. В литературе того времени обоснована методика обследования маршрутов движения документов, разработана технология их доставки («кольцевая курьерская связь»). Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления. В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки документов. В этом документе даны единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов. Последующие нормативные акты по регламентации работы с документами – Примерная инструкция о делопроизводстве в учреждениях РСФСР (1961 г.); Основные правила постановки до34 кументальной части делопроизводства и работы архивов (1963 г.) не имели в своем составе разделов по организации документооборота. В эти годы в литературе термин «документооборот» практически не употреблялся. Обозначаемое им понятие или отождествляли с делопроизводством в целом, или заменяли термином «организация переписки». Термин «документооборот» в эти годы обозначает и движение документов, и их объем (количество), поэтому в нормативных документах 1960-х годов внимание уделяется не движению документов, а отдельным технологическим операциям, выполняемым в процессе этого движения: приему, отправке, регистрации и т.д. Основные положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов работы с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе и у нас в ЦЭМИ АН СССР. В Основные положения ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их пере35 дачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов (например, распорядительных) которые включают все пункты обработки документов (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя. Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично. Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Глава 2.2. Основные правила организации документооборота в учреждении Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими за36 тратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: • максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью); • исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.); • максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала. Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет: • прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов; • ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным характеристикам документооборота относятся: • характеристики документопотоков (состав документов, их содержание); 37 • маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов); • периодичность (стадии документооборота); • направленность движения. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д. Входящий документопоток любой организации складывается из: • документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, 38 управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации; • документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов; • документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.); • обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению. Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не вы39 ходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, Учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, – приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения: • руководству организации; • руководству структурных подразделений; • непосредственно специалистам. 40 Соотношение этих потоков неравномерно – наибольшая часть документов попадает руководству, которое испытывает информационные перегрузки, так как получает значительное количество информации, не соответствующей его компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю. Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов. Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков. Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством до41 кументов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники. Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректны – многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов – однократность. Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых. Кроме того, учет документооборота позволяет: • определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей; • определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц; • разработать мероприятия по совершенствованию процессов 42 обработки документов в целом или их отдельных операций; • установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления; • рассчитать численность службы делопроизводства. Глава 2.3. График документооборота Еще раз напомним, что на все хозяйственные операции должны оформляться первичные (оправдательные) документы. Они составляются в момент совершения хозяйственных операций, а если это невозможно – непосредственно после их окончания. Согласно пункту 15 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», «создание первичных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота». По сути, график документооборота – это узаконенный директором фирмы документ, который четко определяет, кто и когда должен составлять первичные документы, кому и в какие сроки их предъявлять. Этот график организует взаимодействие всех должностных лиц и структурных подразделений фирмы, а также устраняет разногласия и взаимные претензии, которые могут возникать в работе. График документооборота разрабатывается на основании структурной схемы фирмы, положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников. На основании этого графика работники фирмы создают и предоставляют документы, относящиеся к сфере их деятельности. В соответствии с «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 июля 1983 г. N 105 работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Готовый график утверждается руководителем организации. 43 График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждой службой, а также конкретными исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ. Работники фирмы, имеющие отношение к учету, создают и предоставляют документы строго по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются наименования документов и сроки их предоставления. В качестве примера на рис. 2.1 приведена выписка из графика документооборота организации в виде перечня работ (на образце расходного кассового ордера). Закрытое акционерное общество «Луна» (ЗАО «Луна») УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Луна» __________А.Б. Космонавтов «____»________________20___ г. ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА (выписка) 7. Расходный кассовый ордер Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив фирмы Количество экземпляров Ответственный за выписку Ответственный за оформление Ответственный за исполнение Сроки исполнения Ответственный за проверку Кто предоставляет Порядок предоставления Срок предоставления Кто исполняет Срок исполнения Кто исполняет Срок исполнения бухгалтер – кассир главный бухгалтер бухгалтер – кассир ежедневно до 17-00 главный бухгалтер бухгалтер – кассир при кассовом отчете ежедневно до 17-00 главный бухгалтер ежедневно до 17-00 главный бухгалтер по окончании года до 15 числа след. мес. Ознакомлены: Главный бухгалтер Бухгалтер-кассир Крат/Орбит/- И.К. Кратерова 12.01.2008 г. Р.С. Орбитальная 12.01.2008 г. Рисунок 2.1. График документооборота 44 Глава 2.4. Технология обработки учетной документации Работа по созданию системы управления документооборотом не заканчивается в момент составления графика документооборота. Главный бухгалтер должен детально разработать технологию и порядок обработки учетной документации на каждом этапе учетных работ. В бухгалтерии, где все работают с документами как носителями информации, документ является объектом и результатом труда работников. ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Из этого определения видно, что главное назначение документа – необходимость зафиксировать информацию. Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение информации во времени. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и используется как доказательство чего-либо. Важным моментом учетной работы являются проверка и принятие к учету первичных документов. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: 1. наименование документа; 2. дату составления; 3. наименование организации, от имени которой составлен документ; 4. содержание хозяйственной операции; 5. измерители хозяйственной операции в натуральном денежном выражении; 45 6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; 7. личные подписи указанных лиц. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером. При оформлении хозяйственных операций, связанных с денежными средствами, документы подписываются только руководителем фирмы и главным бухгалтером или, в особых случаях (болезнь, отпуск, длительная командировка), уполномоченными ими на то лицами. Многих начинающих бухгалтеров волнует вопрос: «Можно ли в учетные документы вносить изменения, если да, то в какие и как?». Исправления не допускаются только в кассовых и банковских документах. В остальные первичные учетные документы исправления и изменения могут вноситься, но только после согласования с участниками хозяйственных операций, что подтверждается подписями этих лиц с обязательным указанием даты внесения исправлений. Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах (вторичных документах) бухгалтерского учета для отражения, в конечном итоге, в бухгалтерской отчетности (третичных документах). Любая организация в своей работе может применять учетные регистры как рекомендованные Министерством финансов, так и разработанные самим учреждением при условии соблюдения общих принципов бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах или журналах, на отдельных листах и схемах (схема Аксенова), а также на магнитных лентах, дискетах и других машинных носителях. Все хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухучета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам. Наиболее распространенными формами бухгалтерского учета в настоящее время являются: 46 • мемориально-ордерная (мемориальные ордера, регистры аналитического учета, Главная книга); • журнально-ордерная (журналы ордера, вспомогательные ведомости, разработанные таблицы, Главная книга); • бухучет по схеме Аксенова (мемориальные ордера, схема Аксенова, регистры аналитического учета, Главная книга); • упрощенная, для субъектов малого предпринимательства (книга регистрации и учета хозяйственных операций, сводная ведомость); • АСУ (автоматизированная система учета), чаще всего формирующая разнообразные учетные регистры на основе данных журнала учета хозяйственных операций. Технология обработки учетной информации зависит от формы и методов бухгалтерского учета, самостоятельно избранных фирмой. От этого будет зависеть и номенклатура применяемых учетных регистров, порядок их использования в учете. Глава 2.5. Прием, обработка и распределение поступающих документов 2.5.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием, распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка. Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка – экспедиции, как одного их структурных подразделений 47 службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем. Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений. Задача службы делопроизводства – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение. В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему: • Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату. • Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю. 48 • При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению. • Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. • Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах. • Экспедиция ведет учет всех поступивших документов – на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса. • При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки – адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям. В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразде49 лений. В небольших организациях секретари используют папкирегистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем. Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналами информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи. Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, существует возможность использовать сведения из одного документа для создания другого. Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следстви50 ем такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование). 2.5.2. Передача документов Согласно рекомендациям основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах. В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы. Самый нерациональный способ доставки документов – выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления. Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов. 51 2.5.3. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем. Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются в их секретариаты для тех же операций. На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства. В организациях с небольшими штатами сотрудников документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения до исполнителя будет проходить последовательно от руководителя (заместителя) организации к руководителям сначала крупных структурных подразделений (например, главных управлений), затем более мелких (отделы). Сроки прохождения документов увеличивает и «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Такие операции, как регистрация документов и контроль за сроками их исполнения, могут значительно увеличивать время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (т.е. один документ в пределах одной организации регистрируется один раз), документ попадет к исполнителю быстрее. Если регистрация проводится в канцелярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается. С 1970-х годов получила широкое распространение методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом ру52 ководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам – высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а также доверие к ним руководителя. Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на имя руководства документов. При этом секретарь-референт выявляет документацию, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке – документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов – в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки. Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников. Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий уровень управленческой структуры, т.е. документы попадают к исполнителю уже в день их поступления в организацию. Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более рационально – к нему попадают документы, которые имеют принципиально большое значение. Практикуется доклад ру53 ководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется подборка справочных данных или предварительной переписки. Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное. Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа – они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления. На документе делается отметка «Принято к сведению» или «Принято к руководству», ставится подпись лица, которое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться. Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая отметки «Включено в план», «Включено в отчет», и подшивают в дела. Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа. Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуальность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельности, в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов. Свои соображения по характеру исполнения документа исполнитель представляет руководителю либо в устной, либо в письменной (представляя проект ответного документа) форме. 54 Проект документа проходит этап согласования – сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений – так называемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений. Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, но тут возникают организационные трудности из-за проблемы доступа к информации. Часть сотрудников имеет ограниченный доступ (право чтения, право копирования, право внесения изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства. После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Если адресат подготовленного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передается также адрес или адреса. В необходимых случаях составляется список рассылки документа. Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении. По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами – запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами. 55 Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит. Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа – специальный аппарат (секретариат коллегии). Глава 2.6. Правила обработки исходящих документов Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими почтовыми правилами. Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки. 56 Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения. На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. Глава 2.7. Работа со служебными документами, содержащими коммерческую тайну В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли, сохранения в целостности созданной им организационной структуры и поддержания эффективности ее функционирования является обеспечение экономической безопасности деятельности. Термин «экономическая безопасность» в значительной степени отражает специфичность современной российской экономики, в которой существенное место занимает обширная криминализация деловой сферы и всеохватывающая коррупция государственных структур, при которых механизм реализации законодательной гарантии защиты интересов предпринимателя практически отсутствует. Одной из составных частей экономической безопасности является информационная безопасность. Информационная безопасность предполагает защищенность (безопасность) конфиденциальной информации на любых носителях в информационных системах любых типов от случайных и преднамеренных несанкционированных воздействий естественного или искусственного свойства, направленных на уничтожение, раз57 рушение, видоизменение тех или иных данных, изменение степени доступности ценных сведений, в том числе в машинной и внемашинной сферах. Правовой базой охраны внутренних секретов организаций является Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ. Закон направлен на решение следующих вопросов: • • • • • отнесение информации к коммерческой тайне; регулирование передачи такой информации; охрану ее конфиденциальности; предупреждение недобросовестной конкуренции; определение сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Информация составляет служебную или коммерческую (предпринимательскую) тайну в случае, когда информация имеет реальную или потенциальную коммерческую ценность для организации в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа, и обладатель предпринял для ее защиты меры, предусмотренные Законом (ввел режим «коммерческой тайны»). К коммерческой тайне можно отнести научно-техническую, конструкторско-технологическую, производственную, финансово-экономическую и некоторую другую информацию. Перечень сведений, которые не могут считаться коммерческой тайной, установлен законом. Согласно статье 5 Закона «О коммерческой тайне», режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении следующих данных и сведений: • сведений, содержащихся в учредительных документах юридического лица и документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности; • данных о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других негативных факторах; 58 • сведений о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов; • данных о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных рабочих мест. Это же касается и некоммерческих организаций; • сведений о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам; • данных о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений; • сведений о должностных лицах, которые могут действовать от имени юридического лица без доверенности; • данные об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности. Следует подчеркнуть, что к коммерческой тайне также не могут быть отнесены бухгалтерская и налоговая отчетность, сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов (все первичные документы), документы об уплате налогов и документы, подтверждающие платежеспособность организации. В целях введения в организации режима коммерческой тайны — защиты конфиденциальности соответствующей информации — необходимо: • установить круг вопросов, составляющих коммерческую тайну; • осуществить необходимые организационные, технические и иные меры по охране конфиденциальной информации. • При введении режима коммерческой тайны следует определиться: • какие сведения, документы нуждаются в защите; 59 • для каких конкурентов они могут представлять интерес; • какие элементы информации являются наиболее уязвимыми; • как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут востребованы; • во что обойдется защита конфиденциальной информации с финансовой и организационной точки зрения. Определившись с перечнем сведений, подлежащих защите от несанкционированного доступа, разглашения их содержания, утраты, в организации следует осуществить следующие мероприятия: • Подготовить приказ по организации охраны конфиденциальной информации и об установлении режима коммерческой тайны с перечислением сведений, составляющих коммерческую тайну, и перечнем лиц, допущенных к работе с соответствующей информацией. • Разработать правила, регламентирующие порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в том числе предусматривающие порядок присвоения и снятия грифа «Коммерческая тайна». • Обеспечить необходимые условия для учета, хранения, обращения документов с грифом «Коммерческая тайна» и повседневной работы с ними. Документы, содержащие конфиденциальную информацию, обозначаются специальным грифом: «Конфиденциально. Экз. N_________» или «Коммерческая тайна. Экз. N_________». Документы и информация, конфиденциальные в целом (документация отдела персонала (кадров), службы безопасности), как правило, не грифуются, поскольку они в полном объеме обладают ограничением доступа к ним. Работа по обеспечению сохранности коммерческой тайны на малых предприятиях может быть возложена на секретаря-ре60 ферента, на средних и крупных — на руководителя службы ДОУ (заведующего канцелярией). Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где обращаются конфиденциальные документы, должны нести руководители структурных подразделений. Для нормальной работы сотрудников с документами, содержащими конфиденциальную информацию, необходимо обеспечить следующие три условия: • работа с содержащими конфиденциальную информацию документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников. Работа с такими документами, их хранение за пределами соответствующих помещений не допускается; • выдача содержащих конфиденциальную информацию документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника, имеющего доступ к закрытой информации; • передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения руководителя организации. Документы конфиденциального характера учитываются и хранятся отдельно от других документов — в специальных помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией). Документы с грифом «Коммерческая тайна» регистрируются в специальном журнале. По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается руководителю организации. Движение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно тщательно фиксироваться секретарем-референтом или 61 другим ответственным лицом в журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна». Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных, допущенных к работе с конфиденциальной информацией, правилам обращения с документами закрытого характера. Вновь принятые на работу сотрудники, которые будут по роду своей деятельности связаны с конфиденциальной информацией, подписывают «Обязательство о неразглашении служебной (коммерческой) тайны» по принятой в организации форме. Все эти сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством. Конец второй лекции Все замечания и предложения отсылайте по адресу: [email protected] 62