Технологии деловых коммуникаций

Курс лекций по дисциплине « Технологии деловых коммуникаций » Содержание Лекция 1. ВВЕДЕНИЕ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ. ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ Лекция 2. ОСНОВЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ Лекция 3. ПЕРЕГОВОРЫ КАК РАЗНОВИДНОСТЬ ТЕХНОЛОГИЙ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ Лекция 4. ВЫСТУПЛЕНИЕ ПЕРЕД АУДИТОРИЕЙ КАК КОММУНИКАТИВНЫЙ ПРОЦЕСС Лекция 5. ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ Лекция 1. ВВЕДЕНИЕ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ. ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ Коммуникации (общение), основные виды Коммуникация, т. е общение – это естественная среда обитания человека. Это сложный процесс, в котором люди взаимодействуют, обмениваются информацией, влияют друг на друга, стремятся понять друг друга. Инструментом общения является речь. Каждый, пожалуй, хотел бы освоить все тонкости искусства общаться, стать интересным собеседником, хорошим оратором, внимательным слушателем. Однако всё не так просто. И порой опыт, накопленный нами в повседневной практике, отнюдь не способствует тому, чтобы наше общение было успешным. Думается, правильней будет, не полагая, что в этой сфере нам все известно априори, разобраться в тонкостях такого важного инструмента, как общение. Поскольку мы общаемся в разных сферах деятельности, общение разделяется на виды, в каждом из которых действуют свои правила и законы. Виды коммуникаций : 1) официальные – неофициальные (частные, приватные); 2) устные – письменные; 3) диалогические – монологические; 4) межличностное – публичное; 5) непосредственные – опосредованные; 6) контактные – дистантные. Общение официальное и неофициальное Представьте, что вы беседуете «в кулуарах» с бывшим одноклассником, шутите, хлопаете его по плечу и даже… вспоминаете прозвище, которым наградили его в 5 классе. Но проходит 10 минут – перед вами уже Роман Сергеевич, руководитель совещания, лидер, директор. Стиль взаимодействия сразу меняется. Эта простая иллюстрация показывает, что с точки зрения взаимоотношения общающихся и обстановки общение делится на два вида: официальное (деловое) и неофициальное (частное). Деловым является общение во время совещаний, переговоров, презентаций и т.д. Деловое общение используется для организации социально значимой деятельности: научной, общественной, административной, управленческой, коммерческой, производственной. Оно связано с обсуждением вопросов организации производства, выполнения должностных обязанностей, планирования деятельности, установления внешних связей, принятием решений, заключением договоров, оформлением документов. Поскольку деловое общение обслуживает сферу деловых отношений, к нему предъявляются строгие требования, которые, в первую очередь касаются важных для коммуникации качеств речи (правильность, точность, ясность и др.) и соблюдения этических норм. Частное общение – это общение в кругу близких людей, хороших знакомых, с которыми сложились доверительные межличностные отношения. Неофициальным может быть и общение в перерывах официальных мероприятий, на так называемых «корпоративах» – словом, тогда, когда оно характеризуется непринуждённостью. Здесь нет стандартов, требования к качествам речи не столь жёсткие, как в официальной сфере. Выбор слов и выражений в частном общении более свободный и регулируется этическими нормами, принятыми в данном обществе традициями и степенью близости собеседников. Общение личное и массовое Один собеседник, десять – пятнадцать участников семинара, тысяча сторонников на митинге, сотни тысяч зрителей ток-шоу Определяет ли количество участников общения его особенности? Бесспорно. Массовое общение характеризуется тем, что людей, которым адресована речь, много, иногда это миллионная аудитория. Это выступления на митингах, в СМИ, на собрании, конференции, съезде и в других ситуациях при большом стечении народа. Личное общение – это общение с единичным адресатом. Конечно, личное общение можно сделать более адресным, чем массовое. Если мы знаем собеседника, имеем возможность наблюдать за ним долгое время, анализировать его потребности, особенности характера, то мы можем общаться с ним, учитывая все качества его личности. Даже малознакомый человек ассоциируется у нас с определённым социально-психологическим типом, связанным с возрастом, полом, статусом, национальностью и другими признаками, поэтому мы чуть ли не с первого взгляда можем предположить, как лучше выбрать стиль общения с ним. Это весьма затруднено при массовом общении, ведь в нём участвует много людей, каждый из которых является носителем неповторимой комбинации личностных качеств. Это люди с разным жизненным опытом, предпочтениями, убеждениями, системами ценностей. Поэтому массовое общение чаще бывает сложнее для говорящего: его цель – дойти до всех, но учесть особенности каждого, к сожалению, невозможно. Поэтому при массовом общении важно выбирать такие средства, которые понятны всем и каждому, и такие тактики, которые принимают все или по крайней мере большинство слушателей. Массовое общение требует развёрнутого доказательства собственного мнения, что сводит к минимуму риск двусмысленного понимания, большей эмоциональности. При массовом общении возрастает роль голоса и интонации. Разумеется, личное и массовое общение протекают в разных условиях. Поэтому, например, в массовом общении часто используется микрофон, с которым надо учиться работать правильно. При массовом общении сложнее наблюдать за реакцией слушателей, так как она может быть разной и невозможно понять реакцию каждого. Сложность массового общения ещё и в том, чтобы захватить и удержать внимание большого количества слушателей, поэтому приходится всё время применять приёмы привлечения внимания (например, демонстрацию предметов, вопросно-ответную форму изложения и др.), обращения к слушателям. В большой аудитории часто действует эффект эмоционального заражения, когда эмоции слушателей вызываются эмоциями тех людей, которые находятся рядом (в одной «толпе»). Это особо значимо для митинговой речи. Монолог и диалог По количеству говорящих общение разделяется на монологическое (говорит один человек) и диалогическое (говорящие обмениваются репликами). Иногда, если речь идёт о ситуациях, когда общаются одновременно более двух человек, говорят о полилогическом общении (например, общение во время «круглого стола»). Различия между диалогической и монологической речью значительны. Если монологическая речь в большей степени тяготеет к книжной речи, то диалогическая – к разговорной, что отражается на организации текста и особенностях построения предложений. В монологах чаще встречаются длинные предложения. В диалоге реплики говорящего не столь произвольны, как в монологе, поскольку все высказывания зависят от предыдущей реплики собеседника и ориентируются на неё. Монологическое общение осложнено тем, что в нем высказывание представляет собой единый текст, композиционно оформленный, с обдуманной последовательностью предложений. Часто бывает так, что даже монологическое высказывание представляет собой свёрнутый диалог. Это можно сказать об устном публичном выступлении, когда говорящий ведёт полемику с вымышленным оппонентом, анализирует иные точки зрения, обращается к слушателям и задаёт вопросы. Нет сомнения в том, что такое монологическое общение будет более эффективным, нежели монолог, обращённый «в никуда» и не ориентированный на единомышленников и оппонентов. Помните, что в устном монологичном выступлении используются элементы диалогизации: 1. Обращение к слушателям. 2. Спор с вымышленным оппонентом. 3. Вопросно-ответный ход (говорящий сам задаёт вопрос и сам на него отвечает). 4. Риторические вопросы (они не требуют ответа, так как являются, по сути, утверждениями) 5. Анализ разных точек зрения. 6. Вопросы к аудитории. 7. Использование средств «совместности»: приглашение слушателей к совместным рассуждениям, осмыслению проблемы и т.д. Слова в общении и общение без слов Как из кирпичиков дом, из слов строится речь. Общение с помощью слов называется вербальным (лат. verbalis словесный). Для коммуникации очень важно то, как говорящий отбирает слова и выражения для высказывания, ведь его речь принадлежит не столько ему самому, сколько тем, кому она адресована. И очень важно, способен ли адресат понять то, что с помощью слов передаёт говорящий. Представьте лекцию по молекулярной физике, которую слушаете вы, однако читают её без учёта вашего нынешнего знания терминологии этой науки. Ну что, всё поняли? С другой стороны, важно, чтобы слушающий принимал тот способ выражения, который избрал отправитель сообщения. Вряд ли госслужащий, исполняя свои обязанности, ответит на письмо, написанное на «албанском» языке . Однако важную роль в общении играют и несловесные средства – мимика, жесты, позы, телодвижения, взгляд, интонации голоса. Эти средства называют невербальными. Учёные считают, что при общении информация поступает к нам посредством восприятия и вербальных, и невербальных сигналов, причём невербальные преобладают: через них передаётся 55 – 65 % информации. Давайте сами убедимся в этом. Вы видите человека, который часто смотрит на часы и нервно прохаживается возле памятника, поочерёдно устремляя взор то в одну, то в другую сторону. Лицо его напряжено: брови нахмурены, уголки рта опущены. Он не сказал нам ни слова, но, наблюдая за его невербальными реакциями, мы понимаем, что он ожидает кого-то, кто сильно опаздывает, поэтому нервничает. Его одежда, причёска, аксессуары (а их выбор – это тоже невербальные знаки) намекнут нам на его социальное положение, отношение к миру. Походка и осанка выдадут уверенность или неуверенность. Таким образом, даже очень короткое наблюдение, а иногда и мимолётный взгляд, может дать значительный объём информации. Надо научиться «читать» невербальные средства, чтобы лучше понимать собеседника, и тогда для нас будет очевидным даже то, что говорящий не хочет афишировать. В собственном общении надо учиться правильно использовать как вербальные, так и невербальные средства. Средства общения. Символы и передаваемые смыслы И государства, и партии, и общественные организации, и учреждения разрабатывают собственные символы. Это символы-идеи, символы-действия (ритуалы), символы-объекты, символы-персоны, символы-звуки. Символ представляет собой концентрированное выражение основной идеи, явления или понятия. Современная политическая жизнь России характеризуется активным процессом образования новых политических структур, каждая из которых имеет свой символ: название, эмблему, девиз, лозунг и т.д. Например, политическая партия «Великая Россия», образованная в 2007 году депутатами Госдумы А.Савельевым и Д.Рогозиным, изобразила на своей эмблеме уссурийского тигра. По мнению идеологов партии, тигр символизирует её мировоззрение и цель – «всеми силами бороться за честь и достоинство России и русского народа, за процветание родной земли и развитие нации». Тигр – символ мощи, бесстрашия, жесткости, мужества. Он символизирует также королевское достоинство, власть и благородство. Согласно замыслу, агрессивная, атакующая манера будет характеризовать бескомпромиссную политическую борьбу партии ради ее целей. Д.Рогозин назвал символ партии «Георгиевской ленточкой с зубами». Редко какое-либо мероприятие общественно-политической жизни обходится без наглядно-агитационной символики. К ней относятся: • лозунги; • художественно оформленные призывы; • транспаранты; • портреты политических деятелей; • листовки; • флажками; • политические карикатуры; • политическая реклама; • политическая фотография (в т. ч. с элементами фотомонтажа, в виде коллажа); • значки с эмблемой. Символ – это уже передача информации. Вы помещаете свою эмблему на майке или корпоративных блокнотах – вы уже передаете информацию всем. Это информация о том, что тот, кто пользуется предметом с эмблемой, имеет непосредственное отношение к организации, разделяет её ценности и идеи. Значит, символ одновременно является специфическим средством общения между людьми, он помогает определять их принадлежность к конкретной социальной общности, усваивать пронизывающую эту общность центральную идею и т.д. С другой стороны смысл отделяет «свою» инфор-мацию от чуждой, определяет границы социальной группы и указывает на содержание её деятельности. Разрабатывая символику своей организации, помните, что смысл символа должен быть определенным образом разработан и организован, так как символ самым примитивным и элементарным образом выражает идеологию организации. А.Ф. Лосев считал, «внешнее изображение в символе связывается с его внутренним идейным содержанием, это изображение может быть незначительным, схематичным и т.п., но оно обязательно должно быть существенным». Как сообщение передаётся без слов В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Невербальная передача, как правило, происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Обмен взглядами, выражение лица, например, улыбки и выражения неодобрения, поднятые в недоумении брови, живой или остановившийся взгляд, взгляд с выражением одобрения или неодобрения – все это примеры невербальной коммуникации. Преимущество знающего язык тела в том, что, подкрепляя свои слова соответствующими жестами, позами и мимикой, говорящий обретает большую убедительность. Зная язык тела, можно не только избежать противоречия между словами и телодвижениями, но поставить последние на службу убеждению, скрыто управлять процессом восприятия слов. Наблюдая за невербальными сигналами собеседника, можно выявить его истинное состояние. Предположим, вы зашли в кабинет своего руководителя, чтобы обсудить ваше деловое предложение, и видите человека с рассеянным взглядом, расстегнутой верхней пуговицей рубашки и приспущенным узлом галстука, откинувшегося на спинку кресла; руки его закинуты за голову. Явно начальник не расположен в данный момент к серьезному диалогу. Что вы предпримете? Либо отложите разговор, либо попытаетесь настроить собеседника на нужную волну. Самый неподходящий вариант – сразу же начать диалог в серьезном и деловом ключе. Во время публичного выступления невербальные средства могут выдать то, что выступающий совсем не хотел сказать. Например, скрещивание рук на груди и чуть откинутая назад диагональ корпуса говорят о некотором дискомфорте выступающего, который «прячется», уходит от общения. Таким образом, невербальные средства общения • помогают предопределить характер будущего общения и выбрать правильный стиль взаимодействия с партнёром; • уточняют, дополняют словесное общение, делают его более эмоциональным; • экономят использование вербальных средств (иногда один жест стоит целого высказывания!); • регулируют пространственно-временные параметры общения (например, взгляд и поза собеседника часто показывают готовность или желание завершить общение); • помогают понять истинное состояние собеседника; • помогают идентифицировать партнера по общению (вспомните отличия в одежде представителей различных субкультур, клубов); • маскируют истинное состояние личности, если человек умеет контролировать использование жестов, мимики, интонаций; • показывают статусно-ролевые отношения (вспомните жесты мужчин, предлагающих женщине пройти вперёд или специфику рукопожатий в общении начальника и подчинённого); • способствуют психологической разрядке; • показывают общую психомоторную активность субъекта, ведь у более активных людей, как правило, и более богатый арсенал невербальных средств, и выше ди Типы невербальных средств Невербальные средства весьма разнообразны. К ним можно отнести даже способ сервировки стола и отбор блюд для организации вечеринки (представьте, что вы накрываете стол, учитывая гастрономические предпочтения гостей, соблюдение поста и т.п. – вы не превратитесь в ту Лису, которая потчевала Журавля в русской народной сказке!). Можно отнести и выбор парфюмерных запахов (говорит ли вам о чём-нибудь предпочтение девушкой терпких или сладких духов?), и движения зрачков глаз во время общения, и угол поворота головы, корпуса, ботинок при приветствии случайно прохо-дящего мимо знакомого. Использование и оценка невербальных средств общения Преимущество знающего язык тела в том, что, подкрепляя свои слова соответствующими жестами, позами и мимикой, говорящий обретает большую убедительность. Первое, что надо сказать об использовании НСО: следует научиться контролировать их применение в общении. Манеризмы, лишние движения, которые неосознанно производит говорящий (прикосновение к лицу, поправление одежды, манипуляции с предметами) отвлекают внимание, закрытые позы, агрессивные жесты, резкие интонации вызывают недоверие, говорят об авторитарном стиле руководства. Второе – научиться правильно воспринимать информацию, идущую к вам через невербальные сигналы. Да, общение – это непростое искусство: надо уметь и правильно передавать информацию и считывать то, что переда-т, даже не всегда осмысленно, собеседник. От опытного в общении человека ни во время переговоров, ни во время взаимодействия с многочисленной аудиторией не ускользают мельчайшие проявления реакций слушателей. Например, если во время конференции или на собрании слушающие сидят глубоко в креслах с опущенными подбородками и скрещенными на груди руками, у восприимчивого человека появится предчувствие, что его сообщение не имеет успеха. Главное, во время внести коррективы в общение. И тогда не-вербальное поведение присутствующих может подсказать нам, что состояние присутствующих изменилось: диагонали корпусов направились в сторону выступающего, выражение лица стало небезучастным, в глазах засверкал интерес. Третье – нельзя оценивать использование невербальных средств изолированно. Например, акцентировка пальцев рук сама по себе – это открытый жест (например, загибание пальцев при перечислении). Но акцентировка больших пальцев рук в купе с закладыванием других в карманы (при этом расстегнутый пиджак часто заправляется за руки, полы его отводятся назад) – это жест авторитарного «хозяина положения». Однако сам расстегнутый пиджак свидетельствует о доверительном отношении. И последнее. Вербальные языки отличаются друг от друга в зависимости от типа культур, так и невербальный язык одной нации отличается от невербального языка другой нации. В то время как какой-то жест может быть общепризнанным и иметь четкую интерпретацию у одной нации, у другой нации он может не иметь никакого обозначения, или иметь совершенно про-тивоположное значение. О национальном характере некоторых жестов свидетельствует такой факт. В Австралии, Новой Зеландии, Великобритании два разведенных пальца (указательный и средний) с ладонью, повернутой от себя, служат знаком победы («V» – victory – победа). Но если ладонь повернута к себе, то жест обозначает нежелание общаться, высказанное в грубой форме Жители Европы воспринимают этот жест независимо от того, куда обращена ладонь, как знак победы. У Японцев считается пределом невоспитанности смотреть в глаза во время беседы, особенно это относится к младшим и ниже стоящим на социальной лестнице. На востоке принят более тесный тактильный контакт, и, видя целующих друг друга при встрече мужчин, никто не удивится. Чтобы не попасть в неловкую ситуацию, готовясь к общению с зарубежными партнерами, следует изучить специфику толкования жестов в этой стране. Общение и коммуникация Часто термины «общение» и «коммуникация» используются как равнозначные, синонимические. Однако, по мнению других исследователей, коммуникация – это связь, в процессе которой происходит передача информации. При этом объектом, получающим информацию, может быть не только человек, но и машина, животное. Общение же – это всегда двусторонний процесс, основанный на взаимодействии равноправных партнёров – субъектов общения. Общение, наряду с коммуникативной (передача информации), выполняет и другие функции: регулятивную (служит для регулирования поведения), перцептивную (способствует восприятию собеседниками друг друга), суггестивную (функция внушения). Мы же примем первую точку зрения и будем рассматривать термины «общение» и «коммуникация» как синонимы, поскольку в человеческом общении коммуникация в чистом виде практически не встречается, ведь передача информации, как правило, в обществе представляет собой именно двусторонний процесс, речевое взаимодействие. Лекция 2. ОСНОВЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ Если коммуникация лежит в сфере официальных отношений и направлена на решение конкретной проблемы или достижение необходимого результата, исходя из общих интересов и целей коммуникантов, то она называется деловой. Деловое общение – самый массовый вид общения людей в социуме. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего, лидера общественной организации. Для достижения высокой результативности практически в любом виде управленческой деятельности вы должны владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения коммуникации, о постулатах делового общения. Важная особенность делового общения – строгое соблюдение его участниками статусной роли: начальник – подчиненный, партнеры, коллеги и др. Если деловым людям приходится постоянно общаться с людьми, стоящими на разных ступенях служебной лестницы, говорят о вертикали и горизонтали отношений. По вертикали – это субординационные отношения, они обусловлены социальным статусом, административно-правовыми нормами и характеризуются подчинением младшего старшему по чину. Горизонтальные отношения предполагают участие в совместной деятельности на принципах сотрудничества, взаимопонимания, с учетом общих интересов. Деловое общение всегда целесообразно. Это значит, что сама организация делового общения, выбор коммуникативных стратегий и тактик, использование языковых средств в деловой речи четко подчинены цели достижения позитивного результата в решении конкретной проблемы.   Основные формы деловой коммуникации Деловая коммуникация отличается от простого общения тем, что в процессах ее осуществления ставится цель и конкретные задачи, которые должны быть решены. В деловом общении невозможно прекратить взаимоотношения с партнером без потерь с обеих сторон. В этом смысле этика служит своеобразным посредником, позволяющим быстрее найти оптимальное решение, сгладить острые углы, с достоинством выходить из затруднительных ситуаций. В целом, деловые коммуникации могут быть прямые (предполагающие непосредственный контакт) и косвенные (возникающие в случаях, когда между партнерами существует какая-либо пространственно-временная дистанция). Деловая коммуникация может осуществляться в следующих формах: 1. Деловая беседа – передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам и проблемам. Деловая беседа выполняет ряд функций: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение или разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование деловых мероприятий. Она может быть непосредственной или опосредованной, чаще всего, по телефону. Данная форма деловых коммуникаций может предварять переговоры или быть элементом переговорного процесса. 2. Деловые переговоры – основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда целенаправленны и предполагают заключение сделок, подписание соглашений и контрактов. 3. Собеседование – используется при решении кадровых вопросов: при приеме на работу, увольнении. 4. Спор – столкновение мнений, разногласие по какому-либо вопросу, борьба за отстаивание собственных позиций. Спор может быть реализован через полемику, дебаты, дискуссии и т.д. 5. Деловое совещание – способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов. 6. Презентация – первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей. С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги. 7. Торги – это способ продажи и закупки товаров, размещения заказов на подрядные работы путем привлечения предложений от нескольких поставщиков и подрядчиков и выбора наилучшего из них. В результате торгов заключается юридическая сделка с тем деловым партнером, который предложил наиболее выгодные условия. 8. Деловая переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи информационного сообщения. 9. Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности. Любая форма деловой коммуникации носит уникальный, своеобразный характер, предполагая каждый раз разных участников, условий, предмета обсуждения. Но, тем не менее, все формы должны строиться в соответствии с определенными, универсальными принципами деловой этики. Деловая коммуникация в зависимости от различных признаков делится на устную и письменную, диалогическую и монологическую, публичную и межличностную, опосредованную и непосредственную, дистантную и контактную. Формы существования деловой коммуникации Существовать деловая коммуникация может в таких формах, как письменная и устная. В письменной форме она представлена всеми официально-деловыми документами (заявление, договор, расписка, доверенность, завещание и т.д.). В устной форме наиболее часто этот вид коммуникации употребляется в деловых встречах, переговорах, консультациях. В зависимости от ситуации, характер делового разговора может изменяться. Чаще всего применяются такие виды общения, как деловая беседа, публичное выступление, совещание или презентация Постулаты эффективности деловой коммуникации Культура делового общения и соблюдение этических норм содействуют установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами. Этические нормы – это правила речевого общения, которые обеспечивают гармонию в отношениях. Этические нормы основываются на общепринятых нравственных ценностях: уважении, признании достоинства человека, равноправии и др. Золотое правило этики гласит: «Относитесь к другим так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам». Мы все хотели бы, чтобы с нами общались учтиво и доброжелательно, принимая во внимание наши права и интересы, подчёркивая нашу ценность и значимость. Значит, наши собеседники тоже желают такого отношения к себе. Признание этого позволяет выработать важные установки общения: 1. Общение призвано приносить нам благо. 2. Общаясь, мы настраиваемся на позитивный исход. 3. Избираемые нами для общения стратегии и тактики должны способствовать установлению конструктивных отношений. 4. За результат общения больше других отвечаем мы сами. 5. Все участники общения имеют равные права быть выслушанными, иметь свою точку зрения, принимать или не принимать нашу аргументацию. Нарушение принципов вежливости (этических норм) порождает этические ошибки. Этическая ошибка может быть связана с унижением человеческого достоинства, выражением высокомерного, циничного отношения к человеческой личности, проявления недоброжелательности, агрессии, категоричности в суждениях, попытками манипулировать сознанием слушателя. Некорректным является использование грубых и бранных выражений, навешивание ярлыков, словесное выражение негативных эмоций, чувств в неприемлемой для культурного общества форме (оскорбление, издёвка, насмешка и т.п.). Для эффективного общения мало знать язык. Собеседники должны придерживаться определённых принципов, правил ведения разговора, которые позволяют встроить общение, сделать его этичным, а в конечном счёте – гармонизирующим. Центральным принципом речевого поведения является принцип кооперации, сформулированный Г.П. Грайсом: «Твой коммуникативный вклад на данном шаге диалога должен быть таким, какого требует совместно принятая цель этого диалога». Согласно этому принципу, коммуниканты должны иметь определённую, одинаково понятную всем участникам коммуникации цель общения и двигаться сообща к достижению этой цели, внося собственный вклад. Г.П. Грайс конкретизирует этот принцип через 4 конкретных постулата (постулаты Грайса). Постулаты Грайса (Количества Качества Отношения Способа ) 1. Общение должно содержать не больше и не меньше информации, чем нужно 2. Высказывание должно быть истинным; не следует говорить то, на что нет доста-точных оснований 3. Ответная реакция на общение должна быть адекватна тому, что побудило к об-щению; нельзя уклоняться от темы 4. Следует выражаться ясно, избегать непонятных фраз, неоднозначности, многословия; слушателю должен быть понятен любой вклад в общение Дж. Линч сформулировал ещё один важный принцип коммуникации – принцип вежливости, который раскрыл в шести максимах (правилах поведения): • максима такта – соблюдение дистанции (нельзя без желания собеседника затрагивать темы, касающиеся его личной жизни, предпочтений, религиозных убеждений, зарплаты и т.п.); • максима великодушия – стремление создать для собеседника комфортные условия (нельзя обременять его обязательствами, ставить в неудобное положение); • максима одобрения – позитивная оценка других, стремление к совпадению позиций по отношению к миру, людям; • максима симпатии – доброжелательность, отказ от безучастного контакта; • максима согласия – отказ от конфликтной позиции, снятие конфликта путём взаимной коррекции поведения; • максима скромности – неприятие похвал и лести в свой адрес, реалистическая самооценка. Не все эти максимы могут быть реализованы в каждой речевой ситуации: не всегда необходимо соглашаться с собеседником, выказывать ему симпатию, но обязательно надо быть тактичным, корректным, уважать право собеседника на получение точной и полной информации и на выражение ее со своей стороны. Несоблюдение принципов общения ведёт к разногласию и взаимному непониманию. Это бывает тогда, когда собеседник только на словах, а не на деле признаёт возможность существования различных точек зрения, не признаёт права каждого высказать свою точку зрения, не подходит конструктивно к решению проблем. Мешают конструктивному диалогу (а иногда делают его невозможным) амбициозность, уверенность в собственной непогрешимости, стереотипность мышления, нежелание идти на компромиссы. Так ведут себя те, кого называют «некомандными игроками». Деловых коммуникаций всегда подчиняются регламенту, то есть установленным правилам и ограничениям. Существуют так называемые писаные и неписаные правила поведения. Протокол предполагает соблюдение норм делового этикета, который отражает накопленный опыт, нравственные установки определенных социальных групп и людей различных национальностей. Протокол предписывает, как вести себя в деловой обстановке, на совещании, переговорах, а также как одеваться, что дарить, как вести деловую переписку и многое другое. Важное место уделяется при этом речевому этикету. Регламент – это и ограниченность общения во времени. Деловые встречи имеют строгий регламент. Для этого заранее намечается круг обсуждаемых проблем и проводится тщательная подготовка к встрече. Официальная обстановка требует соблюдения соответствующих этикетных норм речевого поведения: • обязательного двустороннего Вы-общения по отношению к собеседнику любой возрастной группы и любого социального положения; • строгого соблюдения «этикетной рамки» общения (слов приветствия и прощания); • использования этикетных стандартных формул вежливости («будьте добры», «будьте любезны», «разрешите мне ...» и т.п.). Есть целая система речевых формул для каждой речевой ситуации, возможной в сфере деловых отношений. Деловое общение предполагает владение профессиональным языком, знание терминов, свойственных определенной области общения (юридической, дипломатической, управленческой). Например, при приёме на работу интервьюер всегда обращает внимание на профессиональные слова в речи испытуемого. Письменное деловое общение требует строгого использования речевых конструкций, стандарта, не допускает жаргона. Какую коммуникацию можно считать эффективной Когда мы вступаем в общение, мы имеем определённое намерение (коммуникативное намерение) – спросить (получить информацию), рассказать (передать информацию), призвать к действию, повлиять на настроение собеседника, установить контакт с целью налаживания отношений и т.д. Если в результате общения мы получили то, что хотели, то есть добились реализации собственного коммуникативного намерения (получили именно ту информацию, в которой нуждались; рассказали и были верно поняты и т.д.), то общение было успешным. Такая коммуникация называется эффективной. При эффективном общении цель говорящего достигается полностью. Но представим ситуацию: руководитель намеревается побудить членов коллектива к участию в проекте, однако применяет тактику давления, угрозы («Если не примете участия, то…», а далее – перечисление санкций). Вероятно, проект будет запущен и люди примут участие, но качество работы людей, не разделяющих ценности коллектива и не имеющих стойкой мотивации к участию в проекте, вряд ли будет высоким. Значит, эффективной можно на-звать ту коммуникацию, при которой реализованы цели не только практического, но и духовного свойства. Если намерение говорящего реализовано частично (например, адресат получил информацию, но не полную), от можно говорить о коммуникативном промахе, если коммуникативное намерение не реализовано вообще – о коммуникативной неудаче. Коммуникативный акт: как передаётся и принимается сообщение Процесс общения строится из коммуникативных актов, которые в самом обобщённом виде можно свести к формуле: «адресант – сообщение – адресат». Ещё Аристотель заметил: «Речь слагается из трех элементов – из самого оратора, из предмета, о котором он говорит, и из лица, к которому он обращается» («Риторика». Книга I). Попробуем понять, как же строится акт передачи информации и какие элементы этого акта влияют на его эффективность. Всегда ли коммуникация организуется одинаково? Конечно, нет. Мы по-разному общаемся дома и на работе, с равными и с теми, кто выше нас по статусу или старше, с теми людьми, кого хорошо знаем, и с малознакомыми людьми. Значит, на процесс общения влияет всё то, что в целом составляет ситуацию общения, или речевую ситуацию. Речевая ситуация – это все условия, в которых протекает речевое общение, это набор характеристик ситуативного контекста, значимых для речевого поведения участников общения, влияющих на выбор ими речевых стратегий, приемов, средств. Структура речевой ситуации отражена на схеме. Структура речевой ситуации А. Цель; информация Характер общения (официальное/неофициальное; контактное/дистантное; единичное/множественное; непосредственное/опосредованное) Сообщение (отбор словесных и несловесных средств) Условия общения (место, время, продолжительность) Б. Цель; готовность принять ин6формацию знания мировоззрение опыт статус роль самочувствие характер темперамент отношения заинтересованность знания мировоззрение опыт статус роль самочувствие характер темперамент В речевой ситуации принимают участие коммуниканты: говорящий и слушающий. Их как минимум двое (диалог), однако бывает и так, что говорящий один (монолог), а слушающих миллионы (вспомним выступление Президента Российской Федерации в новогоднюю ночь!), а бывает, что и говорящих несколько: они высказывают своё мнение по очереди (полилог). Когда человек вступает в общение, он движим определённым намерением, коммуникативным намерением: что-то рассказать, спросить, побудить к действию, повлиять на настроение и т.д. Предположим, что некто А. имеет намерение передать информацию Б. В сознании А. эта информация «живёт» не в виде слов, предложений и целых высказываний, а в виде неких смысловых блоков, организуемых с помощью кода внутренней речи. Намерение передать информацию приводит к тому, что в сознании А. рождается замысел будущего высказывания. Создать это высказывание можно только с использованием универсального кода – языка. Чтобы состоялся контакт, оба общаю-щиеся должны использовать общий код. Код может включать невербальные средства и символы. Задача А. так отобрать эти языковые средства, чтобы Б. смог воспринять информацию без искажений. Сообщение, отправленное А., Б. должен получить, декодировать и интерпретировать. В идеале в. сознании Б. должна появиться информация, адекватная той, которую намеревался отправить А. Но всегда ли эта адекватность достигается? Нет. Ведь на результат коммуникации влияют многие факторы. Как мысль воплощается в слово Результат коммуникации зависит от способности А. адекватно выражать мысли в словесной форме. У каждого свой объем словаря. Сколько слов нужно человеку для свободного выражения мыслей? Героиня произведения И. Ильфа и Е. Петрова Эллочка-людоедка обходилась 30 словами, средний человек – 10-12 тысячами слов, а лидером признан А.С. Пушкин, в речи которого исследователи насчитывают до 21 тысячи слов. Наш язык – это несметные сокровища, которые накоплены веками нашими предками. Представьте, что они хранятся в пещере, где на разных ярусах – части слов, сами слова, предложения, тексты. Каждый из нас идёт в эту сокровищницу с кувшином. Каждому разрешено брать по потребностям, но не все возьмут одинаково. Кувшинчик хранит весь наш речевой опыт. Верхняя его часть – это активный запас – те слова, модели фраз, выражения, которые мы активно применяем в своей повседневной практике. А нижний ярус – это пассивный запас, то есть то, что мы знаем, понимаем, но в своей речи, как правило, не используем. У каждого разное соотношение активного и пассивного «слоя». Значит, А. тем лучше справится с задачей кодирования мыслей в словесную форму, чем больше его активный запас языковых единиц, чем богаче его речевой опыт. Этот кувшин – модель нашей долговременной памяти, которая хранит наш речевой опыт. А вот другая память – оперативная – в процессе высказывания «выуживает» из сосуда языковые единицы, чтобы использовать их для передачи смысла. Говорят, и не без основания, что наш язык велик. Однако всегда ли мы умело используем его ресурсы для правильной передачи информации, хранящейся в нашем сознании? Адресант и адресат сообщения Особенности коммуникантов влияют на эффективность общения. Если у них разный возраст, ценности, картина мира, статус, то достижение эффективности в общении может быть затруднено. Адресат – это человек со своим уникальным жизненным опытом, осо-бенностями восприятия, уровнем внимания в конце концов. И интерпретация полученного сообщения совсем не обязательно будет такой, какую ожидал отправитель! Взаимопонимание участников общения зависит от того, насколько они совпадают в своих характеристиках, находятся «на одной волне». При установлении контакта (а контакт – это общение без помех) важно учитывать следующие факторы: • статусноролевые характеристики, • уровень образования и осведомлённости в обсуждаемом вопросе, • пол и возраст собеседника, • сиюминутные реакции, • степень заинтересованности в общении. Если же мы хотим основательно подготовиться к общению, например, когда это для нас очень значимая встреча, публичное выступление, собеседование, переговоры, мы будем глубже анализировать ожидаемый образ партнёра по общению и примем во внимание все основные характеристики собеседника. Что влияет на эффективность сообщения? Процесс обмена информацией и общения настолько сложен, что на его результат влияет огромное число факторов. Даже обмен номерами телефонов в спокойной дружеской обстановке или на бегу может закончиться по-разному. Более эффективным будет общение, протекающее в непринужденной или конструктивной рабочей атмосфере, удобном месте и в удобное для коммуникантов время. Для того чтобы ваше сообщение было получено адресатом без искажений и эффективность общения повысилась: 1) проанализируйте обстановку общения, учтите, что на успешность коммуникации влияет место и время её осуществления, наличие или отсутствие посторонних лиц (сравните: спор один на один или в присутствии третьего лица), эмоциональный контекст; 2) осмыслите цели общения, как свои, так и собеседника; 3) учитывайте особенности слушателя; 4) правильно выбирайте средства общения и речевого поведения; 5) во время коммуникации наблюдайте за реакциями собеседника, старайтесь по ним понять, как он воспринимает сказанное; это позволит вовремя внести коррективы; 6) подумайте, есть ли риск возникновения барьеров в общении и их преодоление. 7) внимательно отбирайте средства языка, с помощью которых передаёте информацию (например, небрежное использование языковых средств может порождать двусмысленность); 8) заинтересуйте слушателя в общении. Чтобы общение было эффективным, надо учиться анализировать все составляющие речевой ситуации. Анализ речевой ситуации Речевая ситуация Кто говорит? Кому говорит? Что говорит? С какой це-лью? Где? Когда? Лекция 3. ПЕРЕГОВОРЫ КАК РАЗНОВИДНОСТЬ ТЕХНОЛОГИЙ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ. Переговоры как коммуникативный процесс Переговоры – это специфическая форма общения между двумя сторонами, ориентированная на совместное решение проблемы, затрагивающее интересы обеих сторон. В ходе переговоров выигрывает тот, у кого больше информации, лучше план и выше мастерство, так считает автор бестселлера «Как уцелеть среди акул», миллионер Харви Маккей. В этой лаконичной формуле названы важнейшие слагаемые успеха переговоров. Считаем, что вам как участникам переговоров очень важно понимать, для чего они нужны, какие возможности они открывают для вас и для вашей организации, как лучше к ним подготовиться и какие техники полезно использовать в той или иной переговорной ситуации. К переговорам стороны приводит столкновение целей, интересов, позиций или мнений. Конфликт внутри организации или между организациями – это не обязательно негативное явление, иногда он становится своеобразным катализатором новых идей, новых отношений. Существует немало примеров умелого использования энергетики конфликта для успешного решения серьезных проблем. Переговоры – основной инструмент разрешения межличностных конфликтов в организации. Поэтому знание основ искусства ведения переговоров – обязательная составляющая профессиональной подготовки любого руководителя.  Предмет переговоров Можно рассматривать два уровня анализа предмета переговоров: конкретный и абстрактный. На конкретном (содержательном) уровне анализа предметом переговоров выступают определённые объекты, представляющие взаимный интерес (финансовые инвестиции, повышение заработной платы, договоренности о совместной деятельности и т.д.). Вообще любое желание, которое должно быть удовлетворено, может являться для людей поводом, по крайней мере, потенциальным, для переговоров. На абстрактном уровне предметом переговоров являются интересы, потребности, претензии, притязания сторон. Цель переговоров – заключить соглашение по какому-либо вопросу. Другими словами, это принятие взаимовыгодного решения, наиболее приемлемого в данной ситуации. За стол переговоров стороны обычно приводят следующие причины и условия: • есть обоюдное желание найти взаимовыгодное решение проблемы, • нет ясной и четкой регламентации для решения возникших проблем, • стороны осознают, что любые односторонние действия становятся неприемлемыми или невозможными. Коммуникативная компетенция участников переговоров подразумевает владение эффективными техниками межличностной коммуникации, умение контролировать свое эмоциональное состояние и умение определять эмоциональное состояние оппонента, • умение сохранять уверенность и спокойствие в любой ситуации. Проведение переговоров – сложный многоэтапный процесс. Необходимо учитывать специфику и структуру каждого этапа. Многогранную структуру переговорного процесса отображает следующая таблица: Подготовительный (докоммуникативный) этап Дискуссионный (коммуникативный) этап Рефлексивный (посткоммуникативный) этап 1. Всесторонний анализ проблемы, сбор информации. Определение цели и задач участия вашей стороны в переговорах. 1. Представление сторон друг другу. Размещение делегаций в пространст-венной среде. Анализ эффективности проведенной подготовки и результатов достигнутых договоренностей. 2. Создание системы аргументации, выработка вариантов решений. 2. Изложение проблем и целей, уточнение позиций сторон. 3. Составление проекта ито-говых документов. 3. Дискуссионное обсуждение, согласование интересов. 4. Организационные вопросы проведения переговоров (место встречи, состав делегации, финансовое обеспечение и т.д.). 4. Подведение итогов и принятие решений. 5. Пройти все этапы подготовительной работы с позиции другой стороны. Подготовительный этап переговорного процесса Тот, кто хорошо подготовился к сражению, наполовину победил. Сервантес Итак, вы решили сесть за стол переговоров. Разумеется, в первую оче-редь вас будет интересовать вопрос, с чего начать тщательную подготовку к ним. Во многом это будет зависеть от того, какие переговоры вам предстоят: на каком уровне они будут вестись, сколько сторон будет включено в переговорный процесс, каков механизм принятия решения, будут ли переговоры разовыми или многоэтапными. Подготовительный этап переговоров – процесс многогранный и включает в себя несколько этапов. Этапы переговоров • Определение проблемы, требующей решения; • определение проблемы, требующей решения; • определение потребностей и целей; • отбор фактов и необходимых документов; • выявление интересов сторон • определение «зоны пересечения интересов»; • формирование предложений и их вариантов; • стратегическое планирование; • система убеждения; • выдвижение запасных вариантов. Любые переговоры будут состоять из двух условных частей: процессуальной и тематической. Тематический аспект – то, о чем ведется речь за столом переговоров. Процессуальный аспект – то, как они готовятся и ведутся. Соответственно, выделяются два основных направления подготовительной работы: • информационно-аналитическая проработка основного содержания, • решение организационных вопросов. Информационно-аналитическая проработка основного содержания На начальном этапе нужно четко сформулировать цель своего участия в переговорах. Цель – это то, чего вы хотите добиться в итоге. Затем дайте ответ на вопросы: каковы ваши шансы на успех, какая тактика ведения переговоров подойдет в данном случае – наступательная или оборонительная. С выбором ответа могут возникнуть трудности из-за недостатка информации. Поэтому работа над содержанием переговоров, как вы уже поняли, начинается со сбора информации. Влиять можно лишь тогда, когда знаешь о партнере всё или почти всё. Тщательная информационная подготовка создаст вам конкурентные преимущества. Ценным достоянием являются сведения о компании или организации, с которой предстоит сотрудничать (когда и кем она основана, выдающиеся успехи и достижения, основные поражения и неудачи, финансовое положение и т. п.). Узнайте все, что сможете, о тех людях, которые будут принимать непосредственное участие в переговорном процессе (образование, карьерные достижения, круг интересов, состав семьи, хобби). Не лишней будет и информация о людях или организациях, не участвующих в переговорах напрямую, но чьи интересы могут быть затронуты в ходе обсуждения. Собранная информация должна быть разнообразной, всесторонней, а самое главное – правдивой. Она поможет выстроить четкую систему аргументации сво-ей позиции, а также найти возможные альтернативные решения, помогающие сэкономить затраты и усилия обеих сторон. Для этого потребуется всесторонне изучить интересы всех участников переговорного процесса. Интерес – ключевое понятие переговоров. Переговоры начинаются с обсуждения вопросов, которые не удовлетворяют стороны и требуют подробного рассмотрения. С чем стороны садятся за стол переговоров? С зара-нее определенными четкими позициями (с предложениями и требованиями). А что стоит за позициями? Правильно, интересы каждой стороны (реальные потребности). На практике часто позиции и интересы не совпадают, выявление разницы между ними помогает найти взаимовыгодное решение для сторон, поначалу заявлявших о, казалось бы, непримиримых позициях. Итак, знание истинных интересов оппонента и определение ваших совместных и противоречивых интересов – залог успешного решения проблемы. Формулировка позиции Вы собрали максимум важной информации, определили свои интересы и интересы партнера, нашли точки пересечения этих интересов, теперь сформулируйте свою позицию. При определении цели конкретных переговоров принято рассмотрение каждой стороной не менее трех позиций, а именно: • идеальной позиции (программа-максимум); • позиции достижения намеченной цели; • позиции сопротивления (последняя черта). Приоритеты в своей позиции устанавливайте с учетом понимания различий между тем, что должно и что может быть достигнуто. Очевидно, что позиция сопротивления представляет собой предел, далее которого сторона идти не готова. В этом вопросе проявляйте последовательность. Если позиция заявлена как «последняя черта», никогда не сдавайте этот «рубеж», иначе рискуете потерять уважение в глазах партнеров. С другой стороны, не стоит слишком сильно давить на другую сторону, если она заявила о своем «последнем предложении», так как в долгосрочной перспективе вы рискуете серьезно испортить с ней отношения. Прогноз и анализ возможных вариантов переговоров Помните: за любым вашим предложением должна стоять мощная система аргументов и хорошее понимание всех плюсов и минусов этого предложения. Подготовительная работа предполагает обязательный прогноз возможных возражений оппонентов с целью построения четкой и основательной системы контраргументов. Кто предупрежден, тот вооружен! Неоценимую практическую поддержку окажет вам четкая и продуманная последовательность шагов ТОР (Техника Организационного Развития), предложенная А. С. Огневым. ТОР систематизирует вашу работу на подготовительном этапе. При помощи этой техники вам следует продумать, по меньшей мере, три различных варианта разрешения возникшего конфликта. Затем проанализировать каждый из них с учетом возможных последствий для каждого участника конфликта (социальных, психологических, экономических, юридических, политических и т.д.). Более того, вы должны составить план действий на случай провала переговоров: выработать не менее трех вариантов своего реагирования, а также продумать не менее трех возможных вариантов реагирования на срыв переговоров другой стороны. При анализе вариантов нужно ответить на вопросы: • Кому провал более выгоден? • Как уменьшить свои возможные потери в этом случае? • Что, с какой целью и в какой последовательности делать, если переговоры будут сорваны? Согласитесь, при такой тщательной подготовке к переговорам и даже к возможному их неблагоприятному исходу трудно будет остаться в проигрыше. Завершающий этап работы над содержанием переговоров – подготовка проекта итогового документа (договор, соглашение, контракт, резолюция и т. п.). Старайтесь, чтобы вся информация, необходимая для будущих переговоров: документы, аналитические записки, цифры и факты – стекалась в одно место (или к одному человеку), где ее проанализируют, переработают и подготовят проект итогового документа. Помните: в ваших интересах привлекать к разработке проекта итогового документа опытного юриста! Итак, информационно-аналитическая проработка основного содержа-ния переговоров помогает четко сформулировать свою позицию, продумать систему аргументов и контраргументов, разработать возможные альтерна-ивные варианты решения. Решение организационных вопросов Добросовестно проделов первую часть подготовительной работы, можно приступать ко второму этапу – решению организационных вопросов. К организационным вопросам относится определение времени, места встречи, состава участников команды, регламента переговоров. Решение организационных вопросов должно приблизить вас к намеченной цели и помочь решить поставленные задачи. Разумеется, решение этих вопросов требует согласованности действий участвующих сторон. Однако тут можно сэкономить усилия всей команды: от каждой стороны выделить опытных уполномоченных, которые и возьмут на себя ответственность за проведение этого подготовительного этапа. Руко-водителю делегации советуем все-таки не упускать из виду некоторые нюансы организационных вопросов, от которых в дальнейшем может зависеть ход проведения сам Место проведения Выбор места проведения переговоров – значимый вопрос. Во-первых, с ним связана проблема конфиденциальности, во-вторых, правильно организованная пространственная среда поможет расставить нужные смысловые акценты в ходе переговоров, в-третьих, многое определит и то, где вы предпочтете провести переговоры – в своем офисе или на территории оппонента. Каждый из этих вариантов имеет свои преимущества. Например, при проведении переговоров на своей территории: всегда можете рассчитывать на своевременную консультацию нужного специалиста; • вы можете свернуть переговоры по собственной инициативе в любой удобный для вас момент; • психологическое преимущество на вашей стороне: оппонент пришел к вам, а не вы к нему (дома и стены помогают); можете с выгодой для себя организовать пространственную среду. Преимущества «игры на чужом поле»: • вы не отвлечетесь на срочные дела и будете сосредоточены исключительно на переговорном процессе; • вы всегда сможете придержать информацию, сославшись на то, что вы не захватили ее с собой; • вы снимаете с себя бремя организационных вопросов. Если вас не устраивает ни один из вариантов – встречайтесь на нейтральной территории! их переговоров. Состав делегации При подготовке к переговорам важно решить вопрос о полномочиях тех, кто в них участвует. В состав делегации должны входить компетентные в рассматриваемых вопросах люди. Возглавляет делегацию человек, способный успешно провести стратегическую линию организации и своевременно решить оперативные проблемы. Как правило, это руководитель организации. Подбирая людей в команду для переговоров, обращайте внимание на их способности к коммуникативному взаимодействию, на стремление к слаженности в работе во имя достижения общей цели. У членов вашей команды обязательно должно быть «чувство локтя», которое не раз поможет им в стрессовых ситуациях. Заранее распределите роли в команде: лидер (официальный руководитель), эксперт (специалист по существу обсуждаемой проблемы), спикер-ведущий (специалист по процедуре) и др. Предварительно согласуйте эти роли внутри команды для выработки единого видения проблемы и процедуры переговоров. Заранее продумайте систему невербальных знаков, которые будут являться своеобразным сигналом. Например, ваша просьба о стакане воды – сигнал для одного из членов вашей команды применить заранее оговоренный тактический ход в обсуждения с вашими оппонентами. Как вы поняли, в идеале за стол переговоров должна сесть «сыгранная» команда, где каждый игрок хорошо знает свою роль, видит свое место и предназначение в команде, а также хорошо представляет себе тот вклад, который он должен внести в работу команды для достижения общей цели. Переговоры можно поручить провести и одному специалисту. Принимая решение о составе делегации, взвесьте все за и против. Преимущества проведения переговоров одним человеком: • Оппоненты не могут адресовать вопросы самым слабым участникам команды. • Вся полномочия у одного человека. • Оппоненту не удается ослабить ваши позиции за счет разногласий между членами вашей команды. Преимущества командной работы на переговорах: • Вероятность ошибок снижается из-за присутствия в команде специалистов из разных областей. • Обеспечивается обмен мнениями в ходе обсуждения и принятия решений (своеобразный мозговой штурм). Вспомните команды знатоков в игре Что? Где? Когда? Они способны выдать правильный ответ всего за одну минуту. • Команда создает более сильную оппозицию противоположной стороне. Всегда можно сослаться на членов своей команды в качестве предлога для получения уступок или оправдания «невозможности» идти на уступки («Я должен считаться с мнением коллег...»). Итак, в организационной части подготовки переговорного процесса обратите особое внимание на следующие моменты: • сроки и время проведения переговоров; • выбор места проведения переговоров; • правильную организацию пространственной среды; • состав собственной делегации, распределение ролей на время проведения переговоров; • финансовое обеспечение переговорного процесса. В завершение разговора о важности подготовительного этапа переговорного процесса вернем вас к афоризму Сервантеса, использованному нами в качестве эпиграфа. Плохо подготовленные и проведенные переговоры, неверно принятые решения и соглашения могут лишь усилить разногласия сторон и в конечном итоге привести к обострению конфликта, а затем и разрыву деловых отношений. Такова цена ошибки. Вы готовы ее заплатить? Различные подходы к проведению переговоров Под подходом к переговорам понимается основной принцип, из которого исходят участники: рассматривают они переговоры как продолжение борьбы или как процесс решения проблемы, предполагающий совместные усилия. Выделяются два основных подхода или две стратегии переговоров: конфронтационный подход (торг) и партнерский подход, основанный на поиске совместного решения проблемы. Позиционные переговоры В основе конфронтационного подхода лежит идея противостояния сторон. Иногда переговоры, в основе которых лежит конфронтационный подход, называют позиционными, поскольку они основаны на отстаивании собеседниками своей позиции. Стол позиционных переговоров – своеобразное поле битвы. Участники, как отважные солдаты, готовые сражаться за каждое положение своей позиции, руководствуются девизом: «чтобы я победил, ты должен проиграть». Они уверены, что цель переговоров – безоговорочная победа, а отказ от полной победы означает поражение. Как вы понимаете, при подобном переговорном сценарии дальнейшее сотрудничество может оказаться под вопросом. «Выигрыш» на одних переговорах может повлечь за собой стремление партнера «взять реванш» на других. Конфронтационный подход вы можете выбрать только тогда, когда преимущество вашей позиции очевидно и вам нечего терять. Однако прежде чем вы решите биться до конца, продумайте и взвесьте все последствия вашей победы. В этом вам помогут ответы на следующие вопросы: Что случится, если я не выиграю Что случится, если я выиграю Чего не случится, если я не выиграю Чего не случится, если я выиграю Основные недостатки позиционных переговоров • Даже при стремлении обеих сторон переговоры могут вообще не привести к соглашению. Защищая свою позицию, человек начинает отождествлять себя с ней, и ему трудно бывает хоть сколько-нибудь отойти от нее, потому что ему будет казаться, что он предает себя. • Позиционные переговоры создают благоприятную почву для уловок: каждый занимает жесткую позицию в надежде получить больший кусок «пирога» и идет на уступки только при возникновении угрозы срыва переговоров. • Позиционный торг может закончиться ссорой сторон, так как каждая из них старается силой навязать свои условия. Принципиальные переговоры Другая концепция лежит в основе так называемого метода принципиальных переговоров, разработанного в Гарвардском университете США и подробно описанного в книге Роджера Фишера и Уильяма Юри «Путь к согласию, или переговоры без поражения». Метод заключается в требовании решения проблемы исходя из ее качественных признаков, т. е. из существа дела. Партнеры стремятся найти взаимную выгоду там, где это возможно. А там, где их интересы не совпадают, добиваются такого результата, который был бы обоснован справедливыми нормами. В литературе данный подход получил название партнерский. Он основан на понимании необходимости поиска взаимоприемлемого решения, иными словами. При этом подходе партнеры по переговорам вместе анализируют проблему и ищут взаимоприемлемое решение, которое в максимальной степени будет отвечать интересам обеих сторон. Почти все авторы книг об искусстве ведения переговоров подчеркивают одну простую мысль: если стороны настроены на сотрудничество, есть вероятность, что они добьются обоюдного выигрыша. В стратегии принципиальных переговоров существуют четыре базовые рекомендации: • Отделяйте людей от проблем. Вас не должны волновать личные качества участников переговоров, помните: вы обсуждаете проблему. • Сконцентрируйтесь на интересах, а не на позициях. • Разработайте взаимовыгодные варианты. • Используйте объективные критерии. Разумеется, самый конструктивный вариант межличностного взаимодействия – сотрудничество, но он и самый сложный. В основе партнерского подхода к переговорам лежат: • конструктивный диалог, • поиск совместных путей решения проблемы, • совместный анализ вариантов решений, • желание и умение видеть проблему с позиции другой стороны. Таким образом, при партнерском подходе разумное соглашение должно максимально отвечать интересам каждой из сторон, быть справедливым с точки зрения каждой из них, быть долговременным и не заключать в себе основы для возникновения разногласий в будущем. На практике трудно встретить «чистые» варианты рассмотренных подходов. Скорее можно говорить об ориентации участников на один из них. Выбирать тактику поведения и стиль переговоров, конечно же, вам. Хотелось, чтобы вы помнили, что современный деловой мир, совершенствуясь и изменяясь, движется по пути развития партнерских отношений. Противостояние психологическому давлению со стороны партнера К сожалению, далеко не всегда наши партнеры стремятся к конструктивному взаимодействию или хотя бы к элементарной корректности в поведении. Позиционные переговоры в этом случае могут превратиться в жесткие переговоры, когда найти компромиссное решение будет практически невозможно. В жестких переговорах при активном использовании всякого рода манипуляций выигрывает только одна сторона. Чтобы этого не произошло, советуем прислушаться к рекомендациям Фишера и Юри как действовать в условиях психологического давления со стороны партнера, стремящего до-биться своего любой ценой. Подобное давление может оказываться путем создания стрессовой ситуации, личных нападок, использования разного рода уловок, прямых угроз. Например, партнер может предъявить предельно жесткие требования. В ответ ему можно задать вопрос о тех критериях, которые он считает основой для выявления справедливого или несправедливого решения. Если используется ссылка на неуступчивого партнера, который на переговорах отсутствует, найдите возможность напрямую поговорить с этим партнером. Если используется тактика давления типа «берете или не берете», вначале просто ее проигнорируйте и продолжайте обсуждение. Если используются прямые угрозы, то реагировать рекомендуется лишь в случае их реальности и заботиться следует о том, чтобы были созданы объективные условия для адекватного ответа, автоматически реализующегося в случае выполнения угроз. Советуем также вспомнить продуманные вами заранее варианты действий на случай срыва переговоров (ТОР). При взаимодействии с агрессивными партнерами Фишер и Юри предлагают использовать так называемую «переговорную джиу-джитсу». Основная идея этой тактики – конструктивное использование большой энергетики, заложенной в самом поведении агрессивного партнера. Реализация этой тактики предполагает преобразование атак на личность в атаки на проблему. Для этого используются такие приемы, как: поощрение критики в свой адрес; замена утверждений вопросами; просьба партнера дать совет по выходу из сложившейся ситуации; использование пауз, поощрение партнера к высказываниям по поводу решаемой проблемы своим молчанием, готовностью слушать. Оценка эффективности переговоров Для оттачивания мастерства после проведения переговоров проанализируйте их положительные и отрицательные моменты. В анализе эффективности переговорного процесса вам поможет техника А.С. Огнева ТОР (см. материалы хрестоматии). Примерная схема анализа может выглядеть и так: • Как расположились участники общения? • Удалось ли создать атмосферу сотрудничества? • Какой подход преобладал на переговорах? • Четко ли сформулирована цель и основные проблемы переговоров? • Как участники изложили свои позиции (насколько четко, полно, доказательно)? • Какие общие и различные интересы выявлены? • Кто выдвигает конкретные варианты решения спорных вопросов? • Как предлагаемые альтернативы аргументируются? • Какая сторона склонна завышать требования? • Кто подводил итог переговоров? • По каким вопросам не удалось прийти к соглашению? • Какие решения приняты, какие документы подписаны? Даже если успех в переговорах не будет достигнут, вы имеете реальную возможность новыми знакомствами расширить границы вашего делового сотрудничества, то есть на практике реализовать коммуникативную функцию переговоров. В вашей дальнейшей практике при выборе стратегии взаимодействия с партнерами по переговорам ориентируйтесь на итог соотнесения получаемых результатов и понесенных затрат. При этом помните, что строго разграничить варианты стратегий на «плохие» и «хорошие» в общем виде невозможно. Основным критерием для выбора в пользу того или иного варианта должны служить его целесообразность, подтверждаемая Лекция 4. ВЫСТУПЛЕНИЕ ПЕРЕД АУДИТОРИЕЙ КАК КОММУНИКАТИВНЫЙ ПРОЦЕСС Выступление перед аудиторией играет значительную роль в деловом общении. Доклад на конференции, речь на митинге, выступление на совещании – все это жанры, которыми должен овладеть тот, кто хочет вести людей за собой, доказывать свою точку зрения, продвигать идеи. Они позволяют установить интеллектуальный и эмоциональный контакт со значительным количеством людей. Выступая публично, вы не только передаёте информацию, но и решаете важную задачу сплочения масс вокруг значимой идеи. Кроме того, удачное публичное выступление положительно влияет на формирование имиджа лидера: не случайно тех, кто убедительно и ярко говорит, в древнем мире приравнивали к богам. По сути, публичное выступление – это особый вид коммуникативного процесса. В чём же его специфика? Во-первых, для чего люди выступают публично? Для того чтобы • сообщить другим о положении вещей; • попытаться заставить других совершить нечто; • взять на себя обязательство совершить нечто; • выразить свои чувства и отношения; • высказавшись, изменить существующий мир. Чаще всего человек, выступающий публично, в качестве цели имеет передачу весьма важной, социально значимой информации. Но вместе с передачей информации говорящий стремится воодушевления слушателей, вызвать в их сердцах отклик, возбудить чувство благодарности, гордости, благоговения или, напротив, протеста, неприятия, возмущения. «Красноречие суть страсти», – сказал великий политик-реформатор М.М. Сперанский. Во-вторых, публичное выступление – это массовое общение. Сто, тысяча, десятки тысяч, миллионы слушателей! Ваш голос, возможно, услышит вся страна, весь мир! Это огромная честь и великая ответственность. Почему? Потому, что массовое общение – это общение с большим числом абсолютно разных людей, каждый из которых имеет свой опыт, свои убеждения. А ведь суть сказанного должна дойти до ума и сердца каждого! Необходимым условием эффективного публичного выступления является доверие слушателей к говорящему. И надо приложить специальные усилия, чтобы это доверие возникло. Надо стать своим для многих незнакомых людей, а это чересчур сложная задача. В-третьих, публичное выступление – это всегда двойное сообщение. Оратор сообщает о предмете речи (о правах, предвыборной программе или миграции саранчи), но в то же время он сообщает о себе (кто я, каковы мои убеждения, насколько я компетентен, можно ли мне доверять, искренний ли я человек, как я отношусь к другим). В-четвертых, выступление перед массовой аудиторией часто происходит в особой обстановке эмоционального накала. Это значит, что и оратор, и слушатели подвергаются эмоциональному воздействию. Очень трудно бывает управлять вниманием и поведением людей, находящихся под влиянием эмоций, распространяющихся по аудитории как волны. И сам выступающий, в особенности начинающий, тоже находится в непривычном эмоциональном состоянии – взволнованности, а порой и ораторского страха. Отправитель – оратор Получатель – массовая аудитория Цель – передать информацию, повлиять на чувства и эмоции, укрепить собственый статус Специфика – осознание ответственности и волнение Специфика – это сообщение о предмете речи и личности оратора; адресовано многим, поэтому должно быть понятно всем: «от пионера до пенсионера» Цель – получить информацию Специфика – различия по социально-демографическим, социально-политическим, инди-видуально-личностным признакам; неустойчивость внимания; эмоциональное заражение Эффективность публичного выступления определяется степенью владения информацией, умением регулировать процесс взаимодействия с аудиторией, подготовленностью выступающего и многими другими факторами.  Какими бывают публичные речи? Конечно, чаще всего в выступлении мы добиваемся достижения нескольких целей. Но все же одна из них будет преобладать. В зависимости от этой главной цели, речи разделяются на типы. Информационная речь нацелена на передачу информации. Это, например, объявление, сообщение, доклад. Слушатели, пришедшие на такое выступление, заинтересованы в новой информации или новом мнении об уже известных фактах. Эмоционально-оценочная речь произносится ради выражения эмоций, чувств и оценок. Это похвальное слово, приветствие, поздравление, критическое выступление, протест. Аргументирующая речь оказывает воздействие на позицию адресата. Это, например, выступление в прениях, обсуждение, выражение позиции в дебатах, дискуссии. Организационная речь используется, когда надо организовать деятельность: выступление на совещании, собрании, инструктаж. В такой речи планируется структура мероприятия, распределяются поручения, назначаются ответственные или сроки, даются рекомендации по способам действий. Воодушевляющая речь воздействует на чувства: речь на торжественном собрании, открытии памятника, праздничном мероприятии. Агитационная речь побуждает к началу, продолжению, приостановке или прекращению действия: речь в поддержку кандидата, рекламная речь. «Строим» речь! Общение – это процесс, поэтому оно разворачивается во времени. Оно начинается с того момента, когда вы выходите к слушающим, и заканчивается тогда, когда покидаете трибуну, а слушатели получают возможность самостоятельно размышлять о сказанном. Следовательно, важно структурировать процесс выступления, разбить его по времени и определить задачи каждого этапа коммуникации. Этапы коммуникации и их задачи. Вступление в контакт: • установить контакт со слушателями; • привлечь внимание к теме; • заинтересовать аудиторию; • сформулировать тему речи, её основной тезис; • обозначить при необходимости краткий план речи. Основная часть: • раскрыть основные положения темы; • доказать основной тезис речи и основные тезисы каждого раздела; • подобрать примеры, факты, цифры; • продумать переходы от одной части к другой. Завершение контакта: • напомнить слушателям основные положения выступления; • «закруглить» речь; • активизировать аудиторию. Задачи каждого этапа коммуникации в конкретном случае определяется особенностями ситуации. Например, если оратор и слушатели не знакомы, выступающему следует представиться: назвать себя, свой статус. На конференции принято начинать речь с объявления темы и обоснования её актуальности. С чего начать и чем закончить? Особенностью введения является то, что аудитория по нему очень быстро составит впечатление о вас, и это впечатление будет доминировать на протяжении всего выступления. Если во вступительной части допустить ошибки, их тяжело будет исправить. «Доброе начало – половина дела», – гласит пословица. Вступление должно психологически подготовить слушателей к содержанию выступления, заставить их ждать продолжения. Это может быть цитата, вопрос, парадоксальный пример, противоречащий логике, юмористическое замечание, актуальная проблема современности, впечатляющая статистика, необычные сведения и факты, обязательно связанные с темой выступления. Нудное, безликое начало притупляет внимание и убивает интерес к выступлению. Но и слишком эмоциональное вступление тоже нежелательно: трудно удержать высокий стиль и пафос до конца выступления. И если говорящий зажёг первой же фразой зал, а потом затух, то говорят: «Начал за здравие, кончил за упокой». Лучше и безопаснее наращивать пафос к концу выступления. Заключительная часть публичного выступления предусматривает подведение итогов. Конец речи должен быть логически связан с ее началом, «закруглять» речь. Напомните ключевые проблемы, затронутые в речи, обяза-тельно повторите все основные идеи. Поинтересуйтесь, есть ли у слушателей вопросы. Удачность конструкции последних фраз, усиленная их эмоциональностью, выразительностью, не только вызовет аплодисменты слушателей, но и превратит их в ваших приверженцев. Не забудьте сделать комплимент слушателям! Потратьте усилия на то, чтобы продумать финальный аккорд – самое последнее предложение вашей речи. Он должен заставить слушателей и дальше думать о том, что вы им сообщили. Объём вступления и заключения по отношению к основной части должен составлять 1/8 часть. Закон края Психологи утверждают, что лучше всего запоминается то, что было в начале или в конце выступления. В публичной речи действует закон края: самое важное следует располагать в начале или в конце речи, поэтому во вступлении следует изложить план и, возможно, основную мысль речи, а в заключение обобщить те мысли, которые высказывались в основной части выступления, повторить основные положения, сделать аудитории компли-мент, вызвать смех, использовать цитату, создать кульминацию. Закон края действует и при построении системы аргументов: самый сильный довод нельзя «прятать» в середину: его «скроют» другие. Ставьте его первым или последним – и слушатели запомнят именно ударный момент доказательства. Выступление на деловом совещании Совещание – это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам. Успех совещания во многом зависит от подготовки и организаторских способностей руководителя. Именно руководителем принимается решение о проведении совещания, составляется повестка дня, прорабатываются вынесенные на нее вопросы, составляется список участников, заготавливается проект решения. Хорошо подготовленное и организованное совещание не должно превышать 30-45 минут. Совещания, длящиеся 1,5-2 часа и дольше, малопродуктивны. Причины низкой эффективности проведения совещаний: • недостаточная их подготовленность; • невыполнение регламента: отступление от темы (разговоры ни о чем, демагогические выступления), неумение уложиться во временные рамки; • нежелание вести дискуссию, находить общий интерес, решать общие задачи. Структура совещания: 1. Вступительное слово ведущего. 2. Выступления по повестке дня. 3. Обсуждение вопросов. 4. Принятие решения. 5. Заключительное слово ведущего. Во вступительном слове характеризуется сама проблема, вынесенная на обсуждение, обозначаются пути ее решения, дается анализ существующего положения дел и пути его изменения, зачитывается повестка дня, устанавливается регламент и правила работы. Выступление на собрании Собрание чаще всего проводится тогда, когда надо организовать действие. Руководитель в таком случае произносит организационные речи, т.е. речи, цель которых – организовать совместную деятельность. Такая речь сочетает в себе некоторые черты агитационной, т.к. организовать выполнение работы можно тогда, когда исполнители будут осознавать необходимость личного участия в деятельности, и информирующей, поскольку каждый член коллектива должен знать, что именно и как следует выполнять всем и конкретно ему. Организационная речь несёт информацию о целях, структуре, способах, средствах и конечном результате деятельности, распределении обязанностей и сроках исполнения. Структура организационной речи может быть следующей. Структура организационной речи: 1. Информация о целях, общем содержании и ожидаемых результатах организуемой деятельности. 2. Мотивация коллектива (почему следует осуществить эту деятельность?), призыв к единству в осуществлении деятельности. 3. Предложение состава участников. 4. Информация об этапах и структуре деятельности, конкретных мероприятиях. 5. Распределение поручений и назначение ответственных. 6. Определение сроков исполнения поручений. 7. Ответы на вопросы исполнителей. 8. Благодарность участникам за готовность участвовать в деятельности. Руководитель, организатор деятельности, произнося речь, решает следующие задачи: 1) обеспечивает полноту, достоверность, надёжность передаваемой информации; 2) предъявляет исполнителям чёткие требования; 3) мотивирует коллектив, пробуждает интерес к работе; 4) заботится об «обратной связи», т.е. о том, чтобы коллектив выражал собственное мнение относительно организации деятельности; 5) поддерживает чувство достоинства у исполнителей, веру в силу единства команды; 6) сосредоточивает внимание исполнителей на решении задачи. Чтобы преуспеть в произнесении организационной речи, вы должны уметь: 1) открыто демонстрировать свои намерения, связанные с организацией коллектива на работу; 2) проявлять доброжелательность в общении; 3) распределять обязанности, использовать все умения и навыки подчинённых, стимулировать их саморазвитие; 4) проявлять компетентность в обсуждаемом вопросе; 5) убедительно излагать свои мысли. Выступление на митинге Речь на митинге имеет цель открыто заявить своё мнение в поддержке или опровержении какой-то идеи, одобрение или порицание решения, события, а также сплотить присутствующих вокруг идеи. Митинговая речь отличается тем, что выступающие представляют не столько себя лично, сколько ту общественную или политическую силу, представителями которой они являются. Эта относительно короткая речь (регламент её около 8 минут) адресована не только все присутствующим (а их порой несколько тысяч), но и прессе и все тем, которые почерпнут информацию о митинге и идеях участников из СМИ, и властным структурам. Основное содержание митинговой речи составляет обоснование позиции: поддержка или опровержения идеи. При этом позиция и оценки заявляются открыто, категорично, а в сжатом виде они отражаются в лозунгах и призывах, которые привлекают внимание участников и запоминаются. Множественный адресат митинговой заставляет нас заботиться о доступности языка: в такой речи недопустимы длинные предложения, термины, трудные для восприятия иноязычные слова. Кроме того, митинговая речь проходит в неблагоприятных условиях: это улица с её шумами, часто плохие погодные условия. В митинговой речи часто используются • образные средства; • повторы; • пословицы и поговорки; • фразеологизмы; • противопоставления и сравнения; • риторические вопросы, обращения и восклицания. Внимание слушателей может рассеиваться, и, чтобы обеспечить восприятие смысла речи, следует повторить основную идею несколько раз, усилить её с помощью голоса. Митинговая речь произносится пафосно! Интонация в митинговой речи – это главное, что воспринимается, т.к. слова и фразы слушатели могут не разобрать из-за уличных шумов. Интонация митинговой речи должна быть явной, яркой, разнообразной, контрастной. Положительные эмоции направлены на «своих», отрицательные на «чужих». Полутонов и плавных переходов в митинговой речи нет. Соблюдаем регламент! Известно, что древние греки могли беспрерывно слушать и произносить речи, продолжительность которых составляла до 6 часов. Но в наш информационный век каждый настолько дорожит временем и объёмом собственной памяти и внимания, что произносить длинные речи – это значит не уважать права других людей. Поэтому в публичном выступлении важно соблюдать регламент – время, устанавливаемое на собрании, конференции и т. п. для выступления каждого участника. Доклад обычно занимает до 20 мин., сообщение – до 10, речь на митинге длится около 8 мин., приветственное слово – 5 мин. Превышение регламента раздражает слушателей, в этом случае ведущий мероприятия часто прерывает говорящего. Вспомните, как надоедает всем долгая история, рассказанная в виде тоста! Чтобы уложиться в отведённое время, следует рассчитать объём подготавливаемого текста из расчёта 1 лист формата А4, напечатанный с одинарным интервалом 14-м шрифтом – 2,5 минуты звучания при нормальном темпе (100 – 120 слов в минуту). Продолжительные выступления не могут быть целиком охвачены вниманием. Где-то к 15-ой минуте с момента начала выступление внимание рассеивается. Если вам хочется, чтобы вас слушали и слышали, то стоит позабо-титься о том, чтобы слушатели расслабились именно в те минуты, которые кратны 15: в эти минуты их внимание наиболее рассеянно. Покажите фрагмент видеозаписи, расскажите историю, используйте юмор. После незначительной паузы, заполненной приятным восприятием легкого материала, слушатели будут снова готовы размышлять о серьезном. Иногда слушатели просят выступающего пораньше завершить речь, мотивируя это объективными причинами. В таких случаях лучше пойти им навстречу или хотя бы договориться о менее продолжительном сокращении выступления. Если же этого не сделать, то раздраженные люди все равно не будут хорошо воспринимать сказанное. Чтобы уложиться в отведённое для выступление время, некоторые преувеличивают темп речи. Этого делать не следует, так как слушатели не понимают речь, произносимую скороговоркой. Если вы ведёте совещание, то его время надо рассчитать так, чтобы всем присутствующим была дана возможность высказаться. Это следует учитывать при обсуждении регламента совещания. Обычно на совещании не произносят длинных речей, а объёмную информацию раздают участникам совещания для ознакомления в печатном виде заранее. Если вы ведёте дебаты, то должны помнить, что ваша задача – строго следить за соблюдением регламента, не позволять ни секунды больше, чем определено, говорить ни одному участнику мероприятия. Сэкономить время и передать больше информации вы сможете, если подкрепите свои слова наглядными материалами. И тут неоценимую помощь окажут не только презентации, но и раздаточные материалы. При планировании выступления обязательно учитывайте время, которое нужно будет по-тратить для ответов на вопросы.  Этапы подготовки к выступлению Марк Туллий Цицерон в трактате «Об ораторе» писал, что очень полезно говорить экспромтом, но гораздо полезнее тщательно готовиться к публичному выступлению, ведь тогда всё в речи будет продумано и отточено. Вряд ли с этим можно поспорить. Хорошая подготовка к речи – это один из гарантов успеха. Благодаря подготовке, говорящий чувствует себя увереннее, не боится вопросов. Во время подготовки можно досконально продумать и структурировать содержание речи, проверить правильность текста, разра-ботать приёмы захвата внимания слушателей. Готовясь к выступлению, ора-тор глубже познаёт предмет, сживается с ним, проводит ментальную (мысленную) репетицию, адаптирует содержание речи и словесное выражение мыслей к особенностям слушателя. Вы, несомненно, не будете отрицать, что более тщательно готовитесь к выступлению тогда, когда тема не вполне освоена, или аудитория малознакома, или мало опыта. Однако далеко не все действуют в ходе подготовки рационально. Зачастую подготавливающий речь с первого же этапа своей деятельности начинает накапливать материал, набирать как можно больше литературных источников. Он тонет в обилии информации, чувствуя при этом лишь усталость и бессилие. Как же сделать процесс работы над речью рациональным? Чтобы этот процесс был рациональным, он должен соответствовать природе человеческого познания, т.е. идти от создания замысла через постановку целей к конкретным действиям, получению результата и анализу его соответствия замыслу. Работа над публичным выступлением. Этапы. Ступени. Содержание ступеней. Докоммуникативный этап: 1. Знакомство с темой Выбор темы, осмысление, разбивка на микротемы 2. Разработка и осмысление предмета речи, формирование общего видения предмета, сбор и систематизация материала, соединение накопленного человечеством опыта с собственным видением и формирование позиции 3. Составление портрета аудитории Анализ аудитории на основании социально-демографических, социально-психологических, индивидуально-личностных признаков 4. Разработка стратегии выступления Определение целей выступления, выбор круга рассматриваемых вопросов, формулирование основных идей (тезисов) 5. Разработка тактики выступления Выбор способа доказательств, нахождение доводов, продумывание приемов активизации слушателей 6. Речевое оформление Составление плана, работа над текстом, украшение речи, проверка и корректировка текста 7. Запоминание и репетиция Отработка всех приёмов воздействия на слушателей Коммуникативный этап: 1.Установление контакта со слушателями Составление первого впечатления об аудитории, приветствие, дружеская увертюра 2. Произнесение речи Использование всех вербальных и невербальных средств в целях общения, оценка реального состава слушателей, корректировка того, что составлено на предыдущих этапах с учётом ситуации и реального состава слушателей, их реакции на происходящее 3. Завершение контакта Ответы на вопросы, побуждение к дальнейшему осмыслению предмета речи; прощание Посткоммуникативный этап : 1.Анализ эффективности выступления 2.Анализ первичных ощущений (рефлексия), самоанализ, выявление причин успеха и неудач, выводы на будущее Пишем текст! Пожалуй, наибольшую сложность у многих вызовет разработка текста будущей речи. Работу над текстом можно сделать более рациональной, если опираться на следующие советы. Представим, что материал набран, концепция выступления разработана. Теперь сделайте «скелет» будущего текста: • Выделите главную идею вашей речи. • Выделите подзаголовки, разделив вашу идею на несколько составных частей (микротем). • Определите ключевые слова и фразы, которые вы повторите несколько раз, чтобы присутствующие лучше запомнили, о чем вы им рассказываете. При этом помните, что слова могут стать положительными маркерами – такими, которые слушатели воспринимают благожелательно, а могут – отрицательными, вызывающими отрицательные эмоции. • Тщательно продумайте план и структуру будущей речи. Она должна включать введение, основную часть и заключение. • Подготовив «скелет», начинайте наращивать на нем «мускулы», то есть придумайте способы доказательства справедливости ведущей идеи речи и микротем. • Найдите яркие примеры «из жизни», из истории, литературы, киноискусства, жизни великих людей, вспомните пословицу по теме речи, изречение, слова из песни, притчу, слоган или анекдот. • Подготовьте необходимые схемы, иллюстрации, графики для зрительного закрепления информации. • Определите момент в ходе выступления, когда вы обратитесь к аудитории с каким-то вопросом, с просьбой что-то назвать, пересчитать – это поможет присутствующим сконцентрировать свое внимание на обсуждении темы и значительно повысит эффективность восприятия вашего материала. • Напишите полный текст. Особое внимание уделите его началу и окончанию. • Помните, что успех выступления резко снижается («минус 20% успеха!), если текст прочитан по листу. Запомните основные смысловые вехи текста и приготовьтесь его воспроизводить так, чтобы никто даже не догадался о том, что у вас заранее подготовленное выступление!   Обратная связь На коммуникативном этапе важную роль играет умение выступающего установить обратную связь с аудиторией. Наблюдая за слушателями, мы видим их реакции одобрения или неодобрения, понимания или непонимания, согласия или несогласия. Эти реакции проявляются через вопросы, реплики, уточнения, позу, взгляд, мимику и жесты слушателей. Например, кивки говорят об одобрении, а приподнятые брови – об удивлении или недоумении. Обратная связь в выступлении перед аудиторией: -замысел, - восприятие интерпретация, -интерпретация сигналов обратной связи, - корректировка общения, -вывод о достижении или недостижении цели общения, -контроль понимания/непонимания, согласия/несогласия , - восприятие нового сообщения. Таким образом, работа над выступлением не заканчивается тогда, когда вы положили ручку, поставив последнюю точку в тексте! Корректируем все написанное мы и во время самого выступления! Трудоемкость работы по подготовке выступления как нельзя лучше иллюстрируют слова Марка Твена: «Требуется более трех недель, чтобы подготовить хорошую короткую речь экспромтом». Приёмы привлечения внимания Существуют специальные приемы, позволяющие поддерживать внимание аудитории на достаточно высоком уровне. Назовем наиболее распространенные. • Вопросно-ответный ход. Задайте вопрос и сами ответьте на него, выдвиньте возможные сомнения и возражения, выясните их и придите к определенным выводам. • Перейдите от монолога к диалогу (полемике) позволяет приобщить к процессу обсуждения отдельных участников, активизировать тем самым их интерес. •Задайте вопрос одному из слушателей, например: «У вас, я вижу, иная точка зрения?». Подойдите ближе к слушателям, сократите дистанции между говорящим и слушателями, поменяйте позицию. • Создайте проблемную ситуацию, выдвиньте гипотезу, которую докажете вместе со слушателями (внешние приемы: давайте проверим, рассмотрим и т.д.). Предложите слушателям ситуацию, вызывающую вопрос: «Почему?», этим стимулируете их познавательную активность. • Используйте прием новизны информации, гипотез, и вы заставите аудиторию предполагать, размышлять. • Сделайте опору на личный опыт, мнения, которые всегда интересны слушателям. • Покажите практическую значимости информации. • Используйте юмор: это позволяет быстро завоевать аудиторию. • Ненадолго отступите от темы: это дает возможность слушателям «отдохнуть». • Замедлите темп произнесения речи и одновременно ослабьте силу голоса: это привлечёт внимание к ответственным местам выступления (прием «тихий голос»). • Используйте наглядные пособия (таблицы, схемы, макеты, слайды и др.). • Используйте доказательство «от противного». • Вспомните цитату из авторитетных научных, публицистических работ или художественных произведений. Готовясь к выступлению, продумайте, какие из приемов привлечения внимания, как и в какое время вы будете использовать.  Доказательство. Тезис в доказательстве Подготовка к выступлению обязательно включает продумывание способов доказательства. Чтобы слушатели поверили в справедливость наших идей, её надо доказать, то есть подобрать аргументы. Структура аргументации : - Тезис -Аргумент 1 -Аргумент 2 -Аргумент 3 . - Пример -1 -Пример 2 -Пример 3 . - Вывод. Когда вы приступаете к аргументации, начните с формулировки тезиса, то есть мысли, которую и надо доказать. Требования к формулированию тезиса • Тезисом может быть только спорное утверждение. Если утверждение не вызывает спора, то оно не может быть тезисом. • Тезис должен быть истинным. • Выражается тезис в виде утвердительного предложения. Формулировка должна быть чёткой и точной. • Понятия, входящие в формулировку тезиса, должны толковаться говорящим и слушателями одинаково. Следует определиться в понятиях. • На протяжении всей аргументации тезис должен быть неизменным. Нельзя допускать подмены тезиса. • Тезис должен быть доказуемым. Аргументы логические и психологические Аргументы (доводы) – это мысли, суждения, приводимые для подтверждения тезиса. В качестве подкрепления аргументов могут использоваться факты, ссылки на авторитетные источники, примеры из жизни, литературы и т.д. Требования, предъявляемые к аргументам. • Аргументов должно быть ровно столько, сколько нужно для доказательства тезиса. • Аргументы должны быть истинными. • Формулируются аргументы чётко и непротиворечиво. • Аргументы объединяются в систему. Начиная работу над доводами, сформулируйте два или три утверждения, которые в сумме доказывают справедливость тезиса. После этого подберите к ним иллюстрации – конкретные примеры, подкрепляющие аргумент. Надо помнить, что аргументация основана на логических доводах, однако она обязательно должна подкрепляться психологическими, то есть не только опираться на соответствие реальной жизни и иметь четкую с точки зрения логики форму, но и влиять на чувства слушателя. Аргументы Логические Психологические Влияют на разум, убеждают через сферу рационального: • факты, не вызывающие сомнения; • выводы науки (в том числе и научные аксиомы); • статистические данные; • законы природы; • положения юридических законов, официальных документов, постановлений и других нормативно-правовых актов; • данные, полученные экс-периментальным путём, заключения экспертов и др. Влияют на чувства, убеждают через сферу эмоционального: • личная уверенность или неуверенность пишущего или говорящего; • статистические данные, если они вызывают своей внушительностью и значимостью определённые эмоции; • ссылки на авторитетные источники (высказывания великих людей, афоризмы, пословицы); • примеры, вызывающие эмоции; • показ негативных последствий, которые наступят, если за истину принять антитезис; • цитаты; • прямая апелляция к совести, чувствам, долгу и др.  Аргументы сильные и слабые Аргументы подразделяются на сильные, обладающие значительной убеждающей силой, и слабые. Сила аргумента – величина относительная; она зависит от тех взглядов и мнений, а также отраженной в сознании картины мира, которые свойственны слушателю. Одни и те же аргументы могут по-разному восприниматься в разных аудиториях. Например, ссылка на Библию вряд ли убедит атеиста, но окажется непререкаемым авторитетом в среде верующих людей. Однако есть доводы, которые практически всегда относятся к сильным: факты действительности, не подлежащие сомнению, законы природы, данные, полученные экспериментальным путём, заключения экспертов, статистические данные, научные аксиомы и т.д. К слабым относят доводы, основанные на личной уверенности или сомнении говорящего, авторитета третьих лиц (в том числе ссылки на мнения известных людей, литературные источники, цитаты). Сила этих доводов тем выше, чем авторитетней в глазах слушателя выглядит говорящий или то лицо, чьи слова цитируются. Лучшей считается аргументация, основанная на сильных доводах, которые подкрепляются слабыми. Например, вы можете доказывать справедливость тезиса с опорой на факты и подкреплять эти доводы собственной уверенностью и высказыванием известного человека, афоризмом или пословицей. Попробуйте использовать и аргументы «от противного», такие, которые противоречат тезису. При этом, временно согласившись со справедливостью этих доводов, вы можете показать, что последствия принятиях их справедливости будут негативными, нелепыми или даже абсурдными и ужасающими. Лекция 5. ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ Критерии эффективной презентации Успешная презентация – один из самых действенных инструментов карьерных достижений и финансового благополучия. Эффективные техники проведения презентаций становятся все более востребованными в деятельности политиков, бизнесменов, руководителей всех уровней. Только подумайте: несколько минут вашей блестящей презентации для руководства организации могут не только окончательно решить судьбу упорной работы последних месяцев, но и помочь вам продвинуться по карьерной лестнице. Люди, умеющие доходчиво и убедительно доносить свои мысли до окружающих, будут востребованы всегда. В некоторых странах детей еще в школе обучают навыкам презентации. К сожалению, в наших школах пока нет таких обязательных программ. Зато есть люди, обладающие природным талантом делать блестящие презентации, правда, их единицы. Что делать всем остальным? К счастью для всех нас, этому искусству можно научиться. Уверенное поведение, магнетическое удержание внимания слушателей, оригинальные техники, делающие презентацию яркой и запоминающейся, - все эти обязательные составляющие презентации при желании легко осваиваются. Необходимо только ваше осознанное стремление к получению нужных знаний и умений. Теперь ответьте для себя на простые вопросы: что такое презентация, какую презентацию можно считать эффективной. Ответов на эти вопросы можно найти множество, в этом вы легко убедитесь, пролистав имеющуюся литературу. Само слово «презентация» подразумевает представление новой информации, продукции, услуг, проектов. Смысл любой презентации – добиться заинтересованного отношения к представляемому новшеству со стороны собравшейся аудитории. Именно на нее и будет направлена воздействующая сила вашей презентации. Мы считаем, что эффективная презентация – это запоминающееся информационное шоу, способное эффективно воздействовать на аудиторию и мотивировать её к определённым дальнейшим действиям. Теперь поговорим о том, что нужно сделать, чтобы ваша презентация была эффективной Алгоритм процесса подготовки презентации Старание и желание хорошо сделать презентацию ничего не значат, если отсутствуют старание и желание хорошо подготовиться. Предлагаем использовать своеобразный алгоритм в процессе подготовки. Первый этап – определение цели презентации, второй – определение специфики аудитории (или определение целевой аудитории). Как мы уже говорили, все начинается с цели. Цель любой презентации – рассказать аудитории о чем-то важном для вас и интересном для нее. Эту цель можно и нужно озвучить. Но у вас есть и главная цель, о которой вслух вы не говорите. Вам нужно, чтобы после завершения вашего выступления слушатели думали определенным образом. И самое главное – поступали так, как это требуется вам. Хотя бы те из слушателей, кому в дальнейшем предстоит принимать решения по итогам обсуждения представленной вами информации. Итак, на первом этапе подготовки вы должны отчетливо представить себе, какова ваша цель, какое воздействие вы собираетесь оказать на слушателей. Помните о том, что презентация должна иметь стержневую идею (основной тезис), которую необходимо ясно сформулировать с самого начала. Однако конкретная конечная цель презентации вами не озвучивается: к ее пониманию вы плавно и ненавязчиво подведете аудиторию во время своих рассуждений. После ясной и лаконичной формулировки цели пора подумать о той аудитории, для которой предназначена ваша презентация. Определение целевой аудитории – второй, неразрывно связанный с первым, этап подготовки. Потому что именно цель позволит вам точно сформулировать и поставить задачи, ясно представить, что должны от вас узнать слушатели, в чем убедиться и что сделать. Каждому приятно осознавать, что что-то делается специально для него. Люди будут слушать вас, если то, что вы говорите, интересно, важно и полезно для них. Каждый из присутствующих должен понимать, что тратит время не напрасно. Ключевой момент в достижении вашей главной цели – представить ее слушателям так, чтобы она выглядела близкой к их целям. Для этого определите специфику вашей аудитории, составьте ее социально-психологический портрет. Постарайтесь найти то, что объединяет собравшихся людей. В составлении портрета помогут ответы на вопросы: • Кто мои слушатели? Каковы их интересы? Возраст, социальный статус, пол. У каждой группы свои приоритеты и цели. Обязательно обратите внимание на наличие у ваших потенциальных слушателей опыта в той области, которой посвящена презентация. Без учета этого презентация может оказаться либо скучной, либо непонятной. • Какую реакцию вы хотите получить от аудитории? • Какие преимущества получат люди, если выслушают вас? Составленный социально-психологический портрет учитывайте и в отборе содержательной части презентации. Старайтесь использовать примеры, близкие и понятные данной аудитории. Ссылайтесь на то, что ей знакомо, используйте терминологию, которую люди понимают или могут использовать сами. Есть еще одно преимущество создания социально-психологического портрета целевой аудитории: заранее зная, кто будет вас слушать, вы легко сможете предугадать, какие вопросы, скорее всего, будут заданы, соответственно, у вас будет время продумать стратегии и тактики ответов. Ответы на вопросы – обязательная структурная часть презентации, она следует после вашего выступления. Как правило, после слов: «У кого есть вопросы?» наступает своеобразный «момент истины», в котором проверяется ваша внутренняя сила и степень владения материалом. Порой на этом этапе презентаторы напоминают профессиональных бойцов: они или нападают, или защищаются, оправдываясь. Заметим, что агрессивно-оборонительная позиция весьма не продуктивна. Гораздо больше очков вам принесет спокойствие и подчеркнуто нейтральное отношение к спрашивающему. Особенно пригодится на этом этапе умение беспристрастно оценивать суждение слушателя и находить в нем рациональное зерно. Дадим вам несколько полезных советов: • При ответе постарайтесь найти мостик между вопросом и основной мыслью. По максимуму используйте любую возможность продвижения основной идеи. • Не превращайте ответ на вопрос в еще одну презентацию, вспомните афоризм А. Чехова: «Краткость – сестра таланта». • Закончить презентацию лучше удачным ответом на вопрос. Часто слушатели пытаются спросить вас о чем-то непосредственно во время проведения презентации. Можно корректно сказать: «На все вопросы я отвечу чуть позже», либо совсем коротко ответить, если вопрос важный и ответ на него не нарушит структуры ваших рассуждений. Помните: отвечая подробно, вы легко можете сбиться с мысли и, нарушив регламент, рискуете не успеть сказать о самых важных моментах.   Структура презентации Грамотное структурирование презентации облегчает восприятие информации слушателям. Во время выступления целесообразно придерживаться известного правила трех частей: введение – основная часть – заключение. После выступления следует вопросно-ответная часть. Таким образом, в структуре презентации выделяется четыре функциональные части, у каждой из которых свои задачи и средства: Обратим ваше внимание на «ударные» части презентации – заключение и вступление. Да, именно в такой последовательности: при подготовке сначала пишется заключительная и только затем – вступительная часть. Почему? Потому что завершение – важнейшая часть презентации, которая больше всего должна запомниться слушателям. Содержание всей презентации должно быть нацелено именно на удачное завершение. Почти всегда люди принимают окончательное решение в момент завершения презентации. Поэтому в заключительной части еще раз напомните основную мысль, заострите внимание на ключевых деталях, подчеркните плюсы вашего предложения. Вступление и заключение – самые яркие моменты презентации, в них должно быть продумано и взвешено каждое слово. Закон риторического края гласит: лучше всего слушатели запоминают начало и окончание выступления. В материалах рабочей тетради и хрестоматии вы найдете множество полезных приемов, помогающих сделать эмоционально яркими и запоминающимися этих два наиболее важных структурных компонента.