Тайм-менеджмент как система

Тайм-менеджмент как система Тайм-менеджмент – общее название для ряда методик организации и эффективного использования времени. Это своего рода практическая философия, основанная на понимании того, что время человеческой жизни – важнейший, но в то же время невосполнимый и постоянно сокращающийся ресурс. Справочно: каждый дeнь, прoсыпaясь, начинается нoвый дeнь, новая маленькая жизнь. Ежедневно каждый из нас получает сутoчный лимит врeмeни - 24 чaсa или 1440 минут или 86400 сeкунд. И чтo удивитeльнo, всe тo врeмя, кoтoрoe мы нe испoльзoвaли для сeбя, нa сeбя, для свoeгo счaстья, для свoeгo здoрoвья, для свoeгo блaгoпoлучия, мы бeсслeднo тeряeм. A зaсыпaя, oстaтoк лимитa вooбщe oбнуляeтся. Дaвaйтe прeдстaвим нa минутку, чтo этo дeньги. Кaк бы вы вeли сeбя в этoм случae? Кaк бы стали тратить суточный лимит, зная, что неиспользованный остаток теряете навсегда? А ведь все то же самое происходит и со временем. И именно время является самым главным ресурсом, которым мы располагаем. Современный тайм-менеджмент – это комплексная система управления собой и своей деятельностью, состоящая из следующих основных ступеней ФИЛОСОФИЯ СТРАТЕГИЯ ТЕХНОЛОГИЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ Рассмотрим каждую из них более подробно. Первый элемент (нижняя ступенька лестницы) — эффективность (она же включает в себя успех). Если рассматривать жизнь как некое путешествие, то на данной стадии определяется, как лучше ехать, чтобы добраться до цели вовремя и как можно меньше утомившись, т. е. первый этап — это ответ на вопрос ≪как ехать?≫. Это тайм-менеджмент в привычном смысле слова. Второй элемент — технология, позволяющая находить наиболее успешные решения. Этот элемент системы тайм-менеджмента требует рассмотрения целого ряда иных, весьма сложных дисциплин. Например, бизнес-ТРИЗ (теория решения изобретательских задач) и управленческая борьба. Данные технологии тесно связаны со стратегией, они дают комплекс инструментов принятия стратегических решений, в том числе в области личной стратегии. К технологиям повышения личной эффективности относятся и другие разнообразные инструменты — от десятипальцевой слепой печати и быстрого чтения до многочисленных техник нейролингвистического программирования (НЛП). Как быстро настроиться на работу, а не раскачиваться целый час? Как найти нужные аргументы, чтобы быстро убедить собеседника? Как найти творческое, нестандартное решение проблемы в короткие сроки? Третий элемент системы управления временем — стратегия. Если технологию можно сравнить с ответом на вопрос ≪на чем ехать?≫ (качественный скачок по сравнению с тем, ≪как ехать?≫), то стратегия — это ответ на вопрос ≪куда ехать?≫. Каковы мои стратегические и тактические цели? Продуман ли алгоритм их достижения? Организована ли моя повседневная деятельность в соответствии с моими целями? Очевидно, что нет никакого смысла очень эффективно двигаться в неправильном направлении. И логично, что при обсуждении организации времени возникают вопросы стратегии. И наконец, четвертым элементом системы является тема, к которой рано или поздно приходит человек, занявшийся своим временем всерьез. Это тема философии. В контексте тайм-менеджмента слово «философия» означает очень простую вещь — ответ на вопрос ≪зачем?≫. Зачем ставить именно такие цели, а не другие? Как осознать свои жизненные ценности? Как найти смысл жизни и нужно ли его вообще искать? Итак, вопросы организации времени и личной эффективности не только самым тесным образом связаны с определением наших жизненных целей, но и находятся в прямой зависимости от того, насколько точно и правильно нам удалось их сформулировать. Справочно: наша жизнь будет складываться сoвсeм иначе, если мы действительно пoймeм, что для нас является самым важным, a затем будем удерживать этот образ в свoeм сознании и в соответствии с ним будем изо дня в день дeлaть только то, что действительно имеет для нас большое значение. Если мы приставим лестницу сoвсeм не к той стене, куда хотели бы взобраться, то каждый шаг пo ee ступеням будет приближать нас сoвсeм не к тому месту, куда мы стремимся. Значит, основа эффективности – ясное понимание конечной цели. Иначе у нас ничего не получится, как бы упорно мы ни работали. Стивен Кови Самоорганизация учения - основа развития будущего профессионала. В последнее время в психологической науке, как справедливо отмечает О.С. Асимов, востребованным становится не получение знаний, а формирование способности к самоорганизации в учебной, профессиональной деятельности, способности к самоизменению и саморазвитию. На первый план развития способностей к самоорганизации будущего специалиста выходят способы, схемы, модели деятельности, а сами знания становятся вторичным продуктом саморазвития личности. Под самоорганизацией (саморегуляцией) понимается сознательная работа обучаемого над собой в целях совершенствования познавательных, практических, эмоциональных, нравственных и волевых способностей и черт характера, а не только средство достижения частных целей обучения. Самоорганизация - это: - возможность добиться максимального эффекта при наименьших затратах энергии, времени, материалов; - правильное использование времени с наибольшим результатом; - ясное представление цели, смысла, порядка выполнения, приоритетов работы. Самоорганизованный человек, как вообще любая самоорганизованная система, более автономен. Самоорганизация - серьезный шаг человека к свободе, к самостоятельному управлению своей жизнью. Рефлексивную самоорганизацию относят к основному механизму человеческой психики, обеспечивающему высшие результаты в деятельности Для студента самоорганизация означает, прежде всего, самоорганизацию его главного труда - учения, которая является основой построения собственной траектории образования студента. «Потенциальные возможности человека могут в полной мере проявиться и реализоваться при рациональной самоорганизации учебной деятельности» (Фридман Л.М., Кулагина И.Ю.). Практически самоорганизация учения означает умение студента работать на занятии, дома, в библиотеке без систематического контроля, помощи и стимуляции со стороны преподавателя, организовывать свою учебную деятельность в целом. Р. Стенберг установил тот факт, что испытуемые, решающие задачи более успешно, тратят относительно больше времени на планирование, выбор стратегии и кодирование условий задачи, и очень мало - на ее выполнение. Если детализировать компоненты полноценного учения, то можно прийти к выводу, что научиться самоорганизации в учении означает: - сформировать и поддерживать в себе настрой на самоорганизацию учения, самосовершенствование, развитие своих способностей. Движущей силой развития способностей является потребность в познании, а механизмом – разнообразная деятельность; - научиться понимать и принимать сформулированную преподавателем задачу, выражать к ней свое отношение; доопределять и переопределять ее для себя; самостоятельно ставить перед собой задачу, видеть проблемы; - научится систематизировать получаемые знания, находить порядок в беспорядке, видеть частное глазами всеобщего, принципиального, и наоборот - видеть конкретное в общем; - уметь преобразовывать учебный материал: составлять план, сравнивать, моделировать, добавлять, критически перерабатывать, представлять в удобной для себя форме, находить основания для классификации и классифицировать; - видеть альтернативу решения. Прежде чем решать проблему первым пришедшим в голову способом, надо подумать, какие другие способы решения этой проблемы возможны (веер ответов), не торопиться отбрасывать те, которые кажутся с первого взгляда неприменимыми. Стремиться к выработке множества вариантов решения, сравнивать их; - ориентироваться на поиск общих способов действий, на возврат к способу решения после получения результата, на умение отделить процесс действий и результат; - самостоятельно переносить ранее усвоенные знания и умения в новую ситуацию. Например, известен способ и надо подумать, где бы его еще можно применить. Другой пример - поиск аналогий. - видеть проблемы в знакомой, привычной ситуации, умение поставить вопрос там, где все кажется совершенно ясным, усомниться в общепринятом, стремиться сообщать по-новому хорошо известное, уметь удивляться. Всякая истина в известной степени нова, когда автор выражает ее свойственным только ему образом; - видеть новую функцию объекта. Объект, привычно используемый, где его еще можно использовать, какие новые свойства, кроме привычных, у него можно обнаружить? Как он будет вести себя в новых условиях? - владеть специальными методами и приемами (теория решения изобретательских задач - ТРИЗ). Овладевать процедурами творческого мышления: методом мозгового штурма, методом фокальных объектов, приемами развития творческого мышления, вепольным анализом и другими; - владеть методами развития, самоанализа и самооценки, способами развития рефлексивных способностей. Умение ставить перед собой задачи, находить ответы на свои вопросы трудно переоценить: чувствительность к проблеме относится к числу основных черт творческой личности. Учебная задача решается на личностном уровне, если она сопоставлена с личной системой ценностей, переживается как своя, жизненная проблема. Пока нет своего вопроса, «точки удивления» - нет и своего ответа, своего отношения к вопросу. Ответы на чужие вопросы воспитывают исполнителей (человека «становят»), творцы же отвечают на свои вопросы (человек «становится»). Только те мысли, которые не приняты в готовом виде, а освоены самим студентом, продуманы, которые являются результатом его собственной деятельности, пережиты, становятся своими, личностно созидающими, побуждающими переосмыслить свою деятельность. «Этот процесс ее переосмысливания, проходящий через всю жизнь человека, образует самое сокровенное и основное содержание его существа…» (Рубинштейн С.Л.). Самое ценное знание - знание выстраданное, родное, прочное. Формирование навыков самоорганизации. Практические советы Помочь овладеть навыками самоорганизации помогут приведенные ниже практические советы. Мы опирались на работу Велькова А.И. Как рационально распределить силы во время занятий Если: - замечаешь, что работа лучше дается только вначале; - чувствуешь, что первый порыв облегчает усвоение и восприятие; - знаешь, что подъем работоспособности длится недолго и наступает быстрая утомляемость. То: - наиболее трудную работу делай вначале; - не теряй вначале ни минуты на то, что можешь легко сделать и после; - все необходимое для работы приготовь заранее; - посторонние, но значимые мысли, приходящие в процессе работы, просто фиксируй, возвращайся к ним после; - постепенно переходи от трудного, непонятного, неинтересного к легкому, понятному, интересному. Если: - замечаешь, что вначале работа как-то не клеится; - чувствуешь вначале сонливость, даже если хорошо выспался; - наиболее интенсивно выполняешь вторую половину работы; - лучше всего работается в конце. То: - вначале делай легкую работу; - вначале сделай всю подготовительную работу; - вначале делай более «двигательную» работу (записывай, черти, подсчитывай); - постепенно переходи от легкого, интересного к трудному, неинтересному. Как снять стресс: 1. Расслабьтесь. 2. Устраните помехи. 3. Закройте глаза. 4. Представьте себя в спокойном состоянии. 5. Дышите медленно и глубоко. 6. Научитесь смеяться над самим собой. 7. Посмотрите на проблему из будущего: «слон» больше будет напоминать «моську». 8. Сделайте перерыв. 9. Расскажите друзьям о своих проблемах. 10. Более эффективно планируйте и организовывайте работу. 11. Подумайте о своем здоровье. 12. Научитесь говорить «нет» людям, которые вам в тягость. 13. Подумайте над тем, не делают ли вашу жизнь более разнообразной и насыщенной эти проблемы и поиск их решения. 14. Имейте интересы помимо основной работы. 15. Отдохните! Как повысить свою работоспособность 1. Определите тип своего естественного ритма (пик работоспособности): «жаворонок» (продуктивное утро, быстрая утомляемость во второй половине дня) или «сова» (стабильный полдень, продуктивный вечер). 2. Не работайте вопреки своему естественному дневному ритму, а используйте эти закономерности в своем распорядке дня. 3. Откажитесь навсегда от употребления чая, кофе, никотина, медикаментов и т. п. в качестве стимулятора при отклонениях от индивидуальной нормы графика работоспособности. 4. Определите свой индивидуальный дневной ритм, постройте свою «кривую работоспособности» на основе самонаблюдений. 5. В соответствии с колебаниями работоспособности чередуйте тяжелую и легкую, важную и несущественную работу. 6. Ежедневно делайте что-нибудь для поддержания работоспособности. 7. Помните, что качество выполнения работы зависит от работоспособности. Тест «Организованный ли Вы человек?» После прочтения каждого вопроса выберите вариант ответа. Затем по ключу, который помещен в конце теста, найдите количественные оценки выбранных вариантов ответов. Сложите все оценки и сумму соотнесите с оценками результатов, которые Вы найдете после ключа к тесту (табл. 3) [2, с. 18]. 1. Имеются ли у Вас главные цели в жизни, к достижению которых Вы стремитесь? A. У меня есть такие цели. Б. Разве можно иметь какие-то цели, ведь жизнь так изменчива? B. У меня есть главные цели, и я подчиняю жизнь их достижению. Г. Цели у меня есть, но моя деятельность мало способствует их достижению. 2. Составляете ли Вы план работы на неделю, используя для этого еженедельник, специальный блокнот и т.д.? A. Да. Б. Нет. B. Не могу сказать ни «да», ни «нет», так как держу главные дела в голове. Г. Пробовал составлять план, используя для этого еженедельник, но потом понял, что мне это ничего не дает. Д. Составлять планы – это «игра в организованность». 3. «Критикуете» ли Вы себя за невыполнение намеченного на неделю, на день? A. «Критикую» в тех случаях, когда вижу свою вину, лень или неповоротливость. Б. «Критикую», несмотря ни на какие субъективные и объективные причины. B. Сейчас и так все критикуют друг друга, зачем же еще «отчитывать» самого себя? Г. Придерживаюсь такого принципа: что удалось сделать сегодня – хорошо, а что не удалось – выполню, может быть, в другой раз. 4. Как Вы ведете свою записную книжку с номерами телефонов деловых людей, организаций, знакомых и т.д.? A. Веду записи телефонов, фамилий, имен произвольно. Б. Часто меняю записные книжки с записями телефонов, так как нещадно их «эксплуатирую». При переписывании телефонов стараюсь все сделать «по науке», однако потом вновь сбиваюсь на произвольную запись. B. Записи телефонов, фамилий, имен веду «почерком настроения». Считаю, что были бы записаны номер телефона, фамилия, имя, отчество, а на какой странице и как записано, это не имеет особого значения. Г. Используя общепринятую систему в соответствии с алфавитом, записываю фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность). 5. Вас окружают вещи, которыми Вы часто пользуетесь. Каковы Ваши принципы расположения вещей? A. Каждая вещь лежит, где попало. Б. Придерживаюсь принципа: каждой вещи – свое место. B. Периодически навожу порядок в расположении вещей, предметов. Затем кладу их куда придется. Спустя какое-то время опять навожу порядок и т.д. Г. Считаю, что данный вопрос не имеет никакого отношения к самоорганизации. 6. Можете ли Вы по истечении дня сказать: где, сколько и по каким причинам Вам пришлось напрасно терять время? A. Могу сказать, но не с точностью 100 %. Б. Могу сказать только о тех ситуациях, в которых было напрасно потеряно время. B. Если бы потерянное время обращалось в деньги, тогда бы я считал его. Г. Не только хорошо представляю: где, сколько и почему было напрасно потеряно время, но и изыскиваю приемы сокращения потерь в тех же самых ситуациях. 7. Каковы будут Ваши действия, когда на собрании начинается «переливание из пустого в порожнее»? А. Предлагаю обратить внимание на существо вопроса. Б. На любом собрании бывает и что-то нужное, и что-то пустое. Ничего тут не поделаешь – приходится слушать. 8. Погружаюсь в «небытие». Г. Начинаю заниматься теми делами, которые взял с собой в расчете на «переливание из пустого в порожнее». 8. Предположим, Вам предстоит выступить с докладом. Придаете ли Вы значение не только содержанию доклада, но и его продолжительности? А. Уделяю серьезное внимание содержанию доклада. Думаю, что продолжительность нужно определять только приблизительно. Если доклад интересен, следует давать время, чтобы его закончить. Б. Уделяю в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада, а также его вариантам в зависимости от времени. 9. Стараетесь ли Вы использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного? A. Стараюсь, но у меня не всегда это получается в силу личных причин (упадок сил, плохое настроение и т.д.). Б. Не стремлюсь к этому, так как считаю, что не нужно быть мелочным в отношении времени. B. Зачем стремиться, если время все равно не обгонишь. Г. Стараюсь, несмотря ни на что. 10. Какую систему фиксации поручений, заданий и просьб Вы используете? A. Записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку. Б. Фиксирую наиболее важные поручения, просьбы, задания в своем еженедельнике. B. Стараюсь запоминать поручения, задания и просьбы, так как это тренирует память. Однако должен признаться, что память часто подводит меня. Г. Придерживаюсь принципа «обратной памяти»: пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает. Если поручение нужное, то о нем не забудут и вызовут меня для срочного исполнения. 11. Точно ли Вы приходите на деловые встречи, собрания? A. Прихожу раньше на 3 – 5 минут. Б. Прихожу к началу. B. Как правило, опаздываю. Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовремя. Д. Если бы было издано пособие «Как не опаздывать», то я, вероятно, научился бы не опаздывать. 12. Какое значение Вы придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб? A. Считаю, что своевременность выполнения – это один из важных показателей умения работать, своего рода триумф организованности. Однако мне всегда кое-что не удается выполнить вовремя. Б. Лучше немного затянуть выполнение задания. B. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок. Г. Своевременно выполнять задание или поручение – это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда своеобразно наказывается. 13. Предположим, Вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещанное довольно затруднительно. Как Вы будете себя вести в данной ситуации? A. Сообщу об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное. Б. Скажу, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежду на выполнение обещанного. B. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню – хорошо, не выполню – тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживал своих обещаний. Г. Ничего не буду обещать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало. Таблица 3 Ключ к тестовому заданию «Организованный ли Вы человек?» Если Вы набрали: от 72 до 78 баллов–Вы организованный человек. Единственное, что можно посоветовать: не останавливайтесь на достигнутом уровне, развивайте и дальше самоорганизацию. Пусть Вам не кажется, что Вы достигли предела. Самоорганизация, в отличие от природы, дает наибольший эффект тому, кто считает ее ресурсы неисчерпаемыми; от 63 до 71 балла–Вы считаете организацию неотъемлемой частью работы. Это дает Вам несомненное преимущество перед теми людьми, которые призывают организацию «под ружье» в случае крайней необходимости. Но Вам следует внимательнее присмотреться к самоорганизации, улучшить ее; меньше 63 баллов–Ваш образ жизни, Ваше окружение научили Вас быть кое в чем организованным. Организованность то проявляется в Ваших действиях, то исчезает. Это признак отсутствия четкой системы самоорганизации. Существуют объективные организационные законы и принципы. Постарайтесь проанализировать свои действия, расход времени, технику работы. Вы увидите то, о чем и не подозревали. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство. Кейс-ситуации Ситуация 1 В Ваш «дружный» коллектив приходит «новичок». Он считается прекрасным специалистом и его качества соответствуют большинству наилучших качеств менеджера. С течением времени это подтверждается, но выясняется, что при выполнении срочных заданий, требующих высокой организованности и пунктуальности, качество его работы снижается. Вы приглашаете его на беседу и говорите: ... Ситуация 2 Приняв на работу менеджера, Вы надеялись на более эффективную работу, но в результате разочарованы, так как он не соответствует одному из важнейших качеств менеджера – самодисциплине. Он не обязателен, не собран, не умеет отказывать. Но тем не менее он отличный профессионал в своей деятельности. Как Вы разрешите данную ситуацию? Ситуация 3 Вам предложено заполнить анкету, посвященную преимуществам самоменеджмента. Какие из этих преимуществ наиболее важные и какие в наибольшей степени оказывают влияние на формирование жизненной цели менеджера? Что Вы запишете в качестве определения в графу «Организованность»? Свой ответ аргументируйте. Ситуация 4 Исходя из модели качеств менеджера искусство персонального менеджмента, управления собственной жизнедеятельностью складывается из 7 блоков качеств. Перечислите эти блоки и дайте краткую характеристику каждого из них.