Сущность современного документоведения

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО РЫБОЛОВСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» Конспект лекций по дисциплине: «Документоведению» для специальности 080109 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», 080905 «Финансы и кредит» форма обучения: заочная с применением дистанционных технологий Мурманск 2008 Модуль 1: Сущность современного документоведения Тема 1. Информация в управленческой деятельности. Роль документационного обеспечения. План. Информация. Управленческая информация. Документ и его функции. Система документации (документационное обеспечение). Унифицированная система документации. Делопроизводство. Информация - это совокупность различных сведений, система данных, отражающих процессы и события окружающего мира; на основе полученной информации человек формирует своё видение действительности, вырабатывает определенную линию практического поведения. В современном обществе на человека обрушивается огромный поток разнообразной информации. Условно можно выделить следующие её виды: политическая, экономическая, научно-техническая, культурная и т.д.   Управленческая информация - система данных, отражающих наиболее существенные стороны деятельности организации, учреждения, предприятия. На основе этой информации принимаются управленческие решения. Управленческая информация должна быть компактной, полной, достоверной, адресной, удобной для восприятия, ОПЕРАТИВНОЙ. Компактность информации означает, что её объём разумно ограничивается. Принимаются меры, чтобы она не содержала избыточных и ненужных сведений. Излишние данные только создают помехи в управлении. Полнота информации означает, что её объём вполне достаточен для оценки сложившейся на предприятии ситуации и принятия эффективного управленческого решения. Достоверность информации характеризует степень её соответствия действительному положению дел, отражает точность и правильность данных, надёжность источников получения информации. Адресность информации говорит о том, насколько она ориентирована ( по своему объёму, форме, содержанию) на конкретного пользователя, на специфику решаемых им управленческих задач. Удобство восприятия информации зависит от формы её представления, определяет качество усвоения управленцем-пользователем получаемых сведений. Оперативность информации характеризует её своевременность, быстроту сбора и передачи нужных данных, способность информации отражать происходящие изменения в состоянии управляемой системы, динамику событий. Успешное управление требует фиксации, анализа и сохранения получаемой информации.      Общая структура управления как процесса представлена на Рис.1.                        Рис.1 Управленческий цикл. Перед нами замкнутый цикл управления: управляющий субъект - управляющие воздействия - объект управления - результаты производственной деятельности - управляющий субъект. Основное предназначение управляющей системы заключается в том, чтобы максимально приблизить реальные результаты производственной деятельности к желаемым, намеченным, запланированным результатам. Чтобы достичь намеченных целей и реализовать выбранные ценности. Из приведенной схемы видно, что в управлении использует три вида информации: •  внешнюю информацию, •  внутреннюю информацию, •   информацию о результатах. Серьёзная проблема управления - отбор и обоснование небольшого количества наиболее значимых и чувствительных показателей, той полезной информации, которая достаточно полно и точно отражала бы реальную картину, помогала бы совершенствовать управленческую деятельность. Переизбыток информации опасен. Важнейшими материальными носителями полезных сведений являются ДОКУМЕНТЫ. Значительная часть информации, используемой в управлении, имеет документальное оформление. Документ служит для фиксации информации, её передачи во времени и пространстве. Документ позволяет осмыслить и проанализировать содержащую в нём информацию, обсудить её, сохранить полученные сведения. Преимущество документирования в том, что зафиксированная и оформленная информация остаётся неизменной в течение всего периода хранения, её трудно исправить, исказить. К ней всегда можно обратиться для повторного изучения. Её можно сделать доступной для широкого круга специалистов, руководителей и исполнителей. Или, напротив, она может быть закрыта для большинства работников (конфиденциальная информация). Основные внешние источники получения документально оформленной информации: •  Органы власти ( федеральные и региональные); •  Государственные учреждения; •  Партнёры, соисполнители, поставщики; •  Потребители, заказчики; •  Физические (частные) лица. Внутренними источниками получения документально оформленной информации являются структурные подразделения организации, её специализированные службы, управленцы, рядовой персонал и т.д. Документ может выполнять ряд функций. Прежде всего, это управленческая функция. С помощью специальных документов руководитель организует и стимулирует производственную деятельность людей, обеспечивает распределение между ними обязанностей, их взаимодействие и координацию, оценивает результаты их труда. С помощью специальных распорядительных документов руководитель осуществляет многие управляющие воздействия, корректирует и направляет работу персонала. Документы выполняют и коммуникативную функцию, регулируя внешние связи организации, предприятия, обеспечивая обмен информацией с вышестоящими инстанциями, государственными учреждениями, партнёрами, потребителями и т.д. Документ выполняет юридическую функцию, поскольку его форма и содержание соответствуют принятому законодательству, а также могут использоваться сторонами в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов (например, в арбитражном суде). Ряд документов по своей сути и назначению являются собственно юридическими (договорная документация, нотариально заверенные материалы, правовые акты и постановления органов государственного управления). Наконец, документ выполняет социально-психологическую функцию. Он может существенно повлиять на рабочий настрой персонала, дисциплинирует руководителя, менеджера, сотрудников, способствует развитию инициативы, исполнительности, укрепляет чувство ответственности. В некоторых документах фиксируются важные цели и ценности организации, они сплачивают работников, ориентируют их на перспективу. Чётко оформленные документы, имеющие в своей основе продуманную управленческую концепцию, формируют организационную культуру. Особое свойство документа - его способность порождать эффект ОТЧУЖДЕНИЯ. Документ выступает заменителем реального события, факта, предлагает словесный ( цифровой ) аналог жизненному явлению. Документ неизбежно "заслоняет" собой реальный объект. Содержание явления нередко отходит на второй план, в центре внимания оказывается документ САМ ПО СЕБЕ, его текст, оформление, внешний вид и т.д. Эффект отчуждения, создаваемый документами, и лежит в основе БЮРОКРАТИЗАЦИИ. Работа с документами становится самоцелью. Производство бумаг становится ПРЕДМЕТОМ деятельности огромного числа людей. Бюрократ не видит за документом реальных событий. Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в управленческой деятельности, называется системой управленческой документации (документационным обеспечением). От того, насколько рационально организована эта система, от её ОПЕРАТИВНОСТИ во многом зависит эффективность управления. Сложившаяся в организации система документации может стимулировать производственный процесс, содействовать инновациям, улучшению результатов деятельности. Однако она может и тормозить нормальную работу предприятия. Профессиональная деятельность по разработке и оформлению документов, по организации их регистрации, учета, доставки исполнителям, поиска и хранения называется делопроизводством. Часть делопроизводства, связанная с подготовкой и созданием документов, называется документированием. Процесс движения и учета документов обозначается понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Эффективность управленческой деятельности во многом определяется ОТНОШЕНИЕМ руководителей к (документационному обеспечению). Любые крайности здесь опасны. Чрезмерное увлечение документированием, стремление максимально формализовать учёт и регламентировать деятельность персонала может привести к бюрократизации управления. Руководитель несёт персональную ответственность за состав, сохранность, правильное оформление управленческих, финансово-хозяйственных и кадровых документов, за состояние делопроизводства на предприятии. Тема 2. Требования к современному документоведению. План. Официально-деловой стиль документов. Информативность документации. Ориентация на получателя. Оптимизация документопотока. Информатизация делопроизводства. Хорошо организованное делопроизводство повышает продуктивность делового общения и стимулирует развитие бизнес-коммуникаций. Попытаемся сформулировать ряд основных требований к современному делопроизводству. Официально-деловой стиль документов Современный служебный документ должен отвечать ряду особых требований. Для него характерно следующее: •  краткость,   точность и профессионализм изложения; • стилистическая строгость; •   конкретность и прагматизм содержания; •  последовательность аргументации; • использование общепринятой лексики; • жесткое соблюдение грамматических норм и т.д.   При подготовке любого документа необходимо стремиться сделать его предельно кратким ( разумеется, не во вред содержанию и смыслу). Деловая документация должна быть максимально информативна. С этой целью сообщение передаётся при помощи наименьшего количества слов. Следует удалять из документа все необязательные выражения, вычурные и расплывчатые формулировки, громоздкие словесные конструкции. От этого сообщение только выиграет, станет понятнее, доступнее для восприятия.  Текст официального документа необходимо чётко структурировать: выделять вступление, основную часть, заключение. Иногда целесообразно ввести разделы, рубрики, параграфы, разделить сообщение на фрагменты (пункты).Составители документа должны выделить для себя несколько ключевых слов (понятий), которые несут основную смысловую нагрузку. Именно с их помощью формулируются основные идеи сообщения. Главные идеи должны быть изложены доступно, убедительно, привлекательно. Принцип современного делопроизводства: минимум документов при максимальной их информативности   Документирование информации ещё не гарантирует адекватности её восприятия и понимания. Здесь могут возникнуть серьёзные помехи и коммуникационные барьеры. Обратимся к Рис. 2. Рис. 2 Процесс отправки и получения документированной информации Составляя и направляя адресату официальный документ, отправитель вкладывает в него определенный смысл, излагает свою позицию, преследуя поставленные цели. Прежде чем достичь конечного получателя, документ проходит ряд промежуточных инстанций ( И1, И2, И3, ...). На каждой из них может происходить корректировка документа: накладываются визы, резолюции, делаются пометки и т.д. Каждая инстанция интерпретирует документ по-своему, исходя из своих представлений, интересов, пристрастий. Изучая доставленный документ, конечный получатель "расшифровывает" сообщение. У него складывается собственное понимание содержания текста, которое будет зависеть от целого ряда субъективно-личностных факторов ( от заинтересованности сотрудника, его опыта и профессиональной квалификации, отношения к своим обязанностям и т.д.). Расхождение между вкладываемым в документ смыслом и пониманием его содержания неизбежно.    Чтобы обеспечить лучшее взаимопонимание между субъектами экономических отношений, вводится унификация и стандартизация деловой документации. Тем самым уменьшаются помехи от влияния субъективно-личностных факторов. Официально-деловой стиль придает информации более объективный и строгий характер. Однако чрезмерная унификация и стандартизация может служить питательной почвой для бюрократизации деловых отношений. Ориентация на получателя Унификация и стандартизация документов не должна делать их формальными, сухими и безликими. Отправителю при составлении документа следует "забыть о себе" и сфокусировать внимание на получателе, его интересах, требованиях, возможностях. Сообщение должно быть ясным, убедительным, значимым для адресата. Язык изложения соответствовать его профессиональной принадлежности, образовательному уровню, социальному статусу. Используемую аргументацию важно соотнести с позицией получателя документа, его отношением к рассматриваемой проблеме, готовностью адекватно использовать предоставляемую информацию. Можно посоветовать составителю документа попытаться взглянуть на его содержание глазами получателя. Несмотря на официально-деловой стиль документов, к их созданию надо подходить творчески. Фильтрация информации В каждую организацию сегодня поступает большое количество информационных писем и рекламных материалов, второстепенных обращений. Значительная их часть не представляет интереса для конкретного предприятия. Поэтому следует производить первоначальную фильтрацию поступающей информации, отправляя в "корзину" ненужные бумаги. При этом на сотрудника, который "отбраковывает" документы, ложится большая ответственность. Он должен обладать достаточной квалификацией и опытом, чтобы правильно оценить содержание рассматриваемой документации. Оптимизация документопотока Как правило, поступающие на предприятие документы (а также создаваемые внутри самой организации) оказываются вначале в одном Центре ответственности ( иногда это специальная служба работы с документами). Лицо, отвечающее за обработку документов, назовём Ответственным Делопроизводителем. От быстроты, правильности и чёткости систематизации распределения документов по конкретным адресатам и исполнителям во многом зависит эффективность работы всего персонала организации. К сожалению, на практике нередки случаи, когда тот или иной документ долго блуждает из отдела в отдел, из кабинета в кабинет, прежде чем попадает к работникам, для которых непосредственно предназначено данное сообщение. Это происходит, прежде всего, при излишней централизации системы делопроизводства. В динамичных условиях сегодняшнего дня любая заминка с ответом на письмо, затяжка с оформлением договора, подписанием акта может обернуться большими финансовыми потерями. Регулирование документопотока должно быть адекватным организационной структуре предприятия. Она определяет путь прохождения тех или иных документов. Ответственному Делопроизводителю необходимо руководствоваться специально разработанным Положением, кроме того, он должен иметь достаточно широкие полномочия для принятия решений. Ответственный Делопроизводитель разделяет всю документацию на три потока: 1)     Документы, которые регистрируются и сразу же отправляются в другие инстанции. 2)     Документы, которые регистрируются, передаются вначале на рассмотрение первому руководителю и затем отправляются в другие инстанции. 3)     Документы, которые регистрируются, передаются на рассмотрение первому руководителю и затем размещаются в локальном месте хранения. При наличии сложной организационной структуры отправляемые по инстанциям документы будут иметь адреса, различающиеся по степени конкретности: •  Указан только общий маршрут. • Указан маршрут и соответствующее подразделение. •   Указан маршрут, подразделение, конкретный адресат или исполнитель.   * Примечание: Под маршрутом подразумевается крупное структурное образование, входящее в состав данной организации (филиал, производство, факультет и т.д.).    Возможны следующие варианты движения документа.  А. Последовательное продвижение документа "по цепочке". В этом случае с документом знакомятся на всех уровнях управления. Например: Генеральный директор > Главный специалист > Начальник отдела (цеха) > Руководитель группы > Исполнитель >... Преимущества: • С информацией знакомятся на всех уровнях управленческой структуры; • Сообщение оценивается с различных точек зрения; •  Сотрудники оказываются готовыми к обсуждению документа. Недостатки: •    Продвижение документа к непосредственному исполнителю замедляется; •  Для ознакомления с данной информацией отвлекается большое число руководителей. Б. Продвижение документа по сокращенному пути. В этом случае документ передаётся выборочно от руководителя к руководителю, минуя некоторые промежуточные инстанции. Например: Главный специалист > Руководитель группы > Исполнитель > ... Преимущества: • Ускоряется продвижение документа к исполнителю. • Уменьшаются суммарные затраты времени на ознакомление с данной информацией. Недостатки: •   Часть руководителей оказывается не проинформированной о содержании документа. В. Продвижение документа с параллельной рассылкой его копии. В этом случае документ проходит выбранные инстанции ( с резолюцией "рассмотреть" или "решить вопрос", "подготовить ответ"), а в некоторые подразделения рассылаются его копии ( с пометкой "принять к сведению"). Критерии оптимизации движения документов: • Документ находит наилучшего адресата, заинтересованного и компетентного работника, своего исполнителя. • Документ доставляется быстро. • Регистрируется конечное место хранения документа. • Осуществляется контроль использования полученной информации, исполнения документа. • Организаторы документопотока не скованы жёсткими предписаниями, действуют квалифицированно и гибко. Применение информационно-компьютерных технологий Повсеместное внедрение комплексных информационно-компьютерных систем, позволяющих организации полностью перевести всю систему документации на электронный уровень, будет происходить постепенно: этот процесс тормозится из-за экономических, организационных, кадровых ограничений. Поэтому в сегодняшних условиях "продвинутое" делопроизводство предполагает лишь частичную, первоначальную информатизацию. Для этого создаются и осваиваются схемы обработки служебной документации, в которых сочетаются традиционные формы работы с документами с применением информационных технологий, офисной и компьютерной техники. Бесспорно такие решения, несмотря на свою половинчатость, являются шагом вперёд, способствуют повышению культуры управления. Это необходимый этап перехода к безбумажной технологии делопроизводства. Следует отметить, что внедрение компьютеров ещё не гарантирует преодоление бюрократических традиций в постановке делопроизводства. Современный бюрократ и волокитчик может иметь на столе компьютер самой "крутой", последней модели. Тема 3. Унификация и стандартизация управленческих документов. План. Унификация документов. Стандартизация документов. Формуляр-образец документа. Государственные стандарты Управленческая деятельность, с одной стороны, сложна, динамична и непредсказуема, с другой - для неё характерна повторяемость рабочих ситуаций, способов действий. К основным управленческим функциям, как правило, относят: планирование, организацию, регулирование, стимулирование, контроль. Осуществляя эти функции, руководитель постоянно обращается к многочисленным документам (или создаёт их). Без преувеличения можно утверждать, что документы сопровождают каждое более или менее значительное действие управленца. В связи с этим управленческая документация и разнообразна, и в тоже время поддаётся унификации. Суть унификации сводится к установлению единообразия состава и форм управленческих документов, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией. В основу унификации был положен принцип общей модели документа. Графическую модель или схему построения документа называют “формуляром-образцом”.    Для документов, подлежащих унификации, формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение зон для размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами. Унифицированные реквизиты позволяют и быстрее оформлять документы, и быстрее с ними знакомиться. Формуляр определяет площадь рабочих и служебных полей. Рабочее поле документа – место, где располагаются реквизиты. Служебное поле не заполняется никаким текстом и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения. Для документации установлены следующие размеры служебных полей не менее, мм: • левое поле – 20 мм; •  правое поле – 10 мм; • верхнее поле – 20 мм; • нижнее – 20 мм. Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Эти нормативные предписания ОБЯЗАТЕЛЬНЫ для применения. Они изложены в государственных стандартах (ГОСТ), отраслевых стандартах (ОСТ) и стандартах предприятий, учреждений и организаций (СТП). С 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Стандарт распространяется как на государственные, так и негосударственные организации.    ГОСТ Р 6.30-2003 перечисляет максимальный набор реквизитов, устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, требования к бланкам документов.      Требования введенного стандарта являются РЕКОМЕНДУЕМЫМИ.  Унификация и стандартизация позволяют осуществить типизацию документов, ускорить их подготовку, оформление, обработку, успешнее внедрять в делопроизводство информационные технологии. Благодаря стандартизации огромная масса документов создаётся по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Унификация и стандартизация документирования способствует рационализации управленческой деятельности.    Однако степень унификации и стандартизации должна быть разумной. При чрезмерных регламентирующих предписаниях работа с документами замедляется, их оформление становится дорогостоящим занятием. Снижается мобильность управленческих действий. Требования стандартов будут выполняться на практике только в том случае, когда они обоснованны, удобны, выгодны для предприятия, учреждения. И никакие принудительные меры здесь не помогут. Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда. Выполнение единых правил оформления обеспечивает юридическую силу документов.      Однако существующие нормы, стандарты и правила работы с документами должны периодически пересматриваться и обновляться. Серьёзнейшей проблемой является не только введение чрезмерного количества новых, но и сохранение ненужных, устаревших или утративших свою актуальность регламентирующих норм.  Тема 4. Виды служебных документов, их классификация и назначение. План. Организационно-распорядительные документы. Информационно-справочные документы. Производственно-управленческие документы. Классификация документов. Служебные документы по своему ВИДУ условно делятся на несколько больших групп:   1.     Организационно-распорядительные документы (ОРД) - уставы, положения, инструкции, приказы, решения, распоряжения, договоры и т.д. Эти документы регламентируют деятельность организации, определяют цели, принципы и правила её функционирования. С их помощью оформляются управленческие решения, координируется взаимодействие подразделений и служб, распределяется ответственность между исполнителями и т.д. 2.     Информационно-справочные документы - письма, телеграммы, справки, акты, докладные и объяснительные записки и т.д. Эти документы содержат разнообразные сведения о производственных событиях, происходящих в организации и за её пределами. Они носят вспомогательный характер, обеспечивая информационную поддержку руководителей, принимающих управленческие решения. 3.     Документы по личному составу ( кадровые документы) - контракты, трудовые книжки, заявления, приказы по кадрам, личные карточки и дела и т.д. В этих документах фиксируются сведения о приёме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им отпусков, поощрениях и взысканиях, повышении их квалификации. 4.     Производственно-управленческие документы - чертежи, схемы, технические инструкции, описания производственных операций, бизнес-планы, финансовые документы и т.д. С их помощью документируются технологические процессы, ведётся учёт работы предприятия, осуществляется внутренний и внешний контроль, фиксируется собственно управленческая деятельность .     Итак, используемая документация охватывает все стороны жизнедеятельности организации. Документы каждого вида классифицируются по ряду признаков: по форме индивидуальные, типовые, трафаретные по содержанию простые, сложные по происхождению служебные, личные по адресату входящие, внутренние, исходящие  по способам изготовления рукописные, печатные, типографские, электронные по степени достоверности оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты по срочности исполнения срочные, несрочные по срокам хранения постоянно, свыше 10 лет,  до 10 лет   Данная классификация позволяет точнее определить особенности конкретного документа. Тема 5. Состав и правило оформление реквизитов документов. Реквизит документа. Постоянные реквизиты. Переменные реквизиты. Оформление реквизитов   Реквизит — специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.    Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003. Всего установлено 30 реквизитов.     01 - Государственный герб Российской Федерации;     02 - герб субъекта Российской Федерации;     03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);     04 - код организации - автора документа;     05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;     06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет       (ИНН/КПП);     07 - код формы документа;     08 - наименование организации - автора документа;     09 - справочные данные об организации;     10 - наименование вида документа;     11 - дата документа;     12 - регистрационный номер документа;     13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;     14 - место составления или издания документа;     15 - адресат;     16 - гриф утверждения документа;     17 - резолюция;     18 - заголовок к тексту;     19 - отметка о контроле;     20 - текст документа;     21 - отметка о наличии приложения;     22 - подпись;     23 - гриф согласования документа;     24 - визы согласования документа;     25 - оттиск печати;     26 - отметка о заверении копии;     27 - отметка об исполнителе;     28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;     29 - отметка о поступлении документа в организацию;     30 - идентификатор электронной копии.    Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.    Различают постоянные и переменные реквизиты.     Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.     Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.    Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа) Реквизит 08 - “Наименование организации-автора документа”    Наименование организации помещается в верхней части документа и пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах.    Организация может иметь и сокращенное наименование. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Кроме наименования организации указывают (полное или сокращенное) наименование вышестоящей организации, в систему которой оно входит. Реквизит 09 - “Справочные данные об организации”     Справочные данные об организации включают в себя: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, расчетных счетов в банках, адрес электронной почты.     На практике достаточно часто на некоторых документах расчётные счета не указываются.    Располагается этот реквизит в левом верхнем углу под реквизитом “наименование организации”. Реквизит 10 -“Наименование вида документа”    Располагают этот реквизит в левом верхнем углу ниже реквизитов “наименование организации” и “справочные данные об организации”. Как правило, печатают его крупным шрифтом от границы левого поля. Например, ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.    Этот реквизит проставляется на всех документах, кроме писем. Он позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию.    Наименование документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным “Общероссийским классификатором управленческой документации” Реквизит 05 - “Основной государственный регистрационный номер юридического лица”    ОГРН проставляют в соответствии с документами, которые выдают налоговые органы данному юридическому лицу. Помещается ниже справочный данных об организации и наименования вида документа. Реквизит 06 - “Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет”    ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми организации налоговыми органами. Помещается рядом с ОГРН. Реквизит 11 - “Дата документа”    Дата — обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска.    Датой документа является: •   дата его подписания для приказов, справок,писем, докладных записок); •   дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений); •   дата утверждения (положения, устава, инструкции); •   дата составления,события (для актов, протоколов).    Оформляется дата в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц обозначаются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 08.11.2007.     Дата оформляется ниже названия вида документа.    Датируется документ должностным лицом при подписании или утверждении документа; дата проставляется руководителем от руки в установленном месте, месяц и год можно напечатать заранее.    В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления: 9 сентября 2007 года.     Документ, составленный несколькими организациями (юридическими лицами), должен иметь одну дату. Реквизит 12 - “Регистрационный номер документа”    Регистрационным номером (индексом) является условное обозначение документа, которое присваивается при регистрации.     Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом “дата документа”.    В состав индекса документа входят: •   порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; •   индекс по номенклатуре дел; •   иные обозначения (по усмотрению организации).    Например: 218/08-17/А, где    218 — порядковый регистрационный номер;    08-17 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия       (для исходящих документов);    А - условное обозначение категории исполнителя.    Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация с начала года, например, приказ № 28, протокол № 7. Реквизит 13 - “Ссылка на регистрационный номер и дату документа”    Специальное место для этого реквизита предусматривается обычно на бланке для писем. Заполняется реквизит при оформлении ответа на письмо, полученное от иной организации.    Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На № 28/6-5 от 25.12.2003.    Эта ссылка помогает адресату, получившему письмо-ответ, быстро найти копию своего письма. Реквизит “ссылка на индекс и дату входящего документа” размещается под реквизитами “дата” и “регистрационый номер”.   Реквизит 15 - “Адресат”     Этот реквизит размещается в правом верхнем углу документа.     Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей: •   наименование учреждения в именительном падеже; •   наименование структурного подразделения в именительном падеже; •   должность и фамилия в дательном падеже; •   почтовый адрес (в письмах).    Каждая составная часть реквизита “Адресат” должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются. Инициалы ставятся перед фамилией. Например: АОЗТ “Волжский текстиль”   Бухгалтерия   Старшему экономисту   А. С. Николаеву      Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например: Администрации районов   Московской области    При направлении документа руководителю организации, наименование организации включается в состав должности адресата. Например:   Директору Машиностроительного завода “Звезда” В.Т. Степанову    В состав этого реквизита может входить почтовый адрес, который пишется после названия организации и должностного лица. Например: Директору Машиностроительного завода “Звезда” В.Т. Степанову 101056, Рязань ул. Счастливая, 7а    На одном документе может быть указано не более четырех адресатов.    Слово “Копия” перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.    При большем количестве адресатов составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один адрес.    При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Калинкиной А.Ф. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки,   Тульская область, 301015 Реквизит 16 - “Гриф утверждения документа”    Как правило, утверждаются следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, положения, некоторые акты. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным другим документом.    При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор   ООО "Пикадор"   подпись А. В. Сергеев 12.03.2003    При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕН Протоколом №9 общего собрания акционеров от 15.03.2003    Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. Реквизит 17 - “Резолюция”    Основная функция резолюции - побудить сотрудников к практическим действиям в соответствии с теми задачами, которые поставлены в документе.     Пишется руководителем непосредственно на документе и включает в себя: фамилию исполнителя, краткое изложение поручения, срок исполнения, подпись и дату.    Обычно помещается справа в верхней части документа. Реквизит 18 - “Заголовок к тексту”    Заголовок – краткая формулировка основного смысла документа.     Польза заголовка в том, что он сразу определяет тему документа. Это особенно удобно при рассмотрении входящих документов.    Заголовок пишется одной фразой и должен грамматически согласовываться с названием документа. Например, отчёт (о чём?) “о работе приемной комиссии”, протокол (чего?) “заседания Ученого совета”.    На документах формата А5, в телефонограммах, письмах, телеграммах, содержание которых не более 7 строк, заголовок не указывают.      Располагается заголовок в левом верхнем углу бланка ниже реквизитов “Дата”, “Регистрационный номер документа”.    На типографских бланках для реквизита “заголовок” устанавливаются ограничительные знаки (“уголки”).   Реквизит 20 - “Текст документа” Текст – основная и важнейшая часть документа; пишется на русском (или национальном) языке.    Основные требования к тексту – краткость, последовательность и логичность изложения, исключение повторений и излишних подробностей.    Формулировки служебных документов должны быть точными, правильными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.    Тексты большинства документов состоят из вводной части и основной, в которой излагаются выводы, предложения, решения. Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.    Тексты документов большого объема иногда делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами: 1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1. Пункт 1.1.1.1. Подпункт    В некоторых документах (акт, справка) текст может быть оформлен в виде таблицы.   Реквизит 21 - “Отметка о наличии приложения”    Этот реквизит располагают от границы левого поля бланка между текстом и подписью.    Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о приложении оформляется в сокращенной форме:    Приложение: на 2 л. в 3 экз.    Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:    Приложение: 1. Положение об Учебном центре на 3 л. в 1 экз.                             2. Смета работ на 4 л. в 2 экз.    Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом. Например: Приложение 2 к приказу директора института от 15.09.2003 № 41 Реквизит 22 - “Подпись”    Подпись — обязательный реквизит документа. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.    В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений.    Если ответственность за содержание документов несут несколько лиц (например, за денежные документы), проставляются две подписи и более.    Подпись на документе всегда ставится на первом экземпляре.    В состав реквизита “подпись” входят: • наименование должности лица, подписавшего документ; • личная подпись; • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).    Например:    Директор технического лицея          подпись             Н.И. Петров    Если документ составлен на фирменном бланке, тогда дается сокращенное название должности.    Например:    Директор                                               подпись                 Н.И. Петров    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.    Например:    Директор                                               подпись                 Н.И. Петров    Главный бухгалтер                            подпись                 Е.В. Розова    Если документ составлен комиссией, то при подписании указывают не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:    Например:    Председатель комиссии                     подпись                 Л.П. Ложкина    Члены комиссии:                                подпись                 С.С. Бурцев                                                                    подпись                 А.П. Соколова    При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне.    Например:    Директор АО “Союз”                                                              Директор ЗАО “Вымпел”    подпись        Е.П. Куликов                                                      подпись       С.Н. Матвеев    Документ может быть подписан работником, исполняющим обязанности должностного лица (с указанием его фактической должности и фамилии). Не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности.    Реквизит “подпись” проставляется ниже реквизитов “текст” и “приложение”.     Лицо, подписавшее документ, берёт на себя персональную ответственность за его содержание. Реквизит 23 - “Гриф согласования документа”    Некоторые документы нуждаются в согласовании. Гриф согласования располагают ниже реквизита “подпись” или на отдельном листе согласований.     С помощью согласования расширяется круг лиц, ответственных за составленный документ. Согласование осуществляется до того, как документ утверждён.    Согласование документа может быть внутренним и внешним.    Внутреннее согласование производится в учреждении со структурными подразделениями, а также с ответственными работниками, специалистами, имеющими отношение к данному вопросу. Это повышает надежность документа.    Внешнее согласование документа производится с заинтересованными или подчиненными организациями, а также с органами государственного надзора и вышестоящими органами. Как правило, на подобное согласование уходит много дополнительного времени.    Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.    Например:         СОГЛАСОВАНО    Ректор Финансовой академии    подпись            Е.В.Глебов    23.03.2007    Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другими документами, гриф согласования оформляют по следующей форме:         СОГЛАСОВАНО    Протокол заседания правления    компании “Планета”    от 21.02.2003 № 5 Реквизит 25 - “Оттиск печати”    На документах, содержащих наиболее важную информацию и подписанных должностным лицом, ставится оттиск печати. Тем самым заверяется подлинность подписи и подтверждается достоверность документа.    В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации.    Гербовая печать ставиться на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами.    Простая печать ставиться на справках, пропусках, копиях документов и пр.    Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.     Примерный перечень документов, на которых ставится печать: 1. Акты (приёма выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.). 2. Архивные справки. 3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т.д.) 4. Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т.д.) 5. Командировочные удостоверения. 6. Положение об организации. 7. Письма гарантийные. 8. Сметы расходов. 9. Удостоверения. 10. Устав организации. 11. Штатные расписания 12. ..........................................    Предприятию необходимо разработать свой перечень документов, на которых ставится печать. Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательством РФ. Реквизит 26 - “Отметка о заверении копии” (в приведенном для примера бланке не указан).    Чтобы заверить копию документа, ниже реквизита “Подпись” пишется “Верно”, указывается должность лица, заверившего копию, ставится его личная подпись, даётся расшифровка подписи, отмечается дата.    Например:      Верно    Инспектор отдела кадров                     подпись                    П.В. Лапшин    02.03.2003    Если копия выдается на руки или пересылается в организацию, подпись удостоверяют простой печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу подлинника. Реквизит 27 - “Отметка об исполнителе”    Инициалы и фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.    Например:    А.Ф.Миронов 215 23 50    Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто будет работать над вопросами, затронутыми в документе. Кроме того, подобные отметки воспитывают исполнительскую дисциплину у персонала. Реквизит 28 - “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело”    Если документ исполнен, резолюция выполнена, то есть, решены все вопросы, которые в нем поставлены, на документе ставят отметку о его исполнении и направлении документа в дело.    Располагается этот реквизит в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита “отметка об исполнителе”.    Отметка включает в себя: • Краткие сведения об исполнении; • Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления); • Слова “В дело” и номер дела, в котором будет храниться документ; • Подпись исполнителя и дату проставления отметки.    Например:    Ответ составлен и отправлен адресату    Письмо от 12.10.2003 № 48.    В дело 15/б    подпись    А.Ф.Миронов 14.10.2003 Реквизит 29 - “Отметка о поступлении документа в организацию”    Отметка о поступлении документа в организации располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; входящего номера и даты поступления документа.    Например: АО “Янтарь” Вх. № 312 25.10.2003    Иногда данную отметку делают с помощью специального штампа.    Перечисленные реквизиты позволяют придать служебному документу унифицированный вид. Он быстро воспринимается, легче происходит его осмысление.    Соблюдение правил оформления этих реквизитов - необходимое условие эффективного делового общения между предприятиями, организациями, учреждениями. Тема 6. Требования к бланкам документов. План. Бланк документа. Общий бланк. Бланк письма. Бланк конкретного вида документа.   Документы оформляются на бланках.     Бланком документа называют лист бумаги установленного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами, расположенными в определенном порядке.    ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных формата бланков документов – А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210).    Бланки можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью множительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.    Бланки конструируются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов более выгодны, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги. Продольный вариант используется организациями с длинным наименованием или печатающими постоянные реквизиты на двух языках – национальном и русском.    Реквизиты 08, 09, 10, 14 в пределах границ их расположения размещают одним из способов: • центрированным (начало и конец каждой строки равно удалены от границ зоны); • флаговым (каждая строка реквизитов начинается от новой границы зоны). Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков: • общий бланк; • бланк письма; • бланк конкретного вида документа, кроме письма.    На общем бланке оформляются все виды документов, кроме письма. На нем воспроизводятся реквизиты: • Государственный герб РФ (герб субъекта РФ); • наименование организации; • дата документа; • место составления или издания документа.    Допускается помещать трафаретные части и таких реквизитов, как дата и регистрационный номер. Иногда указывается и место составления документа. Рекомендуется нанесение на бланке ограничительных отметок для полей и некоторых реквизитов (грифа утверждения, заголовка к тексту, отметки о контроле). Это ускоряет оформление документа.   Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов На бланках для писем (в зависимости от учредительных документов) печатаются реквизиты: • Государственный герб РФ (герб субъекта РФ); • ОГРН; • ИНН/КПП; • наименование организации; • справочные данные об организации.    Допускается проставлять ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, место составления документа, адресат, заголовок к тексту и т.д.     Все эти элементы в совокупности образуют угловой штамп. Пример бланка для писем с продольным расположением реквизитов   На основе общего бланка допускается изготовление бланка конкретного вида документа. Такой бланк содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документов (реквизит 10).   Бланк конкретного вида документа с угловым расположением реквизитов Применение готовых бланков сокращает время составления документа. Документ оформляется более оперативно, если бланки хранятся в памяти компьютера и выводятся на печать в нужный момент работы. Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для использования в современных печатающихся устройствах.     При наличии в документе двух или более страниц, вторую и последующие страницы нумеруют. Номер проставляют посередине верхнего поля страницы. Тема 7. Организационные документы. План. Составление оформление организационно – распорядительных документов (устав, положение, инструкция, должностная инструкция). Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав – это свод правил, регламентирующих и регистрирующих деятельность организаций, учреждений и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.   Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами ( министерствами, ведомствами, комитетами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются городскими ( районными) администрациями, частных - разрабатываются их владельцами, коллективами и регистрируются в областных, городских и районных администрациях.   В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: •   наименование министерства, •   наименование организации, •   вид документа, •  регистрационный номер, •    дата, •   место издания документа, •  гриф утверждения, •   печать регистрирующего органа и т.д.    Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, функции, компетенцию какой-либо организации, службы, структурного подразделения предприятия или учреждения.   Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются для однотипных учреждений и предприятий. К примеру, имеется Типовое положение об образовательном учреждении высшего профессионального образования РФ, утвержденное постановлением Совета Министров - Правительством РФ от 26 июня 1993 г. №597. Индивидуальное положение разрабатывается для конкретной ситуации, отдельного учреждения, предприятия. К примеру, Администрация Санкт-Петербурга своим распоряжением от 13.04.2001 за №70-ра утвердило " Положение о Комиссии по контролю за реализацией инвестиционных проектов по строительству и реконструкции объектов гостиничной и туристской инфраструктуры Санкт-Петербурга".   Оформленное положение должно иметь следующие реквизиты: • наименование министерства (ведомства), • наименование организации, структурного подразделения, •  вид документа, •  регистрационный номер, • гриф утверждения, •  визы согласования, •  печать и т.д. Положение о структурном подразделении - документ, в котором определяются: порядок создания подразделения, его место в организационной структуре предприятия, задачи, функции, права и ответственность. Положения о структурном подразделении составляются отделом организации и оплаты труда (если он есть), или отделом кадров, или отдельным специалистом (например, менеджером по персоналу). Утверждает положения о структурных подразделениях руководитель предприятия. Сотрудники данной службы, производственного подразделения, руководители должны подробно изучить положение, согласно которому строится их деятельность.   Инструкция - это нормативный документ, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый руководителем организации) в целях установления официальных правил, регулирующих различные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.   Все инструкции можно разделить на две основные группы:          инструкции, регламентирующие порядок осуществления каких-либо работ группой исполнителей;          должностные инструкции, в которых указываются функции, права, обязанности и ответственность лиц, занимающих определенную должность. В должностных инструкциях кратко излагаются основные требования к деятельности данного специалиста. Их разрабатывают сотрудники отделов кадров, руководители структурных подразделений, менеджеры по персоналу. Содержание инструкции согласовывается с юрисконсультом предприятия. Утверждаются должностные инструкции руководителем организации или специальным распорядительным актом ( приказом, распоряжением).   В качестве основы для разработки должностных инструкций используются квалификационные характеристики по должностям, утвержденные Министерством труда и социального развития ( смотри: "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" ).   Текст инструкции состоит из нескольких разделов. Каждый раздел является логически законченной частью документа: 1. “Общие положения” 2. " Функции " 3. “Должностные обязанности” 4. “Права” 5. “Ответственность”    Инструкция закрепляет за работником выполнение вполне определенных видов работ, указывает перечень возлагаемых на него обязанностей. Крайне важным является исключение дублирования одних и тех же обязанностей для работников, занимающих разные должности. Серьёзная проблема при разработке должностной инструкции - соблюдение баланса между обязанностями и правами. Недостаток прав, предоставляемых работнику, может быть причиной невыполнения им ряда своих функциональных обязанностей.   В разделе "Ответственность" нужно указывать, какие неблагоприятные последствия для работника повлечет неисполнение его прямых обязанностей. При этом надо учитывать, что администрация предприятия может привлечь служащего только к материальной и дисциплинарной ответственности, и только в пределах трудового законодательства. Текст должностной инструкции носит характер указаний, обязательных предписаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: “должен”, “имеет право”, “не допускается”, “запрещается” и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.   Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения. Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора). Нарушение должностной инструкции может служить основанием для применения к работнику различных мер наказания.   Инструкция оформляется на общем бланке. Общая схема оформления представлена на макете. Макет должностной инструкции С одной стороны, должностные инструкции четко указывают работнику, что и как он должен делать на своём рабочем месте, очерчивают зону его ответственности. С другой - их содержание не должно ограничивать инициативы работника, препятствовать принятию им самостоятельных решений. Тема 8. Распорядительные документы. План. Составление и оформление распорядительных документов (решения, распоряжения, приказы).   Издание распорядительных документов - важнейший аспект управленческой деятельности. От их оперативности, своевременности, чёткости исполнения во многом зависит успех любого дела. К основным распорядительным документам относятся: РЕШЕНИЯ, РАСПОРЯЖЕНИЯ, ПРИКАЗЫ.   Решение как распорядительный документ обычно принимается коллегиальным органом ( собранием акционеров, комиссией, ученым советом и т.д.). Решение может затрагивать самые различные стороны деятельности предприятия: экономическую, научно-техническую, финансовую, кадровую. Решение предписывает осуществление определенных мероприятий, содержит перечень планируемых действий, очерчивает круг основных исполнителей. Решение обязывает. Оно должно быть правильно оформлено. Очень важно, чтобы решение опиралось на твердую законодательную базу, соответствовало компетенции данного органа. Распоряжение как управленческий акт также имеет обязательную силу для организации, конкретной категории граждан, специалистов, работников. Распоряжения относят к подзаконным актам. Одни из них носят общий характер, предполагают длительный срок действия. Другие распоряжения касаются конкретного вопроса, продиктованы сложившейся ситуацией.   Распоряжения издаются правительством, министерствами и ведомствами, администрациями, руководителями предприятий и учреждений в пределах их компетенции. Распоряжения имеют юридическую силу, если они документально оформлены.   Во вступительной части распоряжения полезно указать основания данного документа. К примеру, распоряжение губернатора Мурманска от 29 декабря 2007г. №1360-р "Об индексации платы за загрязнение окружающей природной среды на 2008 год" начинается со следующих слов: " В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1992 года №632 "Об утверждении Порядка определения платы и ее предельных размеров за загрязнение окружающей природной среды, размещение отходов, другие виды воздействия", с учетом письма Министерства природных ресурсов Российской Федерации от 27 ноября 2000 года №ВП-61/6349 ......" В этом случае распоряжение воспринимается с большим доверием.   Приказ - это нормативный акт, издаваемый руководителями организаций, предприятий, учреждений, действующими на основе единоначалия. Приказы делятся на две группы: • приказы по основной деятельности (издаются для решения каких-либо производственных, организационных, финансовых задач); • приказы по личному составу (издаются для решения задач, касающихся работы с персоналом предприятия).   Приказ является наиболее распространенным видом распорядительного документа. Посредством приказа перед работниками ставятся главные задачи на ближайшую перспективу, указываются принципиальные пути их решения. Приказ обязателен для работников, которым он адресован. Неисполнение приказа или его нарушение, как правило, влечёт за собой применение санкций к нарушителям. С помощью приказа руководитель оказывает воздействие на трудовое поведение работников, на деятельность предприятия в целом. Руководителю необходимо проследить за тем, чтобы последующие приказы не противоречили бы предыдущим. При умелом руководстве данный приказ издаётся в РАЗВИТИЕ предшествующим решениям и распоряжениям. Случается, что издаваемый приказ отменяет ранее принятые решения.   Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на специальном бланке приказа.   Приказ должен иметь следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дату и номер. Датой приказа считается дата его подписания руководителем. Нумерация приказов осуществляется последовательно с января по декабрь в рамках текущего года (начиная с №1).   Приказы по основной деятельности ведутся, нумеруются и хранятся отдельно от приказов по личному составу.   Приказ обязательно имеет заголовок, который кратко и четко отражает содержание документа. Заголовок формулируется так, чтобы его первые слова отвечали на вопрос "о чём?" (Об изменении графика дежурств, О проведении полевых испытаний).   Текст приказа состоит обычно из двух частей. В первой части констатируется сложившаяся проблема, ситуация, иногда указываются основания издания приказа. Приказов не должно появляться слишком много. Недопустимо, чтобы они касались второстепенных текущих вопросов. Приказ действенен, когда он мобилизует работников, привлекает внимание, является значимым событием в жизни предприятия. Основанием для приказа могут служить: • нормативные документы, поступившие от вышестоящих государственных инстанций; • обострившиеся производственные проблемы; • решения коллегиальных органов предприятия; • инициативы самого предприятия. Вторая часть приказа, распорядительная (постановляющая), начинается со слова П Р И К А З Ы В А Ю, которое печатается вразрядку. Затем перечисляются предписываемые действия, поручения с указанием конкретных исполнителей, сроков выполнения работ.    Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.    В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Весьма часто в заключительном пункте приказа указывается лицо, которое обязано контролировать реализацию всех сформулированных требований. В том случае, когда приказ вводит в действие какие-либо иные организационно-распорядительные документы, они оформляются в виде приложения. Многие приказы имеют гриф согласования. Задача оперативного делопроизводства: в кратчайшие сроки ознакомить с содержанием приказа тех работников, которых он касается, а также ответственных за его исполнение. В особо важных случаях сотрудники расписываются в том, что ознакомлены с приказом.    Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью делопроизводственной службы и направляют адресатам в соответствии с укзателем рассылки. Копию документа обязательно должен получить исполнитель. При необходимости оформляется ВЫПИСКА из приказа, которая должна быть заверена.    Большое значение имеет контроль выполнения издаваемых приказов.   Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству. Неточности и ошибки руководителей, издающих решения, распоряжения, приказы, могут послужить причиной трудовых конфликтов и споров, длительных судебных разбирательств.  Макет приказа по основной деятельности   В подготовке любого распорядительного документа можно выделить следующие три стадии. 1)       Сбор информации о сложившейся ситуации, её анализ и подготовка проекта документа. Обычно это наиболее трудоёмкая и длительная стадия работы над документом. С одной стороны, необходимо тщательно и глубоко изучить возникший вопрос. С другой - нежелательно чрезмерно затягивать процесс принятия управленческого решения. Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя предприятия или в инициативном порядке. 2)       Обсуждение и принятие документа.    На этой стадии происходит доработка подготовленного проекта распорядительного документа, его уточнение. К процедуре обсуждения, как правило, привлекают работников, которым предстоит на практике реализовывать основные положения документа.    Обмен мнениями, сопоставление различных точек зрения позволяет улучшить документ и сформировать к нему положительное отношение. Необходимо тщательно зафиксировать все замечания, высказанные при обсуждении материала, внимательно просмотреть их, отобрать самые полезные.    Процесс предварительного обсуждения выявляет не только сторонников, но и противников принимаемых решений. Становится возможным спрогнозировать те трудности, с которыми будет связано исполнение документа. 3)       Согласование документа и его подписание, утверждение.   Одобренный распорядительный документ весьма часто требует согласования. Обеспечивают согласование руководители подразделений, которые готовят и вносят проект.   Большое значение имеет выбор числа инстанций, участвующих в согласовании. Ибо на каждое согласование тратится драгоценное время.   Современное делопроизводство требует оперативного, принципиального и честного согласования. Если исполнение документа связано с осуществлением финансовых операций, он обязательно должен быть согласован с экономическим отделом, главным бухгалтером. Виза юрисконсульта гарантирует соответствие документа законодательным и нормативным актам.  Если в процессе согласовывания в проект приказа вносят изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Приказы подписываются руководителем предприятия, учреждения или его заместителем, который имеет на это право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если специально не указан иной срок. После выхода приказа неуместны его обсуждения. Он должен неукоснительно выполняться.   Тема 9. Служебные письма. План. Составление и оформление информационно – справочных документов (служебное письмо, реквизиты служебного письма, виды служебных писем) Служебное письмо - официальный документ, содержащий конкретную деловую информацию, пересылаемый получателю по почте. Основная функция письма - передача СООБЩЕНИЯ. Отправка или получение служебного письма само по себе не накладывает на участников переписки никаких юридических, тем более, финансовых обязательств. Служебное письмо служит средством делового общения.   Переписка может занимать во всём объёме документации предприятия до 80%. Оперативное делопроизводство предполагает как СОКРАЩЕНИЕ переписки ("если можете не писать, не пишите"), так и УСКОРЕНИЕ процесса подготовки, отправки писем, их получения и обработки. Письмо должно составляться только в том случае, когда необходимо донести до партнёра свою официальную позицию, побудить его к определенным действиям. Отправитель всегда ждёт ответной реакции на письмо. Все письма делятся на две категории: • ИСХОДЯЩИЕ письма; • ВХОДЯЩИЕ письма.     Служебные письма оформляются на стандартных бланках формата А4 или А5, в зависимости от объёма письма. Если текст сообщения не превышает 10 строк, то целесообразно использовать бланки А5.     При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Исходящее письмо, направляемое одному адресату, подготавливается в двух экземплярах: первый экземпляр (на оформленном бланке) отправляют по почте, второй экземпляр (копию) оставляют в организации, подшивают в дело. На лицевой стороне копии письма в ряде случаев ставится ВИЗА заинтересованного должностного лица.   На входящих письмах ставится отметка о поступлении документа в организацию и РЕЗОЛЮЦИЯ руководителя. Резолюцию помещают в верхней части бланка между реквизитами "адресат" и "текст" (см. макет письма) или на любом свободном месте лицевой стороны документа.     Резолюция обычно включает следующие элементы: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату.     В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.     Для официального письма, отправляемого от организации, рекомендуются следующие реквизиты: • Государственный герб РФ (для государственных учреждений); • наименование организации; • справочные данные об организации; • ОГРН и ИНН/КПП; • дата документа; • регистрационный номер документа; • ссылка на регистрационный номер и дату документа (при письмах-ответах); • адресат; • заголовок к тексту; • текст документа; • отметка о наличии приложения; • подпись; • отметка о поступлении документа в организацию.     Письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида.     Примерное расположение основных реквизитов указано на макете служебного письма. Макет служебного письма (с угловым расположением штампа) Практикой разработаны и проверены устойчивые конструкции фраз, которые рекомендуется использовать при написании делового письма. Варианты начала делового письма: • Доводим до Вашего сведения, что .... • Извещаем, что .... • Уважаемый Леонид Ильич! • Уважаемые коллеги!    В большинстве писем далее объясняются цели письменного обращения: • В связи с ... • Согласно договору от ____ № ____ ...... • В ответ на Вашу просьбу ...... • В порядке оказания технической помощи ..... Типичные формы изложения, используемые в письмах: • от первого лица единственного числа (" прошу сообщить...", " довожу до Вашего сведения..."); • от первого лица множественного числа (" просим рассмотреть..."," считаем необходимым..."); • от третьего лица единственного числа (" предприятие гарантирует....", "компания не возражает...").     Письменное сообщение должны быть хорошо продуманным, ясным и исчерпывающим. Письмо рекомендуется посвятить одной определенной ТЕМЕ. Это облегчает восприятие и понимание текста, ускоряет процесс регистрации, упрощает контроль исполнения данного документа. Все логические фрагменты письма выделяются абзацами. В заключительной части письма чаще всего помещается информация о необходимости каких-то действий со стороны адресата ("просим отгрузить", "желательно направить", "следует оплатить"), формулируются предложения, просьбы, решения. Достаточно часто указываются сроки, в которые должны быть выполнены эти действия. Убедительность служебного письма зависит от умения составителя аргументировать свою позицию, от краткости и логичности изложения. Важно выдержать правильный тон письма. Надо чётко уяснить контекст своего послания: это просьба или требование, благодарность или критика, убеждение или "разведка"? Тон письма не должен быть слишком резким или заискивающим, слишком сухим или фамильярным, слишком вычурным или небрежным, слишком назидательным или увещевательным. Он должен соответствовать ХАРАКТЕРУ ДЕЛОВЫХ ОТНОШЕНИЙ, сложившихся между отправителем и получателем. При любых обстоятельствах служебные письма пишутся в доброжелательном тоне, в них всегда выдерживается вежливая форма обращения. В деловой переписке не допускают проявлений излишней эмоциональности.     Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положении организации, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Немаловажное значение имеет и качество бумаги, на которой составлено письмо, и оформление, дизайн фирменной шапки письма. От этих деталей зависит первое впечатление от полученной корреспонденции. Продуманный дизайн делового письма может оказать побудительное воздействие на получателя. Однако эффект оказывается прямо противоположным, если документ имеет неудачное оформление: • текст письма недостаточно чётко отпечатан; • справочные данные об организации набраны слишком мелким шрифтом и плохо различимы; • на бланке не выдержаны рекомендуемые размеры полей; • бумага имеет серый или мутно-желтоватый оттенок.   Выделяют несколько типов служебных писем. Тип письма   Назначение (цель) сообщения Информационное письмо Передача сведений информационного характера, информирование получателя о предстоящих (или прошедших) событиях, мероприятиях. Письмо-предложение Информирование получателя о готовности к сотрудничеству, заключению с ним деловой сделки. Письмо-приглашение Приглашение партнера к участию в планируемых мероприятиях ( конференциях, совещаниях, выставках). Письмо-напоминание Повторное обращение в организацию, указание на прошедшие сроки, невыполненные обязательства, стремление добиться от партнера необходимых ответных действий. Сопроводительное письмо Передача дополнительной информации при отправке адресату каких-либо документов, материальных ценностей, видов имущества. Письмо-подтверждение Сообщение партнёру о получении от него какого-либо отправления (документации, бандероли, груза). Рекламные письма Описание предлагаемых товаров и услуг, стремление привлечь новых потребителей, увеличить объём реализации. Гарантийное письмо Подтверждение автором своих обязательств и данных обещаний, информирование о готовности выполнить ранее намеченные работы, оказать положенные услуги. Каждый тип письма имеет свои особенности и по содержанию, и по стилю изложения. Тема 10. Контроль исполнения документ, развитие самоконтроля. План. Поручение исполнителю. Контроль исполнения. Самоконтроль работника. Контроль - важнейшая функция менеджмента. От качества контроля работы персонала во многом зависит результативность деятельности организации. Эффективный контроль должен стимулировать активность работников, развивать их инициативу и трудовую мотивацию.   Среди документов, направляемых в структурные подразделения, конкретным исполнителям и специалистам, многие имеют РЕЗОЛЮЦИИ вышестоящих руководителей. Как правило, резолюция содержит определенное поручение, которое должно быть выполнено в обозначенный срок. Указывается и лицо, ответственное за исполнение. Поручения делятся на два вида: 1. Необходимо подготовить ОТВЕТ на полученный документ. 2. Следует выполнить ряд ПРАКТИЧЕСКИХ ДЕЙСТВИЙ, осуществить некоторые МЕРОПРИЯТИЯ.  По своему характеру поручения могут быть индивидуальными или групповыми. Исполнение документов (данных поручений) требует контроля. Контроль исполнения: двоякая роль Принципиальное значение имеет, КАК организован контроль исполнения. Пристальный контроль каждого шага работника, документальная фиксация всех его действий приводит к бюрократизации управления. Исполнители начинают уклоняться от принятия самостоятельных решений, снижается их инициатива. Детальный контроль отнимает массу времени, требует расширения штатов "контролеров". Централизованный бюрократический контроль опасен ещё тем, что внимание руководителя концентрируется на формальной стороне исполнения поручений и заданий: на сроках, количественных показателях и т.д. Остаётся "за кадром" СУЩЕСТВО выполненных работ. Такой контроль оказывается незаметным тормозом для развития предприятия. Эффективный контроль должен быть оперативным и гибким, ненавязчивым одновременно. Контролю подлежат не столько процедуры исполнения, действия сотрудника, сколько полученный результат. Важен ИТОГ выполненного поручения. Контроль по результату - необходимое условие успешного УПРАВЛЕНИЯ. Делопроизводственные процедуры разумны, когда они препятствуют бюрократизации контроля, культивируют контрольную деятельность, ориентированную на объективный анализ содержательных результатов. В этом случае контроль мотивирует работу персонала, его профессиональную отдачу. Традиционная схема и принципы контроля Традиционная технология контроля, описанная в многочисленных публикациях по делопроизводству, включает в себя следующие процедуры: • руководитель, рассмотрев документ, выносит резолюцию и отдаёт указание о постановке его на контроль; • в регистрационном журнале ( или в РКК) делаются отметки о постановке документа на контроль, сроках исполнения, ответственном исполнителе; • документ передаётся в низовое подразделение, исполнителю, что фиксируется в регистрационных формах; • через некоторое время исполнителям и руководителям подразделений напоминают о приближающихся сроках выполнения данных им поручений; • руководителя, давшего поручение, информируют о состоянии и ходе исполнения документов; • информация об исполнении документа вносится в регистрационный журнал ( или в РКК ), документ снимается с контроля и передается на текущее хранение; • составляется отчёт о состоянии исполнительской дисциплины в организации в целом. Весьма часто встречается утверждение, что из-за низкой исполнительской дисциплины на российских предприятиях ВСЕ документы, требующие принятия решений, выполнения каких-то действий, должны быть поставлены на контроль. То есть централизованный контроль сверху рассматривают как необходимое и единственное "воспитательное средство". Понятно, что этот принцип достался нам в наследство от прежней командно-административной системы управления экономикой. Указанная схема контроля исполнения документов представляется крайне трудоёмкой, громоздкой, инерционной, затрудняющей проведение содержательного анализа выполненных поручений. В условиях, когда непрерывно растёт документооборот, а предприятия стремятся максимально сократить издержки, она оказывается НЕВОСТРЕБОВАННОЙ. Не спасает положения дел и внедрение автоматизированных систем работы с документацией, если остаётся прежней ИДЕОЛОГИЯ контроля. Более того, складывается парадоксальная ситуация: современный компьютер способствует в этом случае КОНСЕРВАЦИИ УСТАРЕВШИХ СХЕМ организации делопроизводства. Наличие компьютеров ещё не служит гарантией того что на предприятии сложилась прогрессивная система работы с документами.  В новых экономических условиях процедура контроля исполнения нуждается в принципиальном обновлении. Развитие самоконтроля работников Возросшая самостоятельность предприятий, новые экономические отношения и конкуренция на рынке труда ( а не рвение администраторов) объективно способствуют РОСТУ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ российского работника. В сегодняшних условиях его не надо подгонять и постоянно контролировать, большинство сотрудников (особенно в негосударственном секторе экономики) по СОБСТВЕННОЙ ИНИЦИАТИВЕ стремится к высоким индивидуальным показателям, старается поддержать имидж своего предприятия. Следовательно, речь должна идти о развитии самоконтроля при исполнении поручений. Контрольные функции должен взять на себя сам работник. Стимулировать самоконтроль будет и сам процесс децентрализации управленческой структуры, создание подразделений-команд. Если оставлять в обиходе регистрационно-контрольные карточки по исполнению документов, то их должен вести САМ РАБОТНИК-ИСПОЛНИТЕЛЬ. В ней он должен кратко фиксировать следующие параметры: • наименование документа и дату его получения; • суть поручения (резолюции), обозначенные сроки; • должность и фамилию руководителя, давшего поручение; • краткое описание лично выполненных работ ( с указанием объёма и сроков); • наименование материалов по результатам выполнения поручения, переданных непосредственному руководителю. Если у сотрудника имеется персональный компьютер, то подобная регистрация исполнения может осуществляться в электронном варианте. На основании индивидуальных карточек руководитель подразделения ( цеха, отдела, конструкторского бюро, лаборатории) может составлять один раз в месяц краткие справки-отчёты по исполнению сотрудниками полученных документов-поручений. Причём в эти отчёты следует включать только ЧАСТЬ информации, самые существенные сведения, полученные от исполнителей. Данные отчёты могут передаваться вышестоящим руководителям. При такой доверительной схеме высшее руководство получает ОБОБЩЕННЫЕ данные об исполнении только самых важных документов. Это приводит и к росту ответственности за состояние исполнительской дисциплины руководителей подразделений, рабочих групп. Они не только составляют справки-отчёты, но, прежде всего, ОЦЕНИВАЮТ оперативность, точность и компетентность выполнения каждым работником данного поручения. При необходимости оказывают помощь, организуют взаимодействие и кооперацию сотрудников, создают наиболее благоприятные условия для выполнения работ. Контроль исполнения становится содержательным, так как он осуществляется не "отдаленным" администратором, а специалистом, который способен вникнуть в суть вопроса. В основе такой схемы контроля заложен уже иной принцип:  формальный контроль исполнения отдельного документа заменяется персональным контролем исполнительности и отдачи конкретного работника. Доверительный контроль значительно разгружает основную службу делопроизводства, высшее руководство, их секретариат. Однако он полностью не исключает централизованной проверки исполнения наиболее важных, срочных документов. В отдельных случаях должна работать и система напоминаний, и механизм отслеживания продвижения документа от инстанции к инстанции. Развитие у работников самоконтроля требует принципиального и жёсткого подхода к анализу ПРЕТЕНЗИЙ, ЖАЛОБ, РЕКЛАМАЦИЙ, поступающих в организацию от потребителей, партнёров, поставщиков. В каждом случае следует разобраться досконально, выявить суть допущенных ошибок и недоработок. Важно выяснить конкретных исполнителей, которые не оправдали доверие, не проявили должной самодисциплины, самоорганизации. Выявленные просчёты должны стать серьёзным уроком для нерадивых работников и всего персонала. Тема 11. Формирование, хранение и оформление дел. План. Дело. Формирование дела. Текущее хранение дела После того, как документы зарегистрированы, рассмотрены, исполнены поручения, они помещаются в соответствующие ДЕЛА. Делом называется совокупность служебных документов, собранных по некоторому признаку, помещенных в твердую обложку (папку), оформленную по установленным правилам. Создание дел позволяет СИСТЕМАТИЗИРОВАТЬ документы. Массив накопленной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность проанализировать ее деятельность, подготовить новые решения. Формирование дела Формированием дела называется группировка, размещение документов в специально оформленной папке (скоросшивателе). От чёткого и продуманного расположения документов в папке-деле зависит, насколько БЫСТРО может быть найден конкретный документ. Целесообразнее всего, когда внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке или в соответствии со своими порядковыми (регистрационными) номерами. Для экономии рабочего времени процедура внесения записи в регистрационную форму и отметки о размещении документа в определенном деле должны СОВПАДАТЬ, происходить ОДНОВРЕМЕННО. Документы могут группироваться в дела по самым разным признакам: • по видам документов (к примеру, по разным делам размещают приказы, акты, договоры, письма); • по авторству документов (к примеру, по разным делам могут быть размещены письма, полученные от разных предприятий); • по хронологии документов (к примеру, в разные дела могут быть разложены протоколы совещаний в зависимости от месяца их проведения). Общеприняты следующие принципы: приказы по общим вопросам формируются отдельно от приказов по личному составу, входящие письма - от исходящих, личные дела сотрудников формируются в папки в зависимости от первой буквы их фамилий и т.д. В практике делопроизводства сложились некоторые простые правила формирования дел: • в деле стараются разместить документы одного года; • в дело помещают лишь зарегистрированные, рассмотренные, исполненные документы; • в деле должен находиться один экземпляр документа; • документы должны быть либо подлинниками, либо заверенными копиями; • в дело не следует подшивать документы, подлежащие возврату, а также черновики документов; • документы с разным сроком хранения формируются в разные дела; • документы, касающиеся одного вопроса, стараются поместить в одно дело. На обложке дела обычно указывают: • наименование организации; • наименование структурного подразделения; • индекс (номер) дела; • заголовок дела, обозначающий особенности содержащихся в нём документов; • год создания дела; • срок хранения документов (или пометку "хранить постоянно"). Если в деле размещают важные бумаги, то имеет смысл создать внутреннюю опись этого дела: перечислить вложенные документы. Порядок оформления и хранения дел, принятый в данной организации, излагается в Инструкции по организации делопроизводства. Она должна максимально учитывать специфику предприятия, особенности его менеджмента. Какая-либо излишняя унификация здесь не нужна. Однако сотрудники обязаны строго следовать утвержденной инструкции, обеспечивая единство документационной поддержки производственного и управленческого процесса. Текущее хранение дел Где осуществляется текущее хранение оформленных дел?     Места хранения документов обычно образуют разветвленную структуру. Некоторая часть дел хранится в секретариате руководителей высшего звена, другая часть - может храниться в канцелярии. Многие дела находятся в структурных подразделениях (в отделе кадров, бухгалтерии, отделе маркетинга и т.д.). Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре. Организацию мест хранения следует признать рациональной, если дела с документами оказываются размещенными БЛИЖЕ к своим потенциальным потребителям. Потери рабочего времени могут быть весьма значительными, если сотрудники вынуждены рыскать по всей организации в поисках нужного документа. И здесь вновь обостряется противоречие между двумя противоположными тенденциями: централизацией и децентрализацией делопроизводства. Весьма живучая бюрократическая культура административно-командной экономики поддерживает принцип жесткой централизации. Каждая пронумерованная и подшитая бумажка должна быть под контролем. Зарождающаяся культура новой экономики выступает за иные ценности: за предоставление большей свободы в работе с информацией непосредственным исполнителям. Широкое распространение должно получить практика создания ПЕРСОНАЛЬНЫХ МЕСТ ХРАНЕНИЯ документов. То есть, определенная часть служебной документации хранится у самого сотрудника (у менеджера, инженера, конструктора, экономиста, юриста). Современный квалифицированный и ответственный работник становится сам себе делопроизводитель. Наличие же электронных картотек (в которых регистрируется документация) должно снять опасения, что документы станут теряться и бесследно исчезать среди многочисленного персонала. Дела, хранящиеся у секретарей и делопроизводителей, могут быть выданы для работы сотрудникам по распоряжению руководства. На дело, выданное для внутреннего пользования, заводят карточку-заменитель. Сторонним организациям дела выдаются по акту .Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях и производится также с разрешения руководителя. Вместо документа оставляют заверенную его копию. По окончании календарного года дела должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив или их содержимое уничтожается. Электронный вариант организации мест хранения документов Даже частичная информатизация позволяет по-новому организовать места хранения дел, ускорить процесс поиска конкретного документа, сэкономить рабочее время и руководителей, и рядовых сотрудников. Электронный журнал регистрации делает "прозрачной" систему хранения дел, повышает на порядок оперативность работы с документами. Система компьютерной регистрации и поиска документов устанавливается на ПК Ответственного делопроизводителя, которому поступают все входящие и исходящие документы. Первая его методическая задача: организовать места хранения для регистрируемых документов. Хорошо представляя организационную структуру своего предприятия, он определяет те "МАРШРУТЫ" (присваивая им названия), по которым обычно отправляются документы. Это могут быть филиалы, заводы, цеха, производства, факультеты и т.д. В ряде случаев Ответственному делопроизводителю неизвестно конкретное место размещения отправляемых документов, поэтому в СВОЕМ журнале он ограничивается только указанием общего "маршрута". В других ситуациях названный "маршрут" ветвится на конкретные "ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ" (плановый отдел, сборочный участок, склад готовой продукции). Потенциальным подразделениям-получателям также присваиваются названия. Для многих отправляемых документов места хранения обозначаются в электронном журнале сочетанием "маршрута" и "подразделения". В отдельных случаях фиксируется персональное место хранения документа: указывается "маршрут", "подразделение" и ФАМИЛИЯ СОТРУДНИКА, у которого будет постоянно находится документ. Наконец, определенную часть документации Ответственный делопроизводитель размещает у себя: в сейфе, шкафах, на стеллажах. Он их обозначает удобным для себя способом, нумерует полки, указывает индексы заведенных дел-папок. Для этой группы документов места хранения обозначаются сочетанием: "маршрут" - "подразделение" - "шкаф" - "полка" - "дело". Таким образом, все централизованно зарегистрированные документы получают более или менее подробную "прописку". Имеющаяся система автоматического поиска по основным реквизитам позволяет за СЕКУНДЫ отыскать в электронном журнале регистрационную запись, в которой отмечено и место хранения документа. Данную компьютерную программу можно успешно использовать и отдельному сотруднику, которому по роду своих обязанностей приходится работать с большим количеством бумаг. С её помощью он легко создаёт на своём ПК индивидуальное место хранения документов. Тема 12. Передача дел на архивное хранение. План. Экспертиза документов. Постоянное хранение документов. Временное хранение документов. Уничтожение документов. Заключительный этап работы со служебными документами - обработка дел для их дальнейшего хранения, использования или уничтожения.   Все имеющиеся в организации документы разделяются на четыре группы: 1. постоянного хранения; 2. временного хранения (свыше 10 лет); 3. временного хранения (до 10 лет); 4. подлежащие уничтожению.  Процедура установления сроков хранения дел называется экспертизой. Её основная задача - определить ЦЕННОСТЬ документов и распределить их по указанным четырём группам. С одной стороны, надо обеспечить длительное и надёжное хранение наиболее важных, полезных документов. С другой, - необходимо свести до МИНИМУМА количество документов, передаваемых на долговременное или постоянное хранение. Каждый год во всевозможные архивы страны поступают миллионы экземпляров новых документов. Разрастающийся объём хранящейся документации затрудняет её дальнейшее использование. К тому же известно, что подавляющаяся часть архивных документов остаётся НЕВОСТРЕБОВАННОЙ. Экспертиза документов должна становиться более жесткой и в связи с тем, что в современных условиях информация быстро устаревает. Значительная часть документации в скором времени имеет лишь историческую ценность. Ежегодно в организациях производится ОТБОР документов на постоянное и временное хранение, а также на уничтожение. Эту процедуру проводит персонал структурных подразделений, работники службы делопроизводства, а также экспертная комиссия, которая может быть создана по решению руководства. Важнейший критерий оценки документов - их СОДЕРЖАНИЕ, значимость имеющейся в них информации. Учитывается также подлинность, юридическая сила, состояние документов. Принимается во внимание роль и место организации, учреждения, масштабы его деятельности. Экспертная комиссия (ЭК) является СОВЕЩАТЕЛЬНЫМ органом при администрации предприятия. В своей работе она руководствуется законодательными актами РФ по архивному делу, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы. ЭК не только подготавливает дела на архивное хранение, но и участвует в разработке номенклатуры дел, готовит предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Для длительного хранения документов служат: • архивы организаций ( предприятий); • ведомственные архивы; • центральные государственные архивы Дела временного (до 10 лет ) хранения в архивы могут не передаваться. Они остаются в централизованной службе документационного обеспечения или в структурных подразделениях. Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления: • документы в деле располагают в хронологическом порядке, если он был нарушен в процессе формирования дела; • удаляют из дела все металлические булавки и скрепки, так как они могут вызвать порчу документов при длительном хранении. • производят нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором; • переплетают дело или прошивают его в четыре прокола; • дополнительно указывают на обложке дела: количество листов, срок хранения дела, уточняют заголовок и крайние даты дела. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов.   Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы: 1. дела по личному составу предприятия; 2. дела по основной (производственной) деятельности. На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу). Опись – это систематизированный перечень заголовков и других сведений о составе и содержании дел. В конце каждой описи указывается количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела. На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Хранение документов в электронной форме Информатизация делопроизводства позволяет усовершенствовать процесс хранения документов. Если в организации документы создаются в электронной форме, то они могут легко храниться в памяти компьютера. Формируется виртуальный архив, не требующий ни специального помещения, ни шкафов, ни полок. Для большей надёжности электронные документы, отобранные для длительного хранения, могут записываться на сменные внешние носители ( дискеты, СD-ROM и т.д.). Однако электронные архивы могут создаваться и в том случае, если делопроизводство ведётся в традиционном бумажном виде. В этом случае наиболее важные, ценные документы постоянного и долговременного хранения предварительно СКАНИРУЮТ (переводят с помощью специального устройства в электронную форму), а затем записывают на СD-ROM.