Стандартизация архивного дела в РФ

Курс лекций по дисциплине «Стандартизация архивного дела в РФ» Тема 1. Введение. План лекции: 1.Актуальность и новизна дисциплины. 2. Предмет, цель и задачи курса. Место курса в образовательной программе. 3. Основные понятия курса. Становление и развитие стандартизации архивного дела в нашей стране. 4. Современная система стандартизации архивного дела в РФ: 4.1. Нормативное регулирование. 4.2. Органы и научно-методические центры. 4.3. Характеристика системы стандартов. 5.Нормативно-методические документы по стандартизации архивного дела в РФ. 6. Основные направления стандартизации архивного дела в РФ 7. Характеристика источников и литературы по курсу. 8. Структура дисциплины Предмет курса - система стандартизации архивного дела в РФ (организация, нормативное регулирование, классификация нормативных и методических источников и основных направлений стандартизации). В широком смысле слова стандарт это документ, который разработан на основе консенсуса, принят признанным на соответствующем уровне органом и устанавливает для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, и который направлен на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области. Система стандартизации включает в себя органы по стандартизации и уполномоченные научные организации, нормативные требования, регламентирующие стандартизацию архивного дела, характеристику видов документов, образующих источниковую базу стандартизации отрасли, в частности, виды стандартов. Актуальность курса связана с огромной сетью архивов организаций, государственных и муниципальных архивов РФ, хранилищ отделов рукописей библиотек и музеев, РАН и других научных учреждений, отраслевых депозитарных фондов, не имеющей аналогов в мире. Состав документов Архивного фонда РФ чрезвычайно разнообразен, что обуславливает большое значение отраслевой унификации архивных технологий. Со времен Генерального регламента Петра I архивное дело в нашей стране отличается высокой степенью стандартизации. Поэтому в деятельности службы ДОУ и архива стандарты, регламентирующие технологические аспекты работы и условия хранения документов, имеют практическое значение. Кроме того, на нормативную базу делопроизводства и архивного дела в нашей стране все больше влияют международные стандарты, отражающие современные тенденции в управлении документацией. Цель курса — изучение теоретических проблем и прикладных аспектов стандартизации архивного дела в РФ в связи с тем, что в деятельности архива стандарты, регламентирующие технологические аспекты работы и условия хранения документов, имеют огромное значение, а также учитывая высокую степень унификации и стандартизации архивного дела в нашей стране. Задачи курса: 1) изучение организации стандартизации в РФ, классификации стандартов, учреждений, разрабатывающих стандарты, основных понятий, используемых при проведении работ по стандартизации сферы архивного дела; 2) изучение истории стандартизации архивного дела в РФ; 3) изучение нормативно-правовых основ стандартизации архивного дела; 4) изучение информационных систем и основных информационных ресурсов, используемых при организации и про- ведении работ по стандартизации архивного дела; 5) изучение системы и основных положений национальных и отраслевых стандартов, регулирующих сферу архивного дела в РФ; 6) изучение влияния международных стандартов на стандартизацию архивного дела в РФ; 7) изучение взаимосвязи стандартов и нормативных документов, роли стандартов в нормативно-методической базе архивного дела в РФ. Место курса в образовательной программе. Курс базируется на предварительном усвоении студентами дисциплин: «Документоведение»; «Информационные технологии»; «Организация государственных учреждений России», «Стандартизация ДОУ в РФ». Дисциплина «Стандартизация архивного дела в РФ» дополняет знания, получаемые по одновременно изучаемым и последующим дисциплинам: «Обеспечение сохранности, реставрация и консервация документов»; «Информационные технологии в ДОУ и архивном деле»; «Архивоведение»; «Архивное право». Основные понятия курса регламентированы федеральным законом от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О тех- ническом регулировании» ( Собрание законодательства Россий- ской Федерации. 2002. № 52. Ч. 1 (30 декабря), а также ГОСТ 1.1-2002 Межгосударственная система стандартизации (МГСС). Термины и определения и ГОСТ Р 1.12-2004. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения. (Утвержден приказом Россстандарта от 30 декабря 2004 г. N 159-ст. Введен в действие с 01.07.2005.) Понятийный аппарат Вам должен быть знаком по курсу «Стандартизация ДОУ в РФ». Важнейшими для понимания системы стандартизации терминами являются «стандартизация» и «техническое регулирование». Согласно федеральному закону «О техническом регулировании» российская национальная стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Более широким является понятие «техническое регулирование» - правовое регулирование отношений в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции и связанным с требованиями к продукции процессам, в том числе выполнению работ или оказанию услуг и правовое регулирование отношений в области оценки соответствия. Применительно к архивной отрасли под работами и услугами имеются ввиду хранение, комплектование, учет архивных документов, информационные услуги, оказываемые архивами пользователям. В становлении и развитии стандартизации архивного дела в нашей стране мы можем выделить следующие этапы: 1) период российской империи с XYIII века до 1917 г. , когда впервые водились единые правила работы архивов. Архивное дело регламентировалось законами (среди которых следует назвать Генеральный регламент 28 февраля 1720 г., «Общее учреждение министерств5 июня 1811 г., «Учреждение губернских правлении» 1845 г.), а также указами Сената, ведомственными инструкциями по делопроизводству. Несмотря на то, что степень унификации архивных технологий была низкой, отсутствовали единые учетные единицы и классификационные признаки и не утихали споры ученых о методах архивного описания, уже тогда были заложены основы классификации документов по архивам и фондам и экспертизы ценности. Уже на этом этапе научная общественность через общества и археологические съезды активно влияла на работу архивов. 2) Период 1920- 1950-х годов. После создания советского государства регулирование архивного дела в еще большей степени чем в российской империи стало нормативным. Этому способствовало создание отраслевого органа управления архивным делом. В апреле 1918 г. был создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров был принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ). По вопросам архивного дела принимались декреты, постановления ВЦИК и СНК, отраслевые архивные и ведомственные нормативные акты. В период подчинения архивного ведомства НКВД СССР 1938-1958 годов было принято действие 35-ти ведомственных нормативных документов . Все это способствовало созданию единых правил описания, учета документов, складыванию системы перечней с указанием сроков хранения. К сожалению, привести практику архивного дела в соответствие с нормативными документами мешал недостаточный уровень подготовки кадров. Однако в разработке вопросов регулирования хранения документов принимала участие и научная общественность, в частности созданный в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ) и институт архивоведения (историко-архивный институт). 2) период 1960-х годов - первой половины 1990-х годов – развитие собственно стандартизации, при этом стандарты являются нормативным В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось поручалась разработка ЕГСД (Единой государственной системы документационного обеспечения управления). В этот период научная и методическая работа проводились на достаточно высоком уровне, важную роль в регулировании архивного дела играли ведомственные нормативные акты ГАУ при СМ СССР (в частности. положения о Государственном архивном фонде СССР 1958 и 1980 г), но на первое место выходят правила работы архивов, которые вобрали в себя итоги развития отечественного архивоведения: "Правила работы архивов учреждений, организаций и предприятий" (1956 г.), “Основные правила работы государственных архивов СССР” (1962 г., 1984), «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР» (1963), «Основные правила работы ведомственных архивов» (1986). В этот период появляются собственно стандарты, которые носят нормативный характер и раскрывают основные положения «Правил». Первоначально в 1960-70 гг. стандарты возникают в сфере регулирования работы с архивными документами, порожденными развитием НТР – научно-технической и аудиовизуальной документацией, затем с документами на традционных носителях. 3) период второй половины 1990-х -2010-х годов – современный этап стандартизации. В 2002 г. федеральным законом «О техническом регулировании» закреплен принцип многократного добровольного применения стандартов. Стандарты утратили нормативный и приобрели рекомендательный характер. При этом, поскольку сохранность архивных документов – чрезвычайно важный вопрос, за утрату документов предусмотрена юридическая ответственность вплоть до уголовной. Поэтому акцент в регулировании архивного дела приходится на нормативные акты – федеральные законы, перечни документов с указаниями сроков хранения и правила работы (государственных, муниципальных архивов и архивов организаций). Собственно стандарты и методические разработки ВНИИДАД играют в настоящее время вспомогательную роль, дополняя и развивая положения нормативных актов. Возросла роль в разработке стандартов и методических рекомендаций региональных органов управления архивным делом и государственных архивов субъектов федерации, негосударственных архивов, опыт которых обобщается и распространяется через зонально-методические советы и научно-практические конференции и семинары. В этот период была начата большая работа в области гармонизации международных и национальных стандартов, большую роль играют стандарты ИСО, в т.ч. принятые методом «обложки» (официальный перевод). Нормативная база деятельности по стандартизации основывается на федеральном законе «О техническом регулировании», закрепившем основную терминологию, виды стандартов, функции национального органа по стандартизации и уполномоченной научной организации, порядок работы по стандартизации. Следует учитывать, что стандартизация в РФ – часть общего процесса регулирования архивного дела. Нормативные документы, стандарты и методические разработки образуют единую нормативно-методическую базу архивного дела. Порядок разработки, оформления, вступления в силу, изменения и признания утратившими силу стандартов различается для - стандартов международных; - стандартов межгосударственных; - стандартов национальных; - стандартов национальных, принятых на основе международных. Для каждого из этих видов стандартов существует отдельный регламентирующий документ: 1) ГОСТ 7.55—99. Система стандартов по информации, библио- течному и издательскому делу (СИБИД). Основные требования/ Утвержден приказом Госстандарта России от 16.02.2000, введен в действие с 01.01.2001. 2) ГОСТ Р 1.2-2016 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления, внесения поправок, приостановки действия и отмены. Введен в действие с 18.06.2016. 3) ГОСТ Р 1.7-2008. Стандартизация Российской Федера- ции. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила оформления и обозначения при разработке на основе примене- ния международных стандартов. С измен. от 16.11. 2011; 4) ГОСТ 1.2-2009 Межгосударственный стандарт. Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, применения, обновления и отмены. Принят Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 36 от 1 ноября 2009 г.). Введен в действие с 01.05. 2010. Изменен 20.06. 2011 и Приказом Росстандарта от 30.09.2014 N 1262-ст  от 01.10.2014 5) ГОСТ Р ИСО 22310-2009. СИБИД. Руководство для разра- ботчиков стандартов по формулированию требований к управ- лению документами». М.: Стандартинформ, 2009. 6) Приказ Росстандарта от 22.11.2013 N 1974-ст "Об утверждении правил стандартизации" (участие РФ в международной стандартизации) Система органов по стандартизации складывается из международных, межгосударственых и национальных. Международная организация по стандартизации: организация по стандартизации, членство в которой открыто для соответствующего национального органа любой страны мира. Международными организациями по стандартизации являются: ИСО (Международная организация по стандартизации, ISO, the International Organization for Standardization), МЭК (Международная электротехническая комиссия, IEC, the International Electrotechnical Commission) и МСЭ (Международный союз электросвязи, ITU, the International Telecommunication Union), которые формируют специализированную систему всемирной стандартизации. Значительную роль в разработке стандартов в области документоведения играет ТК 46 ИСО «Информация и документация». Национальный орган РФ по стандартизации - орган или организация, уполномоченная Правительством Российской Федерации исполнять соответствующие функции. Таким органом с 2004 г. является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование). Национальный орган осуществляет свою деятельность непосредственно, через свои территориальные органы и через подведомственные организации. Рабочими органами этой структуры являются технические комитеты. Уполномоченная научная организация по стандартизации: научная организация любой организационной формы собственности, основным предметом деятельности которой является проведение работ или оказание услуг в области стандартизации и которая уполномочена на выполнение полностью или частично одной или более функций национального органа Российской Федерации по стандартизации. Секретариат Технического комитета 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело" (ТК 191 СИБИД) расположен во Всероссийском институте научной и технической информации РАН (ВИНИТИ РАН). ТК 191 СИБИД Ростехрегулирования является «зеркальным» (выполняющим аналогичные функции) комитетом ИСО ТК 46. Разработкой стандартов в области документоведения занимается ПК 4 «Управление документацией», являющийся зеркальным подкомитетом ИСО/ТК 46/ПК 11 «Управление документацией и архивами». ПК 4 действует на базе ВНИИДАД. Также функциями по стандартизации наделена Федеральная архивная служба по Положению призванная «согласовывать отраслевые стандарты, инструкции и образовательные программы в области архивного дела и делопроизводства, разрабатываемые государственными органами». Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» перечисляет виды документов, в соответствии с которыми регулируется архивное дело: международные договоры РФ, федеральные законы, законы субъектов РФ, перечни документов и правила работы архивов, утвержденные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Особую роль играют Правила работы архивов. Они делятся на нормативные и рекомендательные. К первым относятся: - Правила организации хранения комплектования, учета и ис- пользования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиоте- ках, организациях РАН. М., 2007. 100 с. - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Утверждены Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 , зарегистрированы в Минюсте РФ 7 сентября 2015 г. Роль методических документов играют: - Основные правила работы государственных архивов с кино- фотофонодокументами / Сост. В.М. Магидов, А.А. Кобелькова, Е.П. Тараканова. М., 1980; - Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах / Сост. В.М. Ма- гидов. Л.А. Кобелькова, Ф.А. Гедрович, В.А. Устинов. М., 1989; - Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. М., 1991; - Основные правила работы архивов организаций / Росархив. ВНИИДАД. М., 2002; - Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации/Одобрены решением Коллегии Росархива от 26 марта 2003 г; Росархив, ВНИИДАД. М, 2003. Стандарты и методические разработки дополняют положения правил. В систему стандартов входят международные, межгосударственные, национальные, отраслевые и локальные стандарты, а также технические условия, технические регламенты, классификаторы, правила стандартизации. Международный стандарт - стандарт, принятый международной организацией. Например: - ИСО 11799:2003 Международный стандарт. Информация и документация. Требования к хранению архивных и библиотечных материалов; - Общий международный стандарт описания архивных доку- ментов. Утвержден специальной комиссией по стандартам опи- сания. Стокгольм, Швеция, 21-23 января 1993 г. / Междун. совет архивов. Оттава, 1994, International Standard Archival Description, ISAD (G). Межгосударственный стандарт - региональный стандарт, принятый Евразийским советом по стандартизации, метрологии и сертификации и доступный широкому кругу пользователей. Например: - ГОСТ 7.50-2002 Межгосударственный стандарт. СИБИД. Консервация документов. Общие требования. Принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 2 от 5 марта 2002 г.); - ГОСТ 2.501-2013 ЕСКД. Межгосударственный стандарт. Правила учёта и хранения. Утвержден Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 58-П от 28 августа 2013 г.) Введен в действие 01.06.2014. Национальный стандарт РФ - утвержденный национальным органом Российской Федерации по стандартизации стандарт, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Например: - ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185, введен в действие с 1 марта 2014 г. Отраслевой стандарт (ОСТ) создаётся для продукции, имеющей отраслевое значение. Как правило, он создаётся в тех отраслях, где государственные стандарты нуждаются в серьёзной доработке или вообще отсутствуют. Например: Отраслевой стандарт. ОСТ 55.6-85. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. Утвержден и введен в действие приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 11 июня 1985 г. № 181 с 01.01.1986. Технические условия составляются непосредственно производителями, после чего заверяются министерством, отвечающим за данную отрасль, которое может внести туда небольшие поправки. Подобные ситуации возникают, когда государственные или отраслевые стандарты слишком требовательны или наоборот, недостаточно описывают требования. Например:  Коробки из картона, бумаги и комбинированных материалов. Общие технические условия. М.:Стандартинформ, 2007. Технический регламент - документ, который принят международным договором Российской Федерации или постановлением Правительства Российской Федерации, или нормативным правовым актом федерального органа исполнительной власти по техническому регулированию и устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования. Например: Типовой технологический регламент изготовления страховых копий фотодокументов / РГАНТД; РГАКФД, А.И. Серебренников, З.А. Бектимирова, Ф.А. Гедрович, Т.К. Иванова, Н.А. Калантарова.– М., 1997. Общероссийский классификатор (технико-экономической и социальной информации) - нормативный документ, устанавливающий систематизированный перечень наименований и кодов объектов классификации и/или классификационных группировок и принятый на соответствующем уровне стандартизации. Например: Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации / авт.-сост. В.Г. Ларина, Н.М. Андреева, М.С. Астахова; Росархив, ВНИИДАД.– М., 2007. Стандарт организации - стандарт, утвержденный и применяемый организацией для целей стандартизации, а также для совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также для распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок. Например, классификатор к предметно-тематическому указателю баз данных по директивным документам ЦК ВКП(б) периода Великой отечественной войны, хранящихся в РГАСПИ (разработан ВНИИДАД) или инструкции по описанию фондов. Правила стандартизации - нормативный документ, устанавливающий обязательные для применения организационно-методические положения, которые дополняют или конкретизируют отдельные положения основополагающего национального стандарта и определяют порядок и методы выполнения работ по стандартизации. Например: Приказ Росстандарта от 22.11.2013 N 1974-ст "Об утверждении правил стандартизации". По объектам регулирования мы можем выделить следующие направления стандартизации; - архивоведческое терминоведение; - стандартизация и унификация сроков хранения документов; - обеспечение сохранности до- кументов на традиционных носителях. - регламентирование создания страхового фонда и фонда пользования. - стандартизация описания архивных документов - классификация документной информа- ции, унификация и редактирование классификаторов; - стандартизация форматов описания; - стандартизация использования архивных документов. - стандартизация управления архивным делом, регламентация работы архивных учреждений по оказанию услуг населению; - стандартизация хранения аудиовизуальных документов; - стандартизация хранения научно-технических документов; - стандартизация хранения электронных документов. Источники и литературу по курсу можно разделить на следующие группы: • Нормативные документы • Концепция и программы стандартизации (федеральные региональные) • Информационные ресурсы по стандартизации архивного дела • Материалы конференций, зональных научно-методических советов • Учебные пособия • Научные статьи, освещающие опыт стандартизации Курс состоит из следующих разделов: Раздел 1. История стандартизации архивного дела в РФ. Раздел 2. Организация стандартизации архивного дела в РФ. Источники по стандартизации архивного дела в РФ. Раздел 3. Унификация архивоведческих терминов Раздел 4. Стандартизация хранения документов на традиционных носителях. Раздел 5. Стандартизация хранения аудиовизуальных Раздел 6. Стандартизация хранения научно-технических документов. Раздел 7. Стандартизация хранения документов на машинных носителях (электронных документов). Контрольные вопросы к лекции: 1) Что понимают под стандартизацией и техническим регулированием архивного дела? Какова роль собственно стандартов в регулировании архивного дела? 2) Какова система национальных органов стандартизации в РФ? Какое участие они принимают в работе международных организаций по стандартизации? 3) Какими документами регламентирована деятельность по стандартизации в РФ? 4) Какова классификация стандартов, действующих в РФ в области архивного дела? 5) Каковы основные направления стандартизации архивного дела в РФ по объектам стандартизации? Тема 2. История стандартизации архивного дела в РФ. План лекции: 1. Регулирование архивного дела в Российской империи. 1.1.Законодательные акты. 1.2. Ведомственные акты и регулирование работы «текущих» архивов. 1.3. Роль научной общественности в выработке правил хранения и уничтожения архивных дел. 1.4. Нормативно-методическая база работы исторических архивов. 2. Регулирование архивного дела в советском государстве в 1917-1950-е гг. 2.1 Архивное законодательство. 2.2 Акты органа управления архивным делом (правила, инструкции, циркуляры) 2.3. Роль института архивоведения и научной общественности в рассмотрении проблем архивного дела. 3. Регулирование архивного дела в 1960-90 ее. Стандартизация архивного дела. 3.1. Роль ВНИИДАД и МГ ИАИ в разработке нормативных и методических документов в области архивного дела. 3.2. Правила работы архивов. 3.3 Собственно стандарты в архивном деле. 3.4. Влияние научно-технического прогресса на стандартизацию архивного дела. 4. Стандартизация архивного дела в 2000 г. 4.1. Современная нормативно-методическая база регулирования архивного дела, роль стандартов. 4.2 Международная и межгосударственная стандартизация. 4.3 Влияние информатизации на стандартизацию архивного дела. Несмотря на то, что национальная система стандартизации архивного дела в современном понимании сложилась в нашей стране во второй половине XX века, можно утверждать, что предпосылки ее возникли в XYIII-XIX веках. Если понимать стандартизацию в широком смысле слова, как деятельность, направленную на разработку и установление требований, норм, правил, характеристик как обязательных для выполнения, так и рекомендуемых, цель которой достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм, мы можем утверждать, что современные стандарты явились результатом научной и практической деятельности многих поколений архивистов. К предпосылкам унификации и стандартизации архивного дела можно отнести: - высокий уровень централизации и бюрократизации власти, следствием которого стало регулирование архивного дела в законодательных актах, связанных с реформами госаппарата; - роль научной общественности в обсуждении норм и правил работы архивов; - ведомственный фактор – обсуждение и обобщение опыта текущих и исторических ведомственных архивов – МАМЮ, МГАМИД, ПГАМИД, ВУА, Лефортовского архива – в основном, в области описания документов. Во вводной лекции уже было сказано об огромной роли таких законодательных актов как «Генеральный регламент» 1720, «Общее учреждение министерств» 1811 г., “Учреждения губернских правлений” 1845 года, сенатские указы в регулировании архивного дела. В Генеральном регламенте 1720 года было сказано: “Книги, документы, дела, учиненные регистратурных, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются”, то есть был закреплен принцип передачи законченных делопроизводством дел на хранение из структурных подразделений в архивы организаций, в данном случае, коллегий. Развивающаяся архивоведческая наука и научная общественность стали оказывать влияние на стандартизацию архивного дела уже в XIX веке. В центре дискуссий на археологических съездах, в общественных организациях (Общество любителей и истории и древностей российских, археологическое общество, Российское историческое общество, военно-историческое общество и др.) были единые правила хранения и уничтожения архивных дел, стремление ученых вывести экспертизу ценности их ведения чиновников и отдать на откуп источниковедам – историкам. Особенно остро вопрос встал после реформ 1860-70 гг., когда документы ликвидируемых учреждений подверглись массовому уничтожению. Неудачной из-за отсутствия квалифицированных кадров попыткой создание научных органов для руководства экпертизой ценности были губернские ученые архивные комиссии. Также большую роль в обсуждении норм и рекомендаций в области архивного дела сыграл «Союз Российских архивных деятелей». Т.е. уже во второй половине XIX вырабатывается представление о том, что единые правила для архивов должны вырабатывать ученые. Среди ведомственных разработок стоит упомянуть Правила разборки и уничтожения архивных дел в различных министерствах, появившиеся после указа 1830, разрешившего уничтожение документов государственного делопроизводства. Например, Правила Военного министерства “О порядке хранения и уничтожения решенных дел” (1836 г.,), циркуляр Министерства внутренних дел “О разборке архивных дел учреждений Министерства внутренних дел” от 9 декабря 1852 года и 5 марта 1853 года, которые были первыми ведомственными перечнями документов, подлежащих и не подлежащих хранению. В исторических архивах в XIX веке разрабатывали инструкции по описанию, и учету, которые отражали разные научные подход таких ученых как создатели описей и каталогов архивов Министерства юстиции, Сената, Синода, собраний рукописей музеев и библиотек середине – второй половине XIX века - П.Иванова,А.Х. Востокова, В.С.Иконникова, Н.В.Калачова, Н.Н. Бантыш-Каменского и других. В этих справочниках были заложены не только основы характеристики содержания, но с классификаци дел фонда, создания вспомогательного справочного аппарата к описи. Ученые вели дискуссии о том, чья методика должна стать эталоном для всех архивных учреждений. Так, в первой половине XIX века выделяются два подхода к описанию дел : П.М. Строева и А,Х. Востокова. П.М, Строев был сторонником максимальной лаконичности и объективности при создании описи для исследователей, ан е для справочной работы учреждения. А. Х. Востоков, напротив, считал что что следует подробно раскрывать содержание каждой рукописи, приводить обширные выписки из документов, начертания букв, проводить анализ текста документов, места и времени происхождения. В период 1920-50-х гг. регулирование архивного дела остается сферой права. С изданием декретов «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» (1 июня 1918 года), «О хранении и уничтожении архивных дел» (31 марта 1919 г.) и других архивное право становится самостоятельной отраслью. В 1930-е годы появляются собственно стандарты в области ДОУ, однако архивное дело регулируется законами и подзаконными актами. Процесс выработки единых правил и требований был централизован с созданием единого орган управления архивным делом – главного управления архивным делом, Главархива, Центрархива, который в разное время подчинялся различным ведомстам - Наркомпросу РСФСР, НКВД (МВД) СССР, а также напрямую СНК РСФСР, Совету Министров СССР (правительству). Практика работы ведомственных и государственных архивов изучалась и обобщалась, выливалась в положения инструкций, например, «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях РСФСР» (1925). Большую роль в разработке единых правил по-прежнему играла научная общественность. Важнейщие проблемы единой методики архивного дела обсуждались на всероссийских конференциях и съездах архивных деятелей, разрабатывались институтом техники управления и институтом архивоведения. Так, учетные М.С Вишневский и Н.А. Фомин внесли большой вклад в теорию описания документов. В 1920-30-е годы продолжались дискуссии о научном и инвентарном описании, обсуждались и состав описательной статьи, степень подробности описания. Единая форма архивной описи дел управленческой документации сложилась сравнительно поздно, в 1940-50-х годах. Научные подходы фиксировались к циркулярах и инструкциях Главархива (Центрархива, ЦАУ), например, Руководстве Центрархива по приему, размещению и составлению описей архивного материала 1922 г., «Правилах составления инвентарной описи» ЦЦАД НКВД СССР, «Основных правилах описания документальных материалов в государственных архивах СССР» (1951 г.). В 1930-е годы развивалась нормативно-методическая база экспертизы ценности документов. Экспертиза была снова передана от госархивов в делопроизводство учреждений, в связи с этим разборочным комиссиям понадобились перечни – нормативные документы, фиксирующие сроки хранения. В середине 1930х годов были изданы ведомственные перечни, в 1941-43 гг. и 1956 г. был подготовлен и переиздан первый типовой перечень документов с указанием сроков хранения. В 1958 г. были подготовлены «Правила экспертизы ценности в государственных архивах», закрепившие критерии экспертизы ценности. В результате научных дискуссий об источниках комплектования государственных архивов конца 1950- начала 60 годов появились «Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР» (1960, 1987 гг.) В период 1960-90-х гг. главная роль в регулировании архивного дела принадлежит правилам работы архивов. В зависимости от профиля специфики состава документов и функций архивы были разделены на две категории – государственные и ведомственные (архивы организаций - источников комплектования). Эта традиция идет еще с XVIII века, когда архивы делились на «текущие» и «исторические». Соответственно были разработаны основные правила работы архивов организаций и основные правила работы государственных архивов. Значительную роль на данном этапе играют собственно стандарты. В 1960-90 е годы стандарты являются нормативными документами. Они раскрывают и конкретизируют положения правил работы архивов. Сначала были разработаны правила для ведомственных архивов - "Правила работы архивов учреждений, организаций и предприятий", изданные в 1956 г. В 1963 г., основываясь на правах по контролю за делопроизводством, предоставленных ГАУ при СМ СССР, Главное архивное управление разработало "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР". Оно исходило из того, что работа учреждений, организаций и предприятий с документами как в делопроизводстве, так и в архиве представляет единый процесс. В отличие от Правил 1956 г. в Основных правилах унифицированы, например, требования к заголовкам дел в номенклатурах и описях дел постоянного и долговременных сроков хранения, для документов сроком хранения до 10 лет рекомендовалось ограничиться номенклатурами дел, без составления описей. По по-новому излагался порядок проведения экспертизы ценности, основное внимание обращалось не на выделение дел к уничтожению, а на отбор документов, подлежащих постоянному хранению. В связи с этим обязательному рассмотрению и утверждению экспертно-проверочных комиссий архивных учреждений подлежали не отборочные списки, а описи дел, отобранных на постоянное хранение. Значительное внимание было уделено созданию каталогов документов как одного из основных видов научно-справочного аппарата. В целях правильной группировки документальных материалов рекомендовалось разрабатывать схемы классификации документов. В 1986 г. были опубликованы «Основные правила работы ведомственных архивов СССР». В 1962 г. Были разработаны «Основные правила работы государственных архивов СССР», переработанные в 1984. В связи с развитием технотронной документации в МГИАИ были разработаны Основные правила работы с кино- фото-фонодокументами в государственных архивах (1980) и в ведомственных архивах (1989). Также были разработаны основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах (1985) и в организациях и на предприятиях (1991). Развивалась нормативная база экспертизы ценности документов. Отраслевые стандарты утверждались приказами ГАУ при СМ СССР. Большую роль в разработке стандартов и правил в 1960-80 е годы играет Московский государственный историко-архивный институт (МГИАИ) и Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), созджанный в 1966 г. Что касается собственно стандартов, они регулировали прежде всего системы документации, созданные развитием научно-технического прогресса – аудиовизуальную и научно-техническую документацию: В 1968 г. ГОСТ по правилам учета и хранения единой системы конструкторской документации (ЕСКД); в 1978 г ГОСТ по правилам учета и хранения проектной документации для строительства (СПДС), системе документации по изобретениям и открытиям; в 1981 г. – ГОСТ по единой системе технологической документации. В 1978-85 гг. вышли ГОСТы регламентирующие упаковку, носители, маркировку, транс- портирование и хранение кинопленок, фильмовых ма- териалов и магнитных лент. В 1984 г. были приняты отраслевые стандарты ОСТ 55.1-1984 и ОСТ 55.2-1984, содержащие правила государственного хранения оригиналов и страховых копий фотодокументов и документов на пленочных носителях. Комплексно проблемы хранения аудиовизульаных документов были рассмотрены в межгосударственных стандартах «ГОСТ 7.65-92 СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению» (введен в действие с 2003 г.) и «ГОСТ 7.68-95 СИБИД. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к ар- хивному хранению» (с 1997 г.). Также были стандартизированы требования к хранению микрофильмов (ГОСТ 13.1.101-93. Межгосударственный стандарт. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения). В 1984-89 гг. в связи с автоматизацией процессов управления выходят ГОСТы и методические рекомендации, регламентирующие хранение документов на машинных носителях: РД 50-524-84 Порядок хранения документов на машинных носителях; ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники; ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Докумен- ты на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и об- ращения. Что касается обеспечения сохранности документов на традиционных носителях, то в 1972 г были регламентированы ГОСТом правила оформления обложек архивных дел, в 1984 г. установлены требования к хранению документов в библиотеках и органах научно-технической информации. В 1985 Главное архивное управление при Совете Министров СССР утвердило отраслевой стандарт ОСТ 55.6-85 «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования». В 1991 были установлены ГОСТ 12.1.004-91. ССБТ требования к пожарной безопасности. Также были стандартизированы основные требования и понятия в области архивного дела – в 1970, 1983, 1998 гг. были приняты ГОСТы «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в 1983 г. создан «Словарь современной архивной технологии социалистических стран» (см. лекцию 3). Методические разработки ВНИИДАД касались, в основном, создания научно-справочного аппарата. С 1965 г. в архивоведение были внедрены представления о системе научно-справочного аппарата, разработаны пособия по созданию справочников на основе дифференцированного подхода к описанию. В 2000-е годы в связи с принятием федерального закона «О техническом регулировании» утверждаются новые принципы стандартизации, в частности, добровольный и рекомендательный характер применения стандартов, выработанных в результате консенсуса профессионального сообщества. Большую роль в разработке стандартов во всем мире играют общественные организации – в частности, гильдии управляющих документацией. В связи с этим расширяется сфера архивного права, в федеральных законах и подзаконных актах федеральных органах исполнительной власти, актах субъектов РФ все в большей степени находят отражения правовые нормы, связанные с хранением архивных документов. Огромную роль в формировании архивного права как самостоятельной отрасли права сыграло принятие основ законодательства РФ «Об архивном фонде РФ и архивах» и на их основе законов субъектов федерации об архивных фондах субъектов федерации. Много норм содержится в гражданском праве, в частности федеральные законы об акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью, производственных кооперативах и т.п. содержат перечень документов организаций различных организационно-правовых форм , которые они обязаны хранить до ликвидации. Также вопросы хранения документов отражены в трудовом, налоговом, таможенном праве, законе о бухучете и т.п. В кодексе об административных правонарушениях, уголовном кодексе приведены нормы ответственности за утрату архивных документов. В 2004 году были принят федеральный закон «Об архивном деле в РФ». Согласно закону главным нормативным документом, регламентирующим деятельность архивов являются правила работы архивов , утвержденные федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела – Росархивом. В 2002 году ВНИИДАД были разработаны, а коллегией Росархива утверждены основные правила работы архивов организаций и основные правила работы государственных архивов. Ныне действующими нормативными документами являются единые правила для государственных и муниципальных архивов, утвержденные в 2007 году - «Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН». Для архивов организаций правила организации хранения комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в органах исполнительной власти, местного самоуправления и организациях были утверждены в 2015 году. В 2003 г. были разработаны правила работы с научно-техническими документами в государственных архивах. Для аудиовизуальных документов привила работы архивов разработаны в данный период не были, видимо в связи с тем, что аудиовизуальные документы создаются в цифровом формате на электронных носителях и на них распространяются нормы работы с электронными документами. Также большую роль для развития нормативной базы архивного дела сыграла разработка перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения в 2000 и 2010 г. В 2000-е годы разработкой нормативных правовых актов по вопросам документационного обеспечения управления занимаются Правительство Российской Федерации, Минэкономразвития России и другие федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Сложилась национальная система органов стандартизации в РФ (см. вводную лекцию). Россия интенсивно проходит путь интеграции в мировое сообщество, и все острее в этой связи встает проблема установления единых требований (стандартов), в том числе в сферах ДОУ и архивного дела. Поэтому на современном этапе особое значение имеет гармонизация национальных стандартов РФ и международных стандартов, подготовленных ИСО. Одним из принципов стандартизации является принятие национального стандарта на основе международного. И в этой связи разработка и внедрение ВНИИДАД национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования», являющимся аутентичным переводом международного стандарта ISO 15489-1—2001 «Information and documentation. Records management. General», можно охарактеризовать одним из ключевых решений развития регламентирования ДОУ и архивного дела. Впервые требования к организации работы с документами были приведены в соответствие с международными стандартами, а процесс управления документами был возведен в одну из важнейших функций менеджмента. Важным аспектом стандартизации на современном этапе также является долговременное хранение электронных документов, создаваемых системами электронного документооборота. Например, ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»  был введен в действие 1 августа 2012 года в соответствии с приказом Министерства промышленности и торговли РФ от 18.10.2011 №466-ст. 13. Стандарт содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме. Комплексно проблема хранения электронных документов рассмотрена в ГОСТ Р 54989-2012. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. ГОСТ утвержден Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии в 2012 г. на основе технического доклада ИСО. В 2013 году ВНИИДАД были разработаны рекомендации по организации хранения электронных документов в государственных и муниципальных архивах и архивах организаций. В области описания документов и документной информации большое значение имеют стандарты, разработанные Международным Советом архивов, например, «Общий международный стандарт описания архивных документов», утвержденный специальной комиссией по стандартам описания (Стокгольм, Швеция) 21-23 января 1993 г. Принцип многоуровнего описания, введенный этим стандартом нашел отражение в основных правилах работы архивов государственных и муниципальных архивов (2007). Таким образом, на современном этапе стандарты как и в 1960-90-е годы раскрывают и конкретизируют положения правил работы архивов и других нормативных документов. Кроме того, в отличие от других методических разработок и рекомендаций, внедренных в 2000-е годы, которые также ка и стандарты, носят рекомендательный характер, они играют важную роль, способствуя унификации норм и правил работы архивов в международном масштабе, что особенно важно в эпоху глобализации всех процессов управления документами. Контрольные вопросы по теме: 1) Дайте характеристику основным этапам стандратизации архивного дела. 2) Какое влияние на стандартизацию архивного дела оказало его централизация (создание системы оргганов управления) архивным делом? 3) Какое влияние на стандартизацию архивного дела оказало появление и развитие аудиовизуальных, научно-технических и электронных документов? 4) В чем проявляется гармонизация интеграция стандартизации архивного дела в нашей стране и за рубежом? Тема 3. Организация стандартизации архивного дела в РФ. Источники по стандартизации архивного дела в РФ. План лекции: 1. Нормативно-правовые акты и стандарты, регламентирующие стандартизацию архивного дела в Российской Федерации. 1.1 Федеральные законы и подзаконные акты. 1.2 Стандарты. 1.3. Правила стандартизации. 2. Национальный орган по стандартизации, его функции и структура. 2.1 Технические комитеты и подкомитеты как рабочие органы Ростехрегулирования. 2.2 Роль ВИНИТИ и ВНИИДАД в СИБИД. 2.3. Связь национальных органов стандартизации с международными и межгосударственными. 3. Классификация стандартов в области архивного дела и порядок их разработки и введения. 4. Роль стандартов в нормативно-методической базе архивного дела в РФ на современном этапе. Основу нормативной базы стандартизации архивного дела в РФ на современном этапе составляют законодательные и подзаконные акты. Прежде всего это федеральный закон "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ и Концепця развития национальной системы стандартизации, утвержденная распоряжением Правительства Российской Федерации от 28 февраля 2006 г. N 266-р. Национальная система стандартизации включает в себя совокупность органов, осуществляющих стандартизацию, видов стандартов, порядка их разработки и принципов стандартизации. Национальная система стандартизации строится на следующих принциппах: -добровольного применения стандартов; - максимального учета при разработке стандартов законных интересов заинтересованных лиц; - применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта, за исключением случаев, если такое применение признано невозможным (см. ст. 12 Закона "О техническом регулировании"). На территории Российской Федерации существует несколько видов документов, использующихся в области стандартизации. Среди них: - технические регламенты; - стандарты; - правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; - общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.(см. ввоодую лекцию.) Система органов, осуществляющих стандатизацию складывалась в нашей стране в течение длительного времени. рвый государственный орган, отвечающий за стандар­тизацию,— Комитет по стандартизации при Совете Труда и Обороны — был создан в 1925 г. Основной категорией стандартов был общесоюзный стандарт — ОСТ. Первые ОСТы имели юридическую силу, равную закону, хотя некоторые имели рекомендательный характер. Разработкой их занимались профильные наркоматы. В 1940 г. был организован Всесоюзный комитет по стандартизации, и ОСТы заменили ГОСТами — Государственными общесоюзными стандартами. В 1954 г. был создан Комитет стандартов, мер и измерительных приборов при Совете Министров СССР. 9 ноября 1970 ᴦ. Указом Президиума Верховного Совета СССР Комитет стандартов, мер и измерительных приборов при Совете министров СССР был преобразован в Государственный комитет стандартов Совета министров СССР (Госстандарт СССР). В 1968 г. постановлением Совета Министров СССР была создана Государственная система стандартизации (ГСС), представляющая собой совокупность Государственных стандартов четырех видов: государственный стандарт СССР, республиканский, отраслевой стандарт, стандарт предприятия. Ведущую роль в ее разработке сыграл Всесоюзный научно-исследовательским институтом по стандартизации (ВНИИС). В этот период функция разработки стандартов от министерств и ведомств перешла к отраслевым НИИ , в том числе созданному в 1966 г. ВНИИДАД. В 2000-е годы национальным органом по стандартизации является Агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование), образованное в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 20 мая 2004 г. N 649 на базе Госстандарта. У Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии достаточно широкие полномочия: 1. Проводить в установленном порядке конкурсы и заключатьгосударственные контракты на размещение заказов на поставкутоваров, выполнение работ, оказание услуг, на проведение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологическихработ для государственных нужд в установленной сфере деятельности, в том числе для обеспечения нужд Агентства. 2. Осуществлять полномочия собственника в отношении федерального имущества, необходимого для обеспечения исполнения функций федеральных органов государственной власти, в том числе имущества, переданного федеральным государственным унитарным предприятиям, федеральным государственным учреждениям и казенным предприятиям, подведомственным ему. Организовывать: - экспертизу и подготовку заключений по проектам федеральных целевых программ, а также межотраслевых и межгосударственных научно-технических и инновационных программ; - экспертизу проектов национальных стандартов; - сбор и обработку информации о случаях причинения вреда вследствие нарушения требований технических регламентов,а также информирование приобретателей, изготовителей и продавцов по вопросам соблюдения требований технических регламентов; Осуществлять: - опубликование в установленном порядке уведомлений о разработке и завершении публичного обсуждения проектов технических регламентов, проекта федерального закона о техническом регламенте, а также заключений экспертных комиссий по техническому регулированию на проекты технических регламентов; - опубликование уведомлений о разработке, завершении публичного обсуждения и утверждении национальных стандартов, перечня национальных стандартов, которые могут на добровольной основе применяться для соблюдения требований технических регламентов, официальное опубликование национальных стандартов и общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации и их распространение; - создание технических комитетов по стандартизации и координацию их деятельности; - принятие программы разработки национальных стандартов; утверждение национальных стандартов; - учет национальных стандартов, правил стандартизации, норм и рекомендаций в этой области и обеспечение их доступности заинтересованным лицам; - ведение в действие общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; - проведение в установленном порядке работ по аккредитациив установленной сфере деятельности; - организационно-методическое руководство работами по созданию федеральной системы каталогизации для федеральных государственных нужд; - функции национального органа по стандартизации в порядке, определяемом федеральным органом по техническому регулированию; - определение общих метрологических требований к средствам, методам и результатам измерений; - межрегиональную и межотраслевую координацию деятельности в области обеспечения единства измерений, координацию проведения работ по аккредитации организаций, осуществляющих деятельность по оценке соответствия, и координацию деятельности по развитию системы кодирования технико-экономической и социальной информации; - ведение федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов; - ведение единой информационной системы по техническому регулированию, общероссийских классификаторов информации и другие. Национальный орган стандартизации обязан взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями в конкретной сфере деятельности. Основными направлениями работ Ростехрегулирования в области международного сотрудничества являются: -участие и защита интересов России в деятельности международных (региональных) организаций по стандартизации, метрологии и сертификации; - обеспечение ведущей роли России в деятельности по межгосударственной стандартизации, метрологии и сертификации в рамках СНГ; -обеспечение стандартизации в рамках мирной торговой организации (ВТО); - гармонизация национальных стандартов Российской Федерации, правил и процедур подтверждения соответствия продукции и услуг установленным требованиям с международно признанными стандартами, правилами и процедурами; - повышение конкурентоспособности отечественной продукции, расширение экспорта продукции и услуг и объемов импорто-замещения; - выполнение международных обязательств и повышение авторитета России на международной арене; -защита национальных интересов и обеспечение национальной безопасности; Рабочими органами Ростехрегулирования, непосредственно занимающимися разработкой национальных стандартов, являются с 1970-х годов технические комитеты. Создание технических комитетов - это функция управления технического регулирования и стандартизации. Секретариат Технического комитета 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело" (далее - ТК 191 СИБИД) расположен во Всероссийском институте научной и технической информации РАН (ВИНИТИ РАН), созданном 1952 г. В структуру ТК 191 входят подкомитеты (далее ПК), за которыми закреплена следующая тематика: ПК 1 "Научно-техническая информация"; ПК 2 "Библиотечное дело"; ПК 3 "Издательское дело"; ПК 4 "Управление документацией". В соответствии с Положением о ТК 191 СИБИД к его функциям относятся следующие: - разработка предложений к ежегодной и долгосрочной программам национальной стандартизации и программы стандартизации ИСО/ТК 46; - разработка, рассмотрение, согласование, подготовка к принятию проектов национальных, межгосударственных и международных стандартов; - разработка документов нормативного характера по тематике ТК 191 в международных органах по стандартизации, членом которых является Россия (ТК 191 СИБИД Ростехрегулирования является «зеркальным» комитетом ИСО/ТК 46 "Информация и документация" не только на уровне технического комитета (ТК), но и на уровне всех его подкомитетов (ПК), что закреплено Приказом Ростехрегулирования от 18.02.2008 N 301 Согласно правилам национальной стандартизации - Пр 50.1.008-2009 - термин "зеркальный" ТК или ПК обозначает идентичный, равнозначный, аналогичный по направлениям деятельности.) ; - пересмотр, подготовка изменений и предложений по отмене стандартов; - проведение экспертизы стандартов; - проведение научных исследований по проблемам международной и национальной стандартизации и другие. Федеральным уполномоченным органом исполнительной власти в области стандартзации ДОУ и архивного дела является Федеральное архивное агентство (Росархив), в ведении которого находится ВНИИДАД. ВНИИДАД, в свою очередь, является базовой организацией по разработке национальных стандартов в области управления документацией и архивного дела, участвуя в деятельности Технического комитета по стандартизации (ТК) 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело». Приказом Федерального агентства по техническому регулированию (Росстандарт) заместителем председателя ТК 191 утвержден директор ВНИИДАД, который также возглавляет Подкомитет (ПК) 4 «Управление документацией» данного технического комитета. В состав подкомитета входят представители учреждений высшего профессионального образования, государственных архивов и бизнеса. Объектами стандартизации подкомитета являются следующие области деятельности: управление документами; автоматизация систем документационного обеспечения; управление архивным делом; гармонизация международных стандартов с отечественной практикой работы в сфере управления документацией. Правовой основой для организации деятельности подкомитетов в составе ТК является ГОСТ 1.1-2013 (п. 7.3 Работа подкомитетов и рабочих групп). В своей деятельности ПК 4 руководствуется следующими основополагающими принципами: – обеспечение преемственности работ по стандартизации; – обоснованность разработки документов в области стандартизации; – открытость (прозрачность) процедур разработки документов в области стандартизации; – обеспечение доступности документов в области стандартизации и информации о них для заинтересованных лиц; – однозначность понимания требований, включаемых в документы в области стандартизации и др. 13 марта 1992 г. страны СНГ подписали соглашение о проведении согласованной политики в области стандартизации, метрологии и сертификации, для реализации которого был организован Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации. С 1921 г. РСФСР является членом такого органа как Международная электротехническая комиссия (МЭК) . ВНИИДАД участвует в международном сотрудничестве Российской Федерации с Международной организации по стандартизации, ИСО (International Organization fo rStandardization, ISO), являющейсяодной из самых крупных и значимых организаций, занимающейся разработкой и изданием международных стандартов, ВНИИДАД имеет членство в составе Технического комитета 46 «Информация и документация» (ISO/TC 46), Подкомитета 11 «Управление документами/архивами» (ISO/TC 46/SC 11) ИСО с правом голоса от Российской Федерации. Деятельность по стандартизации в РФ также регламентирована следующими документами: - ГОСТ Р 1.2-2016 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления, внесения поправок, приостановки действия и отмены. Введен в действие с 18.06.2016.- - ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация Российской Федерации. Стан- дарты национальные. Правила построения, изложения, оформле- ния и обозначения. Утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 декабря 2004 г. № 155-ст; - ГОСТ Р 1.7-2008 Стандартизация в Российской Федера- ции. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила оформления и обозначения при разработке на основе примене- ния международных стандартов. С измен. от 16.11. 2011. - ГОСТ Р ИСО 22310-2009. СИБИД. Руководство для разра- ботчиков стандартов по формулированию требований к управ- лению документами». В соответствии с этими документами национальный стандарт может быть разработан самостоятельно в случае несоответствия норм международного стандарта требованиям национальной стандартизации или отсутствия международного стандарта . Например, таким образом был введен ГОСТ 21.1003 – 2009. Система проектной документации для строительства (СПДС). Учет и хранение проектной документации, разработанный открытым акционерным обществом "Центр методологии нормирования и стандартизации в строительстве" (ОАО "ЦНС") и открытым акционерным обществом "ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ" по проектированию, изысканиям и научным исследованиям в области морского транспорта (ОАО "ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ") при участии специалистов других организаций. Также национальный стандарт может быть введен на основе действующего международного стандарта. При этом соответствующий международный стандарт может быть изменен и адаптирован к национальным требованиям или введен из изменения путем официального перевода. Например, ГОСТ Р 54989-2012. «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» был подготовлен обществом с ограниченной ответственностью "Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» на основе собственного аутентичного перевода на русский язык технического отчета ИСО 2005 года, затем утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 сентября 2012 г. № 325-ст. В настоящее время система регулирования архивного дела в РФ осуществляется с помощью нормативно-правовой базы, которая складывается из трех составляющих: - нормативные документы (прежде всего правила работы государственных и муниципальных архивов архивов организаций); - собственно стандарты; - другие методические документы рекомендательного характера. Все три части взаимосвязаны, стандарты и методические документы раскрывают положения нормативных документов. Если рассматривать нормативно-правовую базу по основным направлениям архивного дела, то регламентация комплектования, экспертизы ценности и использования в основном осуществляется нормативными документами, так как это очень важные аспекты связанные с формированием Архивного фонда РФ, связанные с юридической ответственностью за утрату или неправомерное уничтожение ценных документов. То же можно сказать и об использовании документов, так как это направление связано с реализацией важного конституционного права граждан на доступ к информации. Что касается учета, обеспечения сохранности и справочно-поисковых средств архива, то все три составляющие присутствуют в регламентации этих направлений архивного дела. Возьмем, например, такое направление как учет и описание научно-технической документации. Общие требования к описанию архивных документов изложены в нормативном документе – «Правилах организации хранения комплектования, учета и ис- пользования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиоте- ках, организациях РАН» (2007, раздел 5.4.). Специфика описания проектной документации (карточка учета документации) приведена в ГОСТ 21.1003 – 2009. Система проектной документации для строительства (СПДС). Учет и хранение проектной документации. Методические документы, содержание требования к описям НТД изложены в «Основных правилах работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» (1991), а также «Описание научно-технической документации на различных носителях информации. Рекомендации» ( ВНИИДАД. М., 2001.  ) Тенденцией современного этапа стандартизации является объединения делопроизводства и архивного дела в понятии «управление документами». Это связано с переходом к электронному документообороту и постоянному поддержанию жизненного цикла электронного документа. Международные стандарты устанавливают требования ко всем структурным подразделениям организации в области управления документами. Так, ISO 15489-1:2001 требует, чтобы все сотрудники организации несли свою долю ответственности, включая управляющих документами, специалистов смежных информационных профессий, руководителей всех уровней, администраторов систем и всех тех, кто создает документы при исполнении своих служебных обязанностей. Эта ответственность должна быть зафиксирована в должностных инструкциях и других аналогичных документах. Ответственность за руководство управлением документами и обязанность отчитываться о проделанной работе должны быть возложены на достаточно авторитетного и влиятельного в организации руководителя. Ответственность отдельных лиц может быть установлена законодательством и нормативными актами. Примеры формулировок, которые должны включаться в регламент и должностные инструкции: …В процессе планирования и внедрения регламентов и процедур управления документами могут принимать участие архивные органы.  Контрольные вопросы по теме: 1. Каков порядок разработки, оформления, обновления и отмены национальны стандартов в РФ? 2. Каковы функции Ростехрегулирования. Росархива, ВИНИТИ, ВНИИДАД в области стандартизации? 3. Каковы правила оформления и обозначения национальных стандартов при разработке на основе применения международных стандартов? 4. Каковы основные тенденции в международной стандартизации архивного дела? Тема 4. Унификация архивоведческих терминов. План лекции. 1. Становление архивоведческой терминологии в нашей стране. Архивоведческое терминоведение. 2. Унификация документоведческой терминологии. 2.1 ГОСТы «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 2.2 Нормативные документы, их связь с ГОСТами 2.3 Словари архивоведческой терминологии. 3. Эволюция основных архивных терминов. 3.1 Архивный документ 3.2 Архивный фонд. 3.3 Архив и его виды 3.4 Архивный фонд страны. 4. Влияние информатизации архивного дела на архивоведческую терминологию. Нормативно-методическая база унификации архивной терминологии складывалась в течение всего XX века, дискуссии об основных понятиях «архив», «архивный фонд», «архивный документ», «Архивный фонд страны» на утихали на конференциях и съездах архивных деятелей а на страницах научных журналов. В результате нормативно-правовая база архивной терминологии включает в себя следующие виды документов. Нормативные документы: 1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991. 76 с. 2. Основы законодательства РФ от 07.07.1993 N 5341-1 "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах// http://archives.ru/documents/fz/zakon-fz-1993.shtml 3.Федеральный закон от 22 окт. 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Рос. газ. — 2004. — 24 окт. 4. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526. М.,2016// Федеральное архивное агентство (Росархив). Официальный сайт. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://archives.ru/documents/ministry-orders/prik_526_2015.shtml 2. Собственно стандарты 1. ГОСТ 16487-70. «Делопроизводство и архивное дело. 2.Термины и определения». 2. ГОСТ 6.10.2-83 «УСД. Термины и определения». М.: Издательство стандартов, 1983; 3/ ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: Издательство стандартов, 1983. 4. ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83) СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения. М., 1995 5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Тер- мины и определения. М.: Госстандарт России, 1998. 7 с. 6.ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185, введен в действие с 1 марта 2014 г. – М.: Стандартинформ, 2014. – 16 с. Методические документы 1. Основные правила работы архивов организаций / Росархив. ВНИИДАД. М., 2002. Разделы 1.1., 1.2., 2.1., 3.1., 4.1, 5.1. 2.. Управление документами. Термины и определения. М.:ВНИИДАД, 2014. 3. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1. М.:ВНИИДАД, 1982 4. Англо-русский словарь архивной терминологии. М.:РГГУ, 1992. 5. Dictionnaire de la terminologie archivistique. K. G. Saur. Munchen; New-York; London; Paris, 1988, 2 éd, 1988. P. 212. No 33 Термин «архивный документ» традиционно имел две трактовки. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран (М., 1982. Вып.1) утверждал, что архивным может называться лишь документ, хранящийся в специальном учреждении - ведомственном и государственном архиве. По мнению Э.И.Хан-Пиры “архивный документ - документ принятый на временное, долговременное или постоянное хранение государственной, общественной или кооперативной организацией, либо их подразделениями для обеспечения потребности общества, государства и индивида в ретроспективной документной информации”. (Хан-Пира Э.И. Архивоведческое терминоведение. М., 1990. С.97 Однако «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах” (1993 г. ) дают более широкую трактовку термина, делая акцент на ценности документа как исторического источника: “архивный документ- это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника, в том числе как объект движимого имущества.” Дефиниция «подлежащий хранению» указывает на то, что архивный документ совсем не обязательно должен храниться в архиве, он должен там храниться. Такая же трактовка дана в ныне действующем законе «Об архивном деле в РФ» и стандартах: Понятие ГОСТ 16487-83 ГОСТ Р 51141- 98 ГОСТ Р 7.0.8-2013 Архивный документ отсутствует Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. Понятие «архивный фонд» является главным понятием отечественного архивоведения, так как – фонд это основная учетная, классификационная единица, уровень и объект описания. Но это понятие традиционно дискуссионное как для российского, так и для зарубежного архивоведения. К началу XIX века в Западно-Европейском архивоведении сложились два подхода к классификации материалов в пределах архива. Один из них - называется логическим (формально-логическим) и предполагает классификацию материалов по тематическим рубрикам (сериям, разрядам) в зависимости от содержания документов и запросов историков. Представители другого направления считали основой классификации документов их происхождение - провениенц-принцип. Документы должны быть организованы по фондам - исторически сложившимся в деятельности учреждения комплексам. Одно из проявлений провениенц-принципа - регистратур-принцип, запрещает нарушать группировку дел, сложившуюся в делопроизводстве учреждения (регистратур отложившегося в деятельности учреждения или лица... Фондом называли органически сложившийся в деятельности фондообразователя комплекс документов на основе общности их происхождения. Искусственно созданный на основании одного из признаков комплекс назывался коллекцией. Впервые широкое понятие архивного фонда, объединявшие и фонд учреждения и коллекцию, было предложено Г.А. Князевым в 1925 г.: «Архивным фондом называют совокупность единиц архивного материала, объединенных под общим названием и имеющего общую нумерацию”. Фонды разделяются на: - фонды естественные, которые состоят из единиц хранения, являющихся продуктами деятельности какого-либо учреждения... - искусственные, из которых одни, кроме основного ядра, документов какого-либо учреждения заключают в себе документы других учреждений, случайно попавшие в эти фонды... при приведении архивов в порядок или при перевозке их из одних помещений в другие или после постигавших их катастроф разного рода; ... другие составлены из документов разного происхождения, объединенных общим содержанием”... Из проекта архивной терминологии, доложенного Г.А Князевым на съезде// Протоколы I съезда архивных деятелей РСФСРФ. М., 1926. С.201. На эту широкую трактовку понятия «Архивный фонд» последовали возражения: «Искусственно созданные объединения материалов мы фондами не признаем..». Из выступления Б.А.Анфилова на I съезде архивных деятелей РСФСР // Протоколы I съезда архивных деятелей РСФСР. М., 1926. С. 255. Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. 1993 г. и федеральном законе «Об архивном деле в РФ» 2004 г. дана именно эта широкая трактовка: «Архивным фондом является совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой» Дефиниция «исторически и логически связанных между собой» объединяет принцип провиниенции и пертиненции. Сравните определение «архивного фонда» в стандартах Понятие ГОСТ 16487-83 ГОСТ Р 51141- 98 ГОСТ Р 7.0.8-2013 Архивный фонд Учетная и классификационная единица Государственного архивного фонда СССР представляющая собой часть документального фонда, принятую на государственное хранение, либо сформированную в архиве обособленную совокупность документов, исторически и/или логически связанных между собой Совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. Термин же «архив», напротив, со временем стал употребляться в более узком значении. В XVIII веке “архив” (ж.р. - “архива”) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII века архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие “старые дела”. В XIX веке термин “архив” стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов - “Архив князя Воронцова” (М., 1870-1895. Т.1-40); “Архив графов Мордвиновых (СПб, 1901-1903., Т.1-10); “Русский архив”. Кроме того, согласно словарю Даля под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т.е. архивохранилище. В Словаре современной архивной терминологии социалистических стран (М., Вып. 1-2., 1982, 1988) была сделана попытка покончить с многозначностью термина “архив”. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487-83 запрещал употреблять термин “личный архив” - понятие “архив” было тесно связано с государственным хранением. Однако в «Основах законодательства об Архивном фонде РФ и архивах» 1993 г. исторически сложившаяся двузначность термина “архив” снова была закреплена: « Архив -совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей». Сделано это было чтобы распространить действие закона за документы негосударственных предприятий и организаций, которые не создавали архива как структурного подразделения, но хранили комплексы архивных документов, которым требовалась правовая защита. В законе «Об архивном деле в РФ» 2004 г. и ГОСТах дана более узкая трактовка этого термина – организация или структурное подразделение. Понятие ГОСТ 16487-83 ГОСТ Р 51141- 98 ГОСТ Р 7.0.8-2013 Архив Организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью ретроспективной документной информации Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. Понятие о Едином государственном архивном фонде тесно связано с архивной реформой 1918 года, провозгласившей национализацию и централизацию документального наследия страны. Вот какая трактовка понятия “Единый государственный архивный фонд” была предложена в 1925 г. терминологической комиссией при научно-теоретической коллегии Центрархива РСФСР: “ЕГАФ - совокупность архивного материала, хранящегося во всех российских архивах, независимо от того, состоят ли они в ведении Центрархива или других общественных или ученых учреждений и частных лиц, а также рукописных отделений библиотек, музеев и других тому подобных хранилищ”. (Архивное дело. 1925. Вып.2. С.50.) В данном определении, которое близко трактовке понятия Архивного Фонда РФ в “Основах Законодательства об Архивном фонде РФ и архивах” (1993 г.), подчеркивается общегосударственная ценность архивных материалов независимо от ведомственной принадлежности архива и формы собственности Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 г. провозгласило национализацию и автоматическое включение в состав ГАФ СССР всех документов, представляющих научную, политическую и практическую ценность, независимо от времени происхождения, техники и способа их воспроизведения и собственника. Все ценные документы, образовавшиеся в деятельности государственных, общественных, частных учреждений и лиц, все памятники истории, права, искусства могли быть объявлены собственностью государства. Была закреплена возможность и их принудительной национализации: “бесхозные, выморочные, конфискованные документальные материалы, имеющие по заключению архивных органов НКВД СССР научное и практическое значение. Основы Законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» принимались в условиях появления негосударственной части Архивного фонда РФ. Поэтому понятие «ГАФ» сменяется понятием «АФ РФ»: "Архивный фонд Российской Федерации - представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации." ГОСТ 7.08-2013 и федеральный закон «Об архивном деле в РФ» 2004 г. дают сходную трактовку понятия: «Архивный фонд Российской Федерации: исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению». Поскольку федеральный закон «Об архивном деле в РФ» 2004 г. принимался в условиях разграничения государственной, муниципальной и частной форм собственности на архивные документы, а нем появилось разграничение понятий «государственный архив» и «муниципальный архив» , что нашло отражение в ГОСТ 7.08-2013: государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. 107 муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Также в ГОСТ Р 7.0.8-2013 появились термины: • владелец архивных документов • временное хранение документов • документ Архивного фонда Российской Федерации • пользователь архивными документами • уникальный документ • упорядочение архивных документов Множество новых терминов появилось в ГОСТ Р 7.0.8-2013 по сравнению с ГОСТ Р 51141- 98 в связи с переходом к электронному документообороту и хранению электронных документов. В таблице ниже систематизированы термины, связанные с дефиницией: Электронного документа и его свойств Электронного документооборота Хранения электронного документа и поддержания его жизненного цикла (не менее трех) Удостоверения юридической силы эл. документа. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме. электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота). электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел. аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному. регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ. достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота. . миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. утверждение документа: Способ придания документу правового статуса. целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения. метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе. пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени. Также в Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (М.:ВНИИДАД, 2013) были введены новые термины, связанные с удостоврением ЭД в процессе архивного хранения. Контейнер ЭД – упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные; Контрольная сумма ЭД – значение, рассчитанное по набору данных путём применения определённого алгоритма и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении; Формат архивного хранения ЭД – формат, установленный нормативным правовым актом и предназначенный для длительного и постоянного хранения электронных документов. Контрольные вопросы по теме. 1. Какие традиционно многозначные термины существуют в российском архивоведении? Как менялось их значение? 2. Каково влияние международной архивной терминологии на архивоведческое терминоведение в нашей стране? 3. Каково влияние научно-технического прогресса на архивную терминологию? 4. Каково влияние изменения архивного законодательства на архивную терминологию? Тема 5. Стандартизация хранения документов на традиционных носителях. План лекции. 1.Номартивно-методическаяф база хранения документов. 2. Стандартизация и унификация сроков хранения документов. 3. Основы консервации документов. 3.2. Требования к зданиям, помещениям, режимам хранения. 3.3. Правила противопожарной безопас- ности архивов. 3.4. Технологические регламенты и требования к созданию страхового фонда и фонда пользования. 4. Стандартизация описания архивных документов. 5. Стандартизация учета архивным документов 6. Стандартизация использования архивных документов.я Нормативно-методическая база обеспечения сохранности документов состоит из следующих частей: - Нормативные документы Правила организации хранения комплектования, учета и ис- пользования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиоте- ках, организациях РАН. Утверждены приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 в (ред. от 16.02.2009). М., 2007. 100 с. // Архивы России. [Электронный ресурс]/Федеральное архивное агентство. М., [2001-2017].— Режим доступа: http://portal.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml; "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007. Изменения, внесенные приказом Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68, вступили в силу – 31.05.2009). http://archives.ru/documents/rules.shtml Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526. М.,2016// Федеральное архивное агентство (Росархив). Официальный сайт. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://archives.ru/documents/ministry-orders/prik_526_2015.shtml Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации. Утверждены приказом Министерства культуры РФ от 12 января 2009 г. № 3//Федеральное архивное агентство (Росархив). Официальный сайт. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://archives.ru/documents/ministry-orders/prik_3_2009.shtml Собственно стандарты: ОСТ 55.6-85. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. ГОСТ 7.50-2002 Межгосударственный стандарт. СИБИД. Консервация документов. Общие требования. Принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 2 от 5 марта 2002 г. Введен в действие 01.01.2003.М.:Стандартинформ, 2003. ГОСТ 7.5О-84. Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-технической информации. Общие требования.М, 1984. ГОСТ 12.1.004-91. ССБТ. Пожарная безопасность. Общие требования. С 01.07. 1991. М: Госсстандарт, 1991. ИСО 14416:2003 «Информация и документация. Требования к переплету книжных, периодических, серийных изданий и других бумажных документов для использования в архивах и библиотеках. Методы и материалы». ИСО 11799:2003 Международный стандарт. Информация и документация. Требования к хранению архивных и библиотечных материалов. / Компания «Технорматив», перевод на русский язык, 2005; Первое изд. 15.09. 2003. М., 2005. ГОСТ 7.50-90. СИБИД. Консервация документов. Общие требования. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М., 1984. Методические документы Методические рекомендации по работе с особо ценными до- кументами в государственных архивах РФ / Федер. арх. агент- ство (Росархив), Всерос. науч.-исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [сост. Н.И. Химина (рук. темы), А.В. Ел- патьевский]. — М.: [б.и.], 2007. — 44, [1] с.: илл. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД.—М., 2005.— 112 с. Привалов В.Ф. Современные принтерные и рукописные тексты документов как объекты архивного хранения: Научно-методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. — М., 2007. — 72 с. Основные требования стандартов можно объединить в следующей таблице: ОСТ 55.6–85. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. ИСО 11799:2003 «Информация и документация. Требования к хранению архивных и библиотечных материалов». ГОСТ 7.65-92. СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы, документы на микрофишах. Общие требования к архивномy хранению. ГОСТ 7.68-95 Межгосударственный стандарт. СИБИД. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению. С 01.07.96 Требования к зданиям, помещениям хранилищ -Месторасположение здания архива должно быть удалено от объектов, опасных в пожарном отношении (нефтехранилищ, бензоколонок и т. п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью. - Пригодность района для строительства архивных зданий определяется с учетом заключения местной санитарно-эпидемиологической станции о степени загрязнения воздуха. - В районе расположения архивных зданий среднесуточная концентрация вредных примесей в атмосферном воздухе не должна превышать установленных санитарных норм (мг/м3): сероводорода - 0,008; хлора - 0,03; сернистого газа - 0,05; окислов азота - 0,085; серной кислоты - 0,1 (список ПДК № 1892-78, утвержденный главным государственным санитарным врачом СССР). - Здания архивов должны проектироваться и строиться с учетом технических требований, обеспечивающих высокую долговечность основных конструкций здания и их огнестойкость (вторая степень огнестойкости, категория пожароопасности "В"). - Проектирование, строительство и эксплуатация архивных зданий должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76, "Инструкцией по проектированию архивов" (СП 426-62, Госстрой СССР, 1982), "Противопожарными нормами проектирования зданий и сооружений" (СНиП 11-2-80. Госстрой СССР, 1980), правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях государственной архивной службы. -  Помещения хранилищ должны быть максимально удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов. - Coвмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается.     - Не допускается размещение хранилищ в неотапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением. - Хранилища должны быть оборудованы системами кондиционирования воздуха, обеспечивающими рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, поддержание оптимального температурно-влажностного режима (П.4.4.1 ), очистку воздуха от агрессивных примесей и пыли. - Внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов.       - Хранилища должны быть оборудованы стационарными металлическими стеллажами.         -Должна быть обеспечена безопасность хранилища по отношению к возможному воровству, взлому, вандализму и терроризму. -Должны быть предприняты меры для защиты о поджога. -Должен быть предусмотрен только один вход для посетителей. Для всех других входов должно быть обеспечено их использование только авторизованным персоналом. - В целях обеспечения сохранности кино- и фотодокументы и микрофильмы должны размещаться в специально построенных или приспособленных для хранения этих документов зданиях с регулированием температурно-влажностного режима.  - Район расположения зданий архивов должен быть удален от промышленных объектов, загрязняющих воздух пылью и вредными газами, а также от объектов, опасных в пожарном отношении. Пригодность района для расположения архивов определяется в соответствии с заключением санэпидемстанции. - В целях обеспечения сохранности фоно- и видеодокументы следует размещать в специально построенных или приспособленных для хранения этих документов зданиях с регулированием температурно-влажностного режима.. - Район расположения зданий архивов должен быть удален от промышленных объектов, загрязняющих воздух пылью и вредными газами, а также от объектов, опасных в пожарном отношении. Пригодность района для расположения архивов определяют в соответствии с заключением санэпидемстанции. Требования к оборудованию хранилищ - В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. - Номенклатура и типоразмеры оборудования, а также расстояние между полками стеллажей (шкафов) определяются с учетом применяемых систем и средств хранения, особенностей и типоразмеров документов и требований к их размещению (п.4.2 ). - В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. - В хранилищах без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. - Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм размещения оборудования: - расстояние между рядами стеллажей или шкафов (главный проход) - 120 см;  - расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;           расстояние между наружной стеной здания и стеллажами (шкафами), параллельными стене - 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;      расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см. -Хранилище должно быть спроектировано таким образом, чтобы обеспечить точно определенное и стабильное состояние внутреннего окружения с минимальной зависимостью от механических систем. - В хранилище не должно находиться никакой другой мебели или оборудования, кроме используемых для хранения документов или обращения с ними. -Используемые мебель или оборудование не должны иметь острых углов или краев, никаких выступов на сторонах, соприкасающихся с хранимыми документами и не должны повреждать документы при контакте. - Материалы, используемые в мебели или оборудовании не должны быть сгораемыми, а также испускать, привлекать или хранить пыль. - Грузонесущая способность стеллажей должна быть достаточной для того, чтобы выдержать их Нагрузку - Полки для нормального хранения, например, книг должны быть сделаны таким образом, чтобы материалы стояли прямо, если требуется. -Должна быть обеспечена возможность хранения материалов рядом друг с другом, но не настолько близко, чтобы нельзя было легко взять единицу хранения. - Помещения для хранения документов должны представлять собой комплекс рабочих помещений, предназначенных для хранения, всех видов обработки и использования документов. - Во всех помещениях необходимо предусмотреть приточно-вытяжную вентиляцию, а в хранилищах и в комнатах с длительным пребыванием документов (не менее нескольких часов) - кондиционирование воздуха. - Материалы покрытия стен, полов, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль или быть ее источником. - Хранилища должны быть оборудованы техническими средствами, предотвращающими поступление в помещение пыли, аммиака, сероводорода, оксидов азота, сернистого газа, паров ртути.  - Оборудование хранилищ должно обеспечивать возможность горизонтального размещения кинодокументов и рулонных микрофильмов и вертикального размещения фотодокументов. - Кино- и фотодокументы и микрофильмы должны храниться в выдвижных ящиках картотечного типа, шкафах, сейфах, на стеллажах и полках с закрывающимися дверцами.  Стеллажи устанавливают перпендикулярно наружным стенам, имеющим окна. Если в хранилище нет окон, то при установке стеллажей следует исходить из принципа максимального использования площади хранилища. - Стеллажи и элементы конструкций помещений разделяют проходами. Ширина проходов должна быть не менее: 0,75 м - между стеллажами; 1,20 м - между торцами стеллажей (главный проход); 0,75 м - между стеной и двухсторонним стеллажом, параллельным стене; 0,50 м - между стеной и торцом стеллажа. - Расстояние от стены до одностороннего стеллажа, параллельного стене, должно быть не менее 0,05 м, от пола до нижней полки стеллажа - не менее 0,20 м, от отопительных и вентиляционных систем до стеллажей - не менее 1,00 м. - Оборудование хранилищ должно обеспечивать возможность вертикального размещения фоно- и видеодокументов в коробочной упаковке. - Хранилища должны быть оборудованы одно- и двухсторонними стеллажами, изготовленными из негорючего, коррозионностойкого и неферромагнитного материала. - Допускается применять стеллажи со стальными каркасами при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление). - Стеллажи следует располагать: от наружных стен здания - не менее 0,7 м; от нагревательных приборов - не менее 1 м; между рядами стеллажей - не менее 1 м; между стеной и торцом стеллажа - не менее 0,45 м.  - В целях обеспечения циркуляции воздуха следует соблюдать следующие требования: высота стеллажей не должна превышать 2,2 м; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 0,3 м; расстояние между полками должно быть на 0,05 м больше высоты коробок с документами; - расстояние между параллельными рядами коробок (при двухрядном хранении документов) не должно быть менее 0,05 м. Режимы хранения: Температурно-влажностный - В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура 17-19°С и относительная влажность воздуха 50-55%. - В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального проветривания и отопления хранилищ. - Резкие колебания температуры и влажности в помещениях хранилищ не допускаются. При длительном стабильном нарушении режима хранения (7-10 дней), сопровождающемся повышением относительной влажности до 80-90%, предпринимаются меры по нормализации климатических условий путем осушения хранилища. - В хранилищах для архивных и библиотечных материалов должна быть достаточно низкая температура - В хранилищах для архивных и библиотечных материалов должна быть достаточно низкая относительная влажность, ниже точки возникновения микробиологической активности. (Согласно современным знаниям существует возрастающий риск микробиологической активности при относительной влажности более 60%, а также уязвимость при более низкой относительной влажности.) - Должны использоваться устройства для мониторинга температуры и влажности, желательно пишущие инструменты, регистрирующие условия в различные моменты времени и в различные времена года. В целях стабилизации температурно-влажностного режима хранения – документы перед размещением их в хранилище необходимо подвергнуть акклиматизации в открытой упаковке при температуре (20±3) °С и относительной влажности воздуха (25±5)% для цветных кино- и фотодокументов и (35±15)% для черно-белых документов и страховых копий .-Продолжит-ть акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов должна быть не менее 10 сут, фотодокументов и микрофиш - не менее 24 ч. - Кино- и фотодокументы и микрофильмы рекомендуется хранить в различных помещениях хранилища с разным температурным режимом в соответствии с видом основы (опасная или безопасная) и видом изображения (черно-белое или цветное). Относительная влажность воздуха во всех помещениях хранилища должна быть 40-50 %. - Фоно- и видеодокументы рекомендуется хранить при температуре от 8 до 18 °С и относительной влажности воздуха от 45 до 65%. - При хранении документов не допускаются резкие колебания температуры (более 5 °С) и относительной влажности воздуха (более 10%) в течение одних суток. При нарушении температурно-влажностного режима при транспортировании и обработке документы перед закладкой на хранение необходимо подвергнуть акклиматизации в соответствии с 7.2 настоящего стандарта. - Контроль и регистрацию температурно-влажностного режима хранения следует осуществлять не реже одного раза в сутки с помощью измерительных приборов, обеспечивающих точность измерения температуры 0,5 °С и относительной влажности воздуха2%. В хранилище площадью 25 м должно быть не менее одного комплекта измерительных приборов. Пожарный - Пожарная безопасность в зданиях архивов должна обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты по ГОСТ 12.1.004-76. - В помещениях хранилищ запрещается выполнение работ, связанных с применением открытого огня, нагревательных электроприборов      - Стены (включая двери), полы и потолки между отдельными комнатами и отсеками, а также между зонами хранения и другими зонами здания должны быть сконструированы таким образом, чтобы предотвратить распространение огня (и воды) в соседнее помещение. Рекомендуется обеспечить степень защиты против огня на, как минимум, 2 часа. - Все части здания должны быть оборудованы системой детектирования огня, связанной с центральной контрольной панелью. Такая система должна автоматически обнаруживать возгорание посредством детектирования дыма или других продуктов горения. - Все части здания должны должны быть оборудованы кнопками пожарной тревоги, которые могут быть использованы посетителями для извещении о возгорании. - Центральная контрольная панель пожарной безопасности должна предоставлять возможность мониторинга всех компонентов системы и должна визуально демонстрировать статус системы. - Документы на огнестойкой основе должны храниться отдельно от остальных документов в изолированных помещениях (огнестойких боксах, камерах). - При обработке, хранении, использовании и транспортировании кино- и фотодокументов и микрофильмов должны соблюдаться правила работы с горючими, взрывоопасными и легковоспламеняющимися веществами. - При обработке, хранении, использовании и транспортировании фоно- и видеодокументов следует соблюдать правила работы с горючими и легковоспламеняющимися веществами. - Район расположения зданий архивов должен быть удален от объектов, опасных в пожарном отношении Охранный - Здания архивов должны быть оборудованы охранной сигнализацией и защищены распашными решетками на окнах, к которым возможен доступ извне. - Необходимо использовать охранную сигнализацию с возможностью мониторинга. Санитарно-гигиенический - Помещения хранилищ должны содержаться в чистоте, образцовом порядке, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и накопления пыли. - В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год должно проводиться обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). В помещениях хранилищ запрещается выполнение работ, связанных с применением химических веществ, а также курение, пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение сумок, портфелей и других посторонних предметов, хранение и использование пищевых продуктов. - В случаях, согласованных с профильными научно-исследовательскими или санитарно-эпидемиологическими организациями, допускается целенаправленное применение в помещениях хранилищ ядохимикатов и антисептиков в санитарно-гигиенических целях, а также использование приборов и аппаратов для проверки состояния воздуха или документов. - В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. - Не допускается хранение документов на полу, на подоконниках, в неразобранных кипах. - Запрещается временное размещение или хранение в хранилище документов, пораженных биологическими вредителями. -В зданиях архива не допускается гнездование птиц. -При обнаружении в хранилище биологических вредителей должны приниматься немедленные меры по обработке документов, средств хранения, помещений. - Пораженные плесневыми грибами или насекомыми документы изолируют и передают на дезинфекцию или дезинсекцию. - Стеллажи и шкафы, в которых хранились пораженные плесневыми грибами документы, протирают водными растворами формалина (3%) или катамина АБ (5%) и просушивают. - Местную дезинсекцию хранилищ производят водным раствором хлорофоса (3-5%) или препаратами типа "Дихлофос", "Прима", "Аэроантимоль". Документы обработке указанными препаратами не подлежат. - При плесневении стен (полов, потолков) удаляют штукатурку и краску, обрабатывают поверхности раствором формалина (3-5%) и проводят ремонт с добавлением в строительные материалы и растворы антисептиков. - Уничтожение грызунов проводят силами санэпидстанций. - Хранилище, его система вентиляции и единицы хранения должны регулярно очищаться. - Используемые для этого средства не должны повреждать хранимые материалы. -Материалы в хранилище должны быть свободными от биологического заражения. Документы, полученные впервые из вне должны быть исследованы перед помещением в хранилище. - Любая единица, подозреваемая в заражении должна быть дезинфицирована. - В качестве метода дезинфекции против заражения насекомыми следует рассмотреть глубокую заморозку. - Для исследования, очистки и хранения документов, которые могут быть инфицированы, должна использоваться изолированная комната. - В помещениях хранилищ необходимо не реже одного раза в неделю проводить сухую уборку всего помещения (пылесосом), не реже одного раза в месяц - влажную уборку оборудования, ежедневно - влажную уборку полов. - При входе в хранилище и другие рабочие помещения следует переодевать одежду и обувь. - При хранении документов необходимо регулярно следить за состоянием их упаковки. При обнаружении на упаковке повреждений, коррозии, деформаций она подлежит немедленной замене. - В помещениях хранилищ необходимо не реже одного раза в неделю проводить сухую уборку стеллажного оборудования и упаковок с документами (пылесосом), не реже одного раза в месяц - влажную уборку полов помещений хранилищ. - При входе в хранилище и другие рабочие помещения рекомендуется переодеваться в специальную одежду и обувь. - При хранении документов необходимо регулярно следить за состоянием их упаковки. При обнаружении на упаковке повреждений, коррозии, деформаций она подлежит немедленной замене. Световой - Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. - Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. - Естественное освещение допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. - Освещение хранилищ прямым солнечным светом запрещается. - Для искусственного освещения хранилищ должны применяться лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. - Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-30 лк, на рабочих столах - 100 лк. - Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работы с документами. - Интенсивность, длительность и спектральный состав любого освещения хранилища должен контролироваться для минимизации ущерба. Комнаты хранилища не должны освещаться больше, чем это необходимо для получения и замены документов, осмотра и уборки комнат. Для двух последних целей предлагается освещение около 200 люкс на уровне пола. Должен быть исключен прямой солнечный свет. - Освещение должно быть обеспечено одним из следующих способов: • флуоресцентные лампы с рассеивателями. Если излучение содержит значительную ультрафиолетовую составляющую более 75 мкВт/лм, то каждая лампа должна быть снабжена ультрафиолетовым фильтром, относительно уменьшающим ультрафиолетовое излучение (с длиной волны меньше 400 нм) до более низкого уровня; • лампы накаливания с теплозащитными фильтрами. Минимальное расстояние между лампой и единицей хранения не должна превышать 500 мм; • волоконно-оптические системы со светоизлучающим элементом, помещенным вдали от освещаемого объекта. - Освещение помещений хранилищ должно осуществляться источниками искусственного света, закрытыми плафонами с гладкой наружной поверхностью. - Не допускается проникание в хранилища, читальные залы и другие помещения архива прямых солнечных лучей.  - Освещенность шкафов, стеллажей должна быть не менее 20 лк, проходов - 50 лк, рабочих мест - 100 лк. - Освещенность помещений хранилищ может быть естественной и искусственной. - Освещение помещений хранилищ осуществляют источниками искусственного света, закрытыми плафонами с гладкой наружной поверхностью. - Не допускается проникание в хранилище, читальные залы и другие помещения архива прямых солнечных лучей. Естественное освещение помещений солнечным светом допускается при условии применения на окнах светорассеивателей. - Освещенность шкафов, стеллажей должна быть не менее 20 лк, проходов - 50 лк, рабочих мест - 100 лк. Контрольные вопросы по теме: 1) Каковы общие требования нормативных документов и стандратов к условиям хранения документов на традиционных ностелях? 2) Какие дополнительные требования к условиям хранения документов на традиционных ностелях содержат национальные и отраслевые стандарты? 3) Какие документы фиксируют требования к режимам архивного хранения? 4) Какие документы фиксируют требования к консервации носителей? Тема 5. Стандартизация хранения аудиовизуальных документов. План лекции 1. Нормативно-методическая база хранения аудиовизуальных документов. 2. Общие требования к хранению кинодокументов, фотодоку- ментов, документов на микрофишах и микрофильмах. 3. Правила работы с кино, фото,фоно документами 3.1 Специфика учета. 3.2 Специфика описания 3.3 Специфика обеспечения сохранности. 3.4 Специфика классификации. 3.5 Специфика экспертизы ценности. Нормативно-методическая база хранения КФФД включает в себя следующие документы; Нормативные документы Правила организации хранения комплектования, учета и ис- пользования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиоте- ках, организациях РАН. Утверждены приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 в (ред. от 16.02.2009). М., 2007. 100 с. // Архивы России. [Электронный ресурс]/Федеральное архивное агентство. М., [2001-2017].— Режим доступа: http://portal.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml; "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007. Изменения, внесенные приказом Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68, вступили в силу – 31.05.2009). http://archives.ru/documents/rules.shtml Стандарты ГОСТ Р 33.3.02-2008 Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения. Утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 декабря 2008 г. № 407-ст, , введен в действие с 1 января 2010 г. – М.: Стандартинформ, 2009. 6ГОСТ Р 33.505-2003 Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием Утвержден приказом Росстарданта № 255-ст от 29 июля 2003 г, ГОСТ 13699-91. Межгосударственный стандарт. Запись и воспроизведение информации. Тер- мины и определения. С 01.01.1997, переизд. с изменен. 23.06.2009. ГОСТ 13.1.101-93. Межгосударственный стандарт. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения. Принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 15.03.1994. Введен в действие 01.07.2002.М.:ИПК «Издательство стандартов», 1996. ППБ-0145-1986. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования. М., 1987. .ГОСТ 7.65-92 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению. Принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 2 от 5 марта 2002 г., по переписке). Введен в действие -01.01.2003. М.:2002. ГОСТ 7.68-95. Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению. Принят Межгосударственным Советом по стандартизации метрологии и сертификации, протокол №7-95, введен в действие С 01.07.96. М, 1996. ГОСТ Р 33.1.02-2008 ЕР СФД. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия. Утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 декабря 2008 г. № 408-ст. Введен в действие 01.01. 2010. – М.: Стандартинформ, 2008. ГОСТ Р 13.1.107-2005. Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия. Утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 7 июля 2005 г. № 185-ст. Введен в действие 12.01.2005.М.:Стандартинформ, 2006. ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стан- дарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы. Утвержден Межгосударственным Советом по стандартизации метрологии и сертификации, протокол №24. Введен в действие 01.01.2005.М.:Стандартинформ, 2005 ГОСТ 13.1.401-2001. Межгосударственный стан- дарт. Репрография. Микрография. Аппараты для съемки микрофильмов. Технические требования Утвержден Межгосударственным Советом по стандартизации метрологии и сертификации, протокол №19-2001. Введен в действие 01.07.2002.М.:Стандартинформ, 2002. ОСТ. 55.1-84. Документы на пленочных носителях. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий кинодокументов и документов страхового фонда. Технические требования. Утвержден Приказом Главархива СССР от 13.07.1984 n 214. Введен в действие с 01.01.1986. ОСТ 55.2-84. Фотодокументы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования/ Утвержден Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 13 июля 1984 г. N 214. С 1 января 1986 года. М., 1986. ГОСТ 26569-85. Кинопленки для профессиональной ки- нематографии и телевидения. Маркировка, упаковка, транс- портирование и хранение. С 01.01.1986. М: Госстандарт, 1985. Переизд. с изменен. 23.06.2009. ГОСТ 11157-87. Устройства воспроизведения механической звукозаписи. Общие технические условия. С 01.01.1989. М: Госстандарт, 1989. ГОСТ 4097-78. Коробки для кинопленок, магнитных лент и фильмовых материалов. Технические условия. С 01.01.1980. Пе- реизд. с изменен. 01.03.1980. М.: ИПК «Издательство Стандартов», 1980. ГОСТ 4430-78. Контейнеры для кинопленок, фильмовых ма- териалов и магнитных лент. Технические условия. С 01.01.80. М.: ИПК «Издательство Стандартов», 1980. Переизд. с изм. 01.06.1998. Методические рекомендации Основные правила работы государственных архивов с кино- фото-фонодокументами / Сост. В.М. Магидов, А.А. Кобелькова, Е.П. Тараканова. М., 1980. Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах / Сост. В.М. Ма- гидов. Л.А. Кобелькова, Ф.А. Гедрович, В.А. Устинов. М., 1989. ГОСТЫ и основные правила регламентируют основные понятия Определение Оригинал (виды носителей) Копии (виды носителей) Фотодокументы  негатив или диапозитив (слайд), контратип,микрокарта, микрофиша фотоотпечаток размером не менее 6х9 см; мультрамикрофиша Фонодокументы ленточные (в виде киноплёнке и магнитной ленты) и дисковые (в форме диска).  грампластинка, позитив фотографической (оптической) записи, запись на магнитной ленте Видеофонограммы  на аналоговом или цифровом носителе Техническая копия на цифровом носителе К специфическим критериям экспертизы ценности КФФД и видеофонограмм относятся:            - значение личности исполнителя (для художественных произведений);            - особенности документа как произведения искусства;            - своеобразие носителя и способа записи информации.        При экспертизе кинофотофонодокументов и видеофонограмм, входящих в состав управленческой и научно-технической документации, применяются также специфические, специально разработанные для этих групп документов критерии ценности. ГОСТЫ устанавливают требования к упаковке КФФД; Носитель Упаковка Фотодокументы с пленочной и бумажной основой вкладываются в конверты из полиэтилена согласно ОСТ 55.2-84, а затем в конверты из светонепроницаемой бумаги согласно ГОСТ 4665-62. Бумажный конверт склеивается ацетатной эмульсией (клей ПВА). Размер конверта должен соответствовать размеру документа. Видеофонограммы магнитной записи сматываются в рулоны на катушки согласно ГОСТ . Катушки и кассеты для видеофонограмм формата "U-matic-H" не должны иметь дефектов поверхности, видимых невооруженным глазом. Оформление кинодокументов и видеофонограмм тоже имеет свою специфику; Непосредственно перед передачей кинодокументов и видеофонограмм на государственное хранение работниками организации проводится проверка технического состояния каждой единицы хранения. По результатам проверки составляется акт технического состояния документов. Прием кинодокументов и видеофонограмм на государственное хранение оформляется актом приема - передачи документов. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями сдавшей и принявшей документы организаций, утверждается руководителями организаций и скрепляется гербовыми печатями. Один экземпляр акта передают организации, сдавшей документы, другой - принявшей их на хранение Состав сопроводительной документации к КФФД также регламентирован: Требования к хранению КФФД и традиционных документов также различаются. Предельно допустимая концентрация пыли в воздухе хранилищ и рабочих помещений не должна превышать 0,3 мг/м при размере пылевых частиц не более 0,5 мкм. Для предупреждения попадания пыли извне в помещениях рекомендуется поддерживать избыточное давление воздуха (0,05-0,1 атм).  В хранилищах фонодокументов и видеофонограмм магнитной записи напряженность магнитных полей не должна превышать 400 А/м. Температурый режим хранения пленочных носителей – 4-9 градусов. Признаки классификации документов на традиционной основе и КФФД различаются; Традиционные документы (Основные правила работы архивов организаций,) КФФД Признаки классификации По видам деятельности По видам деятельности По способу документирования По месту составления По степени сложности По степени ограничения доступа По юридической силе По срокам исполнения По стадиям подготовки По срокам хранения По происхождению  По степени унификации источниковедческая, архивоведческая, киноведческая, искусствоведческая, филологическая КФФД имеют особые формы описей и монтажные листы для попланового описания и учета. Состав НСА к традиционным документам и КФФД также различается специфические виды справочников:         - предметные каталоги по любому элементу систематизации, вынесенному в отдельную графу карты (именной, хронологический, географический и др.);            - тематические обзоры по определенной теме;            - тематические перечни видеофонограмм по определенной теме (полные, выборочные). Контрольные вопросы: 1) Каковы общие требования нормативных документов и стандратов к условиям хранения документов на пленочных носителях в государственных и муниципальных архивах? 2) Какие документы фиксируют требования к созданию и хранению страхового фонда? 3) В чем специфика классификации, экспертизы ценности , у чета и описания аудиовизуальных документов. Раздел 6. Стандартизация хранения научно-технических документов. План лекции. 1. Нормативно-методическая база хранения научно-технических документов. 4. Общие требования к хранению проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской документации. 5. Правила работы с научно-техническими документами в государственных архивах и архивах организаций НТД. 5.1 Специфика учета НТД. 5.2 Специфика описания НТД. 5.3 Специфика обеспечения сохранности НТД. 5.4 Специфика классификации НТД. 5.5. Специфика экспертизы ценности НТД. Состав нормативно-методической базы хранения научно-технических документов: Собственно стандарты ГОСТ 21.1003 – 2009. Система проектной документации для строительства (СПДС). Учет и хранение проектной документации. Утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 ноября 2009 г. № 526-ст Введен в действие 03.01.2010.М.:Стандартинформ, , 2010. ГОСТ 2.501-2013 ЕСКД. Правила учёта и хранения . Утвержден Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 58-П от 28 августа 2013 г.) Введен в действие 01.06.2014. .М.:Стандартинформ, 2014. ГОСТ 3.1001-2011 Единая система технологической документации. Общие положения. Принят Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 12 мая 2011 г. N 39) Введен в действие 01.01.2012.М.:Стандартинформ, , 2011. ГОСТ 2.051-2013. ЕСКД. Электронные документы. Общие положения.- Взамен ГОСТ 2.051-2006; введ. 2014-06-01.- М.: Стандартинформ, 2014.- II, 10 с ГОСТ 2.511-2011 Межгосударственный стандарт. ЕСКД. Правила передачи электронных конструкторских документов. Общие положения. Принят Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 12 мая 2011 г. № 39). Введен в действие 01.01.2012. М.:Стандартинформ, 2011. ГОСТ 2.001-70. Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Общие положения. М., 1985. ГОСТ 2.501-68. ЕСКД. Правила учета и хранения. М., 1985. ГОСТ 21.001-77. Система проектной документации для строительства (СПДС). Общие положения. М., 1980. ГОСТ 21.203-78. СПДС. Правила учета и хранения подлинников проектной документации. М., 1979. ГОСТ 3.1001-81. Единая система технологической документации. Общие положения М., 1984. Методические документы Описание научно-технической документации на различных носителях информации. Рекомендации/ ВНИИДАД. М., 2001.    Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. М., 1991. Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации/Одобрены решением Коллегии Росархива от 26 марта 2003 г; Росархив, ВНИИДАД. М, 2003. Функции службы НТД имеют свою специфику по сравнению с функциями архива организации, архивисты службы НТД должны хорошо знать унифицированные системы документации, так как они должны проверять правильность формирования комплекта НТД. Виды служб НТД и архивов организаций различаются: Виды служб НТД Виды обычных архивов организаций отдел (бюро, группа) научно-технический (технической) документации или технической (научно-технический) архив, автоматизированная СНТД, магнитотека. архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях. Виды НТД в зависимости от способа их выполнения приведены в следующей таблице: Вид 1 – Оригиналы  Вид 2 Подлинники Вид 3 Дубликаты Вид 4 Копии Вид 5 Эскизы Определение документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников. документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. копии подлинников, обеспечивающие идентичность их воспроизведения, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий. документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий.  документы, предназначенные для разового использования в производстве. Выполняются на любом материале. Разновидности документов этого вида документы, выполненные на любом материале микрофильм-подлинник или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль. фотодубликаты на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении и в масштабе подлинника; диазодубликаты, изготовленные на диазокальке; микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) в негативном или позитивном уменьшенном изображении; электронные документы. электрографические копии, светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопи, микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата. Эскизы могут быть оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями. Виды НТД в зависимости от документируемой деятельности приведены в следующей таблице: Вид 1 Вид 2 Определение Конструкторская документация - совокупность графических и текстовых конструкторских документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта. технологическая документация - совокупность графических и текстовых документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют технологический процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства(реконструкции), обеспечивающий высокую производительность труда с наименьшими затратами. Состав документов этого вида. чертеж детали; сборочный чертеж; чертеж общего вида; монтажный чертеж; спецификация; ведомости; пояснительная записка; таблицы; расчеты. маршрутная карта; карта эскизов; технологическая инструкция; планы расположения оборудования; схемы технологических процессов; комплектовочная карта; ведомость оснастки; ведомость материалов. Вид 3 Вид 4 ВИД 5 Определение Научно-исследовательская (научная) документация (НД) - документация, фиксирующая ход и итоги научных исследований в различных отраслях науки, техники, строительства и производства. проектная документация-совокупность технических документов, фиксирующих процесс и результаты проведения работ по строительству и реконструкции городов и населенных пунктов, промышленных предприятий, гидротехнических сооружений, железных и шоссейных дорог, портов и иных объектов; по реконструкции, консервации и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства. Патентная документация – совокупность опубликованных и неопубликованных текстовых и графических документов и извлечений из них, которые содержат сведения о результатах исследований, разработок, заявленных или признанных изобретениями, полезными моделями, промышленными образцами, товарными знаками (знаками обслуживания), сортами растений, топологиями интегральных микросхем, а также об охране прав изобретателей, патентовладельцев и владельцев свидетельств о регистрации объектов промышленной собственности. Состав документов этого вида. итоговые и этапные отчеты; технические отчеты с приложениями; заключ-ия, отзывы и рецензии; аннотации; паспорта, регламенты; монографии, диссертации и отзывы на них; рукописи неопубликованных научных работ; рекомендации; технические задания; программы; отчеты, доклады о работе научных экспедиций; отчеты, доклады о научных и технических командировках специалистов; технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки. плановое задание, задание на проектирование, архитектурно-планировочное задание, пояснительная записка, техническое задание на проектирование оборудования, технико-экономическое обоснование, описания, технические условия на проектирование, ведомости, расчеты, паспорта, сметная документация, чертежи, рисунки, графики, эскизы, планы, схемы, диаграммы. охранные документы (авторское свидетельство, патент, свидетельство на объекты промышленной собственности); заявка на изобретение или открытие; прилагаемые к заявке документы). Специфика учета НТД заключается в единицах учета и учетных формах. Основными единицами учета НТД являются архивный фонд (архивная коллекция), единица хранения. Единица хранения НТД – физически обособленный научный, научно-технический и/или технический документ либо совокупность названных документов (для научной документации - отчет по теме НИР или другой вид документа, сброшюрованный в том (папку); - для конструкторской, технологической и проектной документации - лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованный в том (папку), машиночитаемый документ). Таким образом для НТД характерен нефондовый принцип классификации. Виды информационно-поисковых справочников, составляемых к НТД: опись, каталог, указатель, обзор, путеводитель. Каталожная карточка НТД имеет следующие элементы описания: Наименование части проекта Дата окончания разработки Местонахождение объекта Выдача НТД во временное пользование осуществляется в случае отсутствия в архиве копировального оборудования, на основании официальных запросов организаций и предприятий (на срок до 3 месяцев), договоров о проведении выставок и условиях экспонирования документов (на срок до 6 месяцев), договоров о проведении работ по копированию документов, о проведении реставрационных работ, с разрешения директора архива или его заместителя. Демонстрируемая на выставках НТД должна быть предварительно застрахована. Выдача документов оформляется актом о выдаче документов во временное пользование Контрольные вопросы: 1. Каковы основные виды и разновидности научно-технической документации? 2. Каковы общие функции ахива организации и службы НТД и в чем специфика деятельности службы НТД? 3. В чем специфика хранения научно технической документации согласно правилам? 4. Какие новые виды электронных научно технических документов упоминаются в стандартах? Раздел 7. Стандартизация хранения документов на машинных носителях (электронных документов). План лекции. 1. Нормативно-методическая база хранения электронных документов. 6. Структура электронного документа, стандартизация форматов и метаданных 7. Жизненный цикл электронного документа. Роль стандартизации требований к СЭД в сохранении электронных документов. 7.1 Комлетование архивов организаций и государственных аривов электронными документами. Требования стандартов. 7.2 Специфика описания электронных документов. 7.3 Специфика обеспечения сохранности электронных.документов. 5.5. Специфика экспертизы ценности ЭД. Нормативно-методическая база хранения электронных документов включает в себя: Нормативные документы 1) Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526. М.,2016// Федеральное архивное агентство (Росархив). Официальный сайт. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://archives.ru/documents/ministry-orders/prik_526_2015.shtml Приказ Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного доступа» Стандарты 2. ГОСТ Р 54989-2012. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. Утвержден Приказом Федерального агентства по техническомурегулированию иметрологии от 17сентября 2012 г. № 325-ст. Введен в действие 01.05.2013.М.:Стандартинформ, 2013. 3. ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения. М., 1989. 4. РД 50-524-84 «Порядок хранения документов на машинных носителях». 5. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». 6. ИСО 30301:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования» »// Официальный сайт ISO. www. http. ISO.com 7. ISO 16175 «Information and documentation. Principles and functional requirements for records in electronic office environments» (ИСО 16175 «Информация и документация. Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде»// Официальный сайт ISO. www. http. ISO.com (дата обращения 01.05.2012) Методические документы 8.Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. М.: ВНИИДАД, 2013//Опубликовано на сайте «Архивы России». http://www.rusarchives.ru/methodics/index.shtml. 9. Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах М.: ВНИИДАД, 2013//Опубликовано на сайте «Архивы России». http://www.rusarchives.ru/methodics/index.shtml). 10. Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти. Отчет по НИР. М.:ВНИИДАД, 2013. //Опубликовано на сайте «Архивы России». http://www.rusarchives.ru/methodics/index.shtml). 11. Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения». Отчет оп НИР. М.:РГГУ, 2013 //Опубликовано на сайте «Архивы России». http://www.rusarchives.ru/methodics/index.shtml). 12. Функциональные требования к информационным системам архивов электронных документов организаций. М:Росархив, ВНИИДАД. 2014 //Опубликовано на сайте Федерального архивного агентства http://archives.ru/documents/methodics.shtml 2.1.Классификация электронных документов на практике осуществляется при составлении номенклатуры дел организации. Признаки классификации ЭД. по типам и форматам данных: • текстовые форматы (*.txt, *.doc, *.rtf и др.); • гипертекстовые форматы (*.html, *.shtml, *.xml и др.); • графические форматы (*.gif, *.jpg, *.bmp и др.); • табличные процессы (*.xls); • базы данных (*.dbf и др.); • форматы представления аудио и видео (*.waw, *.mp3, *.mp4 и др.); • форматы САПР и геоинформационных систем. по типам носителей: • магнитные диски • магнитные ленты • оптические диски CD-ROM, DVD-ROM • флэш-носители 2.2. Новые термины Определение Источник 1) Открытое ПО Программное обеспечение, распространяемое на условиях (неисключительной) лицензии, которые позволяют пользователю: • Получать доступ к исходным текстам (кодам) программы как в целях изучения и адаптации, так и в целях переработки программы для ЭВМ; распространять программу • Использовать программу для ЭВМ в любых, не запрещённых законом целях • Вносить изменения в программу для ЭВМ (перерабатывать) и распространять экземпляры изменённой (переработанной) программы с учётом возможных требований наследования лицензии • В отдельных случаях распространять модифицированную компьютерную программу пользователем на условиях, идентичных тем, на которых ему предоставлена исходная программа ГОСТ Р 54593-2011 «Информационные технологии. Свободное программное обеспечение. Общие положения» 2) Закрытое ПО Программное обеспечение, распространяемое на условиях простой (неисключительной) или исключительной лицензии, ограничивающей использование программы и/или запрещающей пользователю внесение изменений в программу для ЭВМ (переработку) и/или распространение изменений (переработанной) программы ГОСТ Р 54593-2011 «Информационные технологии. Свободное программное обеспечение. Общие положения» 3) Открытая информационная система Исчерпывающий и согласованный набор национальных стандартов Российской Федерации и международных стандартов информационных технологий и профилей, функциональных стандартов, которые специфицируют интерфейсы, службы и форматы в целях обеспечения переносимости, масштабируемости и взаимодействия приложений, данных и персонала ГОСТ Р 54593-2011 «Информационные технологии. Свободное программное обеспечение. Общие положения» 4) Репликация метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий (клонов) цифровых материалов. Репликация требует специальных мероприятий по поддержке всех копий в актуальном состоянии. Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения. М.: РГГУ, 2013. 2.3. Требования к форматам ЭД. Согласно ГОСТ Р 53898-2010: Каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами, должно оформляться как XML-документ и, возможно, один или несколько дополнительных файлов - документов в электронном виде, являющихся неотъемлемой частью сообщения. Документ (основная зона) - содержит информацию о передаваемом документе - как в объеме стандартизованного набора РКД, так и, возможно, самого документа в электронном виде (в виде файла, набора файлов) Формат Open Document предназначен для : текстовые документы электронные таблицы рисунки базы данных презентации 2.3. Критерии выбора формата для хранения архивных документов. 1. Устойчивость к многократным миграциям. 2. Устойчивость к многократным репликациям 3. Доступность программного обеспечения. (Из Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения) По мнению экспертов РГГУ наиболее подходят для архивного хранения электронных документов Виды информации Форматы Текстовая *.doc и *.xml. XML (includes XSD/XSL/ XHTML), PDF/A-1 (ISO 19005-1) (*.pdf), PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) (*.pdf). Графическая TIFF (uncompressed), JPEG2000 (lossless) (*.jp2), PNG (*.png) Для векторных изображений: SVG Чертежи, структурные схемы: SWG, WMF, CGM 3D-изображения: X3D Аудио- и видео Для аудио: AIFF (PCM) (*.aif, *.aiff), WAV (PCM) (*.wav), AES3 (LPCM) (*.aes) Для видео: Motion JPEG 2000 (ISO/IEC 15444-4)(*.mj2), AVI (uncompressed, motion JPEG) (*.avi), QuickTime Movie (uncompressed, motion JPEG) (*.mov) Базы и банки данных Comma Separated Values (*.csv), Delimited Text (*.txt), SQL DDL. В редких случаях могут быть использованы форматы: DBF (*.dbf), OpenOffice (*.sxc/*.ods), OOXML (ISO/IEC 29500)(*.xlsx). Презентации OpenOffice (*.sxi/*.odp) и OOXML (ISO/IEC DIS 29500) (*.pptx) Гибридная MS WORD, RTF 3. Аутентичность электронных документов в нашей стране и за рубежом Юридическая сила электронного документа удостоверяется: по ГОСТу 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники») - с помощью удостоверяющего письма, составленного создателем МЧД по законам «Об информации, информационных технологиях и защите информации» 2006 г. и «Об электронной цифровой подписи» и «Об электронной подписи» (2011 г.) - с помощью электронной подписи Тем не менее у обоих имеется ряд проблем с точки зрения долговременного удостоверения юридической силы. Так, Согласно ГОСТ 6.10.4-84 чтобы обладать юридической силой ДМН должен содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование организации-создателя документа (идентификационный код по ОКПО – общесоюзному классификатору предприятий и организаций); - местонахождение организации – создателя документа (идентификационный код по Общесоюзному классификатору. "Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов" (СОАТО) и наименование населенного пункта, где находится организация); - наименование документа (идентификационный код и наименование формы документа по ОКУД - Общесоюзному классификатору управленческой документации или отраслевому, республиканскому классификатору); - дату документа (в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38 - 72 и указать время записи документа, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.); - код лица, ответственного за правильность изготовления ДМН или утвердившего ДМН (идентификационный код, должность и ФИО) Поэтому выполнить зачастую невозможно из-за устаревания соответствующих классификаторов. Также для удостоверения юридической силы необходимо сопроводительное письмо на бланке организации-создателя документа, которое заверяет юридическую силу документа в случае внесения любых изменений в документ. Это создает проблему, если база данных пополнилась новой сотней тысяч записей. Плюс такой способ не позволяет передавать данные по телекоммуникационным сетям, так как письмо должно быть заверено в традиционной форме. Важной проблемой, также, является и то, что автором письма, согласно ГОСТу должен быть создатель массива МЧД, но архивист должен осуществлять перезапись и конвертирование данных в новые форматы в ходе чего может меняться логическая и физическая структура массива ДМН, и ясно, что новый документ не аутентичен прежнему и юр. Сила утрачивается. Таким образом, возникает противоречие – удостоверять юридическую силу документа в случае его изменения должен его автор (создатель), а изменять – архивист (хранитель). Что касается эл. подписи, то процедура заверения ЭП (усовершенствованной) предполагает создание сети удостоверяющих центров, куда должны лично являться руководители организаций для получения открытого ключа ЭП, а также специального федерального уполномоченного органа. Кроме того, ЭП имеет юридическую силу, пока не аннулирован сертификат ключа подписи (документ удостоверяющего центра, подтверждающий подлинность подписи). В среднем сертификат действует не более года. Плюс ко всему, криптографическое программное обеспечение, с помощью которого создается ЭП также подвержено быстрому старению 4. Электронные документы в составе Архивного фонда РФ. Комплектование и экспертиза ценности. 4.1.Подходы в Концепции информатизации архивного дела предлагаются в области передачи на постоянное хранение документов на нетрадиционных носителях. 1. Проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным персоналом, создание адекватной технической и программной базы, обследование создаваемых ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение. Определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов 2. прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость - первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п. Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя. Проще говоря, согласно первому подходу периодическому копированию всей информации, записанной на единичном носителе, проблему же чтения информации пользователь должен решать самостоятельно 4.2.Концепции хранения машиночитаемых документов. -концепция централизованного хранения электронных документов - концепция распределенных архивов 4.3. Критерии экспертизы ценности электронных документов Из Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах 2013) Критерии: происхождения, содержания, внешних особенностей, а также «дополнительные критерии» К критериям происхождения электронных документов относятся: • функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или и типового характера; • значимость информационной системы, в которой образуются электронные документы, для выполнения организацией своих функций; • время и место создания электронных документов. К критериям содержания относятся: • значимость информации электронного документа (уникальность и типичность); • повторение информации электронного документа в информации документов постоянного срока хранения на других носителях; • вид, разновидность электронных документов; • подлинность электронного документа. К критериям внешних особенностей электронных документов относятся: • характеристики и физическое состояние электронных носителей с электронными документами К дополнительным критериям экспертизы ценности электронных документов относятся: • степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях); • возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения; возможность обеспечения долговременного хранения, конвертирования электронных документов в новые форматы и миграции на новые в технологическом отношении носители. Контрольные вопросы по теме: 1. Каковы основные требования нормативных документов и стандратов к условиям хранения электронных документов? 2. Какие дополнительные требования к условиям хранения электронных документов содержат стандарты? 3. Какие стандарты фиксируют требования к режимам архивного хранения электронных документов ? 4. Каким образом удостоверется юридическая сила ЭД в процессе архивного хранения?