Правила оформления реквизитов управленческого документа

Тема 1. Правила оформления реквизитов управленческого документа 01 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) «воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Изображение герба размещается на верхнем поле листа, посередине, над наименованием организации-автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 1) Государственный герб Российской Федерации - знак особой важности, символ государственности, суверенитета России, государственной власти. Поэтому сфера его использования органами федеральной исполнительной власти является узкой, а органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления муниципальных образований – крайне ограниченной. В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьём черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона» (ст. 1). В щите на груди двуглавого орла изображен всадник, поражающий копьем дракона. Этот знак нередко ошибочно называют изображением Святого Великомученика и Георгия Победоносца и идентифицируют с гербом города Москвы. Однако между изображениями всадников, их вооружения (собственно оружия и костюма) и других деталей имеются существенные различия, например: • на Государственном гербе конь всадника на трех ногах, с одной передней ногой поднятой; конь всадника герба г. Москвы опирается только на две задних ноги; • дракон Государственного герба опрокинут на спину и попран конем (в гербе г. Москвы змий стоит на четырех лапах и оборачивается назад). Изображение всадника на Государственном гербе Изображение всадника на гербе города Москвы Воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с измен. 09.07.2002 и 30.06.2003). Многоцветный вариант Государственного герба помещают на бланках: • федеральных конституционных законов и федеральных законов, • указов и распоряжений Президента Российской Федерации, • постановлений Совета Федерации и Государственной Думы, • постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, • решений Конституционного, Верховного и Высшего Арбитражного судов Российской Федерации, • Президента Российской Федерации, • Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, документов других высших органов власти. Одноцветным является изображение Государственного герба, выполненное контурными линиями одного цвета. Цвет контурных линий может быть любым, однако пространства изображения Государственного герба, ограниченные данными линиями, не должны заполняться цветом и должны сохранять тот цвет, который имеет бумага (иной носитель), на которой помещено изображение Государственного герба. Одноцветный вариант герба с геральдическим щитом имеют бланки: • Администрации Президента Российской Федерации, • полномочных представителей Президента Российской Федерации в административных округах, • федеральных органов исполнительной власти, Генеральной Прокуратуры Российской Федерации, • Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, • Счетной палаты Российской Федерации, • Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, • Центрального банка Российской Федерации. Одноцветный вариант герба без геральдического щита помещается на бланках: • Межведомственной комиссии по защите государственной тайны, • органов, организаций и учреждений при Президенте и Правительстве Российской Федерации, • федеральных судов, • органов прокуратуры Российской Федерации, • дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за ее пределами. 2) Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов, издаваемых органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями их подчинения. 3) Герб (геральдический знак) муниципального образования В соответствии с действующим законодательством муниципальные образования также могут иметь официальные символы (гербы, геральдические знаки). Это предусмотрено ст. 9 Федерального закона от 16.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации (в ред. от 28.12.2016): «Муниципальные образования в соответствии с федеральным законодательством и геральдическими правилами вправе устанавливать официальные символы, отражающие исторические, культурные, национальные и иные местные традиции и особенности». Требования к изображению символики муниципального образования устанавливаются в его Уставе и нормативных актах органов местного самоуправления. При этом должны учитываться требования к изображению гербов, установленных в законодательстве Российской Федерации и субъекта РФ. Герб МО Екатерингофский Герб МО город Пушкин 02 Эмблема органа власти (организации) используется как средство визуальной идентификации организации (органа власти), «размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Эмблемы утверждаются указами Президента РФ. Эмблема федеральной почтовой связи Российской Федерации Эмблема государственной фельдъегерской службы Российской федерации (ГФС России) 03 Товарный знак (знак обслуживания) применяется для идентификации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц, «воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля)» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). АО «ДОМОСТОИТЕЛЬНЫЙ КОМБИНАТ» РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОПТОВОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ "Ф А Р М А Ц И Я" 04. Код формы документа «проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Пример - Форма по ОКУД 0211151. Код формы документа, как правило, проставляется во внутренних документах. На бланках писем этот реквизит указывается по необходимости. 05 Наименование организации - автора документа на бланке документа «должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением)» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). «Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии)» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывают не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение - министерству и местным органам власти, то предпочтение отдается наименованию местных органов. Эту часть реквизита печатают более мелким шрифтом по сравнению с наименованием непосредственно автора документа. Российская Федерация Министерство науки, высшей школы и технической документации САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МОРСКОЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Министерство финансов Российской Федерации УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО САНКТ-ПЕТЕРБУРГУ В бланках коммерческих организаций наименованием вышестоящей организации является наименование консорциума или промышленно-финансовой группы, в систему которой входит данная организация. ХОЛДИНГОВАЯ КОМПАНИЯ «ЦЕНТР» Общество с ограниченной ответственностью «РУСБАРТЕР» Все наименования указываются в именительном падеже (точка в конце наименования не ставится). Не принято отделять чертой отдельные элементы реквизита «Наименование организации - автора документа» друг от друга и от последующих реквизитов – наименования структурного подразделения - автора документа, справочных данных об организации, даты и пр. Наименование организации указывается на бланке, как правило, без кавычек, за исключением случаев, когда наименование является именем собственным: ООО «Русский дом». 06 Наименование структурного подразделения - автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Миграционная служба России Миграционная служба Санкт-Петербурга ОТДЕЛ ПРИЕМА И ОБУСТРОЙСТВА ВЫНУЖДЕННЫХ МИГРАНТОВ 07 Наименование должностного лица - автора документа «используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минтруд России) ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА 08 Справочные данные об организации указываются в бланках для писем и включают: «почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются также: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационн ый номер организации (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП). При оформлении элементов почтового адреса используются общепринятые условны е сокращения: п/я (почтовый ящик), наб. (набережная), ул. (улица), пр. (проспект), пл. (площадь), корп. (корпус), кв. (квартира), р-н (район), обл. (область) и т.п. Сокращение ул. в адресе всегда ставится после наименования улицы. Группы цифр в номерах телефонов, факсов разделяются тире (дефисом): 345–21–40. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) включает 8 цифровых знаков. Коды ОКПО присваиваются в соответствии с Положением о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторов (Госкомстат России, Госстандарт России, Минэкономики России): ОКПО 02842708. Основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит представляет собой 13-значный цифровой код: ОГРН 1027700380795. Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выдаваемым юридическому лицу. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Это цифровой номер налогоплательщика (ИНН), свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Для организаций – десятизначный цифровой код, для физического лица – двенадцатизначный. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (ст. 83), в дополнение к ИНН вводится КПП – код причины постановки на учет, который состоит из девяти знаков – цифр: ИНН/КПП 7708033140/771001001. Элементы справочных данных об организации указываются под наименованием организации в следующей последовательности: Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (495) 718-79-38; e-mail:ocpk@vniidad.ru ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001 09 Наименование вида документа имеют все документы, кроме писем и факсов, проставляется ниже реквизита «Наименование организации» и её юридического адреса от границы левого поля при угловом расположении реквизитов или выравнивается по центру листа при продольном расположении реквизитов. Наименование вида документа является одним из важнейших реквизитов, поэтому в бланках документов он печатается прописными буквами и может быть выделен полужирным шрифтом (№ 14). ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА ПРИКАЗ 10 Дата документа - обязательный реквизит, наделяющий документ юридической силой, «соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ. Проставить дату подписания документа может также работник службы делопроизводства при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование его осуществляется в день подписания. Поскольку проставление конкретной даты оформляется, как правило, рукописным способом, то необходимо, чтобы запись была сделана разборчиво, четко. Дата может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Группы цифр, обозначающие число, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова «год» не ставится. Например: 07.06.2017 Замена арабских цифр при обозначении месяца римскими цифрами недопустима. При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и слово год или его сокращение - г. Кавычки не ставятся: 7 июня 2016 г. Обычно дата письма оформляется цифровым способом и указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизитов «Справочные данные об организации», от границы левого поля, без кавычек и без предлога от. Место для проставления даты документа обозначено в бланке документа. Дата всегда предшествует регистрационному номеру документа. 11 Регистрационный номер документа - это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ вводят в информационно-поисковую систему организации. Регистрация служебных документов облегчает последующую работу с ними. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкциях по делопроизводству и номенклатуре дел каждой организации. Некоторые виды документов (распоряжения, приказы, протоколы, акты, справки и т.п..) имеют порядковый номер, проставляемый в течение календарного года (с января по декабрь) с возрастающей последовательностью. При этом приказы по общей (основной) деятельности, по личному составу и по кадрам имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В учебных заведениях внутренним документам присваивают порядковый номер в течение учебного года. По усмотрению организации порядковый (цифровой) номер может дополняться буквами или информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Например: № 15 - р (распоряжение), №12 - л/с (приказ по личному составу), №40 - к (приказ по кадрам). В служебных письмах регистрационный номер документа содержит большую информацию и обозначается группой цифр, разделенных косой чертой или дефисом. При этом регистрационный номер самого документа указывается последними цифрами, например: № 04-16/68, где 04 - индекс структурного подразделения; 16 - номер дела по номенклатуре дел; 68 - порядковый номер отправляемого письма. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую линию в порядке указания авторов на документе (слева направо), например: 606/209/453. 12 Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех письмах, которые являются ответными. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся с поступившего документа и в текст ответного письма не включаются. На бланках для служебных писем этот реквизит располагается на второй строке под обозначением даты и регистрационного номера исходящего документа. В бланке обычно печатают На № (затем проставляется цифровое обозначение номера входящего документа) и предлог от (после которого указывается дата). Например: На № 3-11/813 от 11.08.2017. 13. Место составления (издания) документа «указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Реквизит не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Располагают реквизит ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», по середине листа. ГОСУДАРСТВЕННАЯ КОРПОРАЦИЯ АГЕНТСТВО ПО РЕСТРУКТУРИЗАЦИИ КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ _________________________ №_______________ Москва Перед названием населенного пункта проставляется сокращенное обозначение его видового наименования: г. - город, с. - село и т. д. Для населенных пунктов ниже областного или районного центров дополнительно указывается название района и области, на территории которых они находятся. Например: г. Магнитогорск Челябинской обл.; с. Ивановка Мытищинского р-на Московской обл. Перед названиями городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) буква г. (город) не ставится. 14 Гриф ограничения доступа к документу «проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например: Коммерческая тайна Экз. № 2 Кавычки при проставлении грифа конфиденциальности документа не используются. 15 Адресат - обязательный реквизит служебных писем, направляемых в другие организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в том случае, когда документ предназначен для передачи руководству, например, на заявлениях, докладной и объяснительной записках. Реквизит «Адресат» печатается в правом верхнем углу документа. В бланке с угловым расположением заголовочных реквизитов адресат находится на одном уровне с наименованием организации - автора документа. При продольном расположении реквизитов бланка реквизит «адресат» располагается справа под реквизитами бланка Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. Реквизит состоит из набора элементов. В пределах каждого элемента адресата текст печатается через один межстрочный интервал, а составные части адресата отделяются дополнительным интервалом. Каждая составная часть реквизита (наименование организации; наименование структурного подразделения; должность; инициалы и фамилия должностного лица; почтовый адрес) начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом. В конце строки точка не ставится. Состав элементов реквизита и их оформление зависит от того, кому направлен документ. 1) Если документ адресуется руководителям предприятий или их заместителям, то наименование предприятий включаются в наименование их должностей в дательном падеже, например: Директору концерна ООО «Русь» Антонову М.Б. или Первому заместителю директора муниципального предприятия пансионата «Сосновая поляна» Васильеву Д.В. 2) При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например: Государственная страховая компания «Югория» 3) При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения. Политехнический институт Отдел кадров или Правительство Ленинградской области Отдел обращений и заявлений граждан 4) При адресовании документа руководителю структурного подразделения элементы адресата располагаются в следующей последовательности: • наименование предприятия-получателя в именительном падеже; • наименование должности в дательном падеже; • фамилия, инициалы должностного лица в дательном падеже. Министерство связи Российской Федерации Начальнику специального управления телефонной связи Дубову Н.Л. ГОСТ Р 7.0.97-2016 допускает возможность употребления перед фамилией должностного лица сокращения «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. 5) При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Руководителям организаций и предприятий культуры и кинематографии федерального ведомства 6) При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Директорам школ, гимназий и лицеев (по списку) 7) Если документ направляется в несколько разнородных организаций или направляется нескольким лицам, то все адресаты указываются в той последовательности, которая признается целесообразной. В случае, когда документ является ответным, первым (основным) адресатом указывают автора инициативного документа, на который дается ответ, а затем указываются другие организации или лица, которым он направляется для сведения. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При бОльшем количестве адресатов составляют список рассылки, а на каждом документе указывают только один адресат. Генеральному директору ПАО «Трест Ленмостострой» Игнатову Л.Д. Генеральному директору ООО «Автодорстрой» Мельникову А.В. 8) В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234. При адресовании документа в организацию почтовый адрес (при необходимости) указывают ниже наименования организации, например: Комитет по благоустройству и дорожному хозяйству Караванная ул., д. 9 Санкт-Петербург, 191011 Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами). 9) При адресовании служебного письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы, а затем почтовый адрес. Шаповаловой О.П. Кондратьевский пр., д. 20, кв. 2 Санкт-Петербург, 195197 10) При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например: Администрация Санкт-Петербурга Комитет по транспорту E-mail transport@gov.spb.ru 16 Гриф утверждения документа является особым способом введения документа в действие, когда одной только подписи для придания ему юридической силы недостаточно. В инструкции по делопроизводству организации содержится перечень документов, подлежащих утверждению. В числе таких документов указывают: акты (проверок, ревизий, передачи дел и т. п.), расписания (штатное, учебное), договоры, инструкции, отчеты, планы, положения, сметы, номенклатуру дел, некоторые разновидности протоколов и т.п. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Утверждение документа производится после его подписания, санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг организаций. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. Устанавливаются два способа утверждения документов, имеющие одинаковую юридическую силу: 1) утверждение документа должностным лицом, к компетенции которого относится содержание документа, 2) утверждение документа правовым актом (постановлением, приказом, протоколом). 1) При утверждении документа должностным лицом (должностными лицами) гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ; наименования должности лица (с прописной буквы), утверждающего документ; его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. УТВЕРЖДАЮ Директор ТОО «Квант» Личная подпись Р.В. Якушин 18.07.2017 При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном горизонтальном уровне, в пределах зоны, отведенной для размещения реквизита «Наименование организации». В этом случае рекомендуется оформлять их не на бланке, а на чистых листах бумаги. 2) При утверждении документа распорядительным документом (постановлением, решением, приказом) реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже (со строчной буквы), его даты и номера. Слово, производное от глагола «утверждать», согласуется в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, например: УТВЕРЖДЕН (акт, устав, регламент), УТВЕРЖДЕНА (инструкция), УТВЕРЖДЕНО (положение, штатное расписание, соглашение), УТВЕРЖДЕНЫ (правила). Например: (Положение) УТВЕРЖДЕНО приказом директора от 01.08.2017 № 26 3) При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках), например: (Устав) УТВЕРЖДЕН Советом директоров АО «Электронные технологии» (протокол от 21.09.2016 №14) 17 Заголовок тексту - это обозначение его краткого содержания. Все организационно-распорядительные документы должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы, если текст не превышает 4-5 строк. Заголовок формулируется составителем документа. В нем кратко и точно в одной фразе должно быть отражено основное содержание документа. Оформление заголовка связано с соблюдением целого ряда требований: 1) В зависимости от вида документа заголовок отвечает на разные вопросы и по-разному оформляется. Например: ПРИКАЗ - о чем и по чему? о приеме на работу; по личному составу ИНСТРУКЦИЯ - по чему? и о чем? по делопроизводству; о порядке формирования дел ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ - кого? секретаря-референта; менеджера по персоналу ПОЛОЖЕНИЕ - о чем? о бухгалтерии; о порядке проведения аттестации ПРОТОКОЛ - чего? собрания; заседания ДОГОВОР - о чем?; на что?; чего? о сотрудничестве; на расчетно-кассовое обслуживание; поручительства А К Т - о чем? и чего? о списании; приема-передачи 2) Заголовок внутренних документов располагают ниже реквизита «Дата документа» непосредственно перед текстом. Заголовок служебного письма располагают ниже реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» непосредственно перед текстом. Он печатается от границы левого поля, содержит не более 28 знаков в одной строке (но не более 5 строк). Все строки реквизита печатаются через один интервал. На бланках организаций место для заголовка обычно обозначается ограничительными отметками. «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). 3) Не рекомендуется заканчивать строку союзом или предлогом, а также переносить часть слова на другую строку. Заголовок не заключается в кавычки; в конце его точка не ставится. 4) Ели в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. Например, заголовок сводного приказа, в котором указывается действие, распространяемое на нескольких лиц, оформляется так: О назначении на должность или О командировании. Заголовок сложного приказа, содержащего несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим, формулируется следующим образом: По личному составу. 5) Если заголовок начинается с предлога О/Об (с заглавной буквы), то далее должно следовать отглагольное существительное, обозначающее управленческое действие: О лицензировании..., О поставке ..., О реорганизации, О направлении, О создании, Об обеспечении и т.д. После отглагольного существительного указывается объект, на который направлено управленческое действие. О предоставлении земельного участка обществу «Петрозем». Не следует начинать заголовок словами типа Касательно ..., По вопросу ..., По делу ... , Ответ на письмо и т.п. 6) Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица без указания его должности и характера предписываемого действия. Например: О Петрове В. В. 7) Заголовок должен строго соответствовать не только теме, но и задачам документа. 18 Текст документа главный реквизит документа. Все остальные реквизиты служат оформлению документа, указывают на этапы его прохождения и т.п. Поэтому составление текста - наиболее важная и трудоёмкая работа. «Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Форма изложения текста определяется способом создания документа, его назначением. Текст документа имеет свою логическую структуру, определяемую временем создания документа, его происхождением, местом возникновения, видом; может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. ГОСТ Р 7.0.97-2016 нормативно закрепляет постановку инициалов после фамилии в тексте документа. В тексте служебных писем ГОСТом Р 7.0.97-2016 закреплено использование этикетной заключительной формулировки «С уважением», которая вместе с обращением «Уважаемый(ая)» образует так называемую этикетную рамку. Однако такое указание носит рекомендательный характер. В деловых (служебных) письмах могут использоваться следующие вступительные формулы обращения к адресату: • Уважаемый господин Председатель! • Уважаемый господин Губернатор! • Уважаемая госпожа Захарова! • Уважаемый Николай Петрович! • Уважаемые господа! 19 Отметка о приложении - реквизит, который «содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам)» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). В состав отметки входят слово «приложение» и название документов-приложений с указанием по каждому из них количества листов и экземпляров. Слово «Приложение» печатается с заглавной буквы от границы левого непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется. После слова «Приложение» (всегда в единственном числе, без кавычек) ставится двоеточие, за которым на одной строке с ним, без кавычек, печатается название документа-приложения. Наименование прилагаемого документа начинается со строчной буквы, если оно не является именем собственным. Оформление реквизита может иметь несколько вариантов. 1) Если в тексте основного документа приводится полное наименование прилагаемого документа, то повторно его название в отметке о наличии приложения не указывается. В этом случае отметка о наличии приложения оформляется по сокращенной форме. Если экземпляров документа-приложения больше одного, дается указание на их количество. Приложение: на 5 л. в 2 экз. Для сброшюрованных приложений количество листов не указывают. 2) Если в тексте отсутствует наименование прилагаемого документа, то в отметке о приложении указывают его наименование. Приложение: Инструкция по делопроизводству на 10 л. 3) Если в отметке указывается несколько документов-приложений, то они нумеруются арабскими цифрами и отделяются друг от друга 1 - 1,5 межстрочным интервалом. Все строки в отметке о наличии приложения выравнивают по левой вертикальной линии, проходящей после окончания слова Приложение. Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 1 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 2 экз. Приложение: 1. копия свидетельства о рождении 2. медицинская справка 4) При большом количестве приложений на них составляется опись и на неё делается ссылка в отметке о наличии приложения. Приложение: согласно описи на 5 л. 5) Если к документу прилагается документ, имеющий свое приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: договор от 31 марта 2014 г. № 17 и приложение к нему, всего на 25 л. В отметку о наличии приложения могут включаться дополнительные сведения о документе-приложении: об отправке документа только одному корреспонденту, о грифе ограничения доступа к документу-приложению, о номере его экземпляра и некоторые другие. Приложение: на 2 л. в 1 экз., в первый адрес Приложение: кн., инв.№43, экз. №75 ДСП 6) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.): Приложение: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов. Распорядительные документы могут иметь приложения, однако отметка о наличии приложения как реквизит не оформляется. Указание о наличии приложения оформляется следующим образом: в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2). В самом прилагаемом документе на первом листе в правом верхнем углу пишут слово Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Приложение к приказу директора института от 22.09.20__ № 75 ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к распоряжению губернатора Санкт-Петербурга от 13.02.20__ № 32-р Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. «Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение» (ГОСТ Р 7.0.97-2016), например: Приложение 1 УТВЕРЖДЕНА приказом АО «Профиль» от 18.05.2015 № 67 ИНСТРУКЦИЯ 20 Гриф согласования документа используется при внешнем согласовании документа. Согласование - способ предварительного рассмотрения и оценки проектов документов до их подписания. В зависимости от содержания документа согласование может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными организациями, с научно-исследовательскими и проектными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Реквизит может быть оформлен двумя способами: 1) При согласовании документа с конкретным должностным лицом гриф согласования включает: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица (в именит. пад.), с которым согласуется документ, включая наименование организации, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату согласования, например: СОГЛАСОВАНО Председатель комитета финансов Личная подпись И.С. Иванов 20.05.2017 Несколько грифов согласования располагают двумя вертикальными рядами. Первый ряд печатают от границы левого поля документа, второй - через 40 печатных знаков от него. СОГЛАСОВАНО Директор школы № 40 Личная подпись И.В. Иванов 08.04.2017 СОГЛАСОВАНО Директор школы № 128 Личная подпись Н.П. Трофимов 09.04.2017 2) «Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма» (ГОСТ Р 7.0.97-2016), например: 1. СОГЛАСОВАНО Советом директоров АО «Электронные технологии» (протокол от 21.09.2016 №14) 2. СОГЛАСОВАНО письмом Росархива от 15.07.2016 № 26 Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без разрядки и без кавычек, после него не ставится двоеточие. Все элементы грифа печатаются от границы левого поля, каждый элемент с новой строки через 1 межстрочный интервал друг от друга. Гриф согласования может проставляться: • на первом листе документа в левом верхнем углу (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю); • на последнем листе документа под текстом; • на листе согласования. 21 Виза используется для внутреннего согласования с теми подразделениями и должностными лицами, участие которых предусмотрено при реализации данного документа, «свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). В организации должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Документ обязательно визируется исполнителем, юристом, а также, как правило, должностными лицами финансовых и экономических служб и заместителем руководителя, курирующим данный вопрос. Виза включает должность визирующего лица, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени, отчества перед фамилией) и дату визирования, например: Виза согласования проекта в случае его одобрения Виза согласования проекта при наличии замечаний к нему Лист согласования проекта приказа на бумажном носителе Если же процедура согласования проекта документа проходит в СЭД, то его результаты распечатываются потом в виде отчета. Отчет о результатах согласования проекта приказа в СЭД В документах, подлинники которых остаются в организации, визы проставляются: • на последнем листе документа под подписью, • на обороте последнего листа подлинника документа, • на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. «В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). 22 Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Подпись не является гарантией достоверности информации в документе. Она лишь подтверждает авторство документа. Лицо, подписавшее документ, несет ответственность за содержание документа. Документы, направляемые в вышестоящие организации, все распорядительные и наиболее важные внутренние документы подписывают руководители учреждений и их заместители. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции. Если документ посылается по нескольким адресам в вышестоящие станции и в неподведомственные учреждения, руководитель подписывает все экземпляры, а в делах остается заверенная копия. При направлении документа нескольким подведомственным учреждениям, подписывается, как правило, первый экземпляр документа, а остальные экземпляры заверяются работниками, осуществляющими регистрацию этого документа. В служебных письмах, направляемых одновременно нескольким адресатам, подписываются все экземпляры документов. Реквизит «Подпись» размещается ниже текста или отметки о наличии приложения к документу через 2-4 межстрочных интервала. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности оформляется без абзацного отступа от левой границы текстового поля с одинарным интервалом и выравнивается влево. При оформлении документа на бланке организации, указывается только должность лица, подписавшего документ. Наименование организации при этом не включается в наименование должности, например: Генеральный директор Личная подпись А.В. Тихонов Если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Руководитель», «Директор» располагаются на отдельной строке и могут центрироваться по отношению к последующим строкам реквизита. Для удобства оформления реквизита можно вставить в документ таблицу из 3-х столбцов, например: Заместитель директора по производству Личная подпись П.О. Чистяков При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Если документ оформлен не на бланке, то наименование должности указывают полностью, например: Исполнительный директор АО «Квант» Личная подпись И.С. Рыжов В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры, при необходимости, после наименования должности указывается ученая степень, звание лица, подписавшего документ. Ректор профессор, доктор экон. н. Личная подпись И.Н. Прохоров Две подписи и более ставятся под документом тогда, когда ответственность падает на несколько лиц. Например, на протоколах ставятся подписи председателя и секретаря, на договорах - подписи договаривающихся сторон; на документах, связанных с денежными, и материальными ценностями, - подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т. д. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Наименования должностей отделяются друг от друга дополнительным интервалом. Генеральный директор Личная подпись И. А. Никольский Главный бухгалтер Личная подпись В. И. Кузнецова При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением)» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Может использоваться как сокращенное написание, так и полное, например: И.о. генерального директора Личная подпись Н.П. Винокуров или Исполняющий обязанности генерального директора Личная подпись Н.П. Винокуров В наименовании должности сокращения типа «Ген. директор», «Гл. бухгалтер», «Зам. директора» не допускаются. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте согласованного документа, отсутствует в связи с болезнью, отпуском, служебной командировкой или по другим причинам, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности. При этом исправления вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается перед наименованием должности ставить обозначения За, Врио, Пп, Зам или косую черту. Одним из способов подписания документов является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. Безусловно, факсимильную подпись нельзя считать полноценным подтверждением подлинности. Возможность использования факсимильной подписи зафиксирована в ст. 160 Гражданского Кодекса РФ «Письменная форма сделки». Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимиле при подписании документов. Факсимильная подпись может использоваться на письмах-приглашениях, письмах-извещениях, циркулярных письмах и пр., за исключением документов финансового характера, например договорных и гарантийных писем. 23 Отметка об электронной подписи «используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований: а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе; б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере; в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга; г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии). Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Эмблема органа власти ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Наименование должности Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Рыбаков Андрей Викторович Действителен с 01.12.2014 по 01.12.2017 А.В. Рыбаков 24 Печать «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). В настоящее время в российском делопроизводстве для удостоверения подлинности документов и заверения копий документов в организации используются следующие виды печатей: • главная (гербовая или фирменная) печать, • простые печати структурных подразделений, • металлические выжимные печати для заверения удостоверений и специальных пропусков. Право на изображение Государственного герба Российской Федерации на печати организации определено ст. 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. № 2-ФЗ «О государственном гербе РФ». Правила оформления гербовой печати установлены в ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования (с измен. № 1 от 26.12.2002). Главным элементом гербовой печати является изображение двуглавого орла, которое появилось на печатях с конца XV в., т.е. с момента образования Российского государства. Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения: связанных с получением денег или материальных ценностей, на документах, удостоверяющих личность, на гарантийных и договорных письмах. Гербовая печать используется также при заверении копий ряда документов, например: копии положений, уставов, направляемых в государственные организации, копии судебных решений и некоторых других документов. Поскольку оттиск гербовой печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, поэтому наложение печати на личную подпись затруднит проверку подлинности документа. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым. С приложением гербовой печати нотариусов совершаются удостоверительные надписи и выдаются свидетельства. Главной печатью организации заверяются подписи руководителя, его заместителей, руководителей финансовой службы, главного бухгалтера, его заместителя, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом руководителя предоставлены соответствующие полномочия. Фирменная печать приравнена к гербовой. В центре печати размещается эмблема организации, товарный знак или аббревиатура ее наименования, а по окружности указывается полное наименование организации и номер ее государственной регистрации (ОГРН). Простые печати используются, главным образом, для внутренних документов организации. Простых печатей в учреждении, организации, предприятии может быть несколько. Простые печати применяются для внутренней документации учреждения, на размноженных экземплярах распорядительных документов, на справках, пропусках, при опечатывании бандеролей, пакетов. В этом случае на печати воспроизводятся два наименования - организации и структурного подразделения: «секретариат», «канцелярия», «управление делами», «отдел кадров», «протокольный сектор», «административный отдел» и т.д. Простые печати удостоверяют размноженные экземпляры распорядительных документов, справок, пропусков и т.д. В отличие от гербовых печатей, имеющих круглую форму и стандартные размеры, простые печати могут быть различной величины, а по форме - не только круглыми, но также квадратными, треугольными, овальными и др. По характеру материалов, из которых изготовлены печати, они делятся на каучуковые и металлические. Металлические печати используются для наложения сургучных печатей на пакетах, при опечатывавши сейфов и дверей. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). 25 Отметка об исполнителе - это указание на лицо, составившего документ. Реквизит предназначен для осуществления оперативной телефонной связи с исполнителем с целью получения разъяснений и уточнений по затронутым в документе вопросам. ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает возможность обращения к исполнителю по телефону или по электронной почте как по имени и отчеству, так и по фамилии в сочетании со словом «господин» или «госпожа». Реквизит включает в себя фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя и номер его телефона, например: Иванов Антон Сергеевич (812)722-43-12 Также по усмотрению организации она может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя, например: Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru «Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. 26 Отметка о заверении копии «оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа)» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп, например: 27 Отметка о поступлении документа «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчёта срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Наименование организации дается, как правило, в сокращенном виде. Реквизит проставляется от руки или при помощи специального штампа в правой нижней части лицевой стороны первого листа входящих документов. Возможно проставление отметки на оборотной стороне листа. 28 Резолюция «содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). В состав реквизита должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись лица, вынесшего резолюцию, и дата резолюции, Например: Васильевой Е. В. Прошу подготовить предложения к 20.02.2017 Личная подпись 15.02.2017 Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Все части резолюции оформляются в соответствии с определенными требованиями: 1) Входящий документ должен направляться тому лицу, которое непосредственно участвует в его исполнении; нежелательно переадресование документа от одного лица другому. 2) В резолюции руководитель может выразить свое решение по затронутым вопросам. Например: Решите вопрос положительно или Согласен. Для исполнения 3) Поручение должно быть конкретным, выполнимым. Недопустимы формулировки заданий типа: Прошу рассмотреть, Для решения, На рассмотрение и т.д. Такие резолюции свидетельствуют о том, что руководитель не решает вопроса по существу, а лишь знакомится с содержащейся в документе информацией и переадресовывает её решение. Иными словами, руководитель высшего ранга расходует часть рабочего времени на делопроизводственную операцию - размётку документов. Чаще всего причиной формального характера резолюции является перегрузка руководителей высшего ранга входящей документацией, которая не «фильтруется» до поступления к руководителю. 4) В резолюции должен быть указан конкретный срок исполнения. Разработать концепцию и лично доложить мне 13.02.2017 или Подготовьте ответ о невозможности удовлетворения просьбы из-за отсутствия ресурсов. Срок исполнения - 16.03.2017 5) Поскольку резолюция на рабочем поле документа исполняется рукописным способом, большую роль играет почерк, т.е. разборчивое письмо. Резолюция должна восприниматься с первого прочтения, а не «расшифровываться». На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата. 29. Отметка о контроле проставляется на тех документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметку о контроле располагают в правом верхнем углу документа. штампом Контроль. Срок исполнения документа может быть указан в резолюции руководителя или в самом документе. Если такого указания нет, то срок контрольного документа определяется нормативно-правовым актом. АО «Стройтехника» № 34 от 01.03.2016 30 Отметка о направлении документа в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка проставляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Она должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о направлении документа в дело включает следующие данные: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты, например: В дело № 18 - 14 за 2016 г. Зав. канцелярией Личная подпись 24.05.2016 Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №»; «Дан устный ответ»; «Учтено при составлении заявки»; «Вопрос решен по телефону» и др.