Потребности управления проектом. Предпосылки внедрения

Лекции Ким Роза Никитична 1 Цели, назначения, предмет и задачи курса. 05.09.12 Лекция №1 Актуальность управления проектом. Человечество на протяжении многих веков реализовывало множество проектов различного хар-ра, разной продолжительности и с разными видами ресурсов. Развитие кибернетики менеджмента, развития различных опираций и процессов позволило положить научную основу УП. Современное развитие отечественной экономики: - усиление внешнего окружения (погодные условия и т.д.) - ускорение НТП - резкое сокращение жизненного цикла проекта и продуктов - активизация информационной деятельности во всех областях и сферах экономики –  обусловили значительный рост конкуренции и резкое увеличение интереса предпринимателей к проектному управлению. Использование ПУ позволяет экономить ресурсы, добиваться высоких темпов роста производства, снижать издержки и себестоимость продукции и делать компанию более конкурентно способной на рынке товаров и услуг. Потребности ПУ обусловлены следующими факторами: 1. масштабами проекта 2. объемами работ и их стоимостью 3. сложностью осуществления проекта 4. размерами организации компании 5. количеством взаимосвязей между участниками проекта 6. вероятностью изменений в проекте и окружении проекта 7. степенью жесткости требований к срокам, бюджету проекта, используемым ресурсам и качеству результата Предпосылки внедрения ПУ На макроуровне: - изменение структуры собственности в сфере производства товаров и услуг - формирование нового класса собственников, заинтересованных в эффективном менеджменте - ориентация в сфере производства товаров и услуг на потребителя – клиента - включение экономики России в мировое сообщество (ВТО) На микроуровне: 2 - ориентация проектов на достижение определенных результатов - внедрение инновационных технологий и элементов в производство - наличие задач с определенными параметрами, проектным циклом, затратами ресурсов и времени - потребность в профессиональных кадрах и исполнителях быстро реагирующих на любые изменения в проекте - необходимость в координации действий всех участников в получении определенных результатов Преимущества ПУ: * современные взгляды - ПУ позволяет выполнить большие объемы работ в более сжатые сроки - способствует росту прибыли и рентабельности - обеспечивает лучший контроль за изменениями в проекте - улучшает организационное поведение между членами команды проекта (КП) - позволяет более тесно работать с потребителями будущих товаров и услуг - способствует улучшению качества работы по проекту - снижает возможности конфликтных ситуаций в борьбе за власть в проекте - позволяет команде проекта принимать оптимальные управленческие решения (УР) Основные определения и термины ПРОЕКТ (П): Современная концепция УП базируется на понятии П, которое выступает как объект управления. В научных изданиях нет окончательного определения термина П, но есть различные толкования: 1. П – это однократное, ограниченное во времени, целенаправленное мероприятие, требующее задействия специалистов, различных квалификаций и профессий и соответствующие виды ресурсов. 2. П – это комбинация человеческих, материальных и финансовых ресурсов, временно собранных вместе для достижения поставленных целей. 3. П - это цепь взаимосвязанных действий, выполняемых в организационной манере с четко определенными датами начала и конца работы, в рамках определенных ограничений (временных, финансовых, ресурсных и т.д.) для достижения поставленной конкретной цени проекта. 4.* П – ограниченный во времени, целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результата и 3 возможными ограничениями расходования средств и ресурсов со специфической организацией (командой) – определение ГУУ 5.* П – это системный комплекс плановых (финансовых, технологических и прочих) документов, содержащих комплексную системную модель действий, направленных на достижение оригинальной цели. П- это всесторонний план, полноценная модель действий – определение ГУУ Программы и проекты По содержанию понятия Программа и Проект – синонимы, НО есть отличие. Программа состоит из совокупности проектов и различных мероприятий объединенных общей целью и условиями их выполнения и необязательно ограниченных во времени. Проекты могут выполняться изолированно и каждый из них выступает как самостоятельный объект управления. Проекты, входящие в программу, представляют собой средства для достижения целей программы. П., входящие в ПР. в отдельности каждый могут не дать ощутимого экономического эффекта в виде прибыли, а осуществление же ВСЕЙ ПР. обеспечивает эффективность конечного результата. Понятие Операции и Проекта Любая деятельность организации, включает такие понятия как «операция и проект», которые совпадают по следующим параметрам: - осуществляются людьми (человеческий ресурс) - ограничены всеми видами ресурсов - имеют определенные цели - планируются, выполняются и контролируются Отличия операции и проекта: - О. постоянны и регулярно повторяются - П. носят единичный характер, никогда не повторяются и уникальны по своему содержанию. 19.09.12 Лекция №2 Основные признаки проекта 1. Признак изменения – реализация проекта всегда является изменением некоторой системы 2. Признак временной ограниченности – любой проект имеет дату начала и окончания, которое определяет общую продолжительность проекта. 3. Признак ограниченности требуемых ресурсов. 4 4. Признак неповторимости проекта – каждый проект никогда не повторяется дважды. 5. Признак новизны и уникальности 6. Признак правого и организационного обеспечения – любой проект реализуется в рамках правового и законодательного поля. 7. Признак разграничения – каждый проект рассматривается как целостная система и отделен от других проектов предметной областью проекта. 8. Признак соотношения числа участников проекта – зависит от масштабов проекта, сложности, длительности, класса и т.д. 9. Признак комплексности – предполагает учет факторов внешнего и внутреннего окружения. 10. Признак цели, который предполагает, что для решения любой проблемы формулируется цель. Основные факторы успеха проекта: 1. Правильно сформулированная миссия проекта 2. Поддержка проекта руководством компании 3. Наличие четких планов проекта (за счет каких ресурсов, работ, в какие сроки) 4. Оптимальное взаимодействие заказчиков проекта 5. Учет требований, предъявляемых будущими потребителями к конечному результату проекта. 6. Наличия квалифицированных исполнителей для исполнения проекта. 7. Создание эффективной системы контроля и мониторинга позволяющей отслеживать текущее состояние П. и своевременно реагировать на отдельные препятствия, возникающие в ходе осуществления проекта. 8. Наличие эффективной коммуникации между всеми участниками проекта и командой проекта. 9. Завершение проекта в рамках установленного бюджета (не должны превышать). 10. Завершение проекта в рамках выделенных ресурсов. 11. Завершение проекта с минимальными изменениями предметной области проекта. Основные определения Управления Проектом: 1. УП – это профессиональная творческая деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств, технологий, ориентированных на получение эффективных результатов 5 проекта путем воздействия на работников для успешного осуществления проекта. 2. УП – это наука и искусство руководства людскими и материальными ресурсами на протяжении всего жизненного цикла проекта на основе применения техники и технологии. 3.* УП – это особый вид управленческой деятельности, базирующийся на предварительной коллегиальной разработке комплексной системной модели действий по достижении оригинальной цели – определение ГУУ. Дисциплина УП ??????????? Дисциплина УП позволяет: - определить цели проекта и провести их обоснование - выявить структура проекта по целям и основным этапам работы - определить бюджет проекта и источники его финансирования - определить исполнителя проекта на основе подрядных торгов и конкурсов - подготовить договора и контракты на осуществление проекта - определить сроки выполнения проекта - составить графики производственных работ (план работ и сетевые графики) - произвести калькуляцию всех видов затрат и расчет необходимых ресурсов - определить все риски и мероприятия по их снижению - подобрать и сформировать команду проекта - обеспечить контроль и мониторинг проекта Предмет и задачи изучения УП: Предметы: процессы, функции, задачи, методы и средства УП. Задачи: 1. Передать современную концепцию УП 2. Объединить в себе наиболее эффективные методы и механизмы УП 3. Определить влияние УП на становление и развитие экономики страны и общества в целом 4. Изучить историю УП и зарубежный опыт УП 5. Иметь представление о профессиональных организациях по УП (в частности СОВНЕТ) 6. Раскрыть тенденции и перспективы развития УП Связь с УП с другими дисциплинами: 6 I III УП II I – Общая теория управления II – Управление производством III – Социально-психологические дисциплины Процессы УП: Инициация - разработка концепции П. - техникоэконом. обоснование П -опред-ие цели П Планирование Выполнение Контроль Заверше е - план. предметной - организация и -мониторинг области П коорд-ия работ в П работ по П завершен - опред-ие затрат - заключ-ие договор -отчеты о по всех видов ресурсов с МТР и ходе работ контракт - структурная подрядными орган- -контроль за и декомпозиция работ циями выполн-ем договора - опред-ие методов -развитие команды работ производства работ П -контроль за приемоч -опред-ие бюджета П кач-вом е работы -планир-ие кач-ва работ - сдача в работ - контроль по докумен -формир-ие команды снижению в архив П рисков 1. Инициация – начало работы заказчика над проектом 2. Планирование – разработку плана по осуществлению проекта для достижения конечного результата и предполагает определение всех работ по проекту и взаимосвязей между ними и методов производства работ (последовательный, поточный, параллельный). Процесс – это совокупность определенных действий, позволяющих обеспечить определенный промежуточный результат. Планирование включает: 7 - календарное и сетевое планирование - планирование бюджета - формирование бюджета - планирование коммуникационных связей проекта - планирование материально-технических ресурсов 3. Выполнение 4. Контроль 5. Завершение Проект как объект управление и объект управления: П. рассматриваем как кибернетическую систему, состоящую из субъектов и объектов управления, объединенных каналами прямой и обратной связи. Субъект управления – это команда проекта: проджект менеджмер, заказчик, подрядные организации, поставщики ресурсов и т.д. Объект управления – сам проект и его осотавляющие. Основными характеристиками и показателями П являются: 1. Назначение проекта (конечные результаты проекта) 2. Стоимость проекта (денежные затраты необходимые для выполнения проекта) 3. Сроки выполнения проекта (начало, окончание, продолжительность) 4. Качество и соответствие установленным стандартам и требованиям проекта 5. Ресурсы проекта (все мат.-техн. обеспечение проекта, а также производственные площади и тд) 6. Риски проекта (вероятность их свершения, ущерб от их наступления и мероприятия по их нейтрализации) 03.10.12 Лекция №3 Основные аспекты проекта: Для определения целесообразности и осуществления проекта проводят проектный анализ в разрезе следующих аспектов: 1) технические - технически осуществлять проект с учётом инновации и НТП 2) коммерческий - перспективы проекта, потребность результатов проекта на 8 определенный период с определенной выгодой я реализации проекта 3) финансовый - определяется жизнеспособность проекта в финансовом отношении, возможности окупаемости затрат на реализацию проекта, просчитываются финансовые риски проекта и производится расчет рентабельности(уровня прибыльности) 4) экологический - определяется влияние проекта на окружающую среду, согласован ли проект с соответствующими органами природоохранного характера и трепания граждан местного сообщества 5) организационный - предполагает определенную ответственность организации и всех участников проекта за выполнение возложенных функций по подготовке, реализации и эксплуатации проекта 6) социальный - соответствие местным и региональным Задача управляющего проектом и его команды состоит в том, чтобы оценить степень влияния каждого из этих факторов, усилить положительное воздействие, нейтрализовать (ослабить) отрицательные факторы воздействия, связанные с реализацией проекта Основные ступени проектного управления Современный арсенал управления проектом можно уподобить пирамиде, состоящей из совокупности ступеней 1) философия и методология ПУ (первая снизу) 2) метод УП - социальные, экономические, организационные, используемые на всех стадиях жизненного цикла проекта (ЖЦП) 3) средства проектного управления, состоящие из разнообразных инструментов: календарные планы, сетевые графики, матрица разделения административных задач управления (РАЗУ), информационнотехнологические модели (ИТМ УП) 4) команда проекта - специфическая ОС, созданная для УП 5) PM - руководитель проекта В каждом конкретном случае число ступеней УП зависит от сложности проекта, сроков реализации, трудоемкости - от конкретно решаемой проблемы и возможностей заказчика Проекты малого и среднего бизнеса, как правило, требуют наличия 1 и 5 ступеней По мере осуществления проекта в зависимости от длительности, масштабов, 9 сложности тело ступеней проекта можно наращивать, не нарушая их последовательности при обязательном наличии ступени, связанной с руководителем проекта (5) Окружающая среда проекта  осуществление проекта происходит в динамической среде и как система характеризуется как открытая, вероятностная, подверженная воздействию окружающей среды В ходе реализации проекта должны быть учтены всевозможные воздействия экономического, социального, технического и тп характера.В определенных условиях воздействие этих факторов может оказать критическое, вплоть до остановки проекта, состояние. Под окружающей средой следует понимать совокупность внешних и внутренних по отношению к проекту факторов, влияющих на осуществление проекта и на его успешность Различают А) непосредственное окружение проекта, которое прямо влияет на результаты деятельности П Б) косвенные - непосредственно не влияет, только через совокупность внутренних факторов может повлиять на реализацию проекта а) дальнее - совокупность косвенно воздействующих б) ближнее - непосредственно воздействуют на проект Проект имеет ряд свойств, которые необходимо учитывать в окружении проекта. Разделение всей сферы деятельности, в которой появляется и развивается проект на внешнюю и внутреннюю в определенной степени условно. Это связано с тем, что проект не является жестким стабильным образованием. Ряд его элементов входе реализации П меняют местоположение переходя в состав проекта из внешней среды и обратно. Некоторые элементы проекта могут использоваться как в его составе, так и вне его Свойства проекта: - возникает, существует и развивается в определенном окружении, 10 называемом внешней средой - как всякая система структурируется по элементам, при этом между этими элементами должны поддерживаться определенные связи - состав не остаётся неизменным; в процессе развития и реализации в нем могут появиться новые элементы и наоборот, удаляться часть из них Внешняя среда (окружение предприятия, само предприятие) Внутренняя среда (сам проект) Окружение предприятия: политика, экономика, общественное устройство, законы, право, наука и техника, культура, приода и экологи, инфраструктура и тд Само предприятие: руководство, сфера финансов, сбыта, производства, материально-технического обеспечения (МТО), инфорструктуры, очистки и утилизации Проект: стиль руководителя проекта, организация взаимоотношений внутри команды, участники и их мотивация, коммуникации в проекте, социальные условия Внешнее окружение проекта - факторы, находящиеся вне проекта и оказывающие прямое и косвенное воздействие на проект. Факторы политического характера: политическая стабильность, поддержка проекта правительством, участие в военных союзах, состояние уровня преступности, национальная полика Экономические: структура национального хозяйства (производственная или рыночная направленность), имущественное права, в том числе право на землю, тарифы и налоги, страховые гарантии, источники инвестиций, уровень инфляций, уровеннь цен, развитость рыночной инфраструктуры и тд Общественное устройство: условия и уровень жизни, уровень образования, трудовое законодательство, здравоохранение и медицина, условия отдыха, ??????? Наименьшее влияние на проект оказывает природа, экология и инфраструктура 11 Ближнее окружение проекта - непосредственно соприкасающееся с проектом. Со стороны предприятия влияют на проект следующие факторы: o руководство (определяет цели, требования, порядок осуществления контроль) o сфера финансов (определяет бюджет, источники финансирования) o сфера сбыта (ожидания покупателей и действия конкурентов относительно товаров и услуг) o Сфера средств производства (должна отвечать требованиям, технологиям и возможностям рынка средств производства) o Сфера МТО (формирует требования к проекту, исходя из возможностей обеспечения) o Сфера инфраструктуры (требования в проекте, регламент, транспорт, связь, информация, инженерное обеспечение) o Сфера очистки и утилизации (требования к охране окружающей среды утилизации отходов производства) Внутреннее окружение проекта включает такие факторы как: o стиль руководства (психологический климат, работоспособность команды проекта и тд) o Организация взаимоотношений между участниками проекта (распределение прав и ответственности между ними по достижению результатов проекта) o Мотивация в проекте (учет интересов, требований и стимулирование членов команды проекта) o Коммуникации в проекте (достижение достоверности, оперативности, обмена информацией между всеми участниками проекта). 17.10.12 Лекция № 4 Структурная декомпозиция работ (СДР) Структура проекта представляет сбой иерархическую декомпозицию из составных частей (элементы,модули,работы),необходимых и достаточных для эффективного планирования и контроля за ходом выполнения проекта. Состав проекта определяется на основе СДР (структурная декомпозиция работ), или СРР(структура разбиения работ). СРР обеспечивает основу для планирования составления расписания оценки и формировании бюджета, санкционирование и суммирование издержек. 12 СДР позволяет руководителю проекта трансформировать план проекта в набор конкретных действий, необходимых для достижения поставленной цели. Кроме того, СДР позволяет команде проекта собрать все требования клиенту относительно конечных результатов проекта. СДР(СРР) и их функции 1. СРР отражает поставленные цели, все виды деятельности, выполнение которых необходимо для достижения цели. 2. СРР представляет собой организационную схему проекта, в которой отмечается, какие подразделения, фирмы, партнеры, поставщики отвечают за обеспечение результатов конкретного пакета работ.  Организационная структура проекта отличается от структуры фирмы(материнской компании),в которой реализуется проект. 3. СРР служит для контроля за расходованием ресурсов, соблюдением расписания и за эффективность каждого элемента проекта на всех его уровнях. 4. Позволяет определить ответственность каждого подразделения и участника проекта за обеспечение выполнения каждого пакета работ. 5. Позволяет команде проекта решать проблемы коммуникации с различными организациями и участниками проекта, так и наличие оптимальной эффективной взаимосвязи с использованием электронных средств позволяет наиболее эффективно достигать конечных результатов проекта. Правила структурной декомпозиции работ проекта 1. Совокупность элементов каждого уровня иерархии декомпозиции проекта должна составлять весь проект. 2. Каждый уровень декомпозиции проекта отличается от другого степенью детализации 3. Суммарные ограничения характеристик проекта, объемы работ, стоимость работ, ресурсы, количество исполнителей должны совпадать на каждом уровне. Нижний уровень декомпозиции проекта содержит такие элементы работ, на основе которых можно определить количественное значение характеристик управленческих работ, необходимых и достаточных для оперативного управления проектом. (схема). ??? 13  Структурная декомпозиция зависит от масштабов, длительности, стоимости. Структурные модели проекта зависят от принципов декомпозиции проекта. 1. Если результаты проекта можно четко определить, то структурная декомпозиция проекта ориентирована на результат (прибыль, доли рынка, качество, уровень конкуренции.). 2. Результаты проекта могут быть представлены объемноконструктивными или функциональными частями проекта. 3. Если результаты проекта нечетко определяются, то структурную декомпозицию проекта строят с учетом жизненного цикла проекта (стадии разработки и стадии реализации) Уровни структуры проекта Структурная модель позволяет выбрать все работы с необходимой степенью детализации: Нижний уровень иерархической декомпозиции проекта - содержит самый подробный перечень работ  В структурной декомпозиции работ проекта нет строгой регламентации по числу уровней иерархии. Число уровней колеблется в зависимости от сложности и характеристики проекта. Верхние уровни декомпозиции проекта ориентированы на результат или фазы жизненного цикла проекта, а нижние уровни отражают дальнейшую детализацию с ориентацией на выполнение работ конкретных исполнителей. Уровни управления Уровни иерархии организационно- 1 экономические Наименование уровня Проект 14 2 часть проекта 3 подпроект 4 часть подпроекта технологический 5 Комплексные работы 6 укрупненные работы 7 единичные работы Уровень 1 позволяет определить место данного проекта в окружении других проектов уровни 2- 4 характеризуют объемно-функциональную декомпозицию проекта (соответствуют уровню заказчика, генподрядчика) уровни 5-7 характеризуют декомпозицию проекта, ориентированную на работы (содержит информацию, необходимую исполнителю. Структурная декомпозиция образует информационного языка проекта, на котором общаются все участники проекта и ведется документация. Структурная декомпозиция позволяет закодировать все элементы проекта на основе которого формализуются все расчетные процедуры (стоимость, продолжительность, ресурсы, исполнители) и обеспечить всех участников проекта достаточной информацией. Структурная модель проекта является основой построения. дерево стоимости, дерево рисков и т. д. Проект как объект управления описывается совокупностью определенных показателей (характеристик проекта),значение которых меняется н протяжении всего жизненного цикла проекта. К основным характеристикам относятся: 1. Назначение проекта (определяет, какие продукты и услуги получит конечный потребитель в ходе реализации проекта) 2. Стоимость проекта ,которая представляет собой смету затрат на проект 3. Объемы работ в натуральном и стоимостном выражении 4. Сроки выполнения работ 5. Качество проект а- соответствие проекта установленным стандартам и требованиям 15 6. Ресурсы проекта, требуемые для его осуществления 7. Исполнители проекта — совокупность специалистов, вовлеченных в проект ,их профессиональный уровень и квалификация. СДР дополнительно = WBS - Work Breakdown Structure СДР является основным «стержнем» для четырех основных и одного вспомогательного процессов: 1) определения работ, 2) планирования ресурсов, 3) оценки стоимости, 4) бюджетирования, 5) определения рисков • что нужно сделать (определить продукты проекта); • как это нужно будет делать (определить технологические этапы проекта); • кто это будет делать (определить исполнителей, соисполнителей, субподрядчиков); • кто и в какой форме будет оплачивать работы (определить, какие и с кем будут заключены контракты). Виды WBS: 1) Продуктовая, когда проект разбивается по элементам продукта проекта 2) Функциональная: декомпозиция по функциональным областям менеджмента 16 3) По этапам жизненного цикла проекта + смешанные 31.10.12 Лекция №5 Классификация проекта Все проекты различаются по сфере приложения, содержанию, предметной области, схемам финансирования, масштабам, длительности, составом участников и тд По классу: монопроеткт, мультипроект, мегапроект По типу: социальные, организационный, экономический, технический, смешенный Во виду: инновационный, инвестиционный, исследование и развитие, учебно-образовательный, комбинированный По длительности: краткосрочные (1-3 года), среднесрочные (3-5 лет), крупные 5 лет По границам и целям проекты разделяются на классы: Монопроект - отдельный П, который характеризуется фиксированными сроками начала и окончания работ, продолжительностью и установленной сметой 17 Мультипроект - комплекс П, состоящий из совокупности монопроектов проектов в рамках отдельной крупной организации Мегапроект- Целевые программы социально- экомического характера целых регионов или отдельных территорий Инновационный П - главная цель- разработка новой технологии, ноу- хау и др нововведений, обеспечивающих развитие разных систем Инвестиционные - как правило, по строительству, модернизации, реконструкции и расш основных фондов Краткосрочные проекты обусловлены прежде всего, необходимостью восстановительных работ, обновления продукции и услуг, создании опытных установок и тд.  Как правило, требуют значительных вложений возможно увеличения их от первоначальной стоимости всвязи с тем, что в этих проектах время является решающим фактором По сложности различают П: простые, сложные, очень сложные По масштабу: мелкие, средние, крупные, очень крупные Параметры: трудозатраты (человекочасов), объем инвестиций (млн руб/$), времязатраты в годах и месяцах, число участников 1 и более, наличие специальной команды П, привлечение иностранного капитала, влияние внешней среды Проекты / Малые П Средние П Крупные П Показатели Объем 10-15 млн $ до 1 млрд более 1 млрд инвестиций Трудоемкость до 50 тыс До 15 млн Более 15 млн челоекочасов человекочасов человекочасов Срок реализации Менеджмент 1-2 года 3-5 лет 5 лет и более управленец команда проекта команда проекта, координирующая свою деятельность на государственном и муниципальных и 18 региональных уровнях Участие иностранного капитала Участие иностранного капитала не требуется иногда возможно есть не оказывают оказывают на муниципальном уровне оказывают существенное влияние Для мульти и мега П применяется мультипроектное уавление - особый вид ПУ, предназначенный для менеджмента, осуществляющий большое количество проектов одновременно на регулярной основе  Цели МПУ четко заданы, но достижение этих целей автоматически на основе отработанных процедур приводит к постановке новых целей, разработке очередного мультипроекта и переходу к его разработке Кафедрой УП ГУУ предложено рассматривать П как: 1) Терминальные *имеет терминальную цель и четко ограниченный жизненный цикл Перед ТП ставится четкая цель, которая полностью достигается и достижение которой означает полное завершение П 2) Развивающиеся * на момент инициации не имеет конечных целей, достижение которых означало Бы полное завершение П Момент завершения РП, в отличии от ТП, не определен, но этот П рано или поздно определяется тк набор гипотез и концептуальных решений рано или поздно себя исчерпывают 3) Открытые * П, не имеющие конечных целей, достижение которых означало бы завершение П Цели ОП корректируют с течением времени ДОМА: 1) Провести классификацию проектов (см ниже) 2) Определиться с проектом и дать этому проекту характеристики Провести СДР (СРР) по данному проекту, определить исполнителей работ на уровне единичной работы 19 Проекты: фабрика звезд, реконструкция ТЭЦ, проект разработки и создания рекламного проекта, борьбы с бедностью, дня народного единства, социальной поддержки ветеранов, антикризисного управления, реструктуризации газпрома, !!!строительство ТЦ !!!!, совершенствования учебного центра, расширения ресторанного бизнеса, создания конноспортивного комплекса, развития микрорайона, проект улучшения отношений с грузией, строительства бассейна ГУУ, улучшения миграционной политики, улучшения экосистемы Охарактеризовать все (проклассифицировать) и выбрать 1 20 14.11.12 Лекция № 6 Жизненный цикл проекта (ЖЦП) Каждый П от возникновения идеи до полного его завершения проходит ряд последовательных стадий развития, которые в совокупности образуют жизненный цикл проекта (рис - волна - начинается с 0 и заканчивается 0) Стадии: 1) разработки 2 фазы (этапа): а) инициации П б) планирования 2) реализации в) выполнение (осуществление) П г) завершение П Жизненный цикл терминального проекта: инициация, планирование, выполнение, завершение П исследования и развития: Если П носит циклический характер: по кругу Чуть слева - концепция П, предпроектный анализ сверху- разработка, чуть ниже - проектный анализ; справа- планирование, чуть ниже - торги и контракты; снизу - осуществление, чуть ниже - подготовка к эксплуатации, анализ опыта; слева - заверешние, после - концепция проекта Этапы зависят: *От конкретного П *Условий осуществления *Опыта основных участников В УП нет общепринятого подхода к определению этапов и стадий развития П Динамика жизненного цикла начинается с 0 и заканчивается 0 (когда П уже завершен) Этап П (фаза) - набор логически взаимосвязанных работ, по завершению которого достигается 1 из основных результатов П С помощью ЖЦП -определяется: начало окончание П, продолжительность - формируется структура П и устанавливается состав работ по П - в 1ом приближении определяется динамика занятости 21 - на основе структуры ЖЦП устанавливаются основые этапы (вехи) П, позволяющие обеспечивать мониторинг и контроль за выполнением работ П Веха - контрольная точка (событие), на основе которого определяется контроль за ходом выполнения работ Этапы П (фазы): 1) начальный (инициация) * разработка концепций П, сбор исходных данных и анализ существующего состояния * определение предметной области П * необходимая потребность в изменении П 2) разработки (планирование) *назначение руководителя, формирование команды проекта, определение ее членов *установление деловых контактов *изучение целей, мотиваций, требование заказчика и др участники П Содержит: *разработку концепции и планирование предметной области проекта * разработку сводного плана П *подготовку работ к организации и проведению конкурсов, торгов с основными исполнителями работ * организацию выполнения базовых, проектно-конструкторских и конструкторских работ 3) реализации * проведение торгов, конкурсов, заключение контрактов * ввод в действие средств и способов коммуникации и связи между участниками проекта * ввод в действие разработанных систем УП * ввод в действие всего комплекса работ по П + мотивация и стимулирование всех, задействованных в П 4) завершения * достигаются конечные цели П, осуществляется подведение итогов и закрытие П Может быть: *ввод П в действие *достижение П заданных результатов *прекращение финансирования П *Серьезные изменения в проектных решениях, по сравнению с первоначальным замыслов * перевод персонала, занятого в П на др работы Основное содержание: - планирование процесса завершения П 22 - эксплуатационные испытания новго одукта (услуги) - подготовка кадров для эксплуатации объекта создаваемого П - подготовка документации, сдача объекта заказчику - закрытие П  Факт начала и завершения оформляются официальными документами Участники проекта Функции УП в ходе ЖЦП являются постоянными, а состав участников П, их роли, распределение функций и ответственности могут меняться Условия осуществления П 1) наличие инициатора - физическое или юридическое лицо - будущий пользователь результатов П. Как правило, инициатор и заказчик совпадают по функциям и по ответственности, но иногда это могут быть разные лица 2) заказчик тк средств заказчика не достаточно для осуществления П, поэтому необходимо привлекать инвестиции 3) исполнители (генподрядные, субподрядные организации) 4) производители, продавцы, потребители, которые оказывают необходимые услуги по проекту (производители бетона, арматуры и их продавцы) 5) менеджер проекта, осуществляющий общее руководство и координацию работ по проекта Перечень участников зависит от: класса п, сложности, длительности, типа и вида Принципиальная схема участников П: Инициатор - автор главной идей П, может быть любой из участников Заказчик - главная заинтересованная сторона в осуществлении П. Обеспечивает финансирование П, обеспечивает контракты с основными исполнителями, несет ответственность перед всеми участниками проекта и перед обществом и законом Инвестор - сторона, вкладывающая в П определенные финансовые и иные ресурсы. Банки, инвестиционные фонды и различные юридические 23 организации и физические лица. Заключают с заказчиком контракты, контролируют их выполнение и осуществляют расчеты Руководитель проекта - юридическое лицо, которому заказчик или инвестор делегирует полномочия руководить работами по осуществлению П (планирование, контроль, координации всех участников) на протяжении всего ЖЦП до достижения всех результатов (соблюдение сроков, бюджета + качество работ) Команда проекта - специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта на период осуществления проекта. Задача КП: осуществление всех функций по УП, состав которых зависит от маштабов, сложности, длительности и тд П Проектная организация - это временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи. Смысл ее состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников организации для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества, не выходя за пределы установленной сметы. Поставщики материально- технических ресурсов Поставщик оборудования Владельцы земли Лицензиары - собственник, владелец изобретения, патента, технического или технологического новшества, выдающий, продающий другому лицу (лицензиату) лицензию, предоставляющую право использования этих нововведений в установленных договором пределах. Генподрядная организация - ведет строительство до сдачи объекта заказчику или вплоть до сдачи в эксплуатацию, фактически «под ключ» Генподряд – современная комплексная строительная услуга. Он позволяет переложить организацию и управление строительством на плечи генподрядной организации. Использование генподряда исключает необходимость найма новых работников и отрыва от производства уже нанятых. 24 Субподрядная организация - подрядчик, выполняющий отдельные виды и комплексы работ на объекте строительства, являющиеся предметом договора строительного подряда, заключенного с генподрядчиком Контрактор - сторона или участник П, вступающий в отношения с заказчиком и берущий ответственность за выполнение работ по контракту относительно всего П. Это могут быть инжиниринговые компании, консалтинговые фирмы, Cубконтракторы - Субконтрактор- сторона или участник П, выполняющее заказ контрактора (промышленного предприятия), на разработку или изготовление некоторой продукции, или на выполнение технологических процессов в соответствии со своими требованиями. Применение механизма субконтрактации (субконтрактинга) позволяет головному предприятию (контрактору) избавиться от непроизводительных издержек на содержание недозагруженных производственных мощностей и сконцентрировать усилия на важнейших задачах — технологическом перевооружении, обновлении модельного ряда выпускаемой продукции. Субконтракторы (как правило, малые и средние предприятия), выполняя работы по субконтрактам, достигают высокого уровня загрузки оборудования и высокой производительности. Применение механизма субконтрактации позволяет оптимизировать процесс производства и существенно повысить конкурентоспособность. Местные органы власти - система организации и деятельности граждан, обеспечивающая самостоятельное решение населением вопросов местного значения, управление муниципальной собственностью, исходя из интересов всех жителей данной территории. Профсоюзы - добровольное общественное объединение людей, связанных общими интересами по роду их деятельности, на производстве, в сфере обслуживания, культуре. Они создаются с целью представительства и защиты прав работников в трудовых отношениях, а также социально-экономических интересов членов организации, с возможностью более широкого представительства наемных работников. 25 Органы СМИ - средство донесения информации (словесной, звуковой, визуальной) по принципу широковещательного канала, охватывающее массовую аудиторию и действующее на постоянной основе. 1) Печатные издания (пресса): газеты, журналы 2) Электронные СМИ: телевидение, радио, сетевые издания. Различные группы активных граждан - ряд общественных организаций, поскольку Общественная организация — неправительственное негосударственное добровольное объединение граждан на основе совместных интересов и целей. Иногда используется определение «третий сектор» (общественный) в дополнение к публичному и частному секторам. Общественной организацией является основанное на членстве общественное объединение, созданное на основе совместной деятельности для защиты общих интересов и достижения уставных целей объединившихся граждан. Участниками нашего проекта являются следующие группы активных граждан:  Общественные движения (пример: движение "В защиту Химкинского леса" глава - Евгения Чирикова)  Общественные фонды (например, Фонды культурно-исторического наследия районов)  Общественные учреждения (пример: краеведческие музеи)  Политические партии (пример: Российская экологическая партия "Зеленые") 28.11.12 Лекция №7 Жизненный цикл команды проекта Команда проекта (КП) - специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта на период осуществления проекта. Состав и функции КП зависят от *Масштабов, * видов, * сложности, * длительности проекта и других его характеристик. Структура П выглядит следующим образом Руководитель П | | Администратор П Информационная служба | 26 Привлеченные члены КП |||| Представители: 1) проектной организации 2) Заказчика 3) Органов власти 4) Поставщика МТР 5) Инвестора | Постоянные члены КП ||||| 1)Менеджер по финансам 2)по персоналу 3) главный инженер П 4) по строительству 5) по МТО 6) по эксплуатации 7) по контрактам В зависимости от сложности и масштабов проекта в ОСУ П выделяют 3 типа проектных команд КУП, КП, КМП КП (команда проекта) - организационная структура, создаваемая на период осуществления всего П, либо одной из фазы его жизненного цикла Задача руководства КП: выработка политики и утверждение стратегии П В команду входят лица, представляющие интересы различных участников П КП - группа людей, объединенная вместе и готовая направить совместные усилия на достижение поставленных целей Работа в команде позволяет использовать усилия, навыки, способности и творческие способности каждого участвующего в проекте. К дает возможность работать сообща, действуя при этом гибко и эффективно. Поэтому для достижения успеха при реализации П необходимо определиться как по как правильно подобрать хорошую К и как ей руководить КУП (команда управления проектом) - ОС, включающая тех членов КП, которые непосредственно вовлечены в УП, в тч представители отдельных участников П и технический персонал КМП (команда менеджмента П) - ОС, возглавляемая управляющим (руководителем) и создаваемая на период осуществления всего П или отдельных его стадий и этапов ЖЦП В кмп входят: физические лица, непосредственно осуществляющие все функции по УП Главная задача: осуществление политики и стратегии развития П, реализация стратегических решений и осуществление текущего менеджмента 27  Нельзя путать понятия "команда" и "группа" Группа - объединения людей по целям и интересам (фанаты, театралы) Команда - не просто группа людей, а действующая сообща с целью достижения результатов к которым стремится каждый член группы Потенциал команды гораздо выше потенциала групповых интересов на 7080% Поэтому в проекте может добиться высоких ощутимых результатов Стадии ЖЦ КП а) формирования КП б) срабатываемости в) стадия функционирования (самая длинная) г) реорганизации д) расформирования (завершения) а) Формирование КП - Набираются специалисты, не знакомы друг с другом для их эффективной совместной работы требуется определенный период для определения отношений и адаптации к условиям работы в КП На стадии формирования происходит знакомство членов КП, общие цели, ценности б) Период срабатываемости - начало совместной работы, позволяющие решать коллективную задачу. Характеризуется повышенным уровнем конфликтности, вызванным различием в характерах членов КП, подходах, стилях и методов решения проблемы. На этой стадии определяются роли участников КП и выделяется лидер в) Стадия функционирования - наиболее продолжительный период, в котором идет нормальный процесс по проекту. Эта стадия характеризуется максимальным раскрытием индивидуальных качеств и члены К понимают и учитывают интересы друг друга г) реорганизация - изменения структуры П, измения П, завершение отдельных стадий П, замена работника всвязи с приглашением др специалистов и экспертов, необходимым для полного завершения П 28 Задача руководителя П: организация адаптации новыых членов КП к стилю и методам взаимоотношений в КП, в становлении их профессиональной роли и определении обязанностей д) период завершения (расформирования) отдельных стадий П или всего П в целом, когда расформировывается КП, отдельные подразделения или вся команда в целом При этом возможны следующие варианты: 1) по завершению П члены КП возвращаются в свои функциональные подразделения 2) руководитель П, если команда была сформирована не из сотрудников данной организации, возникает проблема дальнейшего трудоустройства работников, которые не имеют возможности вернуться на свои прежние рабочие места Руководитель снабжает рекомендательными письмами, чтобы работник смог трудоустроиться 3) создание управляющей компании, которая берет на себя функции по организации и координации всех работ по проектам (на различных условиях, на договорной основе) Принципы УП: 1. Коллегиальность - руководство осуществляет деятельность по достижению результатов П не единогласно, а опирается на группу лиц, обладающих равными правами при решении вопросов те коллегиально В широком смысле коллективное решение предполагает использование метода общественного обсуждения. При нем право решающего голоса остается за главой коллегии. Коллегиальность в УП применяется при принятии решения КП 2. Системность - необходимо учитывать и рассматривать П как некую систему, состоящую из некоторой совокупности элементов, которые необходимо учитывать при реализации П 3. Комплексность - все проблемы при реализации П взаимосвязанны и существуют в общем проблемном поле, которые позволяют выявить факторы, влияющие на П (внешние и внутренние) Показатели успешного УП: 1) продолжительность (завершение П в установленные сроки) 2) бюджет (стоимость - завершение в рамках бюджета) 29 3) качество (соблюдение требований к качеству результатов) 4) экономия МТР 5) минимальные объёмы изменений в предметной области П 6) сохранение проектной культуры и целостности организации 05.12.12 Заинтересованные лица проекта Являются ФЛ или ЮЛ, имеющие относительно проекта или его аспекта определенные требования, целью которого является обеспечение того или иного интереса: 1) доли участия проекта 2)определенное ожидание (рабочие места, налоговые поступления, моральные и материальные мотивы) Заинтересованные лица: - Политики местного и национального масштаба - Местные компании - Подрядчики - Защитники окружающей среды - Акционеры, кредиторы, инвесторы - Банки - Будущие клиенты - Поставщики и продавцы ресурсов - Конкуренты - Представители местных органов власти - Профсоюзы - Школы, университеты - Церковь и т.д. ЗЛП полагают, что они имеют законное право на ресурсы проекта и классифицируются, как по выдвигаемым требованиям так и по по тому как эти ресурсы повлияют на их благополучие . 1) 1.1- Первичные лица *имеют договорные и правовые обязательства по отношению к проекту, обладают необходимыми полномочиями, * несут ответственность за управление ресурсами в соответствии с графиком работ в рамках бюджета, 30 участвуют в проектировании проекта, участвуют в материально технической поддержке проекта, принадлежат к команде проекта, действуют в качестве руководителей проекта разных уровней 1.2- Вторичные лица ( которые входят в состав виртуальной организации, *оказывают определенные воздействия на аспекты проекта, НО не имеют реальных полномочий и реальной структуры и располагаются вне границ формальной ОС реализующей проект, НО не имея реальный статус они могут отрицательно воздействовать на успешность реализации проекта) * создают много проблем для руководителя проекта и команды проекта и основных участников * не имея никаких законных полномочий способны оказывать влияние на проект и на отдельные его аспекты деятельности как в позитивном так и в негативном направлении  Для того чтобы нейтрализовать эти действия, команда проекта должна найти способы партнерства и сотрудничества с их вторичными ЗЛП Воздействия этих лиц на проект происходит в следующих формах: - политическое давление - юридические действия ( судебные решения, акты, запреты и тд) - эмоциональные призывы - поддержка со стороны органов СМИ - общественное влияние - использование тактики "внезапного испуга" - противодействие местного сообщества  Руководитель проекта для сотрудничества с ними нужно использовать личные связи и возможности, силу убеждения и определенные знания. В научной литературе ЗЛП называют заинтересованные стороны проекта и  стейкхолдеры (stakeholder) - причастна сторона, заинтересованная сторона, которая может воздействовать на организацию и ее деятельности или испытывать на себе ее воздействие.  Зачастую под термином стейкхолдер подразумевают "группы влияния", которые надо учитывать при осуществлении деятельности по проекту, не надо путать понятие с shareholder (акционер, участник - имеющий долю в уставном капитале проекта) был введет Робертом Фриманом в 1984г. Различают понятия "внешний стейкхолдер" и "внутренний стейкхолдер" 31 Внешние - покупатели, поставщики, конкуренты, гос.органы, органы муниципального образования, общественные организации, профсоюзы, финансовые органы, органы СМИ При управлении проектом необходимо учитывать воздействие внешних стейкхолдеров на проект, т.к. это связано с определенными рисками достижения результата проекта Внутренние - менеджер проекта (geo), владелец (акционеры), служащие (член команды проекты), совет директоров или правление. 12.12.12 Подсистема УП УП, являясь продолжением системного подхода в управлении, рассматривают по различным направлениям деятельности по П,, которые называют Функциональные подсистемы УП КФП УП относятся: 1) управление содержанием П (управление предметной областью) 2) управление качеством 3) управление продолжительностью (временем) 4) управление стоимостью 1-4 – базовые 5) управление рисками 6) управление персоналом (человеческими ресурсами) 7) управление поставками МТР (контрактной деятельностью) 8) управление коммуникациями в проекте 5-7- интегрированные Ф П Каждая из этих подсистем по-разному взаимодействует с основными элементами проекта 1) управление содержанием – деятельность направленная на определение структуры целей и обеспечение их реализации В этой подсистеме проходит выполнение всех с использованием ресурсов для достижения конечных результатов При обнаружении отклонения по П вырабатываются корректирующие мероприятия, направленные на достижение конечного результата 2) управление временем – обеспечение достижений целей проекта в необходимые сроки В фазе реализации этой подсистемы осуществляется управление выполнением работ проекта и контролируются их сроки 32 По результатам сопоставляются фактические графики выполнения работ с плановыми и вырабатываются и корректирующие мероприятия 3) управление стоимостью – деятельность, направленная на определение необходимого финансового результата и его достижения Финансовый результат заключается в: -соблюдении установленного уровня расходов, отраженного в бюджете П - достижение необходимого баланска между доходами и расходами Бюджет П – структура, состав и значения статей расходов, необходимых для реализации П, и статей доходов, возникающих в результате П. 4) управление качеством – деятельность, направленная на достижение соответствия результатов П выявленным потребностям и ожиданиям Потребности: • Требования к эксплуатационным характеристикам • Функциональные требования • Требования надёжности • Безопасности • Экологические • Экономические • Эстетичесские - в совокупности соединяются в понятие качество В ходе реализации обеспечивается качество выполнения работ по П, в соотвтетствии с проектной и плановой документацией и качеством ресурсного обеспечения 5) управление персоналом - деятельность, направленная на обеспечение П человеческими ресурсами их эффективное использование В фазе реализации проводится поиск и подбор кадров, обучение, распределение, контроль выполнения работ, мотивация персонала и тд 6) управление МТР (обеспечение) - деятельность, направленная на обеспечение работ П всеми необходимыми МТР В фазе реализации осуществляется: Поиск поставщиков ресурса Организация проведения тендера Управление контрактными договорами Организация поставок, приемки, учета, контроля, хранения и передачи ресурсов 33 7) управление коммуникациями - деятельность, направленная на обеспечение сбора, обработки, своевременного представления информации, необходимой участникам П (ЗЛП) для эффективного выполнения работ проекта В фазе реализации происходит выработка решений, закрепляемых документов, разработка отчетов в промежуточных и окончательных результатах работ П 8) управление рисками - деятельность, направленная на оптимизацию взаимодействий П с внешней средой в целях минимизации отклонения П от поставленной цели Риск – это потенциальная возможность наступления события, являющегося причиной воздействий на пП и приводящего к отклонениям от ранее поставленной цели 34